Crea un cuadro de búsqueda en Excel – Una guía paso a paso

Crear un cuadro de búsqueda en Excel mejora la funcionalidad de tus hojas de cálculo al facilitar el filtrado y acceso a datos específicos rápidamente. Esta guía cubre varios métodos para implementar un cuadro de búsqueda, adaptados a diferentes versiones de Excel. Ya seas principiante o usuario avanzado, estos pasos te ayudarán a configurar un cuadro de búsqueda dinámico utilizando funciones como FILTER, Formato condicional y varias fórmulas.

• Crea fácilmente un cuadro de búsqueda con la función FILTER
  (disponible en Excel 2019 y versiones posteriores, Excel para Microsoft 365)
• Crea un cuadro de búsqueda usando Formato condicional
  (disponible en todas las versiones de Excel)
• Crea un cuadro de búsqueda con combinaciones de fórmulas
  (disponible en todas las versiones de Excel)

Crea fácilmente un cuadro de búsqueda con la función FILTER

• Esta función actualiza automáticamente la salida a medida que cambian tus datos.
• La función FILTER puede devolver cualquier número de resultados, desde una sola fila hasta miles, dependiendo de cuántas entradas en tu conjunto de datos coincidan con los criterios establecidos.

Aquí te mostraré cómo usar la función FILTER para crear un cuadro de búsqueda en Excel.

Paso 1: Inserta un cuadro de texto y configura propiedades

1. Ve a la pestaña "Desarrollador", haz clic en "Insertar" > "Cuadro de texto (Control ActiveX)".
   Consejo: Si la pestaña "Desarrollador" no aparece en la cinta, puedes habilitarla siguiendo las instrucciones de este tutorial: ¿Cómo mostrar/visualizar la pestaña Desarrollador en la cinta de Excel?
   
2. El cursor se convertirá en una cruz, luego arrastra el cursor para dibujar el cuadro de texto en la ubicación deseada en la hoja de trabajo donde deseas colocarlo. Después de dibujar el cuadro de texto, suelta el ratón.
   
3. Haz clic derecho en el cuadro de texto y selecciona "Propiedades" del menú contextual.
   
4. En el panel "Propiedades", vincula el cuadro de texto a una celda ingresando la referencia de la celda en el campo "LinkedCell". Por ejemplo, escribir "J2" asegura que cualquier dato ingresado en el cuadro de texto se actualice automáticamente en la celda J2, y viceversa.
   
5. Haz clic en "Modo Diseño" bajo la pestaña "Desarrollador" para salir del "Modo Diseño".
   

El cuadro de texto ahora permite ingresar texto.

Paso 2: Aplica la función FILTER

1. Antes de usar la función FILTER, copia la fila de encabezado original a una nueva área. Aquí coloco la fila de encabezado debajo del cuadro de búsqueda.
   Consejo: Este enfoque permite a los usuarios ver claramente los resultados bajo los mismos encabezados de columna que los datos originales.
   
2. Selecciona la celda debajo del primer encabezado (por ejemplo, I5 en este ejemplo), ingresa la siguiente fórmula en ella y presiona la tecla "Enter" para obtener el resultado.

   =FILTER(Sheet2!$A$5:$G$281,Sheet2!$B$5:$B$281=J2,"No data found")

   
   Como se muestra en la captura de pantalla anterior, dado que el cuadro de texto no tiene entrada, la fórmula muestra el resultado "No se encontraron datos" en I5.

Resultado: Prueba el cuadro de búsqueda

Probemos ahora el cuadro de búsqueda. En este ejemplo, cuando ingreso el nombre de un cliente en el cuadro de búsqueda, los resultados correspondientes se filtrarán y mostrarán inmediatamente.

Crea un cuadro de búsqueda usando Formato condicional

El Formato condicional se puede utilizar para resaltar datos que coinciden con un término de búsqueda, creando indirectamente un efecto de cuadro de búsqueda. Este método no filtra los datos, pero visualmente te guía hacia las celdas relevantes. Esta sección te mostrará cómo crear un cuadro de búsqueda usando Formato condicional en Excel.

