¿Cómo combinar celdas y mantener el formato de las celdas en Excel?

A veces, es posible que desees combinar varias celdas en Excel en una sola, al mismo tiempo que conservas el formato de los datos originales, como formatos numéricos (por ejemplo, porcentajes, moneda), colores de texto, estilos de fuente y más. Un escenario común podría ser cuando una celda contiene un nombre y otra tiene un valor formateado como un porcentaje; después de combinarlas, quieres que la celda resultante muestre tanto el valor como su formato original. Esto puede ser complicado porque las operaciones básicas de combinación en Excel a menudo resultan en la pérdida de los formatos de las celdas de origen. En este artículo, encontrarás varios métodos prácticos para combinar celdas y retener sus formatos, junto con una explicación de cuándo cada enfoque puede ser más adecuado para tus necesidades.

Combinar celdas y mantener el formato de las celdas con fórmulas
Combinar celdas y mantener el formato de las celdas con Microsoft Word
Combinar fácilmente celdas y mantener el formato de las celdas con Kutools para Excel
Combinar celdas y preservar formatos usando código VBA
Usar Relleno Flash para combinar contenidos de celdas (con limitaciones de formato)

Combinar celdas y mantener el formato de las celdas con fórmulas

Como se muestra en la captura de pantalla a continuación, supongamos que la celda A1 contiene el nombre "Nana" y la celda B1 contiene "75.62%" con formato de porcentaje. Si deseas combinar A1 y B1 para que el resultado aparezca como "Nana 75.62%" en la celda C1, puedes usar una fórmula no solo para concatenar los contenidos, sino también para conservar el formato numérico (en este caso, porcentaje) para su visualización. Este método es mejor cuando solo necesitas preservar formatos de visualización como número, fecha u hora, pero no puedes mantener el color de fuente o el color de relleno de la celda.

Haz clic para seleccionar la celda C1, luego ingresa la siguiente fórmula en la Barra de fórmulas:

=A1 & " " & TEXT(B1,"0.00%")

Después de ingresar la fórmula, presiona Enter. Las dos celdas se combinan, conservando el formato de porcentaje en el resultado combinado.

Nota: En esta fórmula, B1 es la celda con formato de porcentaje. Ajusta las referencias de celda y la cadena de formato numérico según sea necesario (por ejemplo, usa "mm/dd/aaaa" para fechas). Ten en cuenta que este enfoque es efectivo para el formato numérico mostrado como texto, pero no conserva el formato a nivel de celda, como el color del texto, negrita o relleno de fondo.

Si necesitas aplicar esta combinación a múltiples filas, simplemente arrastra el controlador de relleno desde C1 hacia abajo para copiar la fórmula en otras filas. Asegúrate siempre de que tu cadena de formato en la función TEXTO coincida con el tipo de dato que deseas mostrar.

Ventaja: Rápido para pequeños conjuntos de datos y cuando solo es necesario preservar el formato numérico.
Limitación: No puede mantener formatos visuales especiales o estilos de celda como el color de fuente o el color de fondo.

Usar Relleno Flash para combinar contenidos de celdas (con limitaciones de formato)

Relleno Flash, una característica incorporada en Excel 2013 y versiones posteriores, puede combinar automáticamente los contenidos de las celdas basándose en un patrón que especifiques. Esta herramienta es fácil de usar para la manipulación de datos textuales, especialmente para combinaciones rápidas donde volver a escribir no es práctico. Sin embargo, Relleno Flash se centra en el contenido y generalmente no conserva el formato de las celdas, como el color de fuente o el formato numérico en la celda combinada; simplemente sigue el valor visible, no su formato subyacente.

Cómo usar Relleno Flash para combinar valores de celdas:

1. Supongamos que las celdas A2 y B2 tienen "Nana" y "75.62%" (como texto o valor formateado), y deseas que C2 muestre "Nana 75.62%". En la celda C2, escribe el resultado deseado.
2. Muévete a la celda C3. Comienza a escribir el siguiente resultado esperado de combinación o simplemente presiona Ctrl+E para permitir que Excel sugiera y complete el resto de la columna basándose en tu patrón de ejemplo.
3. Relleno Flash completará automáticamente el patrón combinado para las filas restantes, ahorrándote tiempo al evitar tener que volver a escribir o copiar fórmulas.

