Seleccionar varios elementos en la lista desplegable de Excel – guía completa

Las listas desplegables en Excel son una herramienta fantástica para garantizar la consistencia de los datos y facilitar su ingreso. Sin embargo, por defecto, solo permiten seleccionar un único elemento. ¿Pero qué pasa si necesitas seleccionar varios elementos de la misma lista desplegable? Esta guía completa explorará métodos para habilitar selecciones múltiples en las listas desplegables de Excel, gestionar duplicados, establecer separadores personalizados y definir el ámbito de estas listas.

• Usando código VBA
• Usando Kutools para Excel en pocos clics

• Permitir elementos duplicados
• Eliminar cualquier elemento existente
• Establecer un separador personalizado
• Definir un rango específico
• Ejecutar en una hoja de trabajo protegida

Habilitar selecciones múltiples en la lista desplegable

Esta sección proporciona dos métodos para ayudarte a habilitar selecciones múltiples en la lista desplegable en Excel.

Usando código VBA

Para permitir selecciones múltiples en una lista desplegable, puedes usar "Visual Basic for Applications" (VBA) en Excel. El script puede modificar el comportamiento de una lista desplegable para convertirla en una lista de selección múltiple. Por favor, sigue estos pasos.

Paso 1: Abrir el editor de la Hoja (Código)

1. Abre la hoja de trabajo que contiene la lista desplegable en la que deseas habilitar la selección múltiple.
2. Haz clic derecho en la pestaña de la hoja y selecciona "Ver Código" desde el menú contextual.
   

Paso 2: Usar código VBA

Ahora copia el siguiente código VBA y pégalo en la ventana de la hoja (Código) que se ha abierto.

Código VBA: Habilitar selecciones múltiples en la lista desplegable de Excel.

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
'Updated by Extendoffice 20240118
    Dim xRng As Range
    Dim xValue1 As String
    Dim xValue2 As String
    Dim delimiter As String
    Dim TargetRange As Range

    Set TargetRange = Me.UsedRange ' Users can change target range here
    delimiter = ", " ' Users can change the delimiter here

    If Target.Count > 1 Or Intersect(Target, TargetRange) Is Nothing Then Exit Sub
    On Error Resume Next
    Set xRng = TargetRange.SpecialCells(xlCellTypeAllValidation)
    If xRng Is Nothing Then Exit Sub
    Application.EnableEvents = False

    xValue2 = Target.Value
    Application.Undo
    xValue1 = Target.Value
    Target.Value = xValue2
    If xValue1 <> "" And xValue2 <> "" Then
        If Not (xValue1 = xValue2 Or _
                InStr(1, xValue1, delimiter & xValue2) > 0 Or _
                InStr(1, xValue1, xValue2 & delimiter) > 0) Then
            Target.Value = xValue1 & delimiter & xValue2
        Else
            Target.Value = xValue1
        End If
    End If

    Application.EnableEvents = True
    On Error GoTo 0
End Sub

Resultado

Cuando regreses a la hoja de trabajo, la lista desplegable te permitirá elegir varias opciones; consulta la demostración a continuación:

Usando Kutools para Excel en pocos clics

Si no te sientes cómodo con VBA, una alternativa más fácil es la función "Lista desplegable de selección múltiple" de "Kutools para Excel". Esta herramienta fácil de usar simplifica la habilitación de selecciones múltiples en las listas desplegables, permitiéndote personalizar el separador y gestionar duplicados sin esfuerzo para satisfacer tus diferentes necesidades.

Después de instalar Kutools para Excel, ve a la pestaña "Kutools", selecciona "Lista desplegable" > "Lista desplegable de selección múltiple". Luego, necesitarás configurar lo siguiente.

1. Especifica el rango que contiene la lista desplegable de la cual necesitas seleccionar varios elementos.
2. Especifica el separador para los elementos seleccionados en la celda de la lista desplegable.
3. Haz clic en "Aceptar" para completar la configuración.
   

Resultado

Ahora, cuando hagas clic en una celda con una lista desplegable en el rango especificado, aparecerá una lista al lado. Simplemente haz clic en el botón "+" junto a los elementos para agregarlos a la celda desplegable, y haz clic en el botón "-" para eliminar cualquier elemento que ya no quieras. Consulta la demostración a continuación:

Más operaciones para la lista desplegable de selección múltiple

Esta sección recopila los diferentes escenarios que pueden ser necesarios al habilitar selecciones múltiples en la lista desplegable de Validación de Datos.

Permitir elementos duplicados en la lista desplegable

Los duplicados pueden ser un problema cuando se permiten selecciones múltiples en una lista desplegable. El código VBA anterior no permite elementos duplicados en la lista desplegable. Si necesitas mantener elementos duplicados, prueba el código VBA en esta sección.

Código VBA: Permitir duplicados en la lista desplegable de validación de datos

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
'Updated by Extendoffice 20240118
    Dim xRng As Range
    Dim xValue1 As String
    Dim xValue2 As String
    Dim delimiter As String
    Dim TargetRange As Range

    Set TargetRange = Me.UsedRange ' Users can change target range here
    delimiter = ", " ' Users can change the delimiter here

    If Target.Count > 1 Or Intersect(Target, TargetRange) Is Nothing Then Exit Sub
    On Error Resume Next
    Set xRng = TargetRange.SpecialCells(xlCellTypeAllValidation)
    If xRng Is Nothing Then Exit Sub
    Application.EnableEvents = False

    xValue2 = Target.Value
    Application.Undo
    xValue1 = Target.Value
    Target.Value = xValue2
    If xValue1 <> "" And xValue2 <> "" Then
        Target.Value = xValue1 & delimiter & xValue2
    End If

    Application.EnableEvents = True
    On Error GoTo 0
End Sub

Resultado

Ahora puedes seleccionar varios elementos de las listas desplegables en la hoja de trabajo actual. Para repetir un elemento en una celda de la lista desplegable, sigue seleccionando ese elemento de la lista. Ver captura de pantalla:

Eliminar cualquier elemento existente de la lista desplegable

Después de seleccionar varios elementos de una lista desplegable, a veces puede ser necesario eliminar un elemento existente de la celda de la lista desplegable. Esta sección proporciona otro fragmento de código VBA para ayudarte a realizar esta tarea.

Código VBA: Eliminar cualquier elemento existente de la celda de la lista desplegable

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
    'Updated by Extendoffice 20240118
    Dim xRngDV As Range
    Dim TargetRange As Range
    Dim oldValue As String
    Dim newValue As String
    Dim delimiter As String
    Dim allValues As Variant
    Dim valueExists As Boolean
    Dim i As Long
    Dim cleanedValue As String

    Set TargetRange = Me.UsedRange ' Set your specific range here
    delimiter = ", " ' Set your desired delimiter here

    If Target.CountLarge > 1 Then Exit Sub

    ' Check if the change is within the specific range
    If Intersect(Target, TargetRange) Is Nothing Then Exit Sub

    On Error Resume Next
    Set xRngDV = Target.SpecialCells(xlCellTypeAllValidation)
    If xRngDV Is Nothing Or Target.Value = "" Then
        ' Skip if there's no data validation or if the cell is cleared
        Application.EnableEvents = True
        Exit Sub
    End If
    On Error GoTo 0

    If Not Intersect(Target, xRngDV) Is Nothing Then
        Application.EnableEvents = False
        newValue = Target.Value
        Application.Undo
        oldValue = Target.Value
        Target.Value = newValue

        ' Split the old value by delimiter and check if new value already exists
        allValues = Split(oldValue, delimiter)
        valueExists = False
        For i = LBound(allValues) To UBound(allValues)
            If Trim(allValues(i)) = newValue Then
                valueExists = True
                Exit For
            End If
        Next i

        ' Add or remove value based on its existence
        If valueExists Then
            ' Remove the value
            cleanedValue = ""
            For i = LBound(allValues) To UBound(allValues)
                If Trim(allValues(i)) <> newValue Then
                    If cleanedValue <> "" Then cleanedValue = cleanedValue & delimiter
                    cleanedValue = cleanedValue & Trim(allValues(i))
                End If
            Next i
            Target.Value = cleanedValue
        Else
            ' Add the value
            If oldValue <> "" Then
                Target.Value = oldValue & delimiter & newValue
            Else
                Target.Value = newValue
            End If
        End If

        Application.EnableEvents = True
    End If
End Sub

Resultado

Este código VBA te permite seleccionar varios elementos de una lista desplegable y eliminar fácilmente cualquier elemento que ya hayas elegido. Después de seleccionar varios elementos, si deseas eliminar uno específico, simplemente selecciónalo nuevamente de la lista.

