¿Cómo convertir varios libros de trabajo u hojas de cálculo a archivos PDF de una vez en Excel?

Convertir archivos de Excel a PDF es una tarea común cuando deseas compartir datos mientras previenes modificaciones. Aunque la función Guardar como de Excel te permite convertir un solo libro de trabajo a PDF, puede ser muy tardado hacerlo con múltiples archivos. Esta guía explora varios métodos, incluyendo código VBA y Kutools para Excel, para convertir rápidamente varios libros de trabajo u hojas de cálculo a archivos PDF de una sola vez.

• Convertir varios libros de trabajo a archivos PDF con la función Guardar como uno por uno
• Convertir varios libros de trabajo a archivos PDF con código VBA todos a la vez
• Convertir varios libros de trabajo a archivos PDF con una función poderosa
• Convertir varias hojas de cálculo de un libro de trabajo a archivos PDF separados con código VBA
• Convertir varias hojas de cálculo de un libro de trabajo a archivos PDF separados con una función práctica

Convertir varios libros de trabajo a archivos PDF con la función Guardar como uno por uno

Normalmente, la función Guardar como en Excel puede ayudarte a guardar todo el libro de trabajo como un archivo PDF, sigue estos pasos:

1. Abre el libro de trabajo que deseas convertir al formato PDF.

2. Haz clic en Archivo > Guardar como, y en el cuadro de diálogo Guardar como, especifica una carpeta para guardar el nuevo archivo, luego selecciona PDF desde la lista desplegable Tipo de archivo, y después haz clic en el botón Opciones, ver captura de pantalla:

3. Luego, en el cuadro de diálogo Opciones emergente, marca Todas las tablas, ver captura de pantalla:

4. Y luego haz clic en Aceptar > Guardar, este libro de trabajo completo se ha guardado en formato de archivo PDF.

Convertir varios libros de trabajo a archivos PDF con código VBA de una vez

Si hay cientos de archivos de Excel que necesitan ser convertidos, el método anterior será complicado; aquí hablaré sobre un código VBA para convertir varios libros de trabajo a archivos PDF de una vez, sigue los siguientes pasos:

1. Mantén presionadas las teclas ALT + F11 para abrir la ventana Microsoft Visual Basic para Aplicaciones.

2. Haz clic en Insertar > Módulo, y pega el siguiente código en la Ventana del Módulo.

Código VBA: Convertir varios libros de trabajo a archivos PDF de una vez

Sub ExcelSaveAsPDF()
'Updateby Extendoffice
    Dim strPath As String
    Dim xStrFile1, xStrFile2 As String
    Dim xWbk As Workbook
    Dim xSFD, xRFD As FileDialog
    Dim xSPath As String
    Dim xRPath, xWBName As String
    Dim xBol As Boolean
    Set xSFD = Application.FileDialog(msoFileDialogFolderPicker)
    With xSFD
    .Title = "Please select the folder contains the Excel files you want to convert:"
    .InitialFileName = "C:\"
    End With
    If xSFD.Show <> -1 Then Exit Sub
    xSPath = xSFD.SelectedItems.Item(1)
    Set xRFD = Application.FileDialog(msoFileDialogFolderPicker)
    With xRFD
    .Title = "Please select a destination folder to save the converted files:"
    .InitialFileName = "C:\"
    End With
    If xRFD.Show <> -1 Then Exit Sub
    xRPath = xRFD.SelectedItems.Item(1) & "\"
    strPath = xSPath & "\"
    xStrFile1 = Dir(strPath & "*.*")
    Application.ScreenUpdating = False
    Application.DisplayAlerts = False
    Do While xStrFile1 <> ""
        xBol = False
        If Right(xStrFile1, 3) = "xls" Then
            Set xWbk = Workbooks.Open(Filename:=strPath & xStrFile1)
            xbwname = Replace(xStrFile1, ".xls", "_pdf")
            xBol = True
        ElseIf Right(xStrFile1, 4) = "xlsx" Then
            Set xWbk = Workbooks.Open(Filename:=strPath & xStrFile1)
            xbwname = Replace(xStrFile1, ".xlsx", "_pdf")
            xBol = True
        ElseIf Right(xStrFile1, 4) = "xlsm" Then
            Set xWbk = Workbooks.Open(Filename:=strPath & xStrFile1)
            xbwname = Replace(xStrFile1, ".xlsm", "_pdf")
            xBol = True
        End If
        If xBol Then
            xWbk.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, Filename:=xRPath & xbwname & ".pdf"
            xWbk.Close SaveChanges:=False
       End If
        xStrFile1 = Dir
    Loop
    Application.DisplayAlerts = True
    Application.ScreenUpdating = True
End Sub

3. Presiona la tecla F5 para ejecutar este código, y aparecerá una ventana; selecciona una carpeta que contenga los libros de trabajo que deseas convertir, ver captura de pantalla:

4. Haz clic en Aceptar, aparecerá otra ventana; selecciona una ruta de carpeta donde deseas generar los nuevos archivos PDF, ver captura de pantalla:

5. Haz clic en Aceptar, después de finalizar la conversión, puedes ir a la carpeta especificada para ver el resultado de la conversión, ver capturas de pantalla:

Convertir varios libros de trabajo a archivos PDF con una función poderosa

Si tienes Kutools para Excel, con su utilidad Convertidor de Formatos, puedes convertir rápidamente varios libros de trabajo a archivos PDF de una vez.