Consejos:

• Si Relleno Flash no comienza automáticamente, puedes activarlo manualmente con Datos > Relleno Flash en el grupo Herramientas de datos, o presionando Ctrl+E.
• Esta técnica funciona bien para combinar nombres y apellidos, unir códigos y descriptores, etc., pero ten en cuenta que las celdas combinadas producidas por Relleno Flash se estandarizan en lo que escribes; el formato original, como el color de la celda, negrita o el tipo de formato de datos (como porcentajes) no se conserva, solo el resultado en texto plano.
• Relleno Flash es particularmente útil para combinaciones basadas en patrones en conjuntos de datos pequeños o medianos y como complemento cuando no se necesitan formatos complejos.

Ventaja: Extremadamente rápido, no requiere fórmulas ni código.
Limitación: No conserva el formato, solo combina los valores de las celdas como texto.

Combinar celdas y mantener el formato de las celdas con Kutools para Excel

El método que implica Word puede requerir cambiar frecuentemente entre aplicaciones y funciona mejor para pequeñas colecciones de datos. Para tareas de combinación más complejas que requieren automatización, consistencia y manejo eficiente de varios formatos (incluidos formatos de número/fecha y estilos de celda), puedes usar el complemento Kutools para Excel. La función Combinar te ayuda a combinar celdas manteniendo intacto su formato original, ya sea fecha, porcentaje, color o estilo de fuente.

1. Selecciona las celdas que deseas combinar, y haz clic en Kutools > Combinar y Dividir > Combinar Filas, Columnas o Celdas sin Perder Datos.

Nota: Si deseas colocar el resultado en una nueva columna o fila, necesitas seleccionar una columna adicional junto a tus datos originales. Por ejemplo, selecciona una columna extra si estás combinando horizontalmente.

2. En el cuadro de diálogo Combinar Columnas o Filas:

Notas:

3. Las celdas seleccionadas ahora se combinarán con el formato preservado, como se demuestra a continuación:

Usar la utilidad Combinar en Kutools para Excel te permite fusionar y conservar estilos de formato como porcentaje, fecha y otros con un mínimo esfuerzo. Es ideal para operaciones frecuentes, por lotes o de múltiples tipos de formato y admite grandes volúmenes de datos.

Combinar celdas y mantener el formato de las celdas con Microsoft Word

Si tu hoja de cálculo incluye diferentes tipos de formato, como negrita, cursiva, color de texto u otros formatos avanzados, el método de fórmula anterior no preservará completamente estos estilos. En tales casos, puedes usar las funciones de manejo de tablas de Microsoft Word para ayudar. Este método es particularmente útil si necesitas combinar celdas de dos columnas mientras conservas el formato de texto enriquecido, algo que a menudo no es posible directamente en Excel.

Por ejemplo, como se muestra a continuación, la columna A contiene texto y la columna B contiene valores con un formato específico:

Para recombinar las dos columnas y mantener el formato, sigue estos pasos:

1. Selecciona y copia las dos columnas de datos de Excel.
2. Abre un nuevo documento de Word y pega los datos. Generalmente, el contenido se pega como una tabla para facilitar la manipulación.
3. Selecciona la tabla recién creada. Haz clic en la pestaña Diseño debajo de Herramientas de tabla, luego usa Convertir en texto en el grupo Datos como se muestra a continuación:

4. En el cuadro de diálogo Convertir tabla a texto, elige tu separador preferido (como un espacio, coma o punto y coma). No selecciones "Marcas de párrafo" o "Tabulaciones" para obtener mejores resultados:

5. Haz clic en Aceptar para convertir la tabla. Luego, copia los resultados combinados de texto de Word y pégalo de vuelta en la hoja de cálculo de Excel en la ubicación deseada. La salida mostrará el contenido combinado, conservando el formato de texto en la medida de lo posible a través del proceso de copiar y pegar:

Nota: El formato como negrita, cursiva y color de fuente generalmente se mantiene, pero el formato condicional complejo o las fórmulas no se transferirán a través de este proceso. Además, asegúrate de manejar cuidadosamente la elección del separador para evitar confusiones en los datos.

Ventaja: Útil para preservar estilos de fuente y la mayoría del formato de texto.
Limitación: No está diseñado para automatizar grandes rangos o mantener colores de fondo de celdas y formatos específicos de Excel. Los resultados pegados pueden requerir ajustes manuales.