Establecer un separador personalizado

El delimitador está configurado como una coma en los códigos VBA anteriores. Puedes modificar esta variable a cualquier carácter preferido para usarlo como separador de las selecciones de la lista desplegable. Aquí te mostramos cómo hacerlo:

Como puedes ver, los códigos VBA anteriores tienen la siguiente línea:

delimiter = ", "

Solo necesitas cambiar la coma por cualquier separador que necesites. Por ejemplo, si deseas separar los elementos con punto y coma, cambia la línea a:

delimiter = "; "

delimiter = vbNewLine

Definir un rango específico

Los códigos VBA anteriores se aplican a todas las listas desplegables en la hoja de trabajo actual. Si solo quieres que los códigos VBA se apliquen a un cierto rango de listas desplegables, puedes especificar el rango en el código VBA anterior de la siguiente manera.

Como puedes ver, los códigos VBA anteriores tienen la siguiente línea:

Set TargetRange = Me.UsedRange

Solo necesitas cambiar la línea a:

Set TargetRange = Me.Range("C2:C10")

Ejecutar en una hoja de trabajo protegida

Imagina que has protegido una hoja de trabajo con la contraseña "123" y configuraste las celdas de la lista desplegable como "Desbloqueadas" antes de activar la protección, asegurándote de que la función de selección múltiple siga activa después de la protección. Sin embargo, los códigos VBA mencionados anteriormente no funcionan en este caso, y esta sección describe otro script VBA diseñado específicamente para manejar la funcionalidad de selección múltiple en una hoja de trabajo protegida.

Código VBA: Habilitar selección múltiple en la lista desplegable sin duplicados

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
    'Updated by Extendoffice 20240118
    Dim xRng As Range
    Dim xValue1 As String
    Dim xValue2 As String
    Dim delimiter As String
    Dim TargetRange As Range
    Dim isProtected As Boolean
    Dim pswd As Variant

    Set TargetRange = Me.UsedRange ' Set your specific range here
    delimiter = ", " ' Users can change the delimiter here

    If Target.Count > 1 Or Intersect(Target, TargetRange) Is Nothing Then Exit Sub
    
    ' Check if sheet is protected
    isProtected = Me.ProtectContents
    If isProtected Then
        ' If protected, temporarily unprotect. Adjust or remove the password as needed.
        pswd = "yourPassword" ' Change or remove this as needed
        Me.Unprotect Password:=pswd
    End If

    On Error Resume Next
    Set xRng = TargetRange.SpecialCells(xlCellTypeAllValidation)
    If xRng Is Nothing Then
        If isProtected Then Me.Protect Password:=pswd
        Exit Sub
    End If
    Application.EnableEvents = False

    xValue2 = Target.Value
    Application.Undo
    xValue1 = Target.Value
    Target.Value = xValue2
    If xValue1 <> "" And xValue2 <> "" Then
        If Not (xValue1 = xValue2 Or _
                InStr(1, xValue1, delimiter & xValue2) > 0 Or _
                InStr(1, xValue1, xValue2 & delimiter) > 0) Then
            Target.Value = xValue1 & delimiter & xValue2
        Else
            Target.Value = xValue1
        End If
    End If

    Application.EnableEvents = True
    On Error GoTo 0

    ' Re-protect the sheet if it was protected
    If isProtected Then
        Me.Protect Password:=pswd
    End If
End Sub

Al habilitar selecciones múltiples en las listas desplegables de Excel, puedes mejorar enormemente la funcionalidad y flexibilidad de tus hojas de trabajo. Ya sea que te sientas cómodo con la codificación VBA o prefieras una solución más directa como Kutools, ahora tienes la capacidad de transformar tus listas desplegables estándar en herramientas dinámicas de selección múltiple. Con estas habilidades, estás equipado para crear documentos de Excel más dinámicos y fáciles de usar. Para aquellos ansiosos por profundizar en las capacidades de Excel, nuestro sitio web cuenta con una gran cantidad de tutoriales. Descubre más consejos y trucos de Excel aquí.

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