¿Cómo listar todos los archivos en una carpeta y subcarpetas en una hoja de cálculo?
Al trabajar con grandes conjuntos de archivos almacenados en varias carpetas y subcarpetas, es posible que a veces necesites generar una lista completa de todos los nombres de archivo para realizar un seguimiento, catalogar o procesar por lotes. Sin embargo, Excel no proporciona una función incorporada directa para listar todos los nombres de archivo de una carpeta, incluidas sus subcarpetas, en una hoja de cálculo. Esta limitación puede plantear desafíos, especialmente si las estructuras de carpetas son complejas o los archivos se actualizan regularmente. Afortunadamente, existen métodos prácticos y confiables disponibles para lograr esta tarea de manera eficiente dentro de Excel.
En esta guía, descubrirás varios enfoques para listar todos los nombres de archivo, incluidos aquellos dentro de subcarpetas, directamente en una hoja de cálculo de Excel, junto con pasos detallados de operación, aclaraciones de parámetros y consejos para evitar errores comunes. Estas soluciones ayudarán a optimizar tu proceso de gestión de archivos y se pueden adaptar para diversas tareas organizativas profesionales o personales.
Lista todos los nombres de archivo en una carpeta y subcarpeta con código VBA
Lista todos los nombres de archivo en una carpeta y subcarpeta rápidamente y fácilmente con Power Query
En versiones recientes de Excel, la función integrada Obtener Datos (Power Query) se puede utilizar para cargar la lista de archivos desde una carpeta, incluidos atributos seleccionados.
1. Ve a Datos > Obtener Datos > Desde Archivo > Desde Carpeta.
2. Selecciona la carpeta de la que deseas listar todos los archivos, haz clic en Abrir.
Una tabla enumera todos los archivos de la carpeta seleccionada, incluidos los archivos en subcarpetas.
3. Haz clic en Cargar / Cargar En para cargar la lista en una hoja de cálculo.
Lista todos los nombres de archivo en una carpeta y subcarpeta rápidamente y fácilmente con Kutools para Excel
Aunque VBA es hábil generando listas simples, puede resultar menos conveniente para usuarios que no están familiarizados con la codificación o con la configuración de seguridad de macros de Excel. Además, si deseas listar no solo los nombres de archivo, sino también mostrar sus tamaños, tipos, fechas de creación o modificación y otros atributos detallados de una vez, el complemento Kutools para Excel ofrece una solución intuitiva y robusta.
La herramienta Lista de Nombres de Archivos en Kutools para Excel te permite recopilar información de archivos de una carpeta seleccionada así como de todas sus subcarpetas con solo unos pocos clics del ratón. Este enfoque es particularmente beneficioso para usuarios que requieren flexibilidad adicional, como filtrar por tipo de archivo, crear hipervínculos para acceso fácil o incluir archivos y carpetas ocultos en los resultados. Es especialmente útil para gestionar archivos de documentos, rastrear bibliotecas multimedia o preparar inventarios de datos para copias de seguridad o auditorías. Ten en cuenta que es necesario descargar e instalar Kutools para Excel antes de proceder con los pasos a continuación.
Después de completar la instalación, sigue estos pasos para usar la función Lista de Nombres de Archivos:
1. Haz clic en la pestaña Empresa en la barra de herramientas de Excel, selecciona Importar y Exportar, luego elige Lista de Nombres de Archivos desde el menú. Esto abrirá el cuadro de diálogo de configuración.
2. Dentro del cuadro de diálogo Lista de Nombres de Archivos, puedes especificar las siguientes opciones para personalizar la lista de archivos según tus necesidades:
A: Haz clic en el icono de la carpeta 
para seleccionar la carpeta que deseas escanear. La herramienta incluirá automáticamente subcarpetas si lo deseas.
B: En la sección Tipo de Archivos, selecciona "Todos los Archivos" para incluir cada archivo independientemente de su tipo, o especifica una extensión de archivo particular (como *.xlsx, *.docx, etc.) si solo estás interesado en archivos de cierto tipo.