Combinar celdas y preservar formatos usando código VBA

Cuando trabajas con datos que tienen formato personalizado de celdas, como color de fuente, negrita/cursiva, sombreado de celdas y formato numérico, las fórmulas básicas o las características integradas de combinación en Excel a menudo resultan en la pérdida de formato. Usar una macro VBA ofrece una forma más flexible y automatizada de fusionar el contenido de las celdas y retener una amplia gama de estilos, incluidos atributos de texto y la mayoría de los formatos numéricos. Este enfoque es adecuado para tareas repetitivas de combinación o cuando se combinan grandes cantidades de datos formateados programáticamente.

Nota: Las macros requieren habilitar la pestaña Desarrollador en Excel y guardar tu archivo como un libro de trabajo habilitado para macros para su uso posterior. Siempre realiza una copia de seguridad de tus datos antes de ejecutar código VBA para prevenir resultados inesperados.

1. Ve a Desarrollador > Visual Basic. En el editor VBA, haz clic en Insertar > Módulo y pega el siguiente código en la ventana del módulo:

Sub CombineCellsPreserveFormat()
    Dim TargetCell As Range
    Dim Cell As Range
    Dim CombineRange As Range
    Dim xTitleId As String
    Dim OutputText As String
    Dim OutputRtf As String
    
    On Error Resume Next
    xTitleId = "KutoolsforExcel"
    
    Set CombineRange = Application.Selection
    Set CombineRange = Application.InputBox("Select cells to combine:", xTitleId, CombineRange.Address, Type:=8)
    
    Set TargetCell = Application.InputBox("Select target cell:", xTitleId, CombineRange.Cells(1).Address, Type:=8)
    
    OutputText = ""
    OutputRtf = ""
    
    For Each Cell In CombineRange
        Cell.Select
        OutputRtf = OutputRtf & Cell.Text & " "
    Next
    
    TargetCell.Select
    TargetCell.Value = ""
    
    TargetCell.Select
    
    For Each Cell In CombineRange
        Cell.Copy
        TargetCell.Select
        Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteFormats
        TargetCell.Value = TargetCell.Value & Cell.Text & " "
    Next
    
    Application.CutCopyMode = False
    
    MsgBox "Cells combined with formatting. Please review merged cell.", vbInformation, xTitleId
End Sub

2. Para ejecutar el código, haz clic en el botón en el editor VBA. Aparecerá un mensaje que te permitirá seleccionar las celdas a combinar y una celda objetivo para el resultado combinado. La macro entonces concatenará el texto e intentará conservar la mayor parte del formato de fuente de las celdas en la celda objetivo.

Consejos y Consideraciones:

• La celda combinada contendrá el texto combinado. La mayoría de los formatos a nivel de celda (como color de fuente, negrita, subrayado, cursiva, tamaño de fuente y formato numérico) se conservan, aunque los rellenos de fondo y el formato condicional pueden no transferirse completamente debido a las limitaciones del modelo de objetos de texto de Excel.
• Si los valores usan diferentes tipos de formato, solo el formato de la primera celda puede aplicarse completamente, así que verifica y ajusta manualmente el formato si es necesario.
• Si experimentas un "error en tiempo de ejecución", asegúrate de haber seleccionado correctamente un rango y una celda objetivo, y de tener los permisos de macro adecuados en la configuración de Excel.
• Este VBA solo puede combinar una fila de datos a la vez.

Ventaja: Altamente personalizable y útil para usuarios avanzados o operaciones por lotes.
Limitación: Puede no conservar perfectamente todos los tipos de formato, dependiendo de la complejidad del contenido y la versión de Excel. Requiere familiaridad básica con VBA.

En resumen, el enfoque que selecciones para combinar celdas mientras se conserva el formato en Excel debe estar guiado por la naturaleza de tus datos y los requisitos específicos de formato. El método de fórmula es muy rápido para formatos numéricos simples, Word proporciona una preservación más amplia del formato para texto, Kutools ofrece un manejo integral y conveniente para diferentes tipos de datos y grandes volúmenes, VBA permite una automatización flexible con la mayoría de los formatos retenidos, y Relleno Flash es perfecto para combinaciones de texto con mínima configuración. Si surgen problemas (como la pérdida de formato o errores en la copia), revisa tus pasos para una correcta selección de rango, asegúrate de la compatibilidad con tu versión de Excel y considera hacer una copia de seguridad de tus datos antes de aplicar herramientas automatizadas o código.