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La guía definitiva para la lista desplegable con capacidad de búsqueda en Excel

La creación de listas desplegables en Excel agiliza la entrada de datos y minimiza los errores. Pero con conjuntos de datos más grandes, desplazarse por listas largas se vuelve engorroso. ¿No sería más fácil simplemente escribir y localizar rápidamente su artículo? A "lista desplegable de búsqueda" ofrece esta comodidad. Esta guía le guiará a través de cuatro métodos para configurar dicha lista en Excel.


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Lista desplegable con capacidad de búsqueda en Excel 365

Excel 365 ha introducido una característica muy esperada en sus listas desplegables de validación de datos: la capacidad de buscar dentro de la lista. Con la función de búsqueda, los usuarios pueden localizar y seleccionar elementos rápidamente de una manera más eficiente. Después de insertar la lista desplegable como de costumbre, simplemente haga clic en una celda con una lista desplegable y comience a escribir. La lista se filtrará instantáneamente para que coincida con el texto escrito.

En este caso escribo San en la celda y la lista desplegable filtra las ciudades que comienzan con el término de búsqueda San, Tales como San Francisco y San Diego. Luego puede seleccionar un resultado con el mouse o usar las teclas de flecha y presionar Enter.

Notas:
  • La La búsqueda se inicia desde la primera letra de cada palabra. en la lista desplegable. Si ingresa un carácter que no coincide con el carácter inicial de cualquier palabra, la lista no mostrará elementos coincidentes.
  • Esta característica solo está disponible en la última versión de Excel 365.
  • Si su versión de Excel no admite esta función, aquí le recomendamos la Lista desplegable de búsqueda característica de Kutools for Excel. No hay limitación de versión de Excel y, una vez habilitado, puede buscar fácilmente el elemento deseado en la lista desplegable simplemente escribiendo el texto relevante. Ver los pasos detallados.

Cree una lista desplegable con capacidad de búsqueda (para Excel 2019 y versiones posteriores)

Si está utilizando Excel 2019 o versiones posteriores, el método de esta sección también se puede utilizar para crear una lista desplegable con capacidad de búsqueda en Excel.

Suponiendo que ha creado una lista desplegable en la celda A2 de la Hoja2 (imagen de la derecha) utilizando datos en el rango A2:A8 de la Hoja1 (imagen de la izquierda), siga estos pasos para que se pueda realizar búsquedas en la lista.

Paso 1. Cree una columna auxiliar que enumere los elementos de búsqueda

Aquí necesitamos una columna auxiliar para enumerar los elementos que coinciden con sus datos de origen. En este caso, crearé la columna auxiliar en columna D of Sheet1.

  1. Seleccione la primera celda D1 en la columna D e ingrese el encabezado de la columna, como "Resultados de la búsqueda" en este caso.
  2. Ingrese la siguiente fórmula en la celda D2 y presione Participar.
    =FILTER(A2:A8,ISNUMBER(SEARCH(Sheet2!A2,A2:A8)),"Not Found")
Notas:
  • En esta fórmula, A2: A8 es el rango de datos de origen. Hoja2!A2 es la ubicación de la lista desplegable, lo que significa que la lista desplegable está ubicada en A2 de la Hoja2. Cámbielos según sus propios datos.
  • Si no se selecciona ningún elemento de la lista desplegable en A2 de la Hoja2, la fórmula mostrará todos los elementos de los datos de origen, como se muestra en la imagen de arriba. Por el contrario, si se selecciona un elemento, D2 mostrará ese elemento como resultado de la fórmula.
Paso 2: reconfigurar la lista desplegable
  1. Seleccione la celda de la lista desplegable (en este caso, selecciono la celda A2 de la Hoja2), luego vaya a seleccionar Datos > Validación de datos > Validación de datos.
  2. En el Validación de datos cuadro de diálogo, debe configurarlo de la siguiente manera.
    1. Bajo la Ajustes pestaña, haga clic en botón en el Fuente encajonar.
    2. La Validación de datos El cuadro de diálogo redirigirá a la Hoja1, seleccione la celda (por ejemplo, D2) con la fórmula del Paso 1, agregue un # símbolo y haga clic en el Cerrar del botón.
    3. Visite la Alerta de error pestaña, desmarque Mostrar alerta de error después de ingresar datos no válidos casilla de verificación y finalmente haga clic en OK Para guardar los cambios.
Resultado

Ahora se pueden realizar búsquedas en la lista desplegable de la celda A2 de la Hoja2. Escriba texto en la celda, haga clic en la flecha desplegable para expandir la lista desplegable y verá la lista filtrada instantáneamente para que coincida con el texto escrito.

Notas:
  • Este método solo está disponible para Excel 2019 y versiones posteriores.
  • Este método sólo funciona en una celda de la lista desplegable a la vez. Para que se puedan buscar listas desplegables en las celdas A3 a A8 de la Hoja 2, se deben repetir los pasos antes mencionados para cada celda.
  • Cuando escribe texto en la celda de la lista desplegable, la lista desplegable no se expande automáticamente; debe hacer clic en la flecha desplegable para expandirla manualmente.