C: En la sección Unidad de Tamaño de Archivo, puedes elegir entre unidades (como Bytes, KB, MB) para listar los tamaños de archivo para facilitar su interpretación.
Nota: Para incluir nombres de archivo de todas las subcarpetas, asegúrate de marcar la opción Incluir archivos en subdirectorios. Además, puedes marcar Incluir archivos y carpetas ocultos si deseas listar esos también. Al seleccionar la opción Crear hipervínculos se generarán automáticamente enlaces clicables para cada archivo y carpeta, lo cual es útil para acceder rápidamente a los archivos directamente desde la hoja de cálculo. Si algún archivo falta en la lista, confirma tus selecciones de filtro y que los archivos no estén restringidos por permisos o limitaciones del sistema.
3. Haz clic en Aceptar para generar la lista de archivos. Todos los archivos de la carpeta seleccionada y sus subcarpetas se mostrarán en una nueva hoja de cálculo, junto con los atributos de archivo elegidos (como ruta completa, tamaño, tipo, fechas de creación y modificación). Esto proporciona una visión clara y organizada, y puedes usar las características familiares de filtrado y ordenamiento de Excel para gestionar aún más tus datos.
Haz clic para conocer más detalles sobre esta utilidad de Lista de Nombres de Archivos.
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Lista todos los nombres de archivo en una carpeta y subcarpeta con código VBA
Por defecto, Excel no incluye una función nativa para listar recursivamente archivos de carpetas y sus subcarpetas. Sin embargo, puedes hacer uso de VBA (Visual Basic para Aplicaciones) para automatizar este proceso. Utilizar VBA permite a los usuarios avanzados extender las capacidades de Excel, dándote flexibilidad para personalizar la salida, por ejemplo, para recuperar solo los nombres de archivo o incluir propiedades adicionales como rutas de archivo.
Esta solución es particularmente adecuada cuando te sientes cómodo con el editor de VBA y necesitas automatizar procedimientos similares de listado de archivos regularmente. También es útil para cualquier persona que desee mantener su entorno de Excel sin desorden sin instalar ningún complemento. Sin embargo, ten en cuenta que las macros de VBA requieren habilitar macros en Excel, lo cual puede estar restringido en entornos de alta seguridad. Recuerda siempre guardar tu libro antes de ejecutar cualquier macro para prevenir la pérdida accidental de datos si tienes cambios no guardados.
1. Crea o activa una nueva hoja de cálculo donde quieras listar todos los nombres de archivo. Asegúrate de que esta hoja de cálculo esté vacía para evitar sobrescribir datos importantes.
2. Presiona ALT + F11 para abrir la ventana del editor de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA).
3. En la ventana de VBA, haz clic en Insertar en la barra de menú, luego elige Módulo. Esta acción insertará un nuevo módulo donde puedes pegar tu código de VBA.
Código VBA: Lista todos los nombres de archivo en una carpeta y subcarpeta
Sub MainList()
'Updateby Extendoffice
Set folder = Application.FileDialog(msoFileDialogFolderPicker)
If folder.Show <> -1 Then Exit Sub
xDir = folder.SelectedItems(1)
Call ListFilesInFolder(xDir, True)
End Sub
Sub ListFilesInFolder(ByVal xFolderName As String, ByVal xIsSubfolders As Boolean)
Dim xFileSystemObject As Object
Dim xFolder As Object
Dim xSubFolder As Object
Dim xFile As Object
Dim rowIndex As Long
Set xFileSystemObject = CreateObject("Scripting.FileSystemObject")
Set xFolder = xFileSystemObject.GetFolder(xFolderName)
rowIndex = Application.ActiveSheet.Range("A65536").End(xlUp).Row + 1
For Each xFile In xFolder.Files
Application.ActiveSheet.Cells(rowIndex, 1).Formula = xFile.Name
rowIndex = rowIndex + 1
Next xFile
If xIsSubfolders Then
For Each xSubFolder In xFolder.SubFolders
ListFilesInFolder xSubFolder.Path, True
Next xSubFolder
End If
Set xFile = Nothing
Set xFolder = Nothing
Set xFileSystemObject = Nothing
End Sub
Function GetFileOwner(ByVal xPath As String, ByVal xName As String)
Dim xFolder As Object
Dim xFolderItem As Object
Dim xShell As Object
xName = StrConv(xName, vbUnicode)
xPath = StrConv(xPath, vbUnicode)
Set xShell = CreateObject("Shell.Application")
Set xFolder = xShell.Namespace(StrConv(xPath, vbFromUnicode))
If Not xFolder Is Nothing Then
Set xFolderItem = xFolder.ParseName(StrConv(xName, vbFromUnicode))
End If
If Not xFolderItem Is Nothing Then
GetFileOwner = xFolder.GetDetailsOf(xFolderItem, 8)
Else
GetFileOwner = ""
End If
Set xShell = Nothing
Set xFolder = Nothing
Set xFolderItem = Nothing
End Function
Antes de ejecutar el código, revisa los comentarios para familiarizarte con las funciones y variables utilizadas. Si deseas modificar qué datos se enumeran (como rutas completas o tipos de archivo), es posible que necesites ajustar el código en consecuencia.
4. Una vez que el código esté pegado en la ventana del módulo, presiona la tecla F5 para ejecutar el código. Aparecerá un cuadro de diálogo Macros; selecciona el nombre de la macro MainList y haz clic en Ejecutar. Si tienes otra macro con un nombre similar, asegúrate de seleccionar la correcta.
5. En el cuadro de diálogo Examinar que aparece, navega y selecciona la carpeta objetivo cuyos archivos y subcarpetas deseas listar. Elegir la carpeta de inicio correcta es importante, ya que la macro recuperará recursivamente archivos de todas las subcarpetas anidadas.
6. Después de especificar la carpeta deseada, haz clic en Aceptar. La macro ahora procesará la carpeta y todos sus subdirectorios, generando una lista de todos los nombres de archivo en la hoja de cálculo actual comenzando en la celda A2. Dependiendo del número de archivos y la profundidad de la estructura de subcarpetas, este proceso puede tardar varios segundos o más. La lista resultante proporciona una vista detallada del contenido de tu carpeta.
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Si recibes un error, verifica nuevamente que la carpeta seleccionada exista y contenga archivos, y asegúrate de que las macros estén habilitadas en la configuración de seguridad de tu Excel. Si estás trabajando con una estructura de carpetas grande o unidades de red, el tiempo de procesamiento puede aumentar y podrías recibir errores de tiempo de espera o memoria—intenta ejecutar la macro en subcarpetas más pequeñas si esto sucede.
Aunque VBA es eficiente para listados básicos de archivos, generalmente no captura atributos como el tamaño del archivo, la fecha de modificación o el propietario del archivo por defecto. Si necesitas estos detalles adicionales, considera editar el código o utiliza un método alternativo como se describe a continuación.
Para obtener los mejores resultados, revisa y actualiza periódicamente tus listas de archivos, especialmente si el contenido de las carpetas cambia con frecuencia. Confirma siempre que tienes los permisos necesarios, especialmente al escanear ubicaciones de red o unidades compartidas. Si encuentras resultados inesperados, busca problemas como archivos ocultos, retrasos de sincronización o limitaciones de acceso a archivos. Si se omiten archivos o carpetas, intenta ejecutar Excel como administrador o usa estructuras de carpetas simplificadas.
Elegir el mejor método depende de tu nivel de comodidad, requisitos específicos y con qué frecuencia necesitas realizar la tarea. Cada método tiene sus ventajas: puedes usar VBA para personalización, Kutools para conveniencia y más atributos, o las funciones integradas de Windows/Excel para la solución más simple sin herramientas externas. Si los problemas persisten, consulta la documentación de Excel o del sistema para obtener ayuda adicional de resolución de problemas.
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