¿Cómo rellenar automáticamente celdas incrementales en Excel?

En nuestro trabajo diario con Excel, rellenar automáticamente celdas con números incrementales es un requisito común. Por ejemplo, puede que quieras llenar rápidamente una columna con una secuencia como 1, 2, 3, y así sucesivamente, para rastrear IDs, números de transacción u otros datos ordenados. Sin embargo, hay muchas situaciones donde necesitas que los números aumenten en un intervalo fijo distinto a 1, como generar números de factura como 10001, 10012, 10023, etc. Introducir manualmente cada valor no solo consume tiempo, sino que también incrementa el riesgo de errores. Por lo tanto, dominar los métodos para rellenar automáticamente secuencias incrementales — ya sea por un paso simple o un intervalo personalizado — puede mejorar enormemente tu eficiencia y precisión. Este tutorial explica varias soluciones prácticas, aplicables a diferentes necesidades y niveles de habilidad en Excel, para ayudarte a generar números incrementales según sea necesario.

Rellenar automáticamente celdas incrementales con la función Autollenado

Rellenar automáticamente celdas incrementales con fórmulas

Rellenar automáticamente celdas incrementales con Kutools para Excel

Rellenar automáticamente celdas incrementales con código VBA

Rellenar automáticamente celdas incrementales con la función Autollenado

La función Autollenado de Excel proporciona una manera rápida e intuitiva de crear secuencias básicas de valores incrementales en tu hoja de cálculo. Este enfoque es especialmente eficiente para patrones simples o cuando quieres una solución visual rápida sin usar fórmulas.

Escenario aplicable: Usa este método cuando necesites llenar una serie de números con un paso constante (como 1, 2, 3...) o un intervalo personalizado (por ejemplo, 10001, 10013, 10025...), y la secuencia sea lo suficientemente simple como para definirse solo dando los números iniciales.

1. Haz clic en la celda donde deseas que comience tu secuencia. Por ejemplo, escribe el número inicial (como 10001) en la celda A1. Ver captura de pantalla:

2. En la siguiente celda hacia abajo (por ejemplo, A2), introduce el siguiente número según el intervalo que desees que aumente. Por ejemplo, si quieres que cada número aumente en 11, escribe 10012 en la celda A2. (Revisa bien este valor, ya que determinará el tamaño del paso para toda la serie).

3. Resalta o selecciona ambas celdas iniciales (A1 y A2). Luego, mueve el cursor al controlador de relleno (el pequeño cuadrado en la esquina inferior derecha de la selección). Haz clic y arrastra el controlador de relleno hacia abajo en la columna para extender la secuencia tanto como sea necesario. Las celdas se rellenarán automáticamente siguiendo el patrón incremental definido. Ver capturas de pantalla:

Rellenar automáticamente celdas incrementales con fórmulas

Además del Autollenado, puedes usar fórmulas de Excel para tener más control y flexibilidad al generar secuencias incrementales. Este método es ideal para casos donde quieres que la serie se actualice automáticamente si cambia el valor inicial, o si deseas copiar la fórmula para ajustar secuencias en otros lugares.

Escenario aplicable: Usa fórmulas para secuencias incrementales dinámicas, especialmente cuando el valor inicial o el intervalo puedan necesitar cambios, o para listas largas donde la automatización y la consistencia son importantes.

1. Primero, en tu celda inicial (por ejemplo, A1), introduce tu valor inicial. Por ejemplo, escribe 10001 en la celda A1. Luego, haz clic en la celda inmediatamente debajo (A2) e introduce la siguiente fórmula, usando el paso deseado (aquí, el intervalo es 11):

=A1+11

Donde A1 se refiere a tu celda inicial, y 11 es el valor de incremento. Ajusta el paso según sea necesario para tu secuencia.

2. Presiona Enter para calcular el valor. Luego, haz clic en la celda A2 para seleccionarla, y arrastra el controlador de relleno (pequeño cuadrado en la parte inferior derecha) hacia abajo para extender la fórmula tanto como necesites. Esto generará automáticamente valores incrementales con el intervalo especificado en todas las celdas seleccionadas.