Cree fácilmente una lista desplegable con capacidad de búsqueda (para todas las versiones de Excel)

Dadas las diversas limitaciones de los métodos anteriores, aquí tienes una herramienta muy eficaz: Kutools for Excel's Hacer que la lista desplegable pueda buscarse, ventana emergente automáticacaracterística. Esta función está disponible en todas las versiones de Excel y le permite buscar fácilmente el elemento deseado en la lista desplegable con una configuración sencilla.

Después descargando e instalando Kutools para Excel, seleccione Kutools > La lista desplegable > Hacer que la lista desplegable pueda buscarse, ventana emergente automática para habilitar esta característica. En el Hacer que la lista desplegable se pueda buscar cuadro de diálogo, debe:

  1. Seleccione el rango que contiene las listas desplegables que deben configurarse como listas desplegables con capacidad de búsqueda.
  2. Haga Clic en OK para completar la configuración.
Resultado

Cuando hace clic en una celda de la lista desplegable en el rango especificado, aparece un cuadro de lista a la derecha. Escriba texto para filtrar la lista al instante, luego seleccione un elemento o use las teclas de flecha y presione Participar para agregarlo a la celda.

Notas:
  • Esta función admite buscando desde cualquier posición dentro de las palabras. Esto significa que incluso si ingresa un carácter que está en el medio o al final de una palabra, los elementos coincidentes se encontrarán y mostrarán, ofreciendo una experiencia de búsqueda más completa y fácil de usar.
  • Para saber más sobre esta característica, por favor visite esta página.
  • Para aplicar esta función, por favor descargue e instale Kutools para Excel de antemano.

Cree una lista desplegable con capacidad de búsqueda con cuadro combinado y VBA (más complejo)

Si simplemente desea crear una lista desplegable con capacidad de búsqueda sin especificar un tipo de lista desplegable en particular. Esta sección proporciona un enfoque alternativo: usar un cuadro combinado con código VBA para realizar la tarea.

Suponga que tiene una lista de nombres de países en la columna A, como se muestra en la captura de pantalla a continuación, y ahora desea utilizarlos como datos de origen de las listas desplegables de búsqueda, puede hacer lo siguiente para hacerlo.

Debe insertar un cuadro combinado en lugar de una lista desplegable de validación de datos en su hoja de trabajo.

  1. Si Developer La pestaña no se muestra en la cinta, puede habilitar la Developer pestaña de la siguiente manera.
    1. En Excel 2010 o versiones posteriores, haga clic en Archive > Opciones. Y en la Opciones de Excel cuadro de diálogo, haga clic en Personalizar cinta de opciones en el panel izquierdo. Vaya al cuadro de lista Personalizar la cinta, marque la Developer cuadro, y luego haga clic en el OK botón. Ver captura de pantalla:
    2. En Excel 2007, haga clic en Oficina botón> Opciones de Excel. En la Opciones de Excel cuadro de diálogo, haga clic en Popular en el panel izquierdo, verifique Mostrar pestaña Desarrollador en la cinta cuadro, y finalmente haga clic en el OK del botón.
  2. Después de mostrar el Developer pestaña, clic Developer > recuadro > Caja combo.
  3. Dibuje un cuadro combinado en la hoja de trabajo, haga clic derecho y luego seleccione Propiedades desde el menú contextual.
  4. En el Propiedades cuadro de diálogo, debe:
    1. Seleccione Falso existentes Selección automática de palabras campo;
    2. Especifique una celda en el celda vinculada campo. En este caso, ingresamos A12;
    3. Seleccione 2-fmMatchEntry Ninguno existentes Entrada de coincidencia campo;
    4. Tipo de Propiedad La lista desplegable en el ListFillRango campo;
    5. Cierra el Propiedades caja de diálogo. Ver captura de pantalla:
  5. Ahora apague el modo de diseño haciendo clic Developer > Modo de diseño.
  6. Seleccione una celda en blanco como C2, ingrese la fórmula a continuación y presione Participar. Arrastra su controlador de Autocompletar hasta la celda C9 para autocompletar las celdas con la misma fórmula. Ver captura de pantalla:
    =--ISNUMBER(IFERROR(SEARCH($A$12,A2,1),""))
    Notas:
    1. $ A $ 12 es la celda que usted ha especificado como la celda vinculada en el paso 4;
    2. Después de finalizar los pasos anteriores, ahora puede probar: ingrese una letra C en el cuadro combinado y luego podrá ver que las celdas de fórmula que hacen referencia a las celdas que contienen el carácter C están llenas con el número 1.
  7. Seleccione la celda D2, ingrese la fórmula a continuación y presione Participar. A continuación, arrastre su controlador de Autocompletar hasta la celda D9.
    =IF(C2=1,COUNTIF($C$2:C2,1),"")
  8. Seleccione la celda E2, ingrese la fórmula a continuación y presione Participar. Luego arrastre su Manija de Autocompletar hacia abajo hasta E9 para aplicar la misma fórmula.
    =IFERROR(INDEX($A$2:$A$9,MATCH(ROWS($D$2:D2),$D$2:$D$9,0)),"")
  9. Ahora necesitas crear un rango de nombres. Por favor haz click Fórmula > Definir nombre.
  10. En el Nuevo nombre cuadro de diálogo, escriba La lista desplegable existentes Nombre cuadro, ingrese la siguiente fórmula en el Se refiere a cuadro, y luego haga clic en el OK del botón.
    =$E$2:INDEX($E$2:$E$9,MAX($D$2:$D$9),1)
    
