¿Cómo buscar u obtener valores de otro libro de trabajo?

Configurar referencias de búsqueda con BUSCARV puede resultar confuso, especialmente si la ruta, el nombre o la hoja del archivo de origen cambian con frecuencia. En estos casos, automatizar el proceso mediante VBA se convierte en una solución más eficaz, ya que permite buscar valores incluso cuando el libro de origen está cerrado y gestiona automáticamente la selección del rango y la devolución de los datos.

Siga estos pasos para utilizar VBA en búsquedas entre libros:

1. Pulse simultáneamente Alt + F11 para abrir la ventana del editor de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones.

2.En el editor de VBA, haga clic en Insertar>Módulo, luego copie y pegue el siguiente código en la ventana del módulo:

VBA: Buscar datos y Valor de devolución desde otro libro cerrado

Option Explicit

' Convert column number to column letter
Private Function GetColumn(ByVal Num As Integer) As String
    If Num <= 26 Then
        GetColumn = Chr(Num + 64)
    Else
        GetColumn = Chr((Num - 1) \ 26 + 64) & _
                    Chr((Num - 1) Mod 26 + 65)
    End If
End Function

Sub FindValue()

    Dim xAddress As String
    Dim xString As String
    Dim xFileName As Variant
    Dim xUserRange As Range
    Dim xRg As Range
    Dim xFCell As Range
    Dim xSourceSh As Worksheet
    Dim xSourceWb As Workbook
    
    On Error Resume Next
    
    ' Get current selection address
    xAddress = Application.ActiveWindow.RangeSelection.Address
    
    ' Ask user to select lookup range
    Set xUserRange = Application.InputBox( _
        Prompt:="Lookup values :", _
        Title:="Kutools for Excel", _
        Default:=xAddress, _
        Type:=8)
    
    If Err.Number <> 0 Then Exit Sub
    On Error GoTo 0
    
    ' Limit selection to used range
    Set xUserRange = Application.Intersect(xUserRange, _
                                           Application.ActiveSheet.UsedRange)
    
    ' Ask user to select source workbook
    xFileName = Application.GetOpenFilename( _
                "Excel Files (*.xlsx), *.xlsx", _
                1, _
                "Select a Workbook")
                
    If xFileName = False Then Exit Sub
    
    Application.ScreenUpdating = False
    
    ' Open source workbook
    Set xSourceWb = Workbooks.Open(xFileName)
    Set xSourceSh = xSourceWb.Worksheets.Item(1)
    
    ' Build external reference string
    xString = "='" & xSourceWb.Path & Application.PathSeparator & _
              "[" & xSourceWb.Name & "]" & _
              xSourceSh.Name & "'!$"
    
    ' Loop through user range
    For Each xRg In xUserRange
    
        ' Find matching value in source sheet
        Set xFCell = xSourceSh.Cells.Find( _
                        What:=xRg.Value, _
                        LookIn:=xlValues, _
                        LookAt:=xlWhole, _
                        MatchCase:=False)
        
        ' If found, write formula 2 columns to the right
        If Not xFCell Is Nothing Then
            xRg.Offset(0, 2).Formula = _
                xString & _
                GetColumn(xFCell.Column + 1) & _
                "$" & xFCell.Row
        End If
        
    Next xRg
    
    ' Close source workbook without saving
    xSourceWb.Close False
    
    Application.ScreenUpdating = True

End Sub

Detalles importantes:

• El código devuelve el valor coincidente en una columna situada dos posiciones a la derecha del rango de búsqueda. Por ejemplo, si selecciona la columna B, los resultados aparecerán en la columna D.
• Si desea que el resultado aparezca en una columna distinta, cambie el número 2 en xRg.Offset(0,2).Formulapor otro valor (por ejemplo,)1 para la columna siguiente o 3 para la tercera columna a la derecha).
• Seleccione el libro y la hoja correctos cuando se le solicite; el código siempre utilizará la primera hoja del archivo seleccionado. Si su hoja de origen no es la primera, modifique el código.
• Guarde siempre su archivo antes de ejecutar macros desconocidas, ya que estas no se pueden deshacer una vez ejecutadas.

3. Ejecute la macro pulsando la tecla F5 o haciendo clic en el botón Ejecutar. Aparecerá un cuadro de diálogo titulado «Kutools para Excel» que le pedirá que seleccione el rango de celdas cuyos valores desea buscar.

4. Tras seleccionar su rango, haga clic en Aceptar. Poco después, aparecerá otro cuadro de diálogo que le pedirá que elija el libro de origen (incluso si está cerrado). Navegue hasta el archivo correspondiente, selecciónelo y, a continuación, haga clic en Abrir para confirmar.

