¿Cómo convertir varios libros u hojas de cálculo a archivos PDF simultáneamente en Excel?
Convertir archivos de Excel a PDF es una tarea habitual cuando se quiere compartir datos sin riesgo de modificaciones. Aunque la función «Guardar como» de Excel permite convertir un único libro a PDF, el proceso resulta tedioso con múltiples archivos. Esta guía presenta diversos métodos —incluidos código VBA y Kutools para Excel— para convertir rápidamente varios libros u hojas de cálculo a archivos PDF de forma simultánea.
- Convertir varios libros a Archivos PDF uno por uno mediante la función Guardar como
- Convertir varios libros a Archivos PDF todos a la vez mediante código VBA
- Convertir varios libros a Archivos PDF mediante una función potente
- Convertir varias hojas de un libro en Archivos PDF independientes mediante código VBA
- Convertir varias hojas de un libro en Archivos PDF independientes mediante una función práctica
Convertir varios libros a Archivos PDF uno por uno mediante la función Guardar como
Normalmente, la función «Guardar como» de Excel le permite guardar todo el libro en un archivo PDF. Siga estos pasos:
1. Abra el libro que desea convertir a formato PDF.
2. Haga clic en Archivo > Guardar como. En el cuadro de diálogo Guardar como, especifique una carpeta para guardar el archivo generado, seleccione PDF en la lista desplegable Especificar formato de guardado y, a continuación, haga clic en el botón Opciones. Consulte la captura de pantalla:
3. A continuación, en el cuadro de diálogo Opciones que aparece, active la opción Libro completo. Consulte la captura de pantalla:
4. Después, haga clic en Aceptar > Guardar, y así todo el libro se guardará como archivo PDF.
Convertir varios libros a Archivos PDF simultáneamente mediante código VBA
Si tienes cientos de archivos de Excel que convertir, el método anterior resultará engorroso. A continuación, te presentamos un código VBA para convertir varios libros a archivos PDF de forma simultánea. Sigue estos pasos:
1. Mantenga pulsadas las teclas ALT + F11 para abrir la ventana de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones.
2. Haga clic en Insertar > Módulo y pegue el siguiente código en la ventana del Módulo.
Código VBA: Convertir varios libros a Archivos PDF simultáneamente
Sub ExcelSaveAsPDF()
'Updateby Extendoffice
Dim strPath As String
Dim xStrFile1, xStrFile2 As String
Dim xWbk As Workbook
Dim xSFD, xRFD As FileDialog
Dim xSPath As String
Dim xRPath, xWBName As String
Dim xBol As Boolean
Set xSFD = Application.FileDialog(msoFileDialogFolderPicker)
With xSFD
.Title = "Please select the folder contains the Excel files you want to convert:"
.InitialFileName = "C:\"
End With
If xSFD.Show <> -1 Then Exit Sub
xSPath = xSFD.SelectedItems.Item(1)
Set xRFD = Application.FileDialog(msoFileDialogFolderPicker)
With xRFD
.Title = "Please select a destination folder to save the converted files:"
.InitialFileName = "C:\"
End With
If xRFD.Show <> -1 Then Exit Sub
xRPath = xRFD.SelectedItems.Item(1) & "\"
strPath = xSPath & "\"
xStrFile1 = Dir(strPath & "*.*")
Application.ScreenUpdating = False
Application.DisplayAlerts = False
Do While xStrFile1 <> ""
xBol = False
If Right(xStrFile1, 3) = "xls" Then
Set xWbk = Workbooks.Open(Filename:=strPath & xStrFile1)
xbwname = Replace(xStrFile1, ".xls", "_pdf")
xBol = True
ElseIf Right(xStrFile1, 4) = "xlsx" Then
Set xWbk = Workbooks.Open(Filename:=strPath & xStrFile1)
xbwname = Replace(xStrFile1, ".xlsx", "_pdf")
xBol = True
ElseIf Right(xStrFile1, 4) = "xlsm" Then
Set xWbk = Workbooks.Open(Filename:=strPath & xStrFile1)
xbwname = Replace(xStrFile1, ".xlsm", "_pdf")
xBol = True
End If
If xBol Then
xWbk.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, Filename:=xRPath & xbwname & ".pdf"
xWbk.Close SaveChanges:=False
End If
xStrFile1 = Dir
Loop
Application.DisplayAlerts = True
Application.ScreenUpdating = True
End Sub
3. Pulse la tecla F5 para ejecutar este código. Aparecerá una ventana con los libros que desea convertir; consulte la captura de pantalla:
4. Haga clic en Aceptar y se abrirá otra ventana en la que deberá indicar la ruta. Seleccione una carpeta donde desee guardar los nuevos archivos PDF; consulte la captura de pantalla:
5. Haga clic en Aceptar y, una vez finalizada la conversión, podrá ir a la carpeta especificada para ver el resultado. Consulte las capturas de pantalla:
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Convertir varios libros a Archivos PDF mediante una función potente
Si dispone de Kutools para Excel, con su utilidad Convertir en lote, podrá convertir rápidamente varios libros a archivos PDF simultáneamente.
