Cree un cuadro de búsqueda en Excel: una guía paso a paso

Crear un cuadro de búsqueda en Excel potencia la funcionalidad de sus hojas de cálculo al permitir filtrar y acceder rápidamente a datos específicos. Esta guía presenta varios métodos para implementar un cuadro de búsqueda, adaptados a distintas versiones de Excel. Ya sea que sea principiante o usuario avanzado, estos pasos le ayudarán a configurar un cuadro de búsqueda dinámico utilizando funciones como FILTER, formato condicional y diversas fórmulas.

• Cree fácilmente un cuadro de búsqueda con la función FILTRAR
  (disponible en Excel 2019 y versiones posteriores, Excel para Microsoft 365)
• Cree un cuadro de búsqueda mediante Usar formato condicional
  (disponible en todas las versiones de Excel)
• Cree un cuadro de búsqueda con combinaciones de fórmulas
  (disponible en todas las versiones de Excel)

Cree fácilmente un cuadro de búsqueda con la función FILTRAR

• Esta función actualiza automáticamente el resultado en cuanto cambian sus datos.
• La función FILTRAR puede devolver cualquier número de resultados, desde una sola fila hasta miles, según la cantidad de entradas de su conjunto de datos que coincidan con los criterios establecidos.

A continuación, le mostraré cómo usar la función FILTRAR para crear un cuadro de búsqueda en Excel.

Paso 1: Inserte un cuadro de texto y configure las propiedades

1. Vaya a la pestaña «Desarrollador», haga clic en «Insertar» > «Cuadro de texto (control ActiveX)».
   Consejo: Si la pestaña «Desarrollador» no aparece en la Cinta de opciones, puede habilitarla siguiendo las instrucciones de este tutorial:¿Cómo mostrar/mostrar la pestaña de desarrollador en Cinta de opciones de Excel?
   
2. El cursor se transformará en una cruz; arrástrelo para dibujar el cuadro de texto en la ubicación deseada de la hoja de cálculo. Una vez dibujado el cuadro, suelte el ratón.
   
3. Haga clic con el botón derecho en el cuadro de texto y elija «Propiedades» en el menú contextual.
   
4. En el panel «Propiedades», vincule el cuadro de texto a una celda introduciendo su referencia en el campo «LinkedCell». Por ejemplo, al escribir «J2», cualquier dato que introduzca en el cuadro de texto se actualizará automáticamente en la celda J2, y viceversa.
   
5. Haga clic en «Modo Diseño» en la pestaña «Desarrollador» para salir del modo diseño.
   

El cuadro de texto ahora le permite introducir texto.

Paso 2: Aplique la función FILTRAR

1. Antes de usar la función FILTRAR, copie la fila original de encabezados a una nueva zona. Aquí he colocado la fila de encabezados justo debajo del cuadro de búsqueda.
   
2. Seleccione la celda situada bajo la primera cabecera (por ejemplo, I5 en este ejemplo), introduzca la siguiente fórmula en ella y pulse la tecla «Intro» para obtener el resultado.

   =FILTER(Sheet2!$A$5:$G$281,Sheet2!$B$5:$B$281=J2,"No data found")

   
   Como se muestra en la captura de pantalla anterior, dado que el cuadro de texto ya no tiene entrada, la fórmula muestra el resultado «No se encontraron datos» en I5.

Resultado: Pruebe el cuadro de búsqueda

Ahora probemos el cuadro de búsqueda. En este ejemplo, al introducir el nombre de un cliente en el cuadro de búsqueda, los resultados correspondientes se filtran y muestran al instante.

Cree un cuadro de búsqueda mediante Usar formato condicional

El formato condicional se puede utilizar para resaltar los datos que coincidan con un término de búsqueda, creando indirectamente un efecto de cuadro de búsqueda. Este método no filtra los datos, sino que le guía visualmente hacia las celdas relevantes. En esta sección aprenderá cómo crear un cuadro de búsqueda mediante el formato condicional en Excel.

Paso 1: Inserte un cuadro de texto y configure las propiedades

1. Vaya a la pestaña «Desarrollador», haga clic en «Insertar» > «Cuadro de texto (control ActiveX)».
   Consejo: Si la pestaña «Desarrollador» no aparece en la Cinta de opciones, puede habilitarla siguiendo las instrucciones de este tutorial:¿Cómo mostrar/visualizar la pestaña Desarrollador en Cinta de opciones de Excel?
   
