¿Cómo crear una validación de datos externa en otra hoja o libro?

Generalmente, usamos Validación de Datos para limitar a los usuarios a ingresar los valores que deseamos, pero ¿alguna vez has intentado crear una validación de datos externa en otra hoja o libro, lo que significa que los datos fuente y la validación de datos no están en la misma hoja o incluso en el mismo libro? En este artículo, presentaré el método para manejar este problema en Excel.

Crear validación de datos externa en otra hoja

Crear validación de datos externa en un libro diferente

Crear validación de datos externa en otra hoja

Tomemos como ejemplo la creación de una lista desplegable; crearé la fuente en una hoja y luego usaré el Nombre de Rango para crear la lista desplegable en otra hoja basada en la fuente de valores.

1. Crea los valores fuente de la lista desplegable en una hoja como quieras. Ver captura de pantalla:

2. Selecciona estos valores fuente y ve a la Caja de Nombres para definir un nombre de rango para las celdas; aquí ingreso País en la Caja de Nombres, y luego presiona la tecla Enter para finalizar el nombrado. Ver captura de pantalla:

3. Ve a la hoja donde deseas crear esta lista desplegable externa y selecciona una celda o rango para colocar la lista desplegable, G1:G4, por ejemplo, y haz clic en Datos > Validación de DatosVer captura de pantalla:

4. En el cuadro de diálogo Validación de Datos haz clic en la pestaña Configuración y selecciona Lista desde la lista desplegable de Permitir luego ingresa =País (País es el nombre que definiste para el rango fuente en el paso 2, puedes cambiarlo como quieras) en el cuadro de FuenteVer captura de pantalla:

5. Haz clic en Aceptar, ahora se ha creado la validación de datos externa.

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Crear validación de datos externa en un libro diferente

Para crear una validación de datos externa en otro libro, también necesitas usar el Rango con Nombre.

Tomemos como ejemplo la creación de una lista desplegable.

1. Crea los valores fuente según sea necesario en una hoja, y luego selecciona los valores fuente y ve a la Caja de Nombres para darle un nombre al rango fuente, y presiona la tecla Enter por ejemplo, toma NombreCli Ver captura de pantalla:

2. Luego ve al libro donde deseas crear la lista desplegable, selecciona una columna en blanco en una hoja, Columna J por ejemplo, y haz clic en Fórmulas > Definir NombreVer captura de pantalla:

3. En el cuadro de diálogo Nuevo Nombre ingresa un nombre en el cuadro Nombre y selecciona Libro de Trabajo desde la lista de Ámbito y luego escribe esta fórmula =Fuente.xlsx!NombreCli (Fuente es el nombre del libro que contiene los datos fuente, y NombreCli es el nombre de rango que creaste para los datos fuente en el paso 1, puedes cambiarlos según sea necesario) en el cuadro de texto Se refiere a Ver captura de pantalla:

4. Haz clic en AceptarLuego ve a seleccionar el rango donde deseas crear la lista desplegable externa, L1:L4, y haz clic en Datos > Validación de DatosVer captura de pantalla:

5. En el cuadro de diálogo Validación de Datos haz clic en la pestaña Configuración y selecciona Lista desde la lista desplegable de Permitir e ingresa esta fórmula =MiListaCli (MiListaCli es el nombre de rango que diste a la columna en blanco en el paso 3, puedes cambiarlo según sea necesario) en el cuadro de Fuente Ver captura de pantalla:

6. Haz clic en AceptarAhora se ha creado la validación de datos externa en otro libro. Ver captura de pantalla:

Nota: Solo cuando los dos libros estén abiertos al mismo tiempo (el libro de datos fuente y el libro de validación de datos), la validación de datos externa funcionará correctamente.