¿Cómo copiar reglas de formato condicional a otra hoja de cálculo o libro de trabajo?

Para muchas tareas diarias, la característica de Format Painter en Excel permite copiar rápidamente las reglas de formato condicional de un rango a otra hoja de cálculo o incluso a otro libro de trabajo. Este método es intuitivo y resulta ideal para estructuras simples, aunque puede ser necesario realizar ciertos ajustes si se trata de reglas más complejas o basadas en fórmulas.

1. Selecciona el rango cuyo formato condicional deseas copiar y haz clic en Inicio > Formato de pincel.

2. Cambia a la hoja de cálculo o libro de trabajo de destino y arrastra el pincel a través del rango de destino deseado.

Un problema frecuente: al transferir reglas que incluyen fórmulas, es posible que las referencias de las fórmulas no se actualicen automáticamente en relación al nuevo rango. Esto es especialmente relevante si el formato depende de una columna o fila específica.

3. Mientras el rango de destino siga seleccionado, navega a Inicio > Formato condicional > Administrar reglas. Consulta la captura de pantalla:

4. En el cuadro de diálogo Administrador de reglas de Formato condicional, haz doble clic en la regla que no funciona como esperabas para abrir el cuadro Editar regla de formato. Consulta la captura de pantalla:

5. En el cuadro Formato de valores donde esta fórmula sea verdadera, modifica las referencias de celda para que se ajusten al nuevo rango de destino. Verifica cuidadosamente las referencias de columna o fila y los bloqueos ($) según tu caso.

Consejo: En el ejemplo, utiliza =COUNTIF($B$23:$B$46,$B23)>1 donde $B$23:$B$46 corresponde a la segunda columna relevante en el destino y $B23 indica la primera celda de esa columna.

6. Haz clic en OK y nuevamente en OK en los cuadros de diálogo posteriores para guardar los cambios.

Después de estos pasos, el formato condicional se habrá transferido y aplicado correctamente en el rango de destino, proporcionando señales visuales consistentes como se muestra:

Notas y sugerencias:

• Si vas a copiar entre hojas de cálculo o libros de trabajo, asegúrate de que todos los libros estén abiertos antes de copiar. Si copias hacia un libro cerrado, es posible que las reglas de formato condicional no se copien correctamente.
• Si copias a rangos no adyacentes o entre archivos con estructuras diferentes, comprueba la lógica de las reglas y las referencias antes de finalizar el proceso.
• El formato de pincel solo funciona bien para celdas visibles y disposiciones compatibles; puede que no admita todos los aspectos de configuraciones avanzadas o complejas de formato condicional.

Si con frecuencia necesitas reutilizar un rango específico con formato condicional en distintos libros de trabajo —por ejemplo, para plantillas de informes mensuales o exportaciones de datos periódicas— considera utilizar la utilidad AutoText de Kutools para Excel. Este método es adecuado cuando la estructura de los datos se mantiene estable, y te permite evitar tener que abrir, copiar y pegar entre archivos repetidamente. Con AutoText, guardas el rango junto con todo su formato y lo insertas de un solo clic siempre que lo necesites.

1. Haz clic en Kutools > Insertar > AutoText para mostrar el panel AutoText.

2. Selecciona el rango deseado con formato condicional y haz clic en el Agregar botón  en el panel AutoText. En el cuadro de diálogo Nuevo AutoText, asigna un nombre y grupo fácilmente identificables, luego haz clic en Agregar para finalizar y guardar.

En este momento, el formato condicional se encuentra guardado como una entrada de AutoText y siempre estará disponible para insertarla al instante en futuros libros de trabajo.

3. Para utilizarlo, simplemente haz clic en la entrada de AutoText en el panel; tu rango, completo con el formato condicional, se insertará en la ubicación del cursor dentro de tu libro de trabajo. Una vez ajustados los rangos, sigue los pasos anteriores si necesitas adaptar fórmulas o referencias.

Sugerencias generales:

• AutoText conserva tanto el formato como las fórmulas, pero revisa si los datos de destino se ajustan al tamaño y orientación originales para evitar sobreescrituras.
• Este método es ideal para trabajos basados en plantillas, pero resulta menos flexible si el tamaño o la forma de los datos cambia con frecuencia.
• Si ajustas a un nuevo conjunto de datos con diferente número de filas o columnas, actualiza las reglas de formato condicional después de insertar.

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