  11. Ahora, active el modo de diseño haciendo clic Developer > Modo de diseño. A continuación, haga doble clic en el cuadro combinado para abrir el Microsoft Visual Basic para aplicaciones ventana.
  12. Copie y pegue el código VBA a continuación en el editor de código.
    Código de VBA: hacer que la lista desplegable se pueda buscar
    Private Sub ComboBox1_GotFocus()
    	ComboBox1.ListFillRange = "DropDownList"
    	Me.ComboBox1.DropDown
    End Sub
  13. Pulse el botón otro + Q llaves para cerrar el Microsoft Visual Basic para aplicaciones ventana.

De ahora en adelante, cuando se ingrese un carácter en el cuadro combinado, realizará una búsqueda aproximada y luego enumerará los valores relevantes en la lista.

Note: debe guardar este libro de trabajo como un archivo de libro de trabajo habilitado para macros de Excel para conservar el código VBA para uso futuro.

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Comments (67)
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Perfect idea for me. But I have a problem with the "ROWS" formula.
I mean point 8.
When I use your formula (in the drop-down list I have nothing entered, as you can see in point 8) in the first cell is "INDIA".
And pick up the cells with the "spilled" error. What I need to change for the formula to work properly.

E1 - India
E2 - #SPILL!
E3 -#SPILL!
E4 - #SPILL!
E5 - #SPILL!
E6 -#SPILL!
E7 - #SPILL!
E8 - India
E9 - Brazil
E10 - Italy
E11 - Japan
E12 - United State
E13 - Francy
E14 - Germany

You also see that there are more poems appearing than yours.
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Hi Przamek PL,
Sory, I cannot reproduce the problem you mentioned. Can you provide us with your data for tesing? If you don't mind, upload your sample file here.
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Thank you for your message.
I was able to run your example correctly.
I have a reflection now ...
How to apply your solution to the UseForm form?

I would like to select a person from the list in the form, then I would have information about the age of this person elsewhere in the form. Such a simple example. Difficult?
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Hi Przemek PF,
This method does not work in UserForm. Sorry for the inconvenience.
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Somehow excel will not let me fill in the ListFillRange with ANYTHING. so also not the DropDownList. I did all the steps but am not able to get a flashing cursor and when I type no drop down list appears. any solutions?
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Hi Marloes, This problem can't be solved yet. Make sure the ListFillRange is on the same sheet as your list box. 
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I've just purchased kutools to use this function. Is it possible to have two or more different searchable drop down lists (i.e. referncing different lists of valid entries) on the same sheet?
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Hi Marc,The feature does not support two or more different searchable drop down lists on the same sheet. Sorry for the inconvenience.
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how to use this dropdown in vba form any konw please reply
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Hi, I made an action list for internal use with automatic email reminders in Excel, based on macro and vba. in a cell you select which person to send the reminder to, in a next cell you select which person to CC etc. Is it a good idea to copy this dropdownlist a few 100 times to every possible entry that I supply ? And is it possible to add a rule: Per row a particular person can only be selected once?
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I have around 80000 data while running excel is hang
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Sir How to use this in excel userform combobox....? plz help
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Hi Sourav Singha,
Can't use it in a userform combobox. Sorry for the inconvenience.
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Is there a way to make it call up a hyperlink? My email is
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Hi Josh,
Sorry can;t help you with that yet.
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I have a problem. My list is in Armenian language, and I see ??????-s instead of the letters. how can I fix this problem? Thank you in advance
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Hi Vrezh,
Sorry this kind of problem can't be solved yet. Thank you for your comment.
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How can I use this? I have two problem
1st I would like use ComboBox1 for a full column, so I have D column, it should see empty.
When I click into a cell in D column example D7 or D8(etc) I should get a Combo in D7 or D8 etc cell and after select just see the result, not the combo too.

But how can I add combobox dynamically to D2, D4, D11 etc when click or before.
I need for I can search with typing too, so simple(not active-x) combo is wrong.

2nd how set padding? - my combo text when I search is not see whole because itt has padding.

3th if my source is C column, how drop empty elements from list
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Hi Steve Olah,
Sorry can't help you with that. Any question about Excel, please don’t hesitate to post in our forum: https://www.extendoffice.com/forum.html.
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