2. El cursor se convertirá en una cruz; arrástrelo para dibujar el cuadro de texto en la ubicación de la hoja de cálculo donde desee colocarlo. Tras dibujar el cuadro de texto, suelte el ratón.
   
3. Haga clic con el botón derecho en el cuadro de texto y elija **Propiedades** en el menú contextual.
   
4. En el panel «Propiedades», vincule el cuadro de texto a una celda introduciendo su referencia en el campo «LinkedCell». Por ejemplo, al escribir «J3», cualquier dato que introduzca en el cuadro de texto se actualizará automáticamente en la celda J3, y viceversa.
   
5. Haga clic en «Modo Diseño» en la pestaña «Desarrollador» para salir del modo diseño.
   

El cuadro de texto ya le permite introducir texto.

Paso 2: Aplique el Usar formato condicional para buscar datos

1. Seleccione todo el rango de datos que desea buscar. En este caso, el rango seleccionado es A3:G279.
2. En la pestaña «Inicio», haga clic en  «Usar formato condicional» > «Nueva regla».
   
3. En el cuadro de diálogo «Nueva regla de formato»:
   1. Seleccione «Usar una fórmula para determinar qué celdas dar formato» en las opciones de «Seleccionar un tipo de regla».
   2. Introduzca la siguiente fórmula en el cuadro «Dar formato a los valores para los que esta fórmula sea verdadera».

      =$B3=$J$3

      Aquí, «$B3» representa la primera celda de la columna que desea comparar con los criterios de búsqueda en el Seleccionar rango, y «$J$3» es la celda vinculada al cuadro de búsqueda.
   3. Haga clic en el botón «Formato» para especificar un Color de relleno para los resultados de la búsqueda.
   4. Haga clic en el botón «Aceptar». Consulte la captura de pantalla:
      

Resultado

Ahora probemos el cuadro de búsqueda. En este ejemplo, al introducir el nombre de un cliente en el cuadro de búsqueda, las filas correspondientes que contengan dicho cliente en la columna B se resaltan inmediatamente con el color de relleno especificado.

Crear un cuadro de búsqueda con combinaciones de fórmulas

Si no utiliza la última versión de Excel y prefiere no limitarse exclusivamente al rango de filas resaltado, el método descrito en esta sección le resultará muy útil. Puede combinar fórmulas de Excel para crear un cuadro de búsqueda totalmente funcional en cualquier versión del programa. Siga los pasos que se indican a continuación.

Paso 1: Cree una lista de valores únicos a partir de la columna de búsqueda

1. En este caso, selecciono y copio el rango «B4:B281» en un Hoja de cálculo nueva.
2. Tras pegar el rango en una hoja de cálculo nueva, mantenga seleccionados los datos pegados, vaya a la pestaña «Datos» y haga clic en «Eliminar duplicados».
   
3. En el cuadro de diálogo «Eliminar duplicados» que aparece, haga clic en «Aceptar».
   
4. A continuación, aparecerá un cuadro de aviso de «Microsoft Excel» indicando cuántos duplicados se han eliminado. Haga clic en «Aceptar».
   
5. Tras eliminar los duplicados, seleccione todos los valores únicos de la lista, excluyendo la cabecera, y asígneles un nombre escribiéndolo en el cuadro «Nombre». En este caso, he llamado al rango «Customer».
   

Paso 2: Inserte un cuadro combinado y configure las propiedades

1. Vuelva a la hoja de cálculo que contiene el conjunto de datos que desea buscar. Vaya a la pestaña «Desarrollador», haga clic en «Insertar» > «Cuadro combinado (control ActiveX)».
   Consejo: Si la pestaña «Desarrollador» no aparece en la Cinta de opciones, puede habilitarla siguiendo las instrucciones de este tutorial:¿Cómo mostrar/visualizar la pestaña Desarrollador en la Cinta de opciones de Excel?
   
2. El cursor se transformará en una cruz; a continuación, deberá arrastrarlo para dibujar el cuadro combinado en la ubicación de la hoja de cálculo donde desee colocar el cuadro de búsqueda. Tras dibujar el cuadro combinado, suelte el ratón.
   
3. Haga clic con el botón derecho en el cuadro combinado y elija «Propiedades» en el menú contextual.
   
4. En el panel «Propiedades»:
   1. Vincule el cuadro combinado a una celda introduciendo la referencia de celda en el campo «LinkedCell». Aquí escribimos "M2".
   2. En el campo «ListFillRange», introduzca el «Nombre de celda» que especificó para la lista única en el Paso 1.
   3. Cambie el campo «MatchEntry» a «2 – fmMatchEntryNone».
   4. Cierre el panel «Propiedades».
      
5. Haga clic en «Modo diseño» en la pestaña «Desarrollador» para salir del modo diseño.
   

Ahora puede seleccionar cualquier elemento del cuadro combinado o introducir directamente el texto que desea buscar.

Paso 3: Aplique fórmulas

1. Cree tres columnas auxiliares junto al rango de datos original. Consulte la captura de pantalla:
   
2. En la celda (H5), situada bajo la cabecera de la primera columna auxiliar, introduzca la siguiente fórmula y pulse Intro.

   =ROWS($B$5:B5)

   Aquí, «B5» es la celda que contiene el nombre del primer cliente en la columna que se va a buscar.
   
3. Haga doble clic en la esquina inferior derecha de la celda con la fórmula; las celdas siguientes rellenarán automáticamente la misma fórmula.
   
4. En la celda (I5), situada bajo la cabecera de la segunda columna auxiliar, introduce la siguiente fórmula y pulsa «Intro». A continuación, haz doble clic en la esquina inferior derecha de la celda con la fórmula para rellenar automáticamente las celdas inferiores con la misma fórmula.

   =IF(ISNUMBER(SEARCH($M$2,B5)),H5,"")

   Aquí, «M2» es la celda vinculada al cuadro combinado.
   
5. En la celda (J5) situada bajo la cabecera de la tercera columna auxiliar, introduzca la siguiente fórmula y pulse «Intro». A continuación, haga doble clic en la esquina inferior derecha de la celda con la fórmula para rellenar automáticamente las celdas inferiores con la misma fórmula.

   =IFERROR(SMALL($I$5:$I$281,H5),"") 

   
6. Copie la fila original de cabeceras a una nueva área. En este caso, coloco la fila de cabeceras bajo el cuadro de búsqueda.
   
7. Seleccione la celda situada justo debajo de la primera cabecera (por ejemplo, L5 en este caso), introduzca la siguiente fórmula y pulse la tecla «Intro».

   =IFERROR(INDEX($A$5:$G$281,$J5,COLUMNS($L$4:L4)),"")

   Aquí, «A5:G281» es todo el rango de datos que desea mostrar en la celda de resultados.
   
8. Seleccione esta celda con la fórmula, arrastre el «controlador de relleno» hacia la derecha y luego hacia abajo para aplicar la fórmula a las columnas y filas correspondientes.
   
   Notas:

   • Dado que no hay ninguna entrada en el cuadro de búsqueda, los resultados de la fórmula mostrarán los datos sin procesar.
   • Este método no distingue entre mayúsculas y minúsculas, lo que significa que coincidirá con el texto independientemente de si escribe en letras mayúsculas o minúsculas.

Resultado

Ahora probemos el cuadro de búsqueda. En este ejemplo, al introducir o seleccionar el nombre de un cliente en el cuadro combinado, las filas correspondientes que contengan ese nombre en la columna B se filtran y muestran de inmediato en el rango de resultados.

Crear un cuadro de búsqueda en Excel puede transformar por completo la forma en que interactúa con sus datos, convirtiendo sus hojas de cálculo en herramientas más dinámicas y sencillas de usar. Ya elija la simplicidad de la función FILTRAR, la ayuda visual del formato condicional o la versatilidad de combinaciones de fórmulas, cada método le brinda recursos valiosos para potenciar su manejo de datos. ¡Pruebe estas técnicas y descubra cuál se adapta mejor a sus necesidades y escenarios específicos! Si desea profundizar aún más en las capacidades de Excel, nuestra página web ofrece una amplia variedad de tutoriales.Descubra más consejos y trucos de Excel aquí.

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