Guía definitiva sobre Hacer lista desplegable buscable en Excel

Crear una lista desplegable en Excel agiliza la introducción de datos y minimiza errores. Pero con conjuntos de datos más grandes, desplazarse por listas extensas resulta engorroso. ¿No sería mucho más fácil simplemente escribir y localizar al instante el elemento que busca? Una "Hacer lista desplegable buscable" le ofrece precisamente esta comodidad. En esta guía le mostramos cuatro métodos para configurar este tipo de lista en Excel.

• Hacer lista desplegable buscable en Excel 365
• Crear Hacer lista desplegable buscable (para Excel 2019 y posteriores)
• Crear Hacer lista desplegable buscable fácilmente (para todas las versiones de Excel)
• Crear Hacer lista desplegable buscable con cuadro combinado y VBA (más complejo)

Vídeo: Crear Hacer lista desplegable buscable

Hacer lista desplegable buscable en Excel 365

Excel 365 ha incorporado una función muy esperada en su validación de datos de lista desplegable: la posibilidad de buscar dentro de la lista. Gracias a esta funcionalidad, los usuarios pueden localizar y seleccionar elementos de forma mucho más eficiente. Tras insertar la lista desplegable como siempre, basta con hacer clic en una celda que contenga dicha lista y empezar a escribir; la lista se filtrará al instante para mostrar únicamente los elementos que coincidan con el texto introducido.

En este caso, escribo San en la celda y la lista desplegable filtra las ciudades que empiezan por el término de búsqueda San, como San Francisco y San Diego. A continuación, puede seleccionar un resultado con el ratón o usar las teclas de flecha y pulsar Intro.

Crear Hacer lista desplegable buscable (para Excel 2019 y versiones posteriores)

Si utiliza Excel 2019 o versiones posteriores, el método descrito en esta sección también le permite convertir una lista desplegable en buscable en Excel.

Suponiendo que haya creado una lista desplegable en la celda A2 de la Hoja2 (imagen de la derecha) con los datos del rango A2:A8 de la Hoja1 (imagen de la izquierda), siga estos pasos para hacer que la lista sea buscable.

Paso 1. Cree una columna auxiliar que liste los elementos de búsqueda.

Aquí necesitamos una columna auxiliar para listar los elementos que coincidan con sus datos de origen. En este caso, crearé la columna auxiliar en la columna D de la Hoja1.

1. Seleccione la primera celda D1 en la columna D e introduzca el encabezado de columna, por ejemplo, "Resultados de búsqueda" en este caso.
2. Introduzca la siguiente fórmula en la celda D2 y pulse Intro.

   =FILTER(A2:A8,ISNUMBER(SEARCH(Sheet2!A2,A2:A8)),"Not Found")

   

Paso 2: Reconfigure el Lista desplegable

1. Seleccione la celda de Lista desplegable (en este caso, selecciono la celda A2 de Sheet2) y luego vaya a Datos>Validación de datos>Validación de datos.
   
2. En el cuadro de diálogo Validación de datos, debe configurar lo siguiente.
   1. En la pestaña Configuración, haga clic en el botón situado en el cuadro Origen.
      
   2. El cuadro de diálogo Validación de datosredirigirá a Hoja1; seleccione la celda (por ejemplo, D2) con la fórmula del paso 1, añada el símbolo #, y haga clic en el botón Cerrar.
      
   3. Vaya a la pestaña Alerta de error, desactive la casilla Mostrar alerta de error después de introducir datos no válidos, y finalmente haga clic en el botón Aceptarpara guardar los cambios.
      

Resultado

La lista desplegable en la celda A2 de la Hoja2 ya es buscable. Escriba texto en la celda, haga clic en la flecha desplegable para expandir la lista y verá cómo se filtra al instante para mostrar solo las opciones que coinciden con lo escrito.

Crear Hacer lista desplegable buscable fácilmente (para todas las versiones de Excel)

Dadas las diversas limitaciones de los métodos anteriores, le presentamos una herramienta muy eficaz: la función Kutools para Excel «Hacer lista desplegable buscable, ventana emergente automática». Disponible en todas las versiones de Excel, le permite encontrar fácilmente el elemento deseado en la lista desplegable con una configuración sencilla.

Tras descargar e instalar Kutools para Excel, seleccione Kutools > Lista desplegable > Hacer lista desplegable buscable, ventana emergente automática para activar esta función. En el cuadro de diálogo Hacer la lista desplegable buscable, deberá:

1. Seleccione el rango que contiene las listas desplegables que desea convertir en listas desplegables buscables.
2. Haga clic en Aceptarpara completar la configuración.
   

Resultado

Al hacer clic en una celda con lista desplegable dentro del rango limitado, aparecerá un cuadro de lista a la derecha. Escriba texto para filtrar la lista al instante y, a continuación, seleccione un elemento o use las teclas de flecha y pulse Intro para añadirlo a la celda.

