¿Cómo guardar criterios o secuencias de ordenación personalizados en Excel?
En el trabajo diario con Excel, a menudo necesitará ordenar datos según una secuencia específica que no esté incluida entre las opciones predeterminadas. Aunque la función integrada Vistas personalizadas le permite guardar ajustes de filtros o determinadas preferencias de vista, no conserva órdenes de clasificación personalizados. Esto puede suponer un reto si su flujo de trabajo o sus estándares de informes requieren una ordenación personalizada coherente y repetible; por ejemplo, al ordenar territorios de ventas, fases de proyecto o categorías de prioridad en un orden no alfabético. En este artículo le explicamos formas prácticas de guardar, reutilizar y gestionar sus propias secuencias de ordenación para tablas de Excel. Al dominar estas técnicas, mejorará notablemente la eficiencia y coherencia de sus tareas de análisis de datos e informes.
Guardar criterios/secuencias de ordenación personalizados con la función Editar Lista personalizada
Guardar criterios/secuencias de ordenación personalizados con la función Editar Lista personalizada
Este método muestra cómo guardar una secuencia de ordenación definida por el usuario mediante la función Lista personalizada de Excel. Al crear listas personalizadas, podrá aplicar rápidamente la misma lógica de ordenación a otros conjuntos de datos, lo que resulta ideal para informes recurrentes o siempre que las opciones predeterminadas de ordenación no sean suficientes (por ejemplo, al ordenar categorías como «Alta», «Media» o «Baja»). Es un método sencillo, que no requiere herramientas adicionales y ofrece una forma flexible de estandarizar la ordenación de datos en varios libros de trabajo.
1. Tras ordenar su lista de datos como desee, haga clic en Archivo > Opciones(o, en versiones anteriores de Excel, haga clic en el botón de Office >)Opciones de Excel) para abrir el cuadro de diálogo Opciones de Excel.
2. En el cuadro de diálogo Opciones de Excel, vaya a la pestaña Avanzadas del panel izquierdo. A continuación, en la sección General, haga clic en el botón Editar Lista personalizada. Véase la captura de pantalla:
Nota: En Excel 2007, debe seleccionar Generales en la barra izquierda y, a continuación, hacer clic en el botón Editar Lista personalizada situado bajo la sección Opciones principales para trabajar con Excel.
3. En el cuadro de diálogo Lista personalizada que aparece, localice el cuadro Importar lista desde celdas. Haga clic en el botón Examinar para seleccionar el rango que contiene sus elementos ordenados personalizados. A continuación, haga clic en 
Importar y luego en Aceptar para guardar sus listas personalizadas. Véase la captura de pantalla:
Consejo: Asegúrese de que el rango que seleccione para importar coincida exactamente con la secuencia que desea utilizar en futuras ordenaciones. Cualquier modificación en la lista original no actualizará automáticamente el Listas personalizadas; deberá volver a importarlo si cambia la secuencia. Asimismo, tenga cuidado de importar únicamente la columna relevante, ya que incluir celdas no deseadas podría provocar errores de ordenación.
4. Confirme pulsando Aceptar en el cuadro de diálogo Opciones de Excel. ¡Su orden personalizado ya está registrado en Excel como una lista personalizada reutilizable!
Esta configuración permite reutilizar eficazmente su secuencia en distintas hojas y libros de trabajo, pero tenga en cuenta que los Lista personalizada se guardan a nivel de aplicación (Excel) en su equipo, no dentro de archivos individuales. Si comparte archivos, los destinatarios deberán recrear el Listas personalizadas en sus propias instalaciones para garantizar un comportamiento coherente.
Para utilizar su orden de clasificación personalizado guardado en otro conjunto de datos, siga estos pasos:
5. Seleccione el rango o la tabla que quiera ordenar con su secuencia personalizada. Haga clic en la pestaña Datos > Ordenar.
6. En el cuadro de diálogo Ordenar, especifique la columna que desea ordenar en el menú desplegable Columna. Asegúrese de que esté seleccionado Valores en Ordenar por y, a continuación, elija Listas personalizadas en el menú desplegable Orden. Véase la captura de pantalla:
7. En la ventana Lista personalizada, seleccione la lista personalizada que creó previamente en el cuadro Lista personalizada y confirme haciendo clic en Aceptar.
8. Finalice pulsando Aceptar en el cuadro de diálogo Ordenar para ordenar su lista según su secuencia personalizada.
Su Seleccionar rango ahora se ordenará según la secuencia almacenada en su Listas personalizadas, tal como se ilustra a continuación:
Consejo práctico: Si necesita utilizar esta secuencia de ordenación regularmente en distintos equipos o libros de trabajo, considere documentar los pasos para su equipo o exportar su secuencia como lista de referencia. Recuerde actualizar su Listas personalizadas si con el tiempo cambia la lógica de ordenación.
Limitaciones: Aunque crear listas personalizadas es rápido y cómodo, este método no conserva criterios de ordenación multinivel (por ejemplo, ordenar simultáneamente por varias columnas) ni permite transferirlas fácilmente entre equipos sin tener que recrearlas manualmente. Este enfoque resulta ideal para requisitos de ordenación recurrentes en una sola columna.
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