La guía definitiva para hacer que la lista desplegable especificada sea buscable en Excel

Crear listas desplegables en Excel agiliza la introducción de datos y reduce los errores. Sin embargo, cuando se trabaja con grandes conjuntos de datos, desplazarse por listas extensas puede resultar tedioso. ¿No sería más fácil escribir y localizar rápidamente el elemento que buscas? Una "Hacer que la lista desplegable especificada sea buscable" ofrece esta comodidad. En esta guía, te mostramos cuatro métodos para configurar este tipo de lista en Excel.

• Hacer que la lista desplegable especificada sea buscable en Excel365
• Crear lista desplegable buscable (para Excel2019 y versiones posteriores)
• Crear lista desplegable buscable fácilmente (para todas las versiones de Excel)
• Crear lista desplegable buscable con cuadro combinado y VBA (más avanzado)

Vídeo: Cómo crear una lista desplegable buscable

Hacer que la lista desplegable especificada sea buscable en Excel365

Excel365 ha incorporado una función muy esperada en sus listas desplegables de validación de datos: la posibilidad de buscar dentro de la lista. Gracias a esta funcionalidad, los usuarios pueden localizar y seleccionar elementos de forma mucho más eficiente. Tras insertar la lista desplegable como de costumbre, solo tienes que hacer clic en una celda con lista desplegable y empezar a escribir. La lista se filtrará al instante para mostrar solo los elementos que coincidan con el texto introducido.

En este ejemplo, escribo San en la celda y la lista desplegable filtra las ciudades que comienzan con el término de búsqueda San, como San Francisco y San Diego. Después puedes seleccionar un resultado con el ratón o utilizar las teclas de flecha y pulsar Enter.

Crear lista desplegable buscable (para Excel2019 y versiones posteriores)

Si utilizas Excel2019 o versiones posteriores, el método de esta sección también te permitirá hacer que una lista desplegable sea buscable en Excel.

Supongamos que has creado una lista desplegable en la celda A2 de la Hoja2 (imagen a la derecha) usando datos del rango A2:A8 de la Hoja1 (imagen a la izquierda). Sigue estos pasos para hacer que la lista sea buscable.

Paso1. Crea una columna auxiliar que muestre los elementos de búsqueda

Aquí necesitamos una columna auxiliar para listar los elementos que coincidan con tus datos de origen. En este caso, crearé la columna auxiliar en la columna D de la Hoja1.

1. Selecciona la primera celda D1 en la columna D e introduce el encabezado de columna, como "Resultados de búsqueda" en este caso.
2. Introduce la siguiente fórmula en la celda D2 y pulsaIntro.

   =FILTER(A2:A8,ISNUMBER(SEARCH(Sheet2!A2,A2:A8)),"Not Found")

   

Paso2: Reconfigura la lista desplegable

1. Selecciona la celda de la lista desplegable (en este caso, selecciono la celda A2 de la Hoja2), luego ve a Datos > Validación de datos > Validación de datos.
   
2. En elcuadro de diálogo Validación de datosdebes configurar lo siguiente.
   1. En la pestañaOpciones, haz clic en elbotón en elcampo Fuente de enlace.
      
   2. El cuadro de diálogo Validación de datos te llevará a la Hoja1, selecciona la celda (por ejemplo, D2) con la fórmula del Paso1, añade el símbolo # y haz clic en el botón Cerrar .
      
   3. Ve a la pestaña Alerta de error, desmarca la casilla Mostrar mensaje de error tras introducir datos no válidos y, finalmente, haz clic en el botón OK para guardar los cambios.
      

Resultadoado

La lista desplegable en la celda A2 de la Hoja2 ahora es buscable. Escribe texto en la celda, haz clic en la flecha de la lista desplegable para expandirla y verás que la lista se filtra al instante según el texto introducido.

Crear lista desplegable buscable fácilmente (para todas las versiones de Excel)

Dadas las diversas limitaciones de los métodos anteriores, aquí tienes una herramienta muy eficaz: la función Hacer que la lista desplegable especificada sea buscable, apertura automática de Kutools para Excel. Esta función está disponible en todas las versiones de Excel y te permite buscar fácilmente el elemento deseado en la lista desplegable con una configuración sencilla.

Después de descargar e instalar Kutools para Excel, selecciona Kutools > Lista desplegable > Hacer que la lista desplegable especificada sea buscable, apertura automática para habilitar esta función. En el cuadro de diálogo Hacer que la lista desplegable especificada sea buscable, debes:

1. Selecciona el rango que contiene las listas desplegables que deseas configurar como listas desplegables buscables.
2. Haz clic enOKpara completar la configuración.
   

