¿Cómo mostrar mensajes de advertencia/alerta si las celdas están en blanco en Excel?
Supongamos que has diseñado un cuestionario en Excel, como se ilustra en la captura de pantalla de la izquierda.
Ahora, te gustaría que Excel mostrara un mensaje de advertencia o alerta si hay preguntas sin responder. ¿Cómo puedes lograr esto de manera eficiente? Este artículo demuestra varios métodos prácticos para mostrar automáticamente mensajes de advertencia o alerta si las celdas quedan en blanco dentro de un rango especificado en Excel. Puedes elegir un método según tu uso previsto, facilidad de implementación y necesidades específicas.
Mostrar mensaje de advertencia/alerta si las celdas están en blanco con la función ISBLANK
Mostrar mensaje de advertencia/alerta si las celdas están en blanco con una columna auxiliar
Mostrar mensaje de advertencia/alerta SI las celdas están en blanco con VBA
Mostrar una advertencia inmediata si una celda queda en blanco usando Validación de Datos
Mostrar mensaje de advertencia/alerta si las celdas están en blanco con la función ISBLANK
Para monitorear rápidamente las preguntas sin responder en un rango específico, puedes crear un mensaje de advertencia dinámico utilizando las funciones ISBLANK y COUNTBLANK, lo cual proporciona una alerta resumida cuando algunas celdas permanecen en blanco.
1. Haz clic en una celda sin usar donde deseas mostrar el mensaje de advertencia, por ejemplo, C18, luego introduce la siguiente fórmula:
="There are still "&COUNTBLANK(B1:B16)&" questions you have not answered!"2. Presiona la tecla Enter. La celda ahora mostrará un mensaje actualizando el recuento de entradas sin responder dentro de tu rango especificado.
Nota: En este ejemplo, el rango B1:B16 se refiere a la columna que contiene tus respuestas de encuesta. Puedes ajustar el rango según la ubicación real de tus datos.
3. Para aumentar la visibilidad de tu advertencia, selecciona la celda de salida, luego en la cinta ve a Inicio > Color de Fuente > Rojo, haz clic en Negrita, y opcionalmente ajusta el tamaño de la fuente. Esto asegurará que la alerta destaque para los usuarios que completen el formulario.
Escenarios de Uso & Consejos: Este enfoque es adecuado para tableros, formularios e informes donde es útil tener una advertencia resumida en lugar de alertar en cada celda en blanco. Asegúrate de que los usuarios puedan ver y entender la advertencia resumida; podrías querer colocarla cerca del botón de envío o en un área destacada. Para mejores resultados, bloquea la celda de la fórmula para que los destinatarios no la eliminen accidentalmente.
Rellenar rápidamente guiones o cierto texto de NA en todas las celdas en blanco del rango seleccionado en Excel
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Mostrar mensaje de advertencia/alerta si las celdas están en blanco con una columna auxiliar
Otro enfoque para proporcionar retroalimentación directa es añadiendo una columna auxiliar a tu hoja. Este método mostrará una advertencia junto a cada celda en blanco, lo cual es particularmente útil para enfatizar exactamente qué respuestas faltan en una lista o tabla.
1. En la columna inmediatamente a la derecha de tus respuestas (por ejemplo, celda C2 si tus respuestas están en columna B), introduce la siguiente fórmula:
=IF(ISBLANK(B2),"Please Answer This Question","")Luego arrastra el controlador de relleno hacia abajo junto a tus datos para aplicar la fórmula a todas las filas relevantes.
2. Para hacer que las advertencias sean más notorias, selecciona el nuevo rango de la columna auxiliar y formátalo (por ejemplo, Inicio > Color de Fuente > Rojo, haz clic en Negrita).
Ahora, cada entrada en blanco en la columna Respuesta tendrá un claro mensaje de advertencia en la columna auxiliar, facilitando identificar las omisiones de un vistazo. 
Escenarios de Uso & Consejos: Usa este método para formularios de cuestionarios, listas de asistencia o en cualquier lugar donde quieras una indicación fila por fila de la entrada faltante. Puedes modificar el texto de advertencia para adaptarlo a tu contexto. Recuerda, si insertas o eliminas filas, asegúrate de que la fórmula cubra el nuevo rango según sea necesario.
