Cómo rellenar automáticamente otras celdas después de seleccionar un valor de una lista desplegable en Excel: Una guía completa
Al trabajar con Excel, automatizar la entrada de datos puede aumentar significativamente la productividad. Una tarea común es rellenar automáticamente datos relacionados después de seleccionar un valor de una lista desplegable. Esta guía explora cuatro métodos completos, desde funciones nativas de Excel hasta VBA y herramientas de terceros como Kutools.
Primero que todo: Crear una lista desplegable
Método 1: Relleno automático usando la función BUSCARV
Método 2: Relleno automático utilizando las funciones INDICE y COINCIDIR
Método 3: Relleno automático usando Kutools para Excel
Método 4: Relleno automático utilizando una función definida
Método 4: Relleno automático utilizando una función definida
Primero que todo: Crear una lista desplegable
Antes de implementar cualquier método de autorelleno, necesitas tener una lista desplegable en su lugar. Esta lista actúa como el disparador para rellenar las celdas relacionadas.
Pasos:
Paso 1. Prepara la fuente de datos.
Paso 2. Crea la lista desplegable.
Ve a la celda donde deseas la lista desplegable (por ejemplo, Hoja1!D2).
Navega a Datos > Validación de datos > Validación de datos.
En el cuadro de diálogo Validación de datos, elige Lista en la sección Permitir y selecciona la fuente de datos. Haz clic en Aceptar.
Una vez que tu lista desplegable esté en su lugar, puedes proceder a implementar cualquiera de los siguientes métodos de autorelleno.
Método 1: Relleno automático usando la función BUSCARV
BUSCARV es una de las funciones más utilizadas para la recuperación de datos en Excel. Cuando se combina con una lista desplegable, puede buscar rápidamente datos relacionados de una tabla de referencia.
Pasos:
En la celda adyacente de la lista desplegable (por ejemplo, E2), ingresa:
🔓 Explicación de la fórmula:
- Busca el valor en D2 en la primera columna de A2:B5. Si lo encuentra, devuelve el valor correspondiente de la columna 2 (columna B). Si no lo encuentra, devuelve un error (#N/D).
- FALSO significa que debe ser una coincidencia exacta.
Paso 2. Presiona la tecla Enter.
✨ Notas
- Usa SI.ERROR() para ocultar errores si no se selecciona ningún valor:
=BUSCARV(D2,$A$2:$B$5,2,FALSO) - No puede buscar a la izquierda de la columna clave.
Método 2: Relleno automático utilizando las funciones INDICE y COINCIDIR
INDICE y COINCIDIR son un dúo poderoso que supera en flexibilidad a BUSCARV. Soporta búsquedas hacia la izquierda y sigue siendo estable incluso si se reorganizan las columnas.
Pasos:
En la celda adyacente de la lista desplegable (por ejemplo, E2), ingresa:
🔓 Explicación de la fórmula:
- COINCIDIR(D2, $A$2:$A$5, 0)
Busca D2 en el rango A2:A5. 0 significa coincidencia exacta (como FALSO en BUSCARV).
Devuelve la posición (número de fila) donde se encontró D2. - INDICE($B$2:$B$5, ...)
Toma el número de fila de COINCIDIR.
Devuelve el valor correspondiente de B2:B5.
Paso 2. Presiona la tecla Enter.
✨ Notas
- Tanto el rango de retorno (INDICE) como el rango de búsqueda (COINCIDIR) deben alinearse por filas.
- Puede buscar tanto a la izquierda como a la derecha.
- Más duradero que BUSCARV.
Método 3: Relleno automático usando Kutools para Excel
Kutools ofrece un enfoque basado en GUI que elimina la necesidad de fórmulas. Es especialmente útil para usuarios que quieren resultados rápidos sin profundizar en las funciones de Excel.
Pasos:
Paso 1. En la celda adyacente de la lista desplegable (por ejemplo, E2), ve a Kutools > Asistente de fórmulas > Buscar y referencia > Buscar una lista de valores.
Paso 2. Selecciona Tabla de referencia, Valor de búsqueda y el Número de columna. Haz clic en Aceptar.
✨ Notas
- Kutools te permite aplicar esto a un rango completo a la vez.
- La herramienta es muy amigable para principiantes y reduce errores manuales.
- Fácil de usar.
- No se requieren fórmulas.
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Método 4: Relleno automático utilizando una función definida
Para usuarios que necesitan una solución dinámica y automatizada más allá de los límites de las fórmulas, VBA proporciona el máximo control y personalización de lógica.
Pasos:
Paso 1. Presiona Alt + F11 para abrir el editor de VBA.
Paso 2. Haz clic en Insertar > Módulo.
Paso 3. Pega el siguiente código en el Módulo.
'Update by Extendoffice
Function GetProductInfo(productName As String, colIndex As Integer) As Variant
Dim ws As Worksheet
Set ws = ThisWorkbook.Sheets("Sheet1") 'the sheet that the data source in
Dim rng As Range
Set rng = ws.Range("A2:B5") 'the range of data source
Dim r As Range
For Each r In rng.Rows
If r.Cells(1, 1).Value = productName Then
GetProductInfo = r.Cells(1, colIndex).Value
Exit Function
End If
Next
GetProductInfo = "Not found"
End Function
Paso 4. Regresa a la hoja y en la celda adyacente de la lista desplegable (por ejemplo, E2), ingresa:
Paso 5. Presiona la tecla Enter.
✨ Notas
- Requiere un libro habilitado para macros (.xlsm)
Preguntas frecuentes
P1: ¿Qué pasa si mi rango de datos cambia con frecuencia?
Usa rangos nombrados o tablas dinámicas para mantener las referencias.
P2: ¿Puedo usar BUSCARV para búsquedas hacia la izquierda?
No, considera usar INDICE+COINCIDIR o Kutools para ese caso.
P3: ¿Es seguro usar Kutools?
Sí, es ampliamente utilizado y confiable, pero siempre descárgalo del sitio web oficial.
P4: ¿Funcionará VBA en todas las versiones de Excel?
La mayoría de las versiones de escritorio lo soportan, pero está deshabilitado por defecto y no es compatible en Excel Online.
P5: ¿Es gratuito el uso de Kutools?
Kutools para Excel no es una herramienta completamente gratuita, pero ofrece una prueba gratuita, seguida de una opción de compra única:
- Prueba gratuita de 30 días con toda la funcionalidad — no se requiere tarjeta de crédito.
- Licencia perpetua para un solo usuario: alrededor de US $49, incluyendo 2 años de actualizaciones y soporte gratuitos.
- Después del período de soporte de 2 años, puedes seguir usando la versión que tienes indefinidamente, solo que sin más actualizaciones.
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