¿Cómo convertir códigos postales de 9 dígitos a 5 dígitos en Excel?

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Cambiar códigos postales de 9 dígitos a códigos postales de 5 dígitos con una fórmula

Cuando desee conservar únicamente los primeros 5 dígitos de un código postal de 9 dígitos en Excel —ya sea que aparezca como una cadena numérica simple o con el formato "12345-6789"—, las fórmulas ofrecen una solución sencilla y eficaz.

Explicación: La fórmula IZQUIERDA extrae los primeros 5 dígitos del valor de una celda. Funciona tanto si el código postal aparece como «12345-6789» como si se trata de una cadena simple de 9 dígitos, siempre que los primeros 5 dígitos sean los que necesite.
Escenarios aplicables: Este método es ideal cuando todos los códigos postales comienzan con la base correcta y no necesita validar su formato.

Introduzca la siguiente fórmula en una celda vacía (por ejemplo, B2):

Después de confirmar con Intro, arrastre el controlador de relleno hacia abajo para aplicar la fórmula al resto de su lista. Cada celda mostrará ahora solo los primeros cinco dígitos del código postal correspondiente.

Consejo: Si sus códigos postales contienen espacios u otros delimitadores, o no siguen un formato coherente, primero verifique si hay caracteres que no cumplen con el formato estándar y considere usar las funciones ESPACIOS o SUSTITUIR para limpiar los datos antes de extraerlos.

Nota: Si encuentra un error o un resultado inesperado, compruebe si la celda original contiene menos de 5 dígitos, espacios adicionales o si está formateada como número en lugar de texto. Estos problemas podrían afectar al resultado de la fórmula.

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Cambiar códigos postales de 9 dígitos a códigos postales de 5 dígitos con una función útil

Si dispone de Kutools para Excel, su función Eliminar caracteres en una posición hace que acortar códigos postales de 9 dígitos a 5 dígitos sea extremadamente sencillo. Este enfoque resulta práctico para gestionar rápidamente listas extensas sin necesidad de introducir fórmulas ni preocuparse por el formato de celda.

Tras instalar Kutools para Excel, siga estos pasos:

1. Formatee sus celdas de código postal como Texto: seleccione su lista, vaya a Inicio y elija Texto en el menú desplegable de Formato de número. Este paso evita que Excel elimine los ceros iniciales.

2. Haga clic en Kutools > Texto > Eliminar caracteres en una posición:

3. En el cuadro de diálogo Eliminar caracteres en una posición, introduzca 5 en el campo Números, seleccione Desde la derecha bajo Posición (eliminar 5 caracteres desde el final deja los primeros 5 dígitos) y, a continuación, haga clic en Aceptar. ¡Sus códigos postales se recortarán instantáneamente a 5 dígitos!

Consejo: Asegúrese siempre de que sus códigos postales tengan una longitud uniforme y no contengan caracteres ni separadores inesperados. Si sus códigos postales presentan formatos mixtos, revise atentamente los efectos de las operaciones masivas.

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Cambiar códigos postales de 9 dígitos a códigos postales de 5 dígitos mediante Texto en columnas

Si sus códigos postales están en el formato estándar con un guion, como «12345-6789», la función Texto en columnas de Excel ofrece una forma rápida y precisa de separarlos. Este método divide su código de 9 dígitos en dos columnas, permitiéndole conservar únicamente los primeros 5 dígitos.

Escenarios aplicables: Ideal para listas en las que los códigos postales siempre utilizan un guion como separador y desea conservar únicamente el código principal para envíos o registros.

1. Seleccione la columna que contiene sus códigos postales de 9 dígitos.

2. Vaya a la pestaña Datos y haga clic en Texto en columnas. Esto abrirá un asistente de configuración.

3. Elija Delimitado y haga clic en Siguiente.

4. En Delimitadores, active la casilla de Otros y escriba un guion - como delimitador. Luego, haga clic en Siguiente.

5. Especifique la celda de destino si es necesario y, a continuación, haga clic en Finalizar. Sus códigos postales se dividirán de forma que solo los primeros cinco dígitos permanezcan en la primera columna.

Consejo: Tras dividirlos, puede eliminar o ignorar la columna secundaria que contiene la parte extendida del código postal.

Nota: Este método puede no aplicarse a códigos postales que no utilicen un guion o que tengan otro formato. Asegúrese de que sus datos estén estandarizados o considere utilizar alguno de los otros enfoques descritos en este artículo.

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Cambiar códigos postales de 9 dígitos a códigos postales de 5 dígitos con una macro VBA

Para una automatización avanzada de Procesamiento Masivo, especialmente con hojas de cálculo grandes o tareas recurrentes, puede utilizar una macro VBA para recortar todos los códigos postales de un rango seleccionado a sus primeros 5 dígitos. Esta solución es ideal si sus datos son inconsistentes, incluyen ceros iniciales o si busca realizar una conversión masiva sin recurrir a fórmulas ni pasos manuales.

Escenarios aplicables: Ideal para usuarios avanzados o para procesar regularmente listas extensas con formatos diversos. Basta con seleccionar el rango relevante y la macro ajustará automáticamente el código postal a la longitud deseada.

1. Abra Excel y haga clic en Herramientas para desarrolladores > Visual Basic. En la ventana de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones, seleccione Insertar > Módulo.

2. Pegue el siguiente código en el área del módulo:

Sub TrimZipCodesToFiveDigits()
    Dim WorkRng As Range
    Dim Rng As Range
    Dim xTitleId As String
    Dim zipValue As String
    
    On Error Resume Next
    xTitleId = "KutoolsforExcel"
    
    Set WorkRng = Application.Selection
    Set WorkRng = Application.InputBox("Select Zip Code Range", xTitleId, WorkRng.Address, Type:=8)
    
    For Each Rng In WorkRng
        zipValue = Rng.Value
        If Len(zipValue) >= 5 Then
            Rng.Value = Left(zipValue, 5)
        End If
    Next
End Sub

3. En la ventana de VBA, haga clic en el botón Ejecutar para ejecutar el código. Aparecerá un cuadro de diálogo en el que podrá seleccionar su rango de códigos postales. Tras confirmar, todos los códigos postales de las celdas seleccionadas se reducirán a los primeros 5 dígitos.

Consejos y precauciones: Antes de ejecutar la macro, haga una copia de seguridad de sus datos para evitar pérdidas accidentales. Si los códigos postales incluyen caracteres especiales o presentan formatos inconsistentes, asegúrese de que el resultado coincida con sus expectativas.

Resolución de problemas: Si la macro genera errores, asegúrese de que no haya hojas protegidas, celdas combinadas ni valores no numéricos en el rango de destino. Puede ajustar el código para gestionar estos casos o limpiar sus datos previamente.

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