¿Cómo reemplazar datos filtrados sin desactivar el filtro en Excel?

Por ejemplo, si encuentras algunos errores ortográficos o necesitas estandarizar entradas en una lista filtrada, es posible que quieras corregir todas estas a la vez solo para las filas visibles, sin modificar los datos ocultos (filtrados). Excel proporciona un acceso directo útil que te permite seleccionar solo las celdas visibles en tu rango filtrado. Esta operación es eficiente para realizar reemplazos uniformes o actualizaciones rápidas por lotes.

Nota: Reemplazar con este método sobrescribirá todas las celdas visibles seleccionadas con el mismo valor; si cada celda requiere una entrada única, considera otras soluciones a continuación.

1. Selecciona las celdas en el rango filtrado que necesitas reemplazar. Luego, presiona Alt + ; simultáneamente. Esta acción resaltará solo las celdas visibles (filtradas) mientras ignora cualquier fila oculta.

Consejo de solución de problemas: Si Alt + ; no funciona, asegúrate de que tu selección cubra las celdas que realmente deseas cambiar y que el filtro esté correctamente aplicado.

2. Escribe el valor que deseas ingresar, luego presiona Ctrl + Enter juntos. Este comando ingresa tu nuevo valor en todas las celdas seleccionadas (visibles) a la vez.

Al presionar estas teclas, todas las celdas visibles y filtradas dentro de tu rango seleccionado se actualizarán al nuevo valor instantáneamente, mientras que las filas ocultas permanecerán sin cambios.

Ventajas: Simple y rápido para reemplazos unificados; no se requieren complementos. Limitación: Todas las celdas seleccionadas serán reemplazadas por exactamente el mismo valor.

Consejo: Para deshacer los cambios, simplemente presiona Ctrl + Z después de la operación.

A veces, actualizar datos filtrados requiere más que un simple reemplazo de valor; es posible que desees intercambiar tu rango filtrado con otro rango de igual tamaño, sin alterar el filtro. Esto es especialmente útil para comparación de datos, control de versiones de conjuntos de datos o restaurar valores anteriores. Con la utilidad Intercambiar Rangos de Kutools para Excel, puedes lograr este intercambio sin problemas.

1. Ve a la cinta de Excel y elige Kutools > Rango > Intercambiar Rangos, lo que activa el cuadro de diálogo Intercambiar Rangos.

2. En el cuadro de diálogo, configura la primera casilla (Intercambiar Rango1) en tu rango de datos filtrados y visibles, y establece la segunda casilla (Intercambiar Rango2) en el rango de datos con el que deseas intercambiar. Asegúrate de que ambos rangos tengan el mismo número de filas y columnas para un intercambio exitoso.

3. Haz clic en Aceptar. Kutools intercambiará instantáneamente los valores entre los dos rangos, manteniendo tu filtro intacto. La configuración del filtro permanece sin cambios; solo los contenidos de las celdas especificadas son intercambiados.

Después de realizar esta acción, verifica el contenido intercambiado para asegurar su precisión. La operación no afecta otros datos filtrados.

Ventajas: Maneja rangos completos para operaciones de intercambio en datos filtrados; útil para análisis comparativos. Nota: Los rangos intercambiados deben coincidir en tamaño; de lo contrario, ocurrirá un error.

Más allá del intercambio, a veces tienes nuevos datos listos para pegar en tu área filtrada, pero solo quieres actualizar las filas visibles (mostradas) y omitir las ocultas. La utilidad Pegar en Rango Visible de Kutools para Excel proporciona una forma conveniente de pegar datos copiados directamente solo en las celdas visibles dentro de una lista filtrada. Esto es útil para actualizaciones rápidas por lotes, importación de datos o copiar resultados de otra parte de tu libro de trabajo.

1. Selecciona el rango que contiene los datos que deseas usar para el reemplazo. Luego ve a Kutools > Rango > Pegar en Rango Visible para activar la herramienta.