Rellenar automáticamente celdas incrementales con Kutools para Excel

Kutools para Excel ofrece la función Insertar Número de Secuencia para generar eficientemente números incrementales en las celdas. Este enfoque es altamente recomendado si a menudo necesitas opciones avanzadas de numeración, como prefijos personalizados, sufijos, formatos de dígitos fijos o reinicios de secuencias. Kutools ayuda a automatizar estas acciones sin necesidad de fórmulas complejas o entradas manuales repetitivas.

Después de instalar gratuitamente Kutools para Excel, realiza los siguientes pasos:

1. Selecciona el rango en tu hoja de cálculo donde deseas rellenar números incrementales. Luego navega a la pestaña Kutools en la barra de herramientas de Excel, elige Insertar, y luego selecciona Insertar Número de Secuencia. Ver captura de pantalla:

2. En el cuadro de diálogo Insertar Número de Secuencia que aparece, haz clic en Nuevo para crear una nueva secuencia. Ver captura de pantalla:

3. Completa los siguientes ajustes en el cuadro de diálogo expandido:

1) Introduce un nombre para tu nueva secuencia (útil para reutilizarla o identificarla más tarde);

2) Especifica el Número inicial, que será el primer valor de tu secuencia;

3) Introduce tu intervalo deseado en el campo Incremento (por ejemplo, introduce 11 para un tamaño de paso de 11);

4) Define el número de dígitos para mostrar en el campo No. de dígitos. Por ejemplo, introducir "5" rellenará los números con ceros a la izquierda para que 10001 aparezca como 10001, y 15 como 00015.

5) También puedes especificar un Prefijo u Sufijo opcional, que aparecerá antes o después de cada número (por ejemplo, 'ID-' o '-A').

4. Después de configurar tu secuencia, haz clic en Agregar para guardarla en el cuadro de diálogo, y luego haz clic en Rellenar Rango para rellenar automáticamente las celdas seleccionadas basadas en estos ajustes. Ver captura de pantalla:

El rango que seleccionaste ahora se llenará con números incrementales formateados exactamente como especificaste, incluyendo cualquier prefijo o sufijo personalizado.

Nota:

1. Para reiniciar una secuencia incremental y volver a llenar desde el número inicial, regresa al cuadro de diálogo Insertar Número de Secuencia, selecciona tu secuencia de la lista y usa la opción Reiniciar. Haz clic en Aceptar para confirmar.

2. Si deseas detener la secuencia en un número particular y reiniciar desde el principio, marca la casilla Número final en el cuadro de diálogo e introduce tu valor final deseado. Puedes previsualizar el efecto antes de confirmar, asegurándote de que la numeración cumpla con tus requisitos.

Rellenar automáticamente celdas incrementales con código VBA

Cuando necesitas automatizar números incrementales en escenarios más complejos o realizar esta acción frecuentemente, podrías considerar usar VBA (Visual Basic para Aplicaciones). Este enfoque es flexible y puede generar rápidamente series incrementales personalizadas, especialmente para grandes conjuntos de datos o patrones personalizados específicos.

1. Presiona Alt + F11 para abrir el editor Visual Basic para Aplicaciones. En el editor, haz clic en Insertar > Módulo para crear un nuevo módulo. Luego copia y pega el siguiente código VBA en la ventana del módulo:

Sub FillIncrementCells()
    Dim rng As Range
    Dim startVal As Long
    Dim stepVal As Long
    Dim i As Long
    
    On Error Resume Next
    xTitleId = "KutoolsforExcel"
    
    Set rng = Application.Selection
    Set rng = Application.InputBox("Select range to fill incrementing values:", xTitleId, rng.Address, Type:=8)
    
    startVal = Application.InputBox("Enter the starting number:", xTitleId, "", Type:=1)
    stepVal = Application.InputBox("Enter the increment step:", xTitleId, "", Type:=1)
    
    If rng Is Nothing Then Exit Sub
    
    For i = 1 To rng.Count
        rng.Cells(i).Value = startVal + (i - 1) * stepVal
    Next i
End Sub

2. Luego, presiona la tecla F5 para ejecutar este código. En los cuadros de diálogo emergentes, introduce el número inicial y el intervalo uno tras otro. Las celdas seleccionadas se llenarán con la secuencia incremental especificada.