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¿Cómo categorizar cadenas de texto según palabras clave en Excel?

AutorXiaoyang Fecha de modificación

Al trabajar con grandes conjuntos de datos en Excel, a menudo necesitará organizar entradas de texto según palabras clave específicas para agilizar la generación de informes o el análisis. Por ejemplo, imagine que tiene una lista de distintas cadenas de texto en la columna A y desea categorizar cada entrada en función de las palabras clave indicadas en la columna D: cualquier celda que contenga «Kutools» se agruparía bajo «Extendoffice», o cualquier cadena que mencione «fútbol» o «baloncesto» se asignaría a la categoría «Deporte». La siguiente captura de pantalla muestra un escenario como este. Realizar esta tarea manualmente puede ser lento y propenso a errores, especialmente a medida que su conjunto de datos crece. En este artículo, descubrirá métodos prácticos y eficaces para categorizar automáticamente esas cadenas de texto, lo que le permitirá organizar sus datos con rapidez y optimizar la calidad de su flujo de trabajo en Excel.

clasificar cadenas de texto según palabras clave

Categorizar una lista de cadenas de texto en función de palabras clave con una fórmula matricial

Categorizar cadenas de texto en función de palabras clave con código VBA

Categorizar una lista de cadenas de texto en función de palabras clave con una fórmula matricial

Puede utilizar una fórmula matricial para asignar categorías automáticamente a cadenas de texto según coincidan con palabras clave, una solución especialmente útil en grandes conjuntos de datos donde la clasificación manual no es viable. Las fórmulas matriciales ofrecen potentes capacidades de coincidencia de patrones en Excel, permitiéndole establecer un vínculo dinámico entre sus datos y los grupos de palabras clave. Esta funcionalidad resulta ideal para escenarios como el etiquetado automático de comentarios de clientes, la organización de inventarios o la clasificación de correos electrónicos según su contenido.

1. Organice sus datos según sea necesario, normalmente con las cadenas de texto (que se van a categorizar) en la columna A, las palabras clave en la columna D y las categorías correspondientes en la columna E. Consulte la siguiente captura de pantalla de ejemplo para ver una disposición de conjunto de datos de muestra.

datos de ejemplo

2. Acceda a una celda vacía adyacente a sus datos originales (por ejemplo, comience en la celda B2 si sus cadenas están en A2:A10) e introduzca la siguiente fórmula matricial:

=INDEX($E$2:$E$8,MATCH(TRUE,ISNUMBER(SEARCH($D$2:$D$8,A2)),0))
  • Consejos: en esta fórmula:
  • $E$2:$E$8: es el rango que contiene los nombres de categoría que se asignarán a cada cadena de texto;
  • $D$2:$D$8: es la columna que contiene las palabras clave que desea buscar dentro de sus cadenas de texto;
  • A2: es la celda que contiene la cadena de texto que se va a analizar y categorizar.

Para obtener los mejores resultados, asegúrese de que la lista de palabras clave y sus categorías correspondientes estén perfectamente alineadas fila a fila, sin celdas vacías en sus rangos de búsqueda. Revise cuidadosamente las palabras clave en busca de errores tipográficos o espacios adicionales que puedan causar discrepancias.

3. Pulse Ctrl + Mayús + Intro (en lugar de solo Intro) tras introducir la fórmula. Excel rodeará la fórmula con llaves, lo que indica que se trata de una fórmula matricial. Así se generará la categoría adecuada para la primera cadena. A continuación, use el controlador de relleno para arrastrar la fórmula hacia abajo por la columna y categorizar automáticamente todas las entradas de su lista. Vea la captura de pantalla:

Clasificar lista de cadenas de texto según palabras clave con fórmula matricial

Al utilizar fórmulas matriciales, es fundamental emplear la combinación de teclas adecuada y, al copiar la fórmula, asegúrese de no alterar su estructura matricial. Si su rango de datos se amplía, actualice los rangos en la fórmula para garantizar una categorización precisa.

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Categorizar cadenas de texto en función de palabras clave con código VBA

Si necesita categorizar regularmente grandes volúmenes de cadenas de texto y busca una solución flexible y automatizada, VBA le ofrece una forma dinámica de procesar y asignar categorías según coincidencias con palabras clave. Este enfoque está diseñado para usuarios avanzados que deseen personalizar sus reglas de categorización o integrarlas en flujos de trabajo automatizados. Una macro de VBA puede reducir drásticamente la carga manual e incorporar un control robusto de errores para emparejamientos personalizados entre palabras clave y categorías.

1. Abra el Editor de VBA en Excel haciendo clic en Herramientas para desarrolladores > Visual Basic. En la ventana emergente, vaya a Insertar > Módulo para crear un nuevo módulo. Copie y pegue el siguiente código VBA en el módulo:

Sub CategorizeByKeywords()
    Dim cell As Range
    Dim keywordRng As Range
    Dim categoryRng As Range
    Dim i As Integer
    Dim lastRowA As Long
    Dim lastRowD As Long
    Dim matchFound As Boolean
    
    On Error Resume Next
    xTitleId = "KutoolsforExcel"
    
    lastRowA = Cells(Rows.Count, "A").End(xlUp).Row
    lastRowD = Cells(Rows.Count, "D").End(xlUp).Row
    
    Set keywordRng = Range("D2:D" & lastRowD)
    Set categoryRng = Range("E2:E" & lastRowD)
    
    For Each cell In Range("A2:A" & lastRowA)
        matchFound = False
        For i = 1 To keywordRng.Rows.Count
            If InStr(1, cell.Value, keywordRng.Cells(i, 1).Value, vbTextCompare) > 0 Then
                cell.Offset(0, 1).Value = categoryRng.Cells(i, 1).Value
                matchFound = True
                Exit For
            End If
        Next i
        
        If Not matchFound Then
            cell.Offset(0, 1).Value = "" ' Assign blank if no keyword matched
        End If
    Next cell
End Sub

2. Para ejecutar la macro, haga clic en el botón Botón Ejecutar«Ejecutar» o pulse F5en la ventana de VBA. La macro procesará todas las entradas de la columna A a partir de la fila 2, buscará las palabras clave indicadas en la columna D y escribirá en la columna B la categoría correspondiente de la columna E.

Recuerde ajustar los rangos de palabras clave o categorías si su lista supera el ejemplo mostrado. Si es necesario, personalice la macro para gestionar coincidencias múltiples o solapadas, o para asignar categorías predeterminadas a los elementos sin coincidencia. Haga siempre una copia de seguridad de sus datos antes de ejecutar código nuevo y guarde su libro en formato habilitado para macros (.xlsm) para poder reutilizarlo en el futuro.

Descargar archivo de ejemplo

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