¿Cómo evitar que se imprima el contenido de las celdas en Excel?
Al trabajar con Excel, es posible que en ocasiones necesite evitar que cierto contenido de celdas o rangos se imprima, como información confidencial, notas internas, cálculos intermedios o columnas auxiliares. Imprimir estos elementos por accidente podría revelar datos sensibles o generar confusión en quienes consulten la copia impresa. Este tutorial presenta métodos prácticos en Excel para asegurar que determinados datos no aparezcan en sus impresiones, permitiéndole controlar exactamente lo que se muestra en las copias físicas y prevenir la divulgación involuntaria o innecesaria de información. Cada método tiene casos de uso ideales, ventajas, inconvenientes y precauciones; siga leyendo para identificar el enfoque que mejor se adapte a sus necesidades.
Evite que el contenido de las celdas se imprima cambiando el Color de fuente
Evite que el contenido de las celdas se imprima ocultándolo
Evite que el contenido de las celdas se imprima mediante Kutools para Excel 
Evite que el contenido de las celdas se imprima cambiando el Color de fuente
Una forma sencilla de ocultar el contenido de las celdas al imprimir consiste en ajustar su color de fuente para que coincida con el fondo (normalmente blanco). Así, el texto se vuelve invisible en la impresión. Esta solución es directa y no altera los datos ni las fórmulas subyacentes: el contenido sigue siendo visible en pantalla, salvo que se seleccione o resalte.
1. Seleccione las celdas que no desea imprimir, vaya a la pestaña Inicio y haga clic en Color de fuente. Elija un color de fuente que coincida con el fondo de su hoja de cálculo (normalmente blanco). Vea la captura de pantalla:
Por ejemplo, si el fondo de su hoja de cálculo es blanco, seleccione el color de fuente blanco. De este modo, los datos de esas celdas quedarán invisibles, tal como se muestra a continuación:
2. Ahora vaya a Archivo o al Botón de Office > Imprimir para previsualizar su hoja de cálculo. La opción Seleccionar Datos no aparecerá en la vista previa ni en la impresión.
Nota y consejos: Este enfoque funciona especialmente bien para áreas pequeñas de datos o ajustes rápidos. Los datos siguen estando presentes en el archivo, por lo que pueden revelarse simplemente cambiando nuevamente el color de fuente. Ten en cuenta que, si el color de fondo de la hoja de cálculo cambia, es posible que debas ajustar el color de fuente en consecuencia. Además, el texto podría volverse visible si el documento se exporta a PDF y el fondo no es completamente blanco.
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Evite que el contenido de las celdas se imprima ocultándolo
Ocultar el contenido de las celdas es una forma eficaz de evitar que se impriman datos sensibles o innecesarios. Dentro de esta categoría existen varias técnicas, cada una adaptada a tareas ligeramente distintas según si desea ocultar únicamente el contenido, toda una columna o fila, o hacerlo exclusivamente para la impresión. Los datos subyacentes permanecen intactos y pueden restaurarse cuando sea necesario.
Método 1: Formatear como «»;«», haciendo que el contenido se muestre en blanco
1. Seleccione las celdas que desea excluir de la impresión y haga clic con el botón derecho para elegir Establecer formato de celda.
2. En el cuadro de diálogo Establecer formato de celda, en la pestaña Número, haga clic en Personalizada en la lista de Categoría. Escriba «»;«»;«»;" en el campo Tipo. Vea la captura de pantalla:
3. Haga clic en Aceptar. El contenido de las celdas quedará oculto tanto en pantalla como al imprimirlo, aunque el valor subyacente seguirá existiendo si se hace referencia a él en fórmulas.
Nota: Las celdas formateadas aparecen vacías tanto en pantalla como al imprimir, pero sus datos siguen estando disponibles para usar en otras fórmulas. Si aplicaste este formato por accidente, basta con eliminar el formato personalizado para revertirlo.
Método 2: Hacer clic con el botón derecho para ocultar toda la columna o fila
Si desea ocultar una columna o fila completa, haga clic en su encabezado para seleccionarla, pulse con el botón derecho y elija Ocultar en el menú. Así evitará que la columna o fila (y todas sus celdas) aparezcan tanto en pantalla como al imprimir.
Nota: Ocultar filas o columnas completas es ideal si no desea mostrar una serie completa de datos. Sin embargo, si comparte el archivo, otros usuarios podrán desocultarlas fácilmente. Es mejor usarlo como solución temporal antes de imprimir.
Método 3: Usar Agrupar para ocultar temporalmente columnas o filas
1. Seleccione la(s) columna(s) o fila(s) que quiera ocultar. A continuación, vaya a Datos > Agrupar. Vea la captura de pantalla:
2. Cuando aparezca el cuadro de diálogo Agrupar, seleccione Filas si está ocultando filas o Columnas si se trata de columnas y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Si ya ha seleccionado filas o columnas completas, es posible que se omita este mensaje.Si ya ha seleccionado filas o columnas completas, es posible que se omita este mensaje.
3. Haga clic en el pequeño botón con el signo menos ()-) del indicador de grupo en la hoja para ocultar el grupo. Así se contraerá temporalmente su selección, de modo que no aparecerá en la impresión.
Consejo: La agrupación es útil cuando desea permitir que otros usuarios expandan o contraigan fácilmente los datos sin eliminar ni ocultar permanentemente filas o columnas.
Evite que el contenido de las celdas se imprima mediante Kutools para Excel
Si necesita mayor flexibilidad y eficiencia al personalizar el rango de impresión, o si desea imprimir únicamente áreas no adyacentes o múltiples rangos excluyendo ciertos datos confidenciales, Kutools para Excel ofrece herramientas especializadas para agilizar el proceso.
Tras instalar gratuitamenteKutools para Excel, proceda como se indica a continuación:
1. Haga clic en KUTOOLS PLUS > Herramientas de impresión > Asistente para imprimir selecciones múltiples. Vea la captura de pantalla:
2. En el cuadro de diálogo emergente, haga clic en el botón Más para añadir una selección que imprimir. Vea la captura de pantalla:
3. En el siguiente cuadro de diálogo, puede pulsar Ctrl para seleccionar varios rangos no contiguos. Así podrá excluir cualquier rango que desee de la impresión y mantener el control total sobre el contenido impreso. Vea la captura de pantalla:
4. Haga clic en Aceptar para ver todas las áreas seleccionadas añadidas al cuadro Rangos que imprimir y, a continuación, haga clic en Siguiente. Vea la captura de pantalla:
5. En el cuadro de diálogo Paso 2 de 3, ajuste la configuración de impresión según desee y, a continuación, haga clic en Siguiente.
6. En el paso final, elija la acción requerida para la hoja de cálculo; normalmente Activar la hoja de cálculo, pero no imprimirla, y a continuación haga clic en Finalizar.
Tras estos pasos, se creará una hoja de cálculo nueva que contendrá únicamente su rango seleccionado para imprimir, excluyendo todos los demás contenidos de las celdas. Vea la captura de pantalla:
Consejo:Si las áreas seleccionadas no están en el orden deseado, puede arrastrarlas y reordenarlas según sea necesario antes de imprimir.Haga clic aquí para obtener más detalles sobre el Asistente para imprimir selecciones múltiples.
Evitar que el contenido de las celdas se imprima
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