Paso 1: Inserta un cuadro de texto y configura propiedades

1. Ve a la pestaña "Desarrollador", haz clic en "Insertar" > "Cuadro de texto (Control ActiveX)".
   Consejo: Si la pestaña "Desarrollador" no aparece en la cinta, puedes habilitarla siguiendo las instrucciones de este tutorial: ¿Cómo mostrar/visualizar la pestaña Desarrollador en la cinta de Excel?
   
2. El cursor se convertirá en una cruz, luego arrastra el cursor para dibujar el cuadro de texto en la ubicación deseada en la hoja de trabajo donde deseas colocarlo. Después de dibujar el cuadro de texto, suelta el ratón.
   
3. Haz clic derecho en el cuadro de texto y selecciona Propiedades del menú contextual.
   
4. En el panel "Propiedades", vincula el cuadro de texto a una celda ingresando la referencia de la celda en el campo "LinkedCell". Por ejemplo, escribir "J3" asegura que cualquier dato ingresado en el cuadro de texto se actualice automáticamente en la celda J3, y viceversa.
   
5. Haz clic en "Modo Diseño" bajo la pestaña "Desarrollador" para salir del "Modo Diseño".
   

El cuadro de texto ahora permite ingresar texto.

Paso 2: Aplica el Formato condicional para buscar datos

1. Selecciona todo el rango de datos que se va a buscar. Aquí selecciono el rango A3:G279.
2. En la pestaña "Inicio", haz clic en "Formato condicional" > "Nueva regla".
   
3. En el cuadro de diálogo "Nueva regla de formato":
   1. Selecciona "Usar una fórmula para determinar qué celdas formatear" en las opciones de "Seleccionar un tipo de regla".
   2. Ingresa la siguiente fórmula en el cuadro "Formatear valores donde esta fórmula sea verdadera".

      =$B3=$J$3

      Aquí, "$B3" representa la primera celda en la columna que deseas comparar con los criterios de búsqueda en el rango seleccionado, y "$J$3" es la celda vinculada al cuadro de búsqueda.
   3. Haz clic en el botón "Formato" para especificar un color de relleno para los resultados de la búsqueda.
   4. Haz clic en el botón "Aceptar". Ver captura de pantalla:
      

Resultado

Probemos ahora el cuadro de búsqueda. En este ejemplo, cuando ingreso el nombre de un cliente en el cuadro de búsqueda, las filas correspondientes que contienen a ese cliente en la columna B se resaltarán inmediatamente con el color de relleno especificado.

Crea un cuadro de búsqueda con combinaciones de fórmulas

Si no estás utilizando la versión más reciente de Excel y prefieres no solo resaltar filas, el método descrito en esta sección puede ser útil. Puedes usar una combinación de fórmulas de Excel para crear un cuadro de búsqueda funcional en cualquier versión de Excel. Sigue los siguientes pasos.

Paso 1: Crea una lista de valores únicos de la columna de búsqueda

1. En este caso, selecciono y copio el rango "B4:B281" a una nueva hoja de trabajo.
2. Después de pegar el rango en una nueva hoja de trabajo, mantén los datos pegados seleccionados, ve a la pestaña "Datos" y selecciona "Eliminar duplicados".
   
3. En el cuadro de diálogo "Eliminar duplicados" que se abre, haz clic en el botón "Aceptar".
   
4. Luego aparecerá un cuadro de mensaje de "Microsoft Excel" indicando cuántos duplicados se han eliminado. Haz clic en "Aceptar".
   
5. Después de eliminar los duplicados, selecciona todos los valores únicos en la lista, excluyendo el encabezado, y asigna un nombre a este rango ingresándolo en el cuadro "Nombre". Aquí nombré el rango como "Cliente".
   

Paso 2: Inserta un cuadro combinado y configura propiedades

1. Regresa a la hoja de trabajo que contiene el conjunto de datos que deseas buscar. Ve a la pestaña "Desarrollador", haz clic en "Insertar" > "Cuadro combinado (Control ActiveX)".
   Consejo: Si la pestaña "Desarrollador" no aparece en la cinta, puedes habilitarla siguiendo las instrucciones de este tutorial: ¿Cómo mostrar/visualizar la pestaña Desarrollador en la cinta de Excel?
   
2. El cursor se convertirá en una cruz, luego arrastra el cursor para dibujar el cuadro combinado en la ubicación deseada en la hoja de trabajo donde deseas colocar el cuadro de búsqueda. Después de dibujar el cuadro combinado, suelta el ratón.
   
