¿Cómo convertir una Tabla Dinámica en una lista en Excel?
En el trabajo diario con Excel, podrías crear una Tabla Dinámica completa para analizar, resumir o visualizar grandes cantidades de datos. Sin embargo, hay escenarios en los que necesitas "aplanar" o convertir la estructura jerárquica de la Tabla Dinámica de nuevo a una lista normal o un formato de tabla estándar, quizás para procesar los datos aún más, compartirlos con otros o importarlos a otra aplicación. Este tutorial explora varios métodos prácticos para convertir una Tabla Dinámica de vuelta a una lista en Excel, adecuados tanto para conjuntos de datos pequeños como grandes.
Convertir tabla dinámica en lista
Código VBA: Convertir Tabla Dinámica en Lista Automáticamente
Convertir tabla dinámica en lista
Antes de convertir tu Tabla Dinámica en una lista estándar, asegúrate de que el diseño de la Tabla Dinámica esté finalizado según sea necesario. Por ejemplo, supongamos que has diseñado la siguiente Tabla Dinámica que deseas revertir a una estructura de lista plana:
1. Selecciona cualquier celda dentro de tu Tabla Dinámica. Ve a la pestaña Diseño en la cinta, elige Subtotales y luego selecciona No mostrar subtotales. Este paso elimina cualquier agrupación o filas de subtotales que puedan interferir con el formato de lista plana que deseas.
2. Aún en la pestaña Diseño, haz clic en Totales generales y elige Desactivar para filas y columnas. Desactivar los totales generales asegura que solo tus datos reales permanezcan, evitando que aparezcan filas o columnas de resumen en tu salida.
3. Dentro de la pestaña Diseño, haz clic en Diseño del informe y selecciona Repetir todas las etiquetas de elementos. Este paso es importante para aplanar las etiquetas de fila multinivel, de modo que cada fila en la lista final mostrará el contexto correcto independientemente de su grupo o categoría.
4. Haz clic nuevamente en Diseño del informe y luego elige Mostrar en forma tabular. La forma tabular presenta todos los datos en un diseño verdaderamente columnar, lo que se acerca más a una lista o tabla estándar.
En este punto, tu Tabla Dinámica se parecerá a una tabla tradicional, lo que facilitará mucho exportarla como una lista:
5. Para optimizar aún más la salida, ve a la pestaña Opciones (o Analizar, dependiendo de tu versión de Excel). En el grupo Mostrar, desmarca tanto Botones como Encabezados de campo. Eliminar estos elementos ayuda a limpiar tus datos para la conversión a lista y hace que tu salida sea más ordenada.
Tu Tabla Dinámica ahora aparecerá más clara, mostrando solo los campos de datos relevantes:
6. Si hay celdas vacías que prefieres mostrar como ceros, haz clic derecho en cualquier celda de la Tabla Dinámica y selecciona Opciones de Tabla Dinámica. En el cuadro de diálogo emergente, bajo la pestaña Diseño y Formato, desactiva Para celdas vacías mostrar. Luego haz clic en Aceptar. Este paso asegura que tu lista exportada no tenga espacios en blanco donde esperabas valores, lo cual puede ser crucial al procesar o importar a otros sistemas.
7. Selecciona todo el rango de la Tabla Dinámica que deseas convertir. Presiona Ctrl + C para copiar, luego mueve el cursor a la ubicación de celda deseada en tu hoja de trabajo donde quieres mostrar la lista. Haz clic derecho, selecciona Pegado especial y elige Valores (V). Este proceso pega solo los resultados como valores estáticos, sin ninguna estructura o interactividad de la Tabla Dinámica.
Nota: En Excel 2007 o versiones anteriores, utiliza Inicio > Pegar > Pegar valores para este paso.
Después de pegar, tus datos ahora se muestran en formato de lista estándar, listos para análisis adicionales, compartir o exportar:
Este método es sencillo y funciona bien para Tablas Dinámicas pequeñas o medianas que no requieren actualizaciones frecuentes. Sin embargo, si tienes una Tabla Dinámica dinámica o que cambia con frecuencia, considera automatizar este proceso de conversión o usar una herramienta de transformación de datos integrada para mayor eficiencia y precisión. Además, ten en cuenta que las Tablas Dinámicas complejas con campos calculados o elementos agrupados pueden requerir ajustes adicionales después de la conversión.
Código VBA: Convertir Tabla Dinámica en Lista Automáticamente
Si necesitas convertir Tablas Dinámicas en una lista estándar con frecuencia o si tus Tablas Dinámicas son particularmente grandes, automatizar el proceso puede ahorrar tiempo y esfuerzo significativos. Usando VBA (Visual Basic for Applications), puedes aplanar una Tabla Dinámica en una lista con mínimos pasos manuales. Esta solución es adecuada para usuarios avanzados, procesamiento por lotes o cuando trabajas con docenas o cientos de Tablas Dinámicas.
Ventajas: Rápido para tareas repetitivas, maneja grandes conjuntos de datos, reduce la posibilidad de errores manuales.
Desventajas: Requiere habilitar macros y cierto conocimiento de VBA. Se recomienda hacer una copia de seguridad antes de ejecutar el código por primera vez.
1. Haz clic en Herramientas de desarrollo > Visual Basic para abrir el editor de VBA. En el editor, haz clic en Insertar > Módulo y pega el siguiente código en la nueva ventana de módulo:
Sub ConvertPivotTableToList()
Dim pt As PivotTable
Dim wsPivot As Worksheet
Dim rngTable As Range
Dim wsNew As Worksheet
On Error Resume Next
xTitleId = "KutoolsforExcel"
Set wsPivot = Application.ActiveSheet
Set pt = wsPivot.PivotTables(1)
If pt Is Nothing Then
MsgBox "No PivotTable found on the current sheet.", vbExclamation, xTitleId
Exit Sub
End If
Set rngTable = pt.TableRange2
Set wsNew = Worksheets.Add
rngTable.Copy
wsNew.Range("A1").PasteSpecial Paste:=xlPasteValues
Application.CutCopyMode = False
MsgBox "Converted PivotTable to static list on new sheet: " & wsNew.Name, vbInformation, xTitleId
End Sub2. Regresa a la hoja de trabajo y selecciona la Tabla Dinámica que deseas convertir en una lista. Presiona Alt + F8, selecciona ConvertPivotTableToList de la lista de macros y haz clic en Ejecutar. Esto crea una nueva hoja de trabajo con la Tabla Dinámica copiada como una lista estática.
Si encuentras un mensaje de error, verifica que has seleccionado la hoja correcta que contiene la Tabla Dinámica antes de ejecutar la macro. Además, asegúrate de que las macros estén habilitadas en Excel. Si tu libro contiene múltiples Tablas Dinámicas, este código procesará la primera que se encuentre en la hoja activa.
Consejo: Puedes modificar aún más el código para procesar todas las Tablas Dinámicas en un libro o especificar qué Tabla Dinámica convertir.
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