1. Haz clic en Kutools Plus > Libro de Trabajo > Convertir en lote, ver captura de pantalla:

2. Aparecerá un cuadro de diálogo recordándote que cierres los libros de trabajo que deseas convertir.

3. Haz clic en Aceptar, luego, en el cuadro de diálogo Convertidor de Formato de Archivo , especifica las siguientes opciones:

• En la lista desplegable Tipo de conversión, selecciona Convertir de Excel a PDF;
• Haz clic en el botón Agregar para seleccionar los archivos de Excel que deseas convertir. Puedes elegir libros de trabajo de tu computadora o OneDrive según sea necesario.

4Después de insertar los libros de trabajo que deseas convertir, aún en el Convertidor de Formato de Archivo cuadro de diálogo, haz clic en para elegir una ruta de carpeta donde se guardarán los archivos convertidos, y luego especifica algunas operaciones que necesites en la parte inferior del cuadro de diálogo, ver captura de pantalla:

5. Luego haz clic en Aceptar para comenzar la conversión. Una vez que todos los archivos de Excel especificados se conviertan a PDF, navega hasta la carpeta designada para ver los resultados. Ver capturas de pantalla a continuación:

Convertir varias hojas de cálculo de un libro de trabajo a archivos PDF separados con código VBA

En algunos casos, es posible que desees convertir cada hoja de cálculo en el libro de trabajo a archivos PDF separados. Si tu libro de trabajo contiene muchas hojas, el siguiente código VBA puede ayudarte a guardar cada hoja de cálculo como un archivo PDF separado simultáneamente.

1. Abre un libro de trabajo que deseas convertir, y luego mantén presionadas las teclas ALT + F11 para abrir la ventana Microsoft Visual Basic para Aplicaciones.

2. Haz clic en Insertar > Módulo, y pega el siguiente código en la Ventana del Módulo.

Código VBA: Convertir varias hojas de cálculo de un libro de trabajo a archivos PDF separados

Sub SplitEachWorksheet()
'Updateby Extendoffice
Dim xSPath As String
Dim xSFD As FileDialog
Dim xWSs As Sheets
Dim xWb As Workbook
Dim xWbs As Workbooks
Dim xNWb As Workbook
Dim xInt, xI As Integer
Set xSFD = Application.FileDialog(msoFileDialogFolderPicker)
With xSFD
.title = "Please select a folder to save the converted files:"
.InitialFileName = "C:\"
End With
If xSFD.Show <> -1 Then Exit Sub
xSPath = xSFD.SelectedItems.Item(1)
Application.ScreenUpdating = False
Application.DisplayAlerts = False
Set xWb = Application.ActiveWorkbook
Set xWbs = Application.Workbooks
Set xWSs = xWb.Sheets
Set xNWb = xWbs.Add
xInt = xWSs.Count
For xI = 1 To xInt
On Error GoTo EBreak
Set xWs = xWSs.Item(xI)
If xWs.Visible Then
xWSs(xWs.Name).Copy
Application.ActiveSheet.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, Filename:=xSPath & "\" & xWs.Name & ".pdf"
Application.ActiveWorkbook.Close False
End If
EBreak:
Next
xWb.Activate
Application.DisplayAlerts = True
Application.ScreenUpdating = True
End Sub

3. Presiona la tecla F5 para ejecutar este código, y aparecerá una ventana; elige una ruta de carpeta para guardar los archivos PDF convertidos. Ver captura de pantalla:

4. Haz clic en el botón Aceptar, y todas las hojas de cálculo en el libro de trabajo actual se convertirán en archivos PDF separados:

Convertir varias hojas de cálculo de un libro de trabajo a archivos PDF separados con una función práctica

Kutools para Excel también soporta una función útil - Separar Libro de Trabajo, con esta función, puedes guardar varias hojas de cálculo dentro del libro de trabajo como archivos Excel, Txt, CSV y PDF separados según lo necesites.

1. Abre el libro de trabajo donde deseas guardar cada hoja como un archivo PDF separado, y luego haz clic en Kutool Plus > Libro de Trabajo > Separar Libro de Trabajo, ver captura de pantalla:

2. En el cuadro de diálogo Separar Libro de Trabajo, marca las hojas que deseas guardar, y luego selecciona PDF (*.pdf) desde la lista desplegable Tipo de archivo, y luego haz clic en el botón Separar, en la ventana Seleccionar Carpeta, especifica una carpeta para colocar los archivos convertidos, ver captura de pantalla:

3. Y luego, todas las hojas de cálculo seleccionadas en el libro de trabajo actual se han guardado como archivos PDF individualmente, ver captura de pantalla:

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