¿Cómo ajustar el tamaño del área de impresión y hacer que quepa en una página en Excel?
Al imprimir una hoja de cálculo de Excel, es común notar que tu contenido se desborda a múltiples páginas, lo que provoca que columnas o filas adicionales se impriman en la segunda o siguientes páginas. Esto no solo lleva a un uso innecesario de papel, sino que también puede hacer que tus informes sean menos claros y más difíciles de leer. Idealmente, quieres que todos tus datos esenciales se presenten claramente en una sola página. Entonces, ¿existe una manera efectiva de redimensionar el área de impresión y asegurarte de que todo encaje prolijamente en una página en Excel? Afortunadamente, hay varios métodos prácticos y fáciles de aplicar en Excel que pueden ayudarte a lograrlo. En este artículo, exploraremos varias soluciones para ajustar el tamaño del área de impresión y hacer que tu contenido quepa en una página, garantizando tanto una apariencia profesional como una impresión eficiente.
➤ Redimensionar el área e imprimir en una página con la función Ajustar Hoja a Una Página
➤ Redimensionar el área e imprimir en una página cambiando el Ancho y el Alto
➤ Imprimir múltiples selecciones y ajustar a una página en Excel con Kutools para Excel
➤ Código VBA – Configurar automáticamente el área de impresión y escalar la hoja para que quepa en una página
➤ Fórmula de Excel – Definir dinámicamente el área de impresión para ajustar automáticamente el rango de impresión
Redimensionar el área e imprimir en una página con la función Ajustar Hoja a Una Página
Excel proporciona una opción de impresión conveniente llamada Ajustar Hoja a Una Página, que escala automáticamente toda tu hoja de trabajo para que quepa en una sola página al imprimir. Esta característica está disponible en Excel 2010, 2013, 2016 y versiones posteriores, pero no en Excel 2007.
Al usar esta función, puedes mantener tus impresiones ordenadas y evitar saltos de página o páginas medio vacías. Sin embargo, si tu conjunto de datos es grande, el contenido podría reducirse significativamente, dificultando su lectura. Siempre revisa la vista previa antes de imprimir.
Para utilizar esta función:
- Haz clic en la pestaña Archivo y selecciona Imprimir.
- En la sección Configuración, haz clic en el menú desplegable bajo Sin Escala y elige Ajustar Hoja a Una Página. Ver captura de pantalla a continuación:
Esto redimensionará automáticamente tu hoja de trabajo para que todos los datos entren en una sola página impresa. Después de seleccionar esta opción, verifica el panel de vista previa. Si el contenido aparece demasiado pequeño, considera ajustar el ancho de las columnas, eliminar filas/columnas innecesarias o cambiar a orientación horizontal antes de imprimir.
Redimensionar el área e imprimir en una página cambiando el Ancho y el Alto
Otra forma práctica de asegurarte de que toda tu hoja de trabajo se imprima en una sola página es ajustando manualmente la configuración de Escala para Ajustar. Este método te da un control más preciso sobre cómo Excel escala tus datos y está disponible en Excel 2007 y versiones posteriores.
Al establecer tanto las opciones de Ancho como de Alto a 1 página, Excel comprimirá todo el área de impresión para que quepa dentro de una sola página impresa. Esto es especialmente útil al preparar informes estándar o documentos listos para presentaciones.
Para aplicar este método:
- Ve a la pestaña Diseño de Página.
- En el grupo Escala para Ajustar, establece tanto el Ancho como el Alto en 1 página desde los menús desplegables.
Una vez que ambos valores estén establecidos en 1 página, Excel escalará automáticamente la hoja de trabajo para que todo el contenido quepa en una sola página impresa.
Imprimir múltiples selecciones y ajustarlas a una página en Excel con Kutools para Excel
Si tu hoja de trabajo contiene datos importantes separados en múltiples rangos, podrías querer imprimir varias áreas seleccionadas juntas en una sola página para una mejor presentación. Esto no se puede hacer con la función Área de Impresión nativa de Excel, ya que solo admite rangos continuos. Kutools para Excel resuelve esta limitación ofreciendo el Asistente para Imprimir Múltiples Selecciones, que te permite combinar varios rangos e imprimirlos en una página, ahorrando papel y mejorando la claridad. Esto es especialmente útil para informes resumen o datos dispersos en una hoja.
Después de instalar gratuitamente Kutools para Excel, sigue estos pasos:
1. Haz clic en Kutools Plus > Impresión > Asistente para Imprimir Múltiples Selecciones.
2. En el cuadro del asistente, haz clic en Agregar para insertar cada rango que deseas incluir en la página.
3. Haz clic en Siguiente. En el paso 2 del asistente, marca Especificar nueva configuración de impresión, luego haz clic en Configuración de Página. En la pestaña Página asegúrate de que Ajustar a esté seleccionado, y escribe 1 en ambos recuadros de ancho y alto.
4. Haz clic en Aceptar, luego en Siguiente. En el último paso del asistente, elige la acción deseada — por ejemplo, Activar la hoja de trabajo, pero no imprimirla para obtener una vista previa antes de imprimir.
5. Se generará una nueva hoja de trabajo donde todas las áreas seleccionadas estarán organizadas en un diseño amigable para la impresión. Ahora, cuando imprimas esta hoja, todas las áreas elegidas aparecerán en una sola página.
