¿Cómo aplicar formato condicional basado en otra hoja en Google Sheets?
El formato condicional es una función útil en Google Sheets que te permite resaltar automáticamente celdas según criterios específicos, lo que facilita el análisis y la visualización de tus datos. A veces, en lugar de resaltar celdas según valores dentro de la misma hoja, es posible que necesites basar tus reglas de formato en una lista de referencia o criterios almacenados en una hoja diferente. Por ejemplo, podrías querer resaltar celdas en una hoja que también aparezcan en una lista mantenida en otra hoja, como se ilustra en la captura de pantalla a continuación. Este tipo de tarea es común cuando trabajas con datos cruzados, como comparar las ventas actuales con una lista maestra de productos, o verificar entradas duplicadas contra otra fuente de datos. Sin embargo, configurar este tipo de formato condicional en Google Sheets —especialmente al hacer referencia a datos entre diferentes hojas— puede resultar confuso si nunca lo has hecho antes. La guía a continuación te mostrará, paso a paso, un enfoque sencillo para lograr esto.
Formato condicional para resaltar celdas basado en una lista de otra hoja en Google Sheets
Formato condicional para resaltar celdas basado en una lista de otra hoja en Google Sheets
Este método te permite configurar una regla de formato condicional para resaltar celdas en tu hoja activa si aparecen en una lista especificada de otra hoja. Este tipo de formato condicional entre hojas es particularmente útil para la monitorización dinámica de datos y mantener la consistencia entre conjuntos de datos relacionados.
Para completar este proceso, sigue estos pasos detallados:
1. Abre tu hoja de trabajo objetivo, luego haz clic en el menú Formato en la parte superior y selecciona Formato condicional. El panel Reglas de formato condicional se abrirá en el lado derecho de tu pantalla.
2. En el panel Reglas de formato condicional, realiza las siguientes acciones:
(1.) Haz clic en el 
botón junto al campo "Aplicar al rango". Selecciona el rango de celdas que deseas resaltar. Por ejemplo, si quieres formatear todos los valores de la columna C desde la fila 2 hacia abajo, selecciona C2:C. Seleccionar un rango apropiado asegurará que solo las celdas deseadas sean evaluadas para el formato.
(2.) En el menú desplegable Si las celdas cumplen la condición, elige La fórmula personalizada es. Introduce la siguiente fórmula en el cuadro proporcionado: =match(C2,indirect("data list!A2:A"),0). Esta fórmula verifica si cada celda en la columna C coincide con cualquier valor en el rango A2:A de la hoja "data list".
(3.) En Estilo de formato, selecciona el formato deseado, como rellenar la celda con un color específico o cambiar el estilo de fuente. Puedes obtener una vista previa del estilo inmediatamente en tu hoja antes de aplicarlo.
Nota: En la fórmula anterior, C2 se refiere a la primera celda en tu rango seleccionado (ajusta si tus datos comienzan en una fila o columna diferente), y data list!A2:A se refiere al nombre de la hoja (“data list”) y al rango correspondiente (A2:A) donde está almacenada tu lista de otra hoja. Asegúrate de que la referencia de celda en la fórmula coincida con la celda superior izquierda de tu rango seleccionado; de lo contrario, el formato podría no aplicarse correctamente. Si tu rango de lista de datos es diferente, recuerda actualizarlo en la fórmula (por ejemplo, “data list!B2:B”).
3. Una vez que hayas configurado la regla, las celdas coincidentes en tu rango elegido se resaltarán instantáneamente según la lista de la otra hoja. Revisa la vista previa, luego haz clic en Listo en la parte inferior del panel Reglas de formato condicional para aplicar y guardar tu formato.
Consejos y solución de problemas:
- Revisa cuidadosamente errores tipográficos en tu fórmula, especialmente en los nombres de las hojas y las referencias de rango; las referencias incorrectas son una razón común por la cual las reglas no se aplican.
- Si tu lista de datos contiene celdas en blanco, la función
COINCIDIRdevolverá un error#N/Apara los valores no coincidentes, pero este es un comportamiento esperado y no afecta el resaltado de los elementos coincidentes. - Cuando copies el formato a una nueva hoja o ajustes rangos, asegúrate de actualizar también las referencias de celda en tu fórmula personalizada en consecuencia.
- El formato se actualiza automáticamente si más tarde agregas o eliminas elementos de tu lista de referencia.
- La hoja y el rango referenciados en tu fórmula existen y están escritos correctamente.
- La primera celda en tu fórmula coincide con la primera celda de tu rango seleccionado.
- Todos los permisos necesarios para el acceso entre hojas dentro de tu hoja de cálculo están disponibles; este método funciona dentro de un archivo único de Google Sheets con múltiples hojas, no entre archivos diferentes.
Como alternativa, si tu estructura de datos o requisitos son más complejos —por ejemplo, si necesitas comparar varias columnas, permitir coincidencias parciales o realizar búsquedas más avanzadas— usar columnas auxiliares con fórmulas CONTARA o BUSCARV, o emplear Google Apps Script (código JavaScript personalizado), también puede lograr soluciones flexibles de formato condicional.
En resumen, configurar el formato condicional basado en otra hoja es altamente efectivo para la verificación de listas, el seguimiento de duplicados y diversas validaciones de datos entre hojas, todo dentro de Google Sheets. Siempre confirma tus entradas de fórmula, rangos de referencia y reglas de formato para resultados suaves y precisos.
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