¿Cómo guardar una hoja de cálculo como archivo PDF y enviarla como adjunto a través de Outlook?

En algunos casos, puede ser necesario enviar una hoja de cálculo como un archivo PDF a través de Outlook. Normalmente, tendrías que guardar manualmente la hoja de cálculo como un archivo PDF, luego crear un nuevo correo electrónico en Outlook con este archivo PDF como adjunto y finalmente enviarlo. Es muy laborioso hacer todo esto paso a paso de forma manual. En este artículo, te mostraremos cómo guardar rápidamente una hoja de cálculo como un archivo PDF y enviarlo automáticamente como adjunto a través de Outlook en Excel.

Guardar una hoja de cálculo como archivo PDF y enviarla como adjunto con código VBA

Guardar una hoja de cálculo como archivo PDF y enviarla como adjunto con código VBA

Puedes ejecutar el siguiente código VBA para guardar automáticamente la hoja de cálculo activa como un archivo PDF y luego enviarlo como adjunto a través de Outlook. Por favor, sigue los siguientes pasos.

1. Abre la hoja de cálculo que deseas guardar como PDF y enviar, luego presiona simultáneamente las teclas Alt + F11 para abrir la ventana de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones.

2. En la ventana de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones, haz clic en Insertar > Módulo. Luego copia y pega el siguiente código VBA en la ventana de Código. Ver captura de pantalla:

Código VBA: Guardar una hoja de cálculo como archivo PDF y enviarla como adjunto

Sub Saveaspdfandsend()
Dim xSht As Worksheet
Dim xFileDlg As FileDialog
Dim xFolder As String
Dim xYesorNo As Integer
Dim xOutlookObj As Object
Dim xEmailObj As Object
Dim xUsedRng As Range

Set xSht = ActiveSheet
Set xFileDlg = Application.FileDialog(msoFileDialogFolderPicker)

If xFileDlg.Show = True Then
   xFolder = xFileDlg.SelectedItems(1)
Else
   MsgBox "You must specify a folder to save the PDF into." & vbCrLf & vbCrLf & "Press OK to exit this macro.", vbCritical, "Must Specify Destination Folder"
   Exit Sub
End If
xFolder = xFolder + "\" + xSht.Name + ".pdf"

'Check if file already exist
If Len(Dir(xFolder)) > 0 Then
    xYesorNo = MsgBox(xFolder & " already exists." & vbCrLf & vbCrLf & "Do you want to overwrite it?", _
                      vbYesNo + vbQuestion, "File Exists")
    On Error Resume Next
    If xYesorNo = vbYes Then
        Kill xFolder
    Else
        MsgBox "if you don't overwrite the existing PDF, I can't continue." _
                    & vbCrLf & vbCrLf & "Press OK to exit this macro.", vbCritical, "Exiting Macro"
        Exit Sub
    End If
    If Err.Number <> 0 Then
        MsgBox "Unable to delete existing file.  Please make sure the file is not open or write protected." _
                    & vbCrLf & vbCrLf & "Press OK to exit this macro.", vbCritical, "Unable to Delete File"
        Exit Sub
    End If
End If

Set xUsedRng = xSht.UsedRange
If Application.WorksheetFunction.CountA(xUsedRng.Cells) <> 0 Then
    'Save as PDF file 
    xSht.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, Filename:=xFolder, Quality:=xlQualityStandard
    
    'Create Outlook email 
    Set xOutlookObj = CreateObject("Outlook.Application")
    Set xEmailObj = xOutlookObj.CreateItem(0)
    With xEmailObj
        .Display
        .To = ""
        .CC = ""
        .Subject = xSht.Name + ".pdf"
        .Attachments.Add xFolder
        If DisplayEmail = False Then
            '.Send
        End If
    End With
Else
  MsgBox "The active worksheet cannot be blank"
  Exit Sub
End If
End Sub

3. Presiona la tecla F5 para ejecutar el código. En el cuadro de diálogo Examinar, selecciona una carpeta para guardar este archivo PDF y luego haz clic en el botón Aceptar.

Notas:

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