- Puedes reorganizar o modificar los rangos combinados en la nueva hoja antes de imprimir.
- Siempre usa Vista Previa de Impresión para confirmar la salida antes de enviarla a la impresora.
- Este método ofrece mucha más flexibilidad que las opciones de impresión integradas de Excel, especialmente para rangos de datos no contiguos.
Código VBA – Establecer automáticamente el área de impresión y escalar la hoja para que quepa en una página
Si regularmente necesitas imprimir rangos dinámicos y quieres asegurarte de que el contenido siempre quepa en una sola página impresa, una macro VBA simple puede agilizar el proceso. Esto es especialmente útil para informes automatizados o plantillas compartidas en organizaciones. Antes de usar VBA, guarda primero tu libro de trabajo; las macros modificarán la configuración de impresión y no se pueden deshacer con Ctrl + Z.
1. Abre el editor de VBA: ve a la pestaña Desarrollador > Visual Basic. En el editor de VBA, haz clic en Insertar > Módulo, luego pega el siguiente código:
Sub SetPrintAreaAndScaleToFitOnePage()
Dim WorkRng As Range
On Error Resume Next
xTitleId = "KutoolsforExcel" ' Dialog title
Set WorkRng = Application.Selection
Set WorkRng = Application.InputBox("Please select the range to print:", xTitleId, WorkRng.Address, Type:=8)
If WorkRng Is Nothing Then Exit Sub
With ActiveSheet
.PageSetup.PrintArea = WorkRng.Address
.PageSetup.Zoom = False
.PageSetup.FitToPagesTall = 1
.PageSetup.FitToPagesWide = 1
End With
MsgBox "Print area set and scaled to fit on one printed page.", vbInformation, xTitleId
End Sub2. Presiona el botón 
Ejecutar o presiona F5 para ejecutar el código. Aparecerá un cuadro de diálogo que te pedirá seleccionar el rango que deseas imprimir. Una vez seleccionado, Excel definirá automáticamente el área de impresión y la escalará para que quepa en una página.
- Esta macro reemplaza cualquier configuración de área de impresión existente en la hoja de trabajo actual.
- Para repetir con un rango diferente, simplemente vuelve a ejecutar la macro.
- Para selecciones de datos grandes, la escala puede reducir la legibilidad; siempre verifica la Vista Previa de Impresión antes de imprimir.
- Las macros deben estar habilitadas para ejecutar este código. Si tu organización restringe las macros, consulta con el departamento de IT antes de proceder.
Fórmula de Excel – Definir dinámicamente el área de impresión usando un rango con nombre
Si agregas o eliminas filas con frecuencia y quieres que el área de impresión se expanda o contraiga automáticamente con tu conjunto de datos, puedes definir un rango con nombre dinámico utilizando funciones de Excel como DESREF y CONTARA. Este enfoque es ideal para hojas de trabajo que se actualizan regularmente, como informes, registros o formularios, y elimina la necesidad de restablecer manualmente el área de impresión cada vez que cambian los datos.
1. Ve a Fórmulas > Administrador de Nombres > Nuevo para crear un nuevo rango con nombre. En el cuadro de diálogo Nuevo Nombre, establece el Nombre como AreaDeImpresion e introduce la siguiente fórmula en el campo Se refiere a (suponiendo que tus datos comienzan en la celda A1):
=OFFSET(Sheet1!$A$1,0,0,COUNTA(Sheet1!$A:$A),COUNTA(Sheet1!$1:$1))2. Haz clic en Aceptar para guardar el rango con nombre. Luego ve a Diseño de Página > Área de Impresión > Establecer Área de Impresión. Si se te solicita, escribe =AreaDeImpresion en la barra de fórmulas. Tu área de impresión ahora se ajustará dinámicamente a medida que agregues o elimines datos.
Desglose de la fórmula: La función DESREF define un rango que comienza en A1, extendiéndose hacia abajo según el número de celdas no vacías en la columna A (filas) y hacia la derecha según el número de celdas no vacías en la fila 1 (columnas). Puedes personalizar la fórmula para que coincida con el punto inicial real de tus datos.
Al elegir entre estas soluciones, considera el tamaño de tu hoja de trabajo, la frecuencia con que se actualiza y tus requisitos de impresión:
- La escala integrada de Excel es rápida y efectiva para tareas pequeñas o de una sola vez.
- Las macros VBA ofrecen automatización para tareas repetitivas o configuraciones de impresión masiva en entornos empresariales.
- Los rangos con nombre dinámicos son ideales para tablas que cambian de tamaño con frecuencia y necesitan flexibilidad continua.
- Se recomienda Kutools para Excel al imprimir en múltiples rangos no adyacentes.
Recordatorio: Si el contenido impreso aparece demasiado pequeño o cortado, verifica nuevamente el tamaño del papel, los márgenes y la configuración de orientación. Siempre revisa el diseño con Vista Previa de Impresión antes de imprimir. Si ocurren errores con VBA o fórmulas, verifica que tus referencias de rango coincidan con el diseño de tus datos y ajusta la lógica según sea necesario. Para obtener los mejores resultados, no dudes en combinar múltiples métodos en función de tus necesidades reales de flujo de trabajo o informes.
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