Resultadoado

Cuando hagas clic en una celda de lista desplegable dentro del rango especificado, aparecerá un cuadro de lista a la derecha. Escribe texto para filtrar la lista al instante, luego selecciona un elemento o usa las teclas de flecha y pulsa Enter para añadirlo a la celda.

Crear lista desplegable buscable con cuadro combinado y VBA (más avanzado)

Si simplemente quieres crear una lista desplegable buscable sin especificar un tipo concreto de lista desplegable, esta sección te ofrece un enfoque alternativo: usar un cuadro combinado junto con código VBA para lograrlo.

Supón que tienes una lista de nombres de países en la columna A como se muestra en la captura de pantalla siguiente, y ahora quieres usarlos como datos de origen para las listas desplegables buscables. Puedes hacerlo siguiendo estos pasos.

Debes insertar un cuadro combinado en lugar de una lista desplegable de validación de datos en tu hoja de cálculo.

1. Si la pestaña Desarrollador no aparece en la cinta de opciones, puedes habilitar la pestaña Desarrollador de la siguiente manera.
   1. En Excel2010 o versiones posteriores, haz clic en Archivo > Opciones. En el cuadro de diálogo Opciones de Excel, haz clic en Personalizar cinta en el panel izquierdo. Ve a la lista Personalizar la cinta, marca la casilla Desarrollador y luego haz clic en el botón OK. Consulta la captura de pantalla:
      
   2. En Excel2007, haz clic en el botón Office > Opciones de Excel. En el cuadro de diálogo Opciones de Excel, haz clic en Popular en el panel izquierdo, marca la casilla Mostrar pestaña Desarrollador en la cinta y finalmente haz clic en el botón OK.
      
2. Después de mostrar la pestaña Desarrollador, haz clic en Desarrollador > Insertar > Cuadro combinado.
   
3. Dibuja un cuadro combinado en la hoja, haz clic derecho sobre él y selecciona Propiedades en el menú contextual.
   
4. En el cuadro de diálogo Propiedades debes:
   1. Seleccionar No en el campo AutoWordSelect;
   2. Especificar una celda en el campo LinkedCell. En este caso, introducimos A12;
   3. Seleccionar2-fmMatchEntryNone en el campo MatchEntry;
   4. Escribir DropDownList en el campo ListFillRange;
   5. Cierra el cuadro de diálogo Propiedades. Consulta la captura de pantalla:
      
5. Ahora desactiva el modo de diseño haciendo clic en Desarrollador > Modo de diseño.
6. Selecciona una celda en blanco, como C2, introduce la siguiente fórmula y pulsa Intro. Luego arrastra el controlador de autorrelleno hasta la celda C9 para rellenar automáticamente las celdas con la misma fórmula. Consulta la captura de pantalla:

   =--ISNUMBER(IFERROR(SEARCH($A$12,A2,1),""))

   
   Notas:

   1. $A$12 es la celda que has especificado como LinkedCell en el paso4;
   2. Tras finalizar los pasos anteriores, ya puedes probar: introduce la letra C en el cuadro combinado y verás que las celdas de la fórmula que hacen referencia a las celdas que contienen el carácter C se rellenan con el número1.
7. Selecciona la celda D2, introduce la siguiente fórmula y pulsa Intro. Luego arrastra el controlador de autorrelleno hasta la celda D9.

   =IF(C2=1,COUNTIF($C$2:C2,1),"")

   
8. Selecciona la celda E2, introduce la siguiente fórmula y pulsa Intro. Luego arrastra el controlador de autorrelleno hasta E9 para aplicar la misma fórmula.

   =IFERROR(INDEX($A$2:$A$9,MATCH(ROWS($D$2:D2),$D$2:$D$9,0)),"")

   
9. Ahora necesitas crear un rango con nombre. Haz clic en Fórmula > Definir nombre.
   
10. En el cuadro de diálogo Nuevo nombre escribe DropDownList en el campo Nombres , introduce la siguiente fórmula en el campo Se refiere a , y luego haz clic en el OK botón.

    =$E$2:INDEX($E$2:$E$9,MAX($D$2:$D$9),1)
    

    
11. Ahora, activa el modo de diseño haciendo clic en Desarrollador > Modo de diseño. Luego haz doble clic en el cuadro combinado para abrir la ventana de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones.
12. Copia y pega el siguiente código VBA en el editor de código.
    
    Código VBA: hacer que la lista desplegable sea buscable

    Private Sub ComboBox1_GotFocus()
    	ComboBox1.ListFillRange = "DropDownList"
    	Me.ComboBox1.DropDown
    End Sub

13. Pulsa las teclas Alt + Q para cerrar la ventana de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones.

A partir de ahora, cuando se introduzca un carácter en el cuadro combinado, se realizará una búsqueda difusa y se mostrarán los valores relevantes en la lista.

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