Mostrar mensaje de advertencia/alerta SI las celdas están en blanco con VBA
Para escenarios donde quieres una ventana emergente alertando al usuario inmediatamente sobre cualquier espacio en blanco en un rango seleccionado, una solución VBA proporciona un método interactivo. Puedes usar esto al distribuir plantillas o automatizar tareas que requieren entrada de datos completa antes de proceder.
1. Presiona Alt + F11 para abrir la ventana de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones.
2. Ve a Insertar > Módulo, y pega el siguiente código VBA en el área de código:
VBA: Advertir si existen celdas en blanco en un rango específico
Sub BlackCell()
Dim Rng As Range
Dim WorkRng As Range
On Error Resume Next
xTitleId = "Kutools for Excel"
Set WorkRng = Application.Selection
Set WorkRng = Application.InputBox("Range", xTitleId, WorkRng.Address, Type:=8)
Set WorkRng = WorkRng.SpecialCells(xlCellTypeBlanks)
If Err = 0 Then
MsgBox "You don't answer all of questions!"
End If
End Sub3. Presiona F5 o haz clic en el botón Ejecutar para ejecutar la macro.
4. Aparecerá una ventana emergente de Kutools para Excel. Especifica el rango que deseas verificar y haz clic en Aceptar para proceder.
Si se detectan celdas en blanco en el rango seleccionado, aparecerá una ventana emergente para alertarte:
Notas & Solución de Problemas: Siempre guarda tu libro antes de ejecutar el código VBA para evitar la pérdida accidental de datos. Si nada ocurre cuando ejecutas el código, asegúrate de que las macros estén habilitadas en la configuración de Excel. Si encuentras un error o el cuadro de diálogo de selección de rango no aparece, verifica que has pegado todo el código correctamente y que ninguna otra macro está interfiriendo. Esta técnica es mejor para usuarios avanzados cómodos con habilitar y editar macros.
Mostrar una advertencia inmediata si una celda queda en blanco usando Validación de Datos
La Validación de Datos en Excel te permite establecer reglas para que los usuarios deban ingresar algo en los campos requeridos. Puedes configurarla para mostrar una advertencia o incluso evitar dejar una celda en blanco.
1. Selecciona el rango donde deseas imponer una entrada no vacía, por ejemplo, B1:B16 en tu cuestionario.
2. Haz clic en Datos > Validación de Datos > Validación de Datos desde la cinta.
3. En el cuadro de diálogo Validación de Datos, en la pestaña Configuración, establece Permitir en Personalizado.
4. En el campo Fórmula, introduce la siguiente fórmula para evitar espacios en blanco:
=LEN(B1)>0Si se aplica a varias celdas a la vez, Excel ajustará automáticamente la fórmula para cada fila.
5. Desmarca la casilla Ignorar en blanco.
6. Cambia a la pestaña Alerta de Error. Aquí, puedes personalizar la alerta. Por ejemplo, establece el Estilo en Detener para una regla estricta, o en Advertencia o Información para mostrar un aviso más suave. Introduce un mensaje de error relevante, como "Esta celda no puede dejarse en blanco. Por favor, proporciona tu respuesta."
6. Haz clic en Aceptar para guardar la regla. Cuando un usuario intente dejar una celda en el rango especificado en blanco y pase a otra celda, tu mensaje de alerta personalizado se mostrará automáticamente.
Ventajas & Limitaciones: La Validación de Datos es excelente para formularios o plantillas que se llenarán electrónicamente y donde la integridad es crítica. Ofrece flexibilidad entre un requisito estricto (Detener) o una advertencia al usuario (Advertencia/Información). Ten en cuenta que la Validación de Datos puede ser eludida pegando valores, por lo que no es una protección absoluta. Para un cumplimiento más robusto, combínala con otros métodos o protege la hoja.
Consejo: Para formularios extensos, usa Validación de Datos en combinación con formato condicional para bloquear espacios en blanco y marcarlos visualmente. Revisa regularmente tus reglas de validación si cambias la estructura de tu hoja de trabajo.
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