3. Haz clic derecho en el cuadro combinado y selecciona "Propiedades" del menú contextual.
   
4. En el panel "Propiedades":
   1. Vincula el cuadro combinado a una celda ingresando la referencia de la celda en el campo "LinkedCell". Aquí escribo "M2".
      Consejo: Especificar este campo asegura que cualquier dato ingresado en el cuadro combinado se actualizará automáticamente en la celda M2, y viceversa.
   2. En el campo "ListFillRange", ingresa el "nombre del rango" que especificaste para la lista única en el Paso 1.
   3. Cambia el campo "MatchEntry" a "2 – fmMatchEntryNone".
   4. Cierra el panel "Propiedades".
      
5. Haz clic en "Modo Diseño" bajo la pestaña "Desarrollador" para salir del Modo Diseño.
   

Ahora puedes seleccionar cualquier elemento del cuadro combinado o escribir texto para buscar.

Paso 3: Aplica fórmulas

1. Crea tres columnas auxiliares adyacentes al rango de datos original. Ver captura de pantalla:
   
2. En la celda (H5) bajo el encabezado de la primera columna auxiliar, ingresa la siguiente fórmula y presiona "Enter".

   =ROWS($B$5:B5)

   Aquí "B5" es la celda que contiene el nombre del primer cliente de la columna que se va a buscar.
   
3. Haz doble clic en la esquina inferior derecha de la celda de la fórmula, las celdas siguientes se llenarán automáticamente con la misma fórmula.
   
4. En la celda (I5) bajo el encabezado de la segunda columna auxiliar, ingresa la siguiente fórmula y presiona "Enter". Luego haz doble clic en la esquina inferior derecha de la celda de la fórmula para llenar automáticamente las celdas inferiores con la misma fórmula.

   =IF(ISNUMBER(SEARCH($M$2,B5)),H5,"")

   Aquí "M2" es la celda vinculada al cuadro combinado.
   
5. En la celda (J5) bajo el encabezado de la tercera columna auxiliar, ingresa la siguiente fórmula y presiona "Enter". Luego haz doble clic en la esquina inferior derecha de la celda de la fórmula para llenar automáticamente las celdas inferiores con la misma fórmula.

   =IFERROR(SMALL($I$5:$I$281,H5),"") 

   
6. Copia la fila de encabezado original a una nueva área. Aquí coloco la fila de encabezado debajo del cuadro de búsqueda.
   
7. Selecciona la celda debajo del primer encabezado (por ejemplo, L5 en este ejemplo), ingresa la siguiente fórmula en ella y presiona la tecla "Enter".

   =IFERROR(INDEX($A$5:$G$281,$J5,COLUMNS($L$4:L4)),"")

   Aquí "A5:G281" es todo el rango de datos que deseas mostrar en la celda de resultado.
   
8. Selecciona esta celda de fórmula, arrastra el "Controlador de relleno" hacia la derecha y luego hacia abajo para aplicar la fórmula a las columnas y filas correspondientes.
   
   Notas:

   • Dado que no hay entrada en el cuadro de búsqueda, los resultados de la fórmula mostrarán los datos sin procesar.
   • Este método no distingue entre mayúsculas y minúsculas, lo que significa que coincidirá con el texto independientemente de si escribes en letras mayúsculas o minúsculas.

Resultado

Probemos ahora el cuadro de búsqueda. En este ejemplo, cuando ingreso o selecciono el nombre de un cliente del cuadro combinado, las filas correspondientes que contienen ese nombre de cliente en la columna B se filtrarán y mostrarán inmediatamente en el rango de resultados.

Crear un cuadro de búsqueda en Excel puede mejorar significativamente la forma en que interactúas con tus datos, haciendo que tus hojas de cálculo sean más dinámicas y fáciles de usar. Ya sea que elijas la simplicidad de la función FILTER, la asistencia visual del Formato condicional o la versatilidad de las combinaciones de fórmulas, cada método proporciona herramientas valiosas para mejorar tus capacidades de manipulación de datos. Experimenta con estas técnicas para encontrar cuál funciona mejor para tus necesidades y escenarios de datos específicos. Para aquellos ansiosos por profundizar en las capacidades de Excel, nuestro sitio web cuenta con una gran cantidad de tutoriales. Descubre más consejos y trucos de Excel aquí.

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