Cuando la macro finalice, los valores correspondientes del libro de origen se devolverán a la columna de destino en su Hoja de Cálculo actual. Si algunos valores no aparecen, compruebe que los rangos de valores de búsqueda de la Hoja de Cálculo actual coincidan exactamente con los de los datos de origen (las mayúsculas y minúsculas, así como los espacios iniciales y finales, son relevantes para una coincidencia exacta).

Ventajas: Gestiona libros cerrados, evita rutas de archivo codificadas en fórmulas y ofrece flexibilidad para seleccionar archivos de origen sobre la marcha.
Consideraciones: Las macros deben estar habilitadas; VBA podría no funcionar en hojas protegidas o con formatos que no sean archivos de Excel. Guarde su libro con compatibilidad para macros (*.xlsm) si piensa utilizar este método con frecuencia.

Si encuentra errores, asegúrese de que no haya errores tipográficos en los nombres de las hojas o archivos, de que el rango seleccionado sea el adecuado y de que las rutas de archivo sean accesibles. Para depurar, considere recorrer el código línea por línea mediante el editor de VBA.

Además del enfoque clásico con BUSCARV y VBA, existen alternativas para realizar búsquedas entre libros en Excel. Estas resultan especialmente útiles cuando su estructura de datos es distinta, prefiere fórmulas en lugar de macros o requiere mayor flexibilidad —por ejemplo, buscar hacia la izquierda o aplicar varios criterios simultáneamente.

Uso de las funciones ÍNDICE y COINCIDIR entre libros

Con la combinación de ÍNDICE y COINCIDIR, puede buscar valores en cualquier dirección: hacia la izquierda, la derecha, arriba o abajo, incluso en otro libro. Esta flexibilidad resulta especialmente útil cuando la columna de la que desea recuperar datos no se encuentra a la derecha de la columna de búsqueda, una limitación inherente a BUSCARV.

Escenario: Supongamos que desea recuperar un precio desde otro libro abierto en el que el nombre de la fruta podría no estar en la primera columna.

1.En su libro de destino, seleccione la celda donde desea mostrar el resultado (por ejemplo, C2) e introduzca la fórmula siguiente (sustituya el libro, la hoja y el rango según sea necesario):

=INDEX([Price.xlsx]Sheet1!$B$1:$B$24, MATCH(B2, [Price.xlsx]Sheet1!$A$1:$A$24,0))

2. Pulse Intro. Luego, copie o rellene la fórmula en las demás filas según sea necesario arrastrando el controlador de relleno.

Explicación de los parámetros:

• [Price.xlsx]Sheet1!$B$1:$B$24: El rango en el que se almacenan los precios.
• B2: El nombre de la fruta que deseas buscar.
• [Price.xlsx]Sheet1!$A$1:$A$24: El rango donde buscará su valor de consulta.
• El 0 al final garantiza una coincidencia exacta.

Puntos fuertes: Funciona tanto para búsquedas a la izquierda como a la derecha y admite diseños más flexibles.
Consejos: Evite mover o renombrar archivos de origen sin actualizar antes su fórmula.

Uso de BUSCARX para búsquedas entre libros (Excel 365 y versiones posteriores)

Si utiliza Excel 365 o Excel 2021, la nueva función BUSCARX ofrece aún mayor flexibilidad: le permite encontrar coincidencias exactas con facilidad, realizar búsquedas hacia la izquierda y gestionar automáticamente los valores ausentes sin generar errores.

Para utilizarla:
En la celda donde desee el resultado, introduzca:

=XLOOKUP(B2, [Price.xlsx]Sheet1!$A$1:$A$24, [Price.xlsx]Sheet1!$B$1:$B$24, "Not found")

Pulse Intro y copie la fórmula según sea necesario. Aquí, «No encontrado» puede cambiarse por cualquier texto personalizado que desee mostrar si la búsqueda no obtiene resultados.

Ventajas: Es más flexible que BUSCARV y mucho más sencillo de gestionar; además, evita muchos errores comunes asociados a fórmulas antiguas. No obstante, BUSCARX solo está disponible en versiones recientes de Excel.

Para requisitos complejos, como coincidencias con múltiples criterios, búsquedas en hojas combinadas o la necesidad de evitar problemas de rendimiento en archivos muy grandes, considere organizar los datos de origen en tablas estructuradas o utilizar la herramienta Power Query de Excel para vincular datos eficientemente entre varios libros.