2. En el cuadro emergente, selecciona el rango de destino en tus datos filtrados donde se pegarán los nuevos valores. Haz clic en Aceptar para aplicar.

Kutools automáticamente emparejará tus valores pegados solo en las filas visibles (filtradas), dejando las filas ocultas sin cambios, la solución ideal para reemplazos precisos y dirigidos en listados filtrados.

Ventajas: Ideal para actualizar registros filtrados con múltiples nuevos valores a la vez; no hay necesidad de copiar/pegar fila por fila manualmente. Consejos: Asegúrate de que los rangos de origen y visible contengan el mismo número de celdas para evitar desalineación de datos.

Para operaciones de reemplazo más complejas o dinámicas, como reemplazar palabras específicas, actualizar valores basados en criterios o aplicar cambios basados en patrones, puedes usar una macro VBA para reemplazar selectivamente datos solo en las celdas visibles de un rango filtrado. Este enfoque es particularmente poderoso para grandes conjuntos de datos, lógica personalizada o automatización de actualizaciones en varias hojas.

1. Haz clic en Desarrollador > Visual Basic. En la ventana Microsoft Visual Basic para Aplicaciones, haz clic en Insertar > Módulo, y pega el siguiente código en el módulo:

Sub ReplaceVisibleCellsOnly_Advanced()
    ' Updated by ExtendOffice
    Dim rng As Range
    Dim cell As Range
    Dim searchText As String
    Dim replaceText As String
    Dim xTitleId As String

    On Error GoTo ExitSub
    xTitleId = "KutoolsforExcel"

   
    Set rng = Application.InputBox("Select the filtered range:", xTitleId, Selection.Address, Type:=8)
    If rng Is Nothing Then Exit Sub

 
    searchText = Application.InputBox("Enter the text/value to be replaced:", xTitleId, "", Type:=2)
    If searchText = "" Then Exit Sub
    replaceText = Application.InputBox("Enter the new text/value:", xTitleId, "", Type:=2)

    On Error Resume Next
    For Each cell In rng.SpecialCells(xlCellTypeVisible)
        If Not IsError(cell.Value) Then
            If InStr(1, cell.Value, searchText, vbTextCompare) > 0 Then
                cell.Value = Replace(cell.Value, searchText, replaceText, , , vbTextCompare)
            End If
        End If
    Next cell
    On Error GoTo 0

    MsgBox "Replacements completed in visible cells.", vbInformation, xTitleId
ExitSub:
End Sub

2. Haz clic en el Ejecutar botón para ejecutar la macro. Primero, selecciona el rango filtrado. Luego, ingresa el valor que deseas reemplazar y el nuevo valor. La macro aplicará los reemplazos solo a las celdas visibles, dejando las filas ocultas sin cambios.

En situaciones donde deseas un método impulsado por fórmulas para “reemplazar” o alterar valores mostrados según si una fila es visible (es decir, no filtrada), puedes usar una combinación de SUBTOTAL y lógica condicional como SI o SI.ERROR. Este enfoque es ideal para informes dinámicos o sustituciones visuales sin modificar los datos originales.

1. Supongamos que tus datos están en el rango A2:A100. En la celda adyacente (por ejemplo, B2), ingresa esta fórmula:

=IF(SUBTOTAL(103, OFFSET(A2, 0, 0)), IF(A2 = "oldvalue", "newvalue", A2), "")

Explicación:

• SUBTOTAL(103, DESREF(A2, 0, 0)) devuelve 1 si la fila es visible, 0 si está oculta.
• Si es visible y A2 es igual a "oldvalue", muestra "newvalue"; de lo contrario, muestra el valor de A2.
• Si la fila está filtrada, la fórmula devuelve un espacio en blanco.

2. Presiona Enter y arrastra la fórmula hacia abajo. La lógica se aplica dinámicamente a las filas visibles. Para finalizar los resultados, copia la columna auxiliar y usa Pegado Especial → Valores para sobrescribir los datos originales.

¿Cómo pegar valores solo en celdas visibles en Excel?

¿Cómo intercambiar filas o columnas en Excel?