1. Haga clic en KUTOOLS PLUS > Libro > Convertir en lote. Consulte la captura de pantalla:
2. Aparecerá un cuadro de aviso recordándole que cierre los libros que desea convertir.
3. Haga clic en Aceptar y, a continuación, en el cuadro de diálogo Conversor de formatos de archivo, especifique las siguientes opciones:
- En la lista desplegable Tipo de conversión, seleccione Convertir de Excel a PDF;
- Haga clic en el botón Agregar para seleccionar los archivos de Excel que desea convertir. Puede elegir libros desde su equipo o desde OneDrive, según sus necesidades.
4. Tras insertar los libros que desea convertir, en el cuadro de diálogo Convertir en lote, haga clic en el botón 
para elegir una ruta de archivo donde guardar los archivos convertidos y especifique también las operaciones necesarias en la parte inferior del cuadro de diálogo; consulte la captura de pantalla:
- Para incluir libros en subcarpetas, active la Incluir subcarpetas al agregar carpetascasilla;
- Si desea eliminar los archivos originales tras la conversión, active la Eliminar archivos de origen después de la conversióncasilla;
- Si desea Mantener la fecha de modificación de los archivos originales, active la casilla Mantener Hora de Modificación de los archivos originales;
- La estructura de directorios del archivo se puede conservar activando la Conservar la estructura de directorios de los archivos durante la conversióncasilla;
5. A continuación, haga clic en Aceptar para iniciar la conversión. Una vez que todos los archivos de Excel especificados se hayan convertido a PDF, vaya a la carpeta designada para ver los resultados. Consulte las capturas de pantalla siguientes:
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Convertir varias hojas de un libro en Archivos PDF independientes mediante código VBA
En algunos casos, es posible que desee convertir cada hoja del libro en archivos PDF independientes. Si su libro contiene muchas hojas, el código VBA que se muestra a continuación puede ayudarle a guardar cada hoja como un archivo PDF independiente de forma simultánea.
1. Abra un libro que desee convertir y, a continuación, mantenga pulsadas las teclas ALT + F11 para abrir la ventana de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones.
2. Haga clic en Insertar > Módulo y pegue el siguiente código en la ventana del Módulo.
Código VBA: convertir varias hojas de un libro en archivos Archivos PDF independientes
Sub SplitEachWorksheet()
'Updateby Extendoffice
Dim xSPath As String
Dim xSFD As FileDialog
Dim xWSs As Sheets
Dim xWb As Workbook
Dim xWbs As Workbooks
Dim xNWb As Workbook
Dim xInt, xI As Integer
Set xSFD = Application.FileDialog(msoFileDialogFolderPicker)
With xSFD
.title = "Please select a folder to save the converted files:"
.InitialFileName = "C:\"
End With
If xSFD.Show <> -1 Then Exit Sub
xSPath = xSFD.SelectedItems.Item(1)
Application.ScreenUpdating = False
Application.DisplayAlerts = False
Set xWb = Application.ActiveWorkbook
Set xWbs = Application.Workbooks
Set xWSs = xWb.Sheets
Set xNWb = xWbs.Add
xInt = xWSs.Count
For xI = 1 To xInt
On Error GoTo EBreak
Set xWs = xWSs.Item(xI)
If xWs.Visible Then
xWSs(xWs.Name).Copy
Application.ActiveSheet.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, Filename:=xSPath & "\" & xWs.Name & ".pdf"
Application.ActiveWorkbook.Close False
End If
EBreak:
Next
xWb.Activate
Application.DisplayAlerts = True
Application.ScreenUpdating = True
End Sub
3. Pulse la tecla F5 para ejecutar este código y aparecerá una ventana; seleccione una ruta del archivo para guardar los archivos PDF convertidos. Vea la captura de pantalla:
4. Haga clic en el botón Aceptar y todas las hojas del libro de trabajo actual se convertirán en archivos PDF independientes:
Convertir varias hojas de un libro en archivos Archivos PDF independientes con una función práctica
Kutools para Excel también incluye una función muy útil: Separar libro. Con ella, podrás guardar varias hojas del libro en archivos independientes de Excel, TXT, CSV o PDF, según tus necesidades.
1. Abra el libro en el que desea guardar cada hoja como un archivo PDF independiente y, a continuación, haga clic en Kutools Plus > Libro > Separar libro. Vea la captura de pantalla:
2. En el cuadro de diálogo Separar libro, marque las hojas que desea guardar, seleccione PDF (*.pdf) en la lista desplegable Especificar formato de guardado y, a continuación, haga clic en el botón Dividir. En la ventana Seleccionar carpeta, especifique una carpeta para guardar los archivos convertidos. Vea la captura de pantalla:
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3. A continuación, todas las hojas de trabajo seleccionadas del libro de trabajo actual se guardarán individualmente como archivos PDF. Vea la captura de pantalla:
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