Crear Hacer lista desplegable buscable con cuadro combinado y VBA (más complejo)

Si simplemente desea crear una lista desplegable buscable sin especificar un tipo concreto de lista desplegable, esta sección ofrece un enfoque alternativo: usar un cuadro combinado con código VBA para lograrlo.

Supongamos que tiene una lista de nombres de países en la columna A, como se muestra en la siguiente captura de pantalla, y desea usarlos como datos de origen para una lista desplegable con búsqueda. Puede seguir estos sencillos pasos para lograrlo.

Debe insertar un cuadro combinado en lugar de una validación de datos de lista desplegable en su hoja de cálculo.

1. Si la pestaña Desarrolladorno aparece en la Cinta de opciones, puede habilitar la pestaña Desarrolladorde la siguiente manera.
   1. En Excel 2010 o versiones posteriores, haga clic en Archivo > Opciones. En el cuadro de diálogo Opciones de Excel, haga clic en Personalizar Cinta de opciones en el panel izquierdo. En la lista Personalizar la Cinta de opciones, active la casilla Desarrollador y, a continuación, haga clic en el botón Aceptar. Consulte la captura de pantalla:
      
   2. En Excel 2007, haga clic en el botón Office > Opciones de Excel. En el cuadro de diálogo Opciones de Excel, haga clic en Popular en el panel izquierdo, active la casilla Mostrar la pestaña Desarrollador en la Cinta de opciones y, por último, haga clic en el botón Aceptar.
      
2. Después de mostrar la pestaña Desarrollador, haga clic en Desarrollador>Insertar>Cuadro combinado.
   
3. Dibuje un cuadro combinado en la hoja de cálculo, haga clic con el botón derecho sobre él y seleccione Propiedadesen el menú contextual.
   
4. En el cuadro de diálogo Propiedades, debe:
   1. Seleccione Falsoen el campo AutoWordSelect;
   2. Especifique una celda en el campo LinkedCell. En este caso, introducimos A12.
   3. Seleccione 2-fmMatchEntryNoneen el campo MatchEntry;
   4. Escriba DropDownListen el campo ListFillRange;
   5. Cierre el cuadro de diálogo Propiedades. Consulte la captura de pantalla:
      
5. Ahora, desactive el modo Diseño haciendo clic en Desarrollador > Modo diseño.
6. Seleccione una celda en blanco, como C2, introduzca la fórmula siguiente y pulse Intro. Luego arrastre el controlador de autorrelleno hacia abajo hasta la celda C9 para rellenar automáticamente las celdas con la misma fórmula. Vea la captura de pantalla:

   =--ISNUMBER(IFERROR(SEARCH($A$12,A2,1),""))

   
   Notas:

   1. $A$12es la celda que ha especificado como LinkedCellen el paso 4;
   2. Tras completar los pasos anteriores, ya puede probarlo: escriba la letra C en el cuadro combinado y verá que las celdas con fórmulas que hacen referencia a celdas que contienen el carácter C se rellenan con el número 1.
7. Seleccione la celda D2, introduzca la fórmula siguiente y pulse Intro. Luego arrastre el controlador de autorrelleno hacia abajo hasta la celda D9.

   =IF(C2=1,COUNTIF($C$2:C2,1),"")

   
8. Seleccione la celda E2, introduzca la fórmula siguiente y pulse Intro. Luego arrastre el controlador de autorrelleno hacia abajo hasta E9 para aplicar la misma fórmula.

   =IFERROR(INDEX($A$2:$A$9,MATCH(ROWS($D$2:D2),$D$2:$D$9,0)),"")

   
9. Ahora debe crear un rango con nombre. Haga clic en Fórmulas > Definir nombre.
   
10. En el cuadro de diálogo Nuevo nombre, escriba DropDownListen el cuadro Nombre, introduzca la fórmula siguiente en el cuadro Se refiere ay, a continuación, haga clic en el botón Aceptar.

    =$E$2:INDEX($E$2:$E$9,MAX($D$2:$D$9),1)
    

    
11. Ahora active el modo Diseño haciendo clic en Desarrollador > Modo diseño. A continuación, haga doble clic en el cuadro combinado para abrir la ventana de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones.
12. Copie y pegue el siguiente código VBA en el editor de código.
    
    Código VBA: hacer que la lista desplegable sea buscable

    Private Sub ComboBox1_GotFocus()
    	ComboBox1.ListFillRange = "DropDownList"
    	Me.ComboBox1.DropDown
    End Sub

13. Pulse las teclas Alt + Q para cerrar la ventana de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones.

A partir de ahora, cuando se introduzca un carácter en el cuadro combinado, realizará una búsqueda aproximada y mostrará los valores relevantes en la lista.

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