¿Cómo sombrear celdas en gris basándose en otra columna o en la elección de una lista desplegable en Excel?

En tareas prácticas de Excel, a menudo surgen escenarios donde es necesario hacer que los datos destaquen visualmente o sean menos prominentes dependiendo del valor de una celda relacionada. Un requisito común es "sombrear en gris" (oscurecer o desactivar visualmente) ciertas celdas automáticamente cuando otra columna contiene un valor específico o cuando se realiza una selección en una lista desplegable.
Este tipo de formato dinámico hace que los conjuntos de datos grandes sean más fáciles de interpretar, ayuda en el flujo de trabajo donde es necesario restringir las entradas, o clarifica qué elementos no son actualmente accionables. Por ejemplo, una columna de estado del proyecto podría activar el sombreado en gris de la descripción de una tarea si el estado es "Completado".
Este artículo presenta varias formas efectivas de sombrear celdas en gris basándose en los valores de otra columna o en la elección de una lista desplegable en Excel, cubriendo tanto el formato condicional estándar como enfoques avanzados con VBA para requisitos complejos. También encontrarás sugerencias para solucionar problemas y consejos prácticos sobre su uso.

Sombrear celdas en gris basándose en otra columna o en la elección de una lista desplegable

VBA: Automatizar el sombreado en gris de celdas basándose en otra columna o lista desplegable

Sombrear celdas en gris basándose en otra columna o en la elección de una lista desplegable

Supongamos que tienes dos columnas: la columna A contiene tus datos principales (como tareas o descripciones), y la columna B contiene indicadores o estados (como "SÍ"/"NO", o selecciones de una lista desplegable). Es posible que quieras sombrear visualmente en gris los elementos de la columna A según los valores de la columna B. Por ejemplo, cuando una celda en la columna B muestra "SÍ", la celda correspondiente en la columna A aparecerá sombreada en gris, marcándola como inactiva o completada. Si la columna B tiene algo distinto de "SÍ", la columna A mantiene su apariencia normal.

Este enfoque es adecuado para hojas de gestión de tareas, listas de verificación, flujos de trabajo, u otras hojas donde el estado en una columna controla el formato en otra. Mantiene tus datos organizados y fáciles de usar, pero depende de columnas bien estructuradas y alineadas (asegúrate de que las filas coincidan correctamente).

1. Selecciona las celdas en la columna A que deseas sombrear en gris automáticamente basándote en otra columna. Por ejemplo, selecciona A2:A100 (selecciona solo las celdas que coinciden con el rango utilizado en la columna B). Luego ve a Inicio > Formato condicional > Nueva regla.

2. En el cuadro de diálogo Nueva regla de formato, haz clic en Usar una fórmula para determinar qué celdas formatear. Ingresa esta fórmula =B2="SÍ" en el cuadro etiquetado Formato de los valores donde esta fórmula sea verdadera, lo que verifica si el valor en la celda correspondiente de la columna B es "SÍ":

3. Luego, haz clic en el Formato botón. En el Formato de celdas cuadro de diálogo, elige un color gris en la pestaña Relleno Esta será el color de fondo utilizado para sombrear en gris.

4. Después de configurar el color, haz clic en Aceptar para cerrar la ventana Formato de celdas, y luego haz clic en Aceptar de nuevo para aplicar tu nueva regla de formato.

Desde ahora, cada vez que la columna B muestre "SÍ", la celda correspondiente en la columna A aparecerá sombreada en gris. Si la columna B cambia a otro valor (como "NO" o en blanco), la apariencia de la columna A vuelve a la normalidad. Este método es instantáneo y no necesita actualizaciones manuales después de la configuración.

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VBA: Automatizar el sombreado en gris de celdas basándose en otra columna o lista desplegable

Para escenarios más avanzados, como aplicar el formato por lotes, manejar múltiples condiciones más complejas, o cuando las reglas y límites del formato condicional no cumplen con tus requisitos, puedes usar código VBA para automatizar el sombreado en gris de las celdas.

Casos de uso comunes:
- Sombrear automáticamente filas enteras o rangos específicos basándose en selecciones de listas desplegables o cualquier lógica vinculada a otra columna.
- Asegurar que el formato permanezca consistente incluso después de importar datos o actualizar hojas mediante macros.
- Aplicar múltiples estados condicionales que excedan los límites del formato condicional incorporado.

1. Haz clic en Herramientas de desarrollo > Visual Basic para abrir el editor de VBA (Alt+F11 es un atajo). En la ventana de VBA, haz clic en Insertar > Módulo. En el nuevo módulo, copia y pega el siguiente código:

Sub GreyOutCellsBasedOnAnotherColumn()
    Dim ws As Worksheet
    Dim lastRow As Long
    Dim checkCol As String
    Dim dataCol As String
    Dim i As Long
    Dim triggerValue As String
    
    On Error Resume Next
    xTitleId = "KutoolsforExcel"
    
    '----- Set parameters here -----
    Set ws = ActiveSheet ' Or: Set ws = ThisWorkbook.Sheets("Sheet1")
    checkCol = "B" ' Column to check (e.g., B)
    dataCol = "A" ' Column to grey out (e.g., A)
    triggerValue = "YES" ' Value that triggers grey out. Change as needed: "YES", "Complete", etc.

    '----- Find last row in the check column -----
    lastRow = ws.Cells(ws.Rows.Count, checkCol).End(xlUp).Row
    
    For i = 2 To lastRow ' Assumes header in row 1
        If ws.Cells(i, checkCol).Value = triggerValue Then
            ws.Cells(i, dataCol).Interior.Color = RGB(191, 191, 191) ' Grey fill
        Else
            ws.Cells(i, dataCol).Interior.ColorIndex = xlNone ' Remove fill if condition not met
        End If
    Next i
End Sub

2. Para ejecutar la macro, presiona F5 con la ventana de código activa. La macro recorre cada fila en tu hoja de cálculo—comenzando en la fila 2 (para que la primera fila pueda permanecer como encabezado)—y comprueba la columna B buscando el valor disparador (por defecto, "SÍ"). Si lo encuentra, rellena la celda correspondiente en la columna A de gris. Si el valor disparador no está presente, cualquier relleno gris anterior se elimina (restableciendo la celda a su apariencia predeterminada).

Puedes personalizar los siguientes parámetros en el código:

• checkCol: Columna a verificar (por ejemplo, "B")
• dataCol: Columna para sombrear en gris (por ejemplo, "A")
• triggerValue: Valor a coincidir para el relleno gris (por ejemplo, "SÍ", "Completado", cualquier valor en tu lista)

Usar VBA para sombrear manual o automáticamente celdas ofrece la máxima flexibilidad para soluciones de Excel complejas, a gran escala o altamente personalizadas.