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¿Cómo crear una lista desplegable desde otro libro en Excel?

Author Siluvia Last modified

Es bastante fácil crear una lista desplegable de validación de datos entre hojas de cálculo dentro de un libro. Pero si los datos fuente que necesitas para la lista desplegable se encuentran en otro libro, ¿cómo lo harías? En este tutorial, aprenderás cómo crear una lista desplegable desde otro libro en Excel detalladamente.

Crear una lista desplegable desde otro libro en Excel

Crear una lista desplegable desde otro libro en Excel

Para crear una lista desplegable desde otro libro, sigue los siguientes pasos.

1. Primero, cambia el nombre del libro que contiene los datos fuente a “SourceData” u otro nombre que prefieras. Después de cambiar el nombre del libro, ábrelo.

2. Selecciona el rango de datos fuente (A2:A10 en este caso), y luego haz clic en Fórmulas > Definir nombre. Ver captura de pantalla:

click Formulars > Define Name

3. En el cuadro de diálogo Nuevo nombre que aparece, escribe SourceList en el cuadro Nombre y haz clic en el botón Aceptar.

set options in the dialog box

4. Presiona Ctrl + S para guardar el libro.

5. Abre el libro donde deseas crear la lista desplegable y haz clic en Fórmula > Definir nombre.

click Formula > Define Name

6. En el cuadro de diálogo Nuevo nombre, necesitas:

1). Introducir un nombre en el cuadro Nombre. En este caso, ingresamos New;
2). Copiar y pegar =SourceData.xlsx!SourceList en el cuadro Se refiere a;
3). Haz clic en el botón Aceptar. Ver captura de pantalla:

set options in the dialog box

Notas:

1). SourceData en esta fórmula es el nombre del libro que contiene los datos fuente;
2). Y SourceList es el nombre de rango que especificaste en el libro de datos fuente;
3). Si el nombre del libro de datos fuente contiene espacios u otros caracteres como -, #..., necesitarás encerrar el nombre del libro entre comillas simples, como ='Source Data.xlsx'! SourceList.

7. Selecciona las celdas para insertar la lista desplegable y haz clic en Datos > Validación de datos.

click Data > Data Validation

8. En este cuadro de diálogo Validación de datos, ve a la pestaña Configuración, selecciona Lista en la lista desplegable Permitir, introduce =New en el cuadro Fuente y finalmente haz clic en el botón Aceptar. Ver captura de pantalla:

specify the options in the Data Validation dialog box

Nota: El =New que introdujiste en el cuadro Fuente es el nombre de rango que especificaste en el paso 6 anterior.

9. Luego aparecerá un cuadro de mensaje de Microsoft Excel, simplemente haz clic en el botón Sí.

click Yes in the promtp box

Ahora se ha creado la lista desplegable con los datos de otro libro. Ver captura de pantalla:

the drop dow list is created with the data in other workbook

Nota: Este método puede ser algo frustrante, ya que al usar la lista desplegable, debes asegurarte de que el libro de datos fuente esté abierto; de lo contrario, la lista desplegable no se mostrará.

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