¿Cómo filtrar datos a partir de la selección en una lista desplegable en Excel?

En Excel, la mayoría de nosotros podemos filtrar datos utilizando la función Filtro. Pero, ¿has intentado alguna vez filtrar datos a partir de la selección en una lista desplegable? Por ejemplo, cuando selecciono un elemento de la lista desplegable, quiero que se filtren las filas correspondientes como se muestra en la siguiente captura de pantalla. En este artículo, hablaré sobre cómo filtrar datos usando una lista desplegable en una o dos hojas de cálculo.

Filtrar datos desde la selección en una lista desplegable en una hoja de cálculo con fórmulas auxiliares

Filtrar datos desde la selección en una lista desplegable en dos hojas de cálculo con código VBA

Filtrar datos desde la selección en una lista desplegable en una hoja de cálculo con fórmulas auxiliares

Para filtrar datos desde una lista desplegable, puedes crear algunas columnas con fórmulas auxiliares; sigue los siguientes pasos uno por uno:

1. Primero, inserta la lista desplegable. Haz clic en una celda donde deseas insertar la lista desplegable, luego haz clic en Datos > Validación de datos > Validación de datos, ver captura de pantalla:

2. En el cuadro de diálogo Validación de datos que aparece, bajo la pestaña Opciones selecciona Lista desde el menú desplegable Permitir y luego haz clic en el botón para elegir la lista de datos en la que deseas basar la lista desplegable, ver captura de pantalla:

3. Luego haz clic en el botón Aceptar, la lista desplegable se insertará de inmediato, y selecciona un elemento de la lista desplegable, luego introduce esta fórmula: =ROWS($A$2:A2) (A2 es la primera celda dentro de la columna que contiene el valor de la lista desplegable) en la celda D2, y luego arrastra el controlador de relleno hacia abajo para aplicar esta fórmula a las celdas, ver captura de pantalla:

4. Continúa ingresando esta fórmula: =IF(A2=$H$2,D2,"") en la celda E2, y luego arrastra el controlador de relleno hacia abajo para completar esta fórmula, ver captura de pantalla:

Nota: En la fórmula anterior: A2 es la primera celda dentro de la columna que contiene el valor de la lista desplegable, H2 es la celda donde está colocada la lista desplegable, D2 es la primera columna de fórmula auxiliar.

5. Luego escribe esta fórmula: =IFERROR(SMALL($E$2:$E$17,D2),"") en la celda F2, luego arrastra el controlador de relleno hacia abajo para completar esta fórmula en las celdas, ver captura de pantalla:

Nota: En la fórmula anterior: E2:E17 son las celdas de la segunda fórmula auxiliar, D2 es la primera celda en la primera columna de fórmula auxiliar.

6. Después de insertar las columnas de fórmulas auxiliares, entonces deberías mostrar el resultado filtrado en otra ubicación, aplica esta fórmula: =IFERROR(INDEX($A$2:$C$17,$F2,COLUMNAS($J$2:J2)),"") en la celda J2, y luego arrastra el controlador de relleno desde J2 hasta L2, y el primer registro de los datos basados en la lista desplegable ha sido extraído, ver captura de pantalla:

Nota: En la fórmula anterior: A2:C17 son los datos originales que deseas filtrar, F2 es la tercera columna de fórmula auxiliar, J2 es la celda donde deseas mostrar el resultado del filtro.

7. Y luego continúa arrastrando el controlador de relleno hacia abajo para mostrar todos los registros filtrados correspondientes, ver captura de pantalla:

8. A partir de ahora, cuando selecciones un elemento de la lista desplegable, todas las filas basadas en esta selección se filtrarán de inmediato, ver captura de pantalla:

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Filtrar datos desde la selección en una lista desplegable en dos hojas de cálculo con código VBA

Si tu celda de lista desplegable está en Hoja1, y los datos filtrados están en Hoja2, al elegir un elemento de la lista desplegable, otra hoja será filtrada. ¿Cómo podrías realizar esta tarea en Excel?

El siguiente código VBA puede ayudarte, por favor procede de la siguiente manera:

1. Haz clic derecho en la pestaña de la hoja que contiene la celda de la lista desplegable, y luego selecciona Ver Código desde el menú contextual, en la ventana abierta de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones, copia y pega el siguiente código en el Módulo en blanco:

Código VBA: Filtrar datos desde la selección en una lista desplegable en dos hojas:

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
'Updateby Extendoffice
    On Error Resume Next
    If Not Intersect(Range("A2"), Target) Is Nothing Then
        Application.EnableEvents = False
        If Range("A2").Value = "" Then
            Worksheets("Sheet2").ShowAllData
        Else
            Worksheets("Sheet2").Range("A2").AutoFilter 1, Range("A2").Value
        End If
        Application.EnableEvents = True
    End If
End Sub

Nota: En el código anterior: A2 es la celda que contiene la lista desplegable, y Hoja2 es la hoja de cálculo que contiene los datos que deseas filtrar. El número 1 en el script: AutoFilter 1 es el número de columna en la que deseas filtrar. Puedes cambiarlos según sea necesario.

2. A partir de ahora, cuando selecciones un elemento de la lista desplegable en Hoja1, los datos correspondientes serán filtrados en Hoja2, ver captura de pantalla: