¿Cómo crear una validación de datos dinámica y extender automáticamente el menú desplegable?

Normalmente, cuando creas una lista desplegable en una hoja de cálculo, esta no cambiará con los nuevos datos que se ingresen dinámicamente. En este caso, necesitas modificar manualmente los datos de origen para extender la lista. En este artículo, te mostraré cómo hacer que la validación de datos sea dinámica y cómo extender automáticamente la lista desplegable cuando se ingresen nuevos datos.

Crear una validación de datos dinámica y extender automáticamente el menú desplegable creando una Tabla

Crear una validación de datos dinámica y extender automáticamente el menú desplegable definiendo un nombre de rango

Crear una validación de datos dinámica y extender automáticamente el menú desplegable creando una Tabla

Para crear una lista de validación de datos dinámica, primero puedes crear una tabla y luego aplicar la función Validación de Datos. Por favor, sigue estos pasos:

Crea un formato de tabla para la lista de datos de origen:

1. Selecciona la lista de datos que deseas usar como origen de datos para la lista desplegable, y luego haz clic en Insertar > Tabla. En el cuadro de diálogo Crear Tabla emergente, marca Mi tabla tiene encabezados si tu lista de datos incluye encabezados, ver captura de pantalla:

2. Luego haz clic en el botón Aceptar, la tabla ha sido creada, ver captura de pantalla:

Define un nombre de rango para la tabla:

3. Luego selecciona la tabla que has creado, ignorando el encabezado, y escribe un nombre para esta tabla en el cuadro Nombre, y presiona la tecla Intro, ver captura de pantalla:

Crear una lista de validación de datos dinámica:

4. Después de definir el nombre para la tabla, selecciona las celdas donde deseas insertar la lista desplegable, y haz clic en Datos > Validación de Datos > Validación de Datos, ver captura de pantalla:

5. Y en el cuadro de diálogo Validación de Datos, bajo la pestaña Configuración, selecciona Lista en la sección Permitir, y luego introduce esta fórmula: =Namelist (Namelist es el nombre que has creado para la tabla en el paso 3) en el cuadro de texto Fuente, ver captura de pantalla:

6. Luego haz clic en el botón Aceptar, la lista desplegable se ha insertado en las celdas seleccionadas. A partir de ahora, cuando ingreses un nuevo nombre en la lista de datos de origen, también se agregará automáticamente a la lista desplegable, ver captura de pantalla:

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Crear una validación de datos dinámica y extender automáticamente el menú desplegable definiendo un nombre de rango

Además de crear una tabla, también puedes completar esta tarea definiendo un nombre de rango con una fórmula. Por favor, sigue los siguientes pasos:

1. Haz clic en Fórmulas > Definir Nombre, ver captura de pantalla:

2. En el Nuevo Nombre cuadro de diálogo, especifica un nombre como Namelist que necesites, y luego introduce esta fórmula: =DESREF(Hoja1!$A$2,0,0,CONTARA(Hoja1!$A:$A),1) en el cuadro de texto Se refiere a, ver captura de pantalla:

Nota: En la fórmula anterior, Hoja1 es el nombre de la hoja de cálculo que contiene la lista de datos, A2 es la primera celda en la lista de datos, A:A es la columna que contiene la lista de datos.

3. Haz clic en Aceptar, y luego ve al cuadro de diálogo Validación de Datos haciendo clic en Datos > Validación de Datos > Validación de Datos. En el cuadro de diálogo Validación de Datos, selecciona Lista en la sección Permitir, y luego introduce esta fórmula: =Namelist (Namelist es el nombre que has creado en el paso 2) en el cuadro de texto Fuente, ver captura de pantalla:

4. Y luego haz clic en Aceptar. Ahora, cuando ingreses un nuevo nombre en la lista de datos, la lista desplegable se extenderá automáticamente. Ver captura de pantalla: