Ordenación en Excel: ordenar datos por texto, fecha, número o color

Ordenar datos en Excel es una tarea habitual y sencilla que le permite reorganizarlos según el criterio de ordenación que elija. Con la función integrada *Ordenar*, podrá clasificar números, cadenas de texto, fechas y horas en una o varias columnas; además, puede ordenar los datos mediante listas personalizadas creadas por usted o según el formato de celda —como el color de fuente, el color de fondo o un icono— de forma rápida y sencilla.

Además de estas ordenaciones sencillas, existen otras mucho más útiles y complejas que podrá necesitar en su trabajo diario. Este tutorial presenta distintos tipos de ordenación para resolver sus problemas en Excel.

Acceso a las opciones de ordenación en Excel

Excel ofrece diversas formas de acceder a la función Ordenar y a sus opciones.

1,1 Botones de ordenación en la Cinta de opciones

La forma más rápida de aplicar la función de ordenación es mediante los botones de ordenación en la Cinta de opciones.

Haga clic en cualquier celda de una columna con los valores que desea ordenar y, a continuación, vaya a la pestaña Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, y haga clic en el botón Ascendente o Ordenar de la Z a la A para ordenar los datos en orden alfabético ascendente o descendente. Vea la captura de pantalla:

Nota: Si hay filas en blanco en el rango de datos, tras aplicar estos botones, solo se ordenará el rango de datos de la celda seleccionada que esté por encima o por debajo de las filas en blanco.

1,2 Cuadro de diálogo Ordenar

En el grupo Ordenar y filtrarde la pestaña Datos, hay otro botón Ordenar, vea la captura de pantalla:

Tras hacer clic en este botón Ordenar, aparecerá el cuadro de diálogo Ordenar, tal como se muestra en la siguiente captura de pantalla:

A continuación, en el cuadro de diálogo Ordenar, podrá elegir las reglas adecuadas para ordenar los datos según sus necesidades.

Consejos: También puede usar combinaciones de teclas para abrir este cuadro de diálogo Ordenar; pulse consecutivamente las teclas Alt + A + S + S en el teclado.

1,3 Opciones de ordenación en el menú Filtro

Si ha aplicado filtros a su rango de datos, también encontrará opciones de ordenación junto con las de filtro. Al hacer clic en el icono de filtro de cualquier columna, verá las opciones de ordenación en la lista desplegada, tal como se muestra en la siguiente captura de pantalla:

Nota: Estas opciones de ordenación variarán según el tipo de datos de la columna: si la columna contiene texto, mostrará Ascendente, Ordenar de la Z a la A; si contiene números, mostrará Ordenar de menor a mayor, Ordenar de mayor a menor; y si contiene fechas, mostrará Ordenar de más antiguo a más reciente, Ordenar de más reciente a más antiguo.

1,4 Opciones de ordenación con clic derecho

En Excel, también puede ordenar sus datos de forma rápida y sencilla mediante el menú contextual. Haga clic con el botón derecho en cualquier celda de la columna que contenga los valores que desea ordenar y, en el menú que aparece, encontrará seis opciones de ordenación disponibles. Seleccione la que necesite; consulte la captura de pantalla:

Usos básicos de la ordenación

La función Ordenar de Excel le permite realizar ordenaciones sencillas, como organizar números, cadenas de texto o fechas en orden ascendente o descendente, e incluso ordenar celdas según el color de fuente o el color de fondo. Esta sección explica algunos usos básicos de esta funcionalidad.

2,1 Ordenar datos por texto, números o fechas

Para ordenar un rango de datos según texto, números o fechas en orden ascendente o descendente, siga estos pasos:

1. Seleccione el rango de datos que desea ordenar y, a continuación, haga clic en Datos > Ordenar; consulte la captura de pantalla:

2. En el cuadro de diálogo Ordenar, realice las siguientes operaciones:

• En la sección Columna, seleccione el nombre de la columna por la que desea ordenar;
• En la sección Ordenar por, seleccione la opción Valores de celda;
• En la sección Orden, especifique el criterio de ordenación. (Para ordenar cadenas de texto, seleccione)De la A a la Z o De la Z a la A; para ordenar una lista numérica, seleccione De menor a mayor o De mayor a menor; para ordenar celdas con fechas, seleccione De más antiguo a más reciente o De más reciente a más antiguo.)
• Consejos: Si sus datos incluyen encabezados, asegúrese de marcar la opción Incluir títulos. Si sus datos no tienen encabezados, desmárquela.

3. A continuación, haga clic en el botón Aceptar y los datos seleccionados se ordenarán inmediatamente según la columna que haya especificado.

2,2 Ordenar datos por color de celda, Color de fuente o icono de celda

Si desea ordenar el rango de datos por color de celda, color de fuente o icono (usando formato condicional), la función Ordenar puede resolver esta tarea rápidamente.

Supongamos que tiene un rango de datos con formato aplicado mediante colores de celda, como se muestra en la siguiente captura de pantalla. Si necesita reorganizar los datos según el color de celda —por ejemplo, colocar primero las filas con fondo rojo claro, seguidas de las amarillas claras y luego las azules claras—, siga estos pasos para ordenar las filas por color de celda:

1. Seleccione el rango de datos que desea ordenar según el color de celda y, a continuación, haga clic en Datos > Ordenar para abrir el cuadro de diálogo Ordenar.

2. En el cuadro de diálogo Ordenar, especifique las siguientes operaciones:

2,1) Establezca el primer color de celda en la parte superior de este modo:

• En la sección Columna, seleccione Nombre u otras columnas que contengan celdas coloreadas. En este ejemplo, todas las columnas tienen celdas coloreadas; puede elegir cualquier nombre de columna.
• En la sección Ordenar por, seleccione la opción Por favor, selecciona Color de celda;
• En la sección Orden, elija un color de celda que desee colocar en la parte superior o inferior;

2,2) A continuación, haga clic en el botón Agregar condiciones para añadir niveles de reglas adicionales y repita los pasos anteriores para configurar el segundo y los siguientes colores de celda.

• Consejos: Si sus datos incluyen encabezados, asegúrese de marcar la opción Incluir títulos. Si sus datos no tienen encabezados, desmárquela.

3. Tras finalizar la configuración, haga clic en el botón Aceptar y el rango de datos se ordenará según el color de celda que haya especificado; consulte la captura de pantalla:

Consejos: Siguiendo los pasos anteriores, también puede ordenar los datos por Color de fuente o por Usar formato condicional Icono seleccionándolos en el cuadro de diálogo Ordenar.

2,3 Ordenar datos por varias columnas

Si tiene un conjunto de datos grande, como el que se muestra en la siguiente captura de pantalla, y desea aplicar una ordenación multinivel para leer los datos con mayor claridad —por ejemplo, ordenar primero por la columna Región, luego por Estado y, finalmente, por Ventas—, ¿cómo lo haría en Excel?

Para ordenar datos por varias columnas, siga estos pasos:

1. Seleccione el rango de datos que desea ordenar y, a continuación, haga clic en Datos > Ordenar para abrir el cuadro de diálogo Ordenar.

2. En el cuadro de diálogo Ordenar, haga doble clic en el botón Agregar condiciones, ya que desea ordenar por tres columnas. Verá que se han añadido dos niveles de regla Luego por al cuadro de lista:

Consejos: Si sus datos incluyen encabezados, asegúrese de marcar la opción Incluir títulos. Si no los tienen, desmárquela.

3. En las listas desplegables Ordenar por y Luego por, seleccione los nombres de las columnas por las que desea ordenar. A continuación, elija Valores de celda en la sección Ordenar según para cada columna seleccionada y, por último, defina el criterio de ordenación que necesite.

4. A continuación, haga clic en Aceptar y obtendrá el resultado de la ordenación que se muestra en la siguiente captura de pantalla:

2,4 Ordenar datos según una Listas personalizadas

Además de ordenar datos alfabética o numéricamente, la función Ordenar también le permite aplicar una clasificación personalizada. Por ejemplo, podría ordenar el siguiente rango de datos por Estado según su propio criterio: No iniciado, En curso, Completado. A continuación, se explica cómo realizar este tipo de ordenación.

1. Seleccione el rango de datos que desea ordenar y, a continuación, haga clic en Datos > Ordenar para abrir el cuadro de diálogo Ordenar.

2. En el cuadro de diálogo Ordenar, seleccione la columna que desea ordenar en la sección Columna, elija Valores de celda en la sección Ordenar según y, en la sección Orden, haga clic en la opción Listas personalizadas; consulte la captura de pantalla:

Consejos: Si sus datos incluyen encabezados, asegúrese de marcar la opción Incluir títulos. Si sus datos no incluyen encabezados, desmárquela.

3. Aparecerá un cuadro de diálogo Lista personalizada; realice las siguientes operaciones:

• Haga clic en NUEVA LISTAen el cuadro de listas Personalizadas;
• Introduzca las cadenas de texto en el orden en que desea ordenarlas en el cuadro Entradas de la lista; (al introducir los textos, pulse la tecla)Intropara separar las entradas.)
• Por último, haga clic en el botón Agregar y la nueva lista se añadirá inmediatamente al cuadro Lista personalizada.

4. A continuación, haga clic en el botón Aceptar para volver al cuadro de diálogo Ordenar. La nueva lista personalizada de elementos aparecerá ahora en la lista desplegable Orden.

5. A continuación, haga clic en el botón Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo. Como resultado, el rango de datos se habrá ordenado según las listas personalizadas que haya definido; consulte la captura de pantalla:

2,5 Ordenar datos De izquierda a derecha (ordenación horizontal)

Normalmente, la tabla de datos se ordena verticalmente, de arriba a abajo, pero a veces puede que desee ordenar los datos según los valores de una fila (es decir, de izquierda a derecha). Por ejemplo, en el siguiente rango de datos, quiero ordenarlo según los valores de la fila «Nombre».

En este caso, la función Ordenar incluye una funcionalidad integrada que le permite ordenar de izquierda a derecha. Siga estos pasos:

1. Seleccione el rango de datos (excluyendo los encabezados) que desea ordenar y, a continuación, haga clic en Datos > Ordenar para abrir el cuadro de diálogo Ordenar.

2. En el cuadro de diálogo emergente Ordenar, haga clic en el botón Opciones. A continuación, en el cuadro de diálogo Opciones de ordenación, seleccione la opción Ordenar de izquierda a derecha; consulte la captura de pantalla:

3. Haga clic en Aceptar para volver al cuadro de diálogo Ordenar. A continuación, en la sección Fila, especifique el número de fila según el cual desea ordenar los datos y, después, seleccione Valores de celda en la sección Ordenar por. Por último, elija en la sección Orden el criterio de ordenación que necesite. Vea la captura de pantalla:

4. A continuación, haga clic en Aceptar y sus datos se ordenarán como se muestra en la siguiente captura de pantalla:

2,6 Ordenar datos respetando mayúsculas y minúsculas

Por lo general, el ordenamiento de datos no distingue entre mayúsculas y minúsculas, tal como se muestra en la primera captura de pantalla siguiente. Pero ¿y si desea que el ordenamiento sí distinga entre mayúsculas y minúsculas, como se ilustra en la segunda captura de pantalla? ¿Cómo puede realizar esta tarea en Excel?

Para realizar una ordenación Distinguir Mayúsculas y Minúsculas en Excel, siga estos pasos:

1. Seleccione el rango de datos que desea ordenar y, a continuación, haga clic en Datos>Ordenarpara abrir el cuadro de diálogo Ordenar.

2. En el cuadro de diálogo Ordenar, en la sección Columna, especifique el nombre de la columna por la que desea ordenar los datos y, a continuación, seleccione Valores de celda en la sección Ordenar por. Por último, elija en la sección Orden el criterio de ordenación que necesite. Vea la captura de pantalla:

Consejos: Si sus datos incluyen encabezados, asegúrese de marcar la opción Incluir títulos. Si sus datos no tienen encabezados, desmárquela.

3. Haga clic en el botón Opciones en este cuadro de diálogo y, en el cuadro emergente Opciones de ordenación, marque la opción Distinguir mayúsculas y minúsculas. Vea la captura de pantalla:

4. Haga clic en Aceptar > Aceptar para cerrar los cuadros de diálogo. Los datos se ordenarán distinguiendo entre mayúsculas y minúsculas, colocando las cadenas en minúsculas antes que las que están en mayúsculas cuando el texto sea idéntico. Vea la captura de pantalla:

Usos avanzados del ordenamiento

En su trabajo diario, es probable que se enfrente a problemas de ordenación más complejos, prácticos y específicos. Esta sección aborda diversos tipos de tareas de ordenación en Excel.

3,1 Ordenar datos según su frecuencia

Supongamos que tiene una lista de datos en una columna y desea ordenarla en orden descendente según la frecuencia con la que aparece cada valor, tal como se muestra en la siguiente captura de pantalla. A continuación, le presento dos métodos para lograrlo.

Ordenar datos según la frecuencia con una columna auxiliar

En Excel no existe una forma directa de ordenar datos según su frecuencia de aparición. Para lograrlo, puede crear una fórmula auxiliar que calcule dicha frecuencia y, a continuación, ordenar la lista basándose en esa columna auxiliar para obtener el resultado deseado.

1. Escriba la siguiente fórmula en una celda vacía junto a los datos originales (por ejemplo, en B2) y arrastre el controlador de relleno hacia abajo para aplicarla al resto de las celdas. Vea la captura de pantalla:

=COUNTIF($A$2:$A$16,A2)

Nota: En la fórmula anterior, A2:A16 es el rango de datos que desea ordenar por frecuencia, y A2 es el primer valor de dicho rango.

2. A continuación, mantenga seleccionadas las celdas con la fórmula y haga clic en Datos > Ascendente o en Ordenar de Z a A, según sus necesidades. En el cuadro emergente Advertencia de ordenación, seleccione Expandir selección. Vea las capturas de pantalla:

3. A continuación, haga clic en el botón Ordenar. La columna original ya estará ordenada por frecuencia, tal como muestran las siguientes capturas de pantalla:

Ordenar datos según la frecuencia con una función útil

Si dispone de Kutools para Excel, con su función Clasificación avanzada podrá ordenar los datos según su frecuencia de aparición de forma rápida y sencilla, sin necesidad de columnas auxiliares.

1. Seleccione la lista de datos que desea ordenar y, a continuación, haga clic en KUTOOLS PLUS > Ordenar > Clasificación avanzada. Vea la captura de pantalla:

2. En el cuadro de diálogo Clasificación avanzada, seleccione la columna que desea ordenar en la sección Columna y, a continuación, elija Frecuencia en la lista desplegable de la sección Ordenar por. Por último, especifique el criterio de ordenación en la sección Orden. Vea la captura de pantalla:

Consejos: Si sus datos incluyen encabezados, asegúrese de marcar la opción Incluir títulosSi sus datos no tienen encabezados, desmárquela.

3. A continuación, haga clic en el botón Aceptar. La lista de datos se ordenará inmediatamente según la frecuencia de aparición. Vea la captura de pantalla:

3,2 Ordenar datos según la longitud de los caracteres

Si tiene una lista de datos con cadenas de texto de distinta longitud, quizá quiera ordenarla según esa longitud para lograr una columna más ordenada. A continuación se explica cómo ordenar los datos por número de caracteres.

Ordenar datos según la longitud de los caracteres con una columna auxiliar

Para ordenar una columna según la longitud de sus caracteres, utilice la función LARGO (LEN) para calcular el número de caracteres de cada celda y, a continuación, aplique la función Ordenar. Siga estos pasos:

1. Introduzca esta fórmula =LARGO(A2) en una celda vacía junto a los datos originales (por ejemplo, en B2) y arrastre el controlador de relleno hacia abajo para aplicarla al resto de las celdas. Vea la captura de pantalla:

2. A continuación, mantenga seleccionadas las celdas con la fórmula y haga clic en Datos > Ascendente o en Ordenar de Z a A, según sus necesidades. En el cuadro emergente Advertencia de ordenación, seleccione Expandir selección. Vea la captura de pantalla:

3. A continuación, haga clic en el botón Ordenar. Las cadenas se ordenarán según su longitud. Puede eliminar la columna auxiliar B si lo desea. Vea la captura de pantalla:

Ordenar datos según la longitud de los caracteres con una opción sencilla

Para ordenar datos según el número de caracteres de forma rápida y sencilla, le recomendamos una herramienta muy útil: Kutools para Excel, cuya función Clasificación avanzada le permitirá realizar esta tarea con facilidad.

1. Seleccione la lista de datos que desea ordenar y, a continuación, haga clic en KUTOOLS PLUS > Ordenar > Clasificación avanzada.

2. En el cuadro de diálogo Clasificación avanzada, seleccione la columna que desea ordenar en la sección Columna y elija Longitud del texto en la lista desplegable Ordenar por. Por último, especifique el criterio de ordenación que necesite en la sección Orden. Vea la captura de pantalla:

Consejos: Si sus datos incluyen encabezados, asegúrese de que Incluir títulos esté marcado. Si sus datos no tienen encabezados, desmárquelo.

3. A continuación, haga clic en el botón Aceptar; las cadenas de texto de la lista se habrán ordenado por longitud de caracteres, tal como se muestra en la siguiente captura de pantalla:

3,3 Ordenar Nombre completo por Apellido

Al ordenar una lista por **Nombre completo**, Excel utiliza el primer carácter del nombre para establecer el criterio de ordenación. Pero ¿qué ocurre si desea ordenar los datos por **Apellido**? A continuación, le presentamos algunos trucos sencillos para ordenar su lista de **Nombre completo** por **Apellido** en Excel.

Ordenar Nombre completo por Apellido con una columna auxiliar

Para ordenar los nombres completos según el apellido, debe extraer el apellido en una nueva columna y, a continuación, usar la función Ordenar para organizar los nombres completos alfabéticamente por apellido. Siga estos pasos:

1. Introduzca o copie la siguiente fórmula en una celda vacía adyacente a los datos originales, por ejemplo, B2, y arrastre el controlador de relleno hacia abajo hasta las celdas en las que quiera aplicarla. Vea la captura de pantalla:

=RIGHT(A2,LEN(A2)-FIND(«@»,SUBSTITUTE(A2,« »,«@»,LEN(A2)-LEN(SUBSTITUTE(A2,« »,«»)))))

2. Seleccione las celdas con la fórmula y, a continuación, haga clic en Datos > Ascendente o Ordenar de Z a A, según necesite. En el cuadro emergente Advertencia de ordenación, seleccione Ampliar la selección. Vea la captura de pantalla:

3. A continuación, haga clic en el botón Ordenar y obtendrá los nombres completos ordenados por apellido. Una vez finalizado, puede eliminar la columna auxiliar si lo desea. Vea la captura de pantalla:

Ordenar Nombre completo por Apellido con un método rápido

Si no está familiarizado con las fórmulas y desea ordenar los nombres completos por apellido sin usar ninguna fórmula, la función Clasificación avanzada de Kutools para Excel puede ayudarle.

1. Seleccione las celdas de Nombre completo que desee ordenar y haga clic en KUTOOLS PLUS > Ordenar > Clasificación avanzada.

2. En el cuadro de diálogo Clasificación avanzada, seleccione la columna que desea ordenar en la sección Columna y elija Apellido en la lista desplegable Ordenar por. Por último, especifique el criterio de ordenación que necesite en la sección Orden. Vea la captura de pantalla:

Consejos: Si sus datos incluyen encabezados, asegúrese de marcar la opción Incluir títulos. Si sus datos no tienen encabezados, desmárquela.

3. A continuación, haga clic en el botón Aceptar y la columna de Nombre completo se ordenará por Apellido inmediatamente.

3,4 Ordenar Dirección de correo electrónico por dominio

Si tiene una lista de Dirección de correo electrónico que desea ordenar por dominio en lugar de solo por la primera letra de la dirección, ¿cómo podría lograrlo en Excel? En esta sección se explican algunos métodos rápidos para ordenar Dirección de correo electrónico por dominios.

Ordenar Dirección de correo electrónico por dominio con una columna auxiliar

Aquí puede crear una fórmula para extraer el dominio de correo electrónico en otra columna y, a continuación, ordenar las direcciones de correo electrónico originales según la nueva columna de dominios.

1. Escriba la siguiente fórmula en una celda vacía junto a sus direcciones de correo electrónico. En este ejemplo, introduciré la fórmula en la celda C2 y arrastraré el controlador de relleno al rango en el que desee aplicarla para extraer todos los dominios de correo electrónico de las direcciones. Vea la captura de pantalla:

=RIGHT(B2,LEN(B2)-FIND(«@»,B2))

2. Mantenga seleccionadas las celdas con la fórmula y, a continuación, haga clic en Datos > Ascendente o Ordenar de Z a A, según necesite. En el cuadro de diálogo Advertencia de ordenación, marque Ampliar la selección. Vea la captura de pantalla:

3. A continuación, haga clic en el botón Ordenar para ordenar los datos por Dominio de Correo Electrónico en orden ascendente o descendente, según haya especificado.

4. Una vez ordenados los datos, puede eliminar la columna auxiliar si lo desea.

Ordenar Dirección de correo electrónico por dominio con unos pocos clics

Si dispone de Kutools para Excel, con su función Clasificación avanzada, las direcciones de correo electrónico se pueden ordenar alfabéticamente por nombres de dominio con solo unos pocos clics.

1. Seleccione todo el rango de datos que desea ordenar y, a continuación, haga clic en KUTOOLS PLUS > Ordenar > Clasificación avanzada.

2. En el cuadro de diálogo Clasificación avanzada, seleccione la columna que desea ordenar en la sección Columna y elija Dominio de correo electrónico en la lista desplegable Ordenar por. Por último, especifique el criterio de ordenación que necesite en la sección Orden. Vea la captura de pantalla:

Consejos: Si sus datos incluyen encabezados, asegúrese de que la opción Incluir títulosesté marcada. Si sus datos no incluyen encabezados, desmárquela.

3. Haga clic en Aceptar y los rangos de datos se habrán ordenado por dominio de correo electrónico, tal como se muestra en la siguiente captura de pantalla:

3,5 Ordenar una columna para que coincida con otra

Si tiene dos columnas con datos que son exactamente iguales o casi iguales, pero en distinto orden, es posible que necesite ordenar ambas columnas de modo que los valores coincidentes queden alineados en las mismas filas de ambas columnas. En esta sección presento dos casos para este tipo de ordenación.

Ordenar dos columnas con exactamente los mismos elementos para que coincidan

Por ejemplo, tengo dos columnas que contienen los mismos elementos, pero en distinto orden. Aquí quiero ordenar la segunda columna para que coincida con la primera, tal como se muestra en la siguiente captura de pantalla.

1. Escriba la siguiente fórmula en una celda vacía junto a sus datos originales y, a continuación, arrastre el controlador de relleno para aplicarla al resto de celdas de la lista. Así obtendrá la posición de cada valor de la columna B con respecto a la columna A. Vea la captura de pantalla:

=MATCH(B2,$A$2:$A$10,0)

2. A continuación, seleccione la columna B y la nueva columna auxiliar, y haga clic en Datos > Ordenar para abrir el cuadro de diálogo Ordenar. En el cuadro de diálogo Ordenar, realice las siguientes operaciones:

• Seleccione la columna auxiliar en función de la cual desea ordenar los datos en la sección Columna;
• A continuación, elija Valores de celdaen la sección Ordenar por;
• Por último, seleccione la opción De menor a mayor en la sección Orden.

3. A continuación, haga clic en el botón Aceptar. Ahora obtendrá las dos columnas coincidentes exactamente como se muestra en la siguiente captura de pantalla. Puede eliminar la columna de fórmulas según lo necesite.

Ordenar dos columnas con elementos no exactamente iguales para que coincidan

A veces, los elementos de dos columnas pueden no ser exactamente iguales. Por ejemplo, quiero ordenar los datos de la segunda columna para que coincidan con los de la primera columna, de modo que los valores idénticos queden alineados en las mismas filas, tal como se muestra en la siguiente captura de pantalla.

1. Inserte una nueva columna en blanco entre las dos columnas.

2. Introduzca la siguiente fórmula en la celda B2 y, a continuación, arrastre el controlador de relleno para aplicarla a las celdas que necesite. Así, los datos de la columna C se ordenarán automáticamente para coincidir con los de la columna A.

=IF(ISNA(MATCH(A2,$C$2:$C$8,0)),«»,INDEX($C$2:$C$8,MATCH(A2,$C$2:$C$8,0)))

3,6 Ordenar y extraer valores únicos de una lista de datos

Si tiene una lista de valores con duplicados y desea extraer solo los valores únicos ordenados alfabéticamente, como se muestra en la siguiente captura de pantalla, a continuación le presento algunas fórmulas para lograrlo.

1.Introduzca la siguiente fórmula en una celda vacía – C2 – y pulse a continuación las teclas Ctrl + Mayús + Intropara obtener el primer resultado, consulte la captura de pantalla:

=IFERROR(INDEX($A$2:$A$12,MATCH(0,COUNTIF($A$2:$A$12,«<»&$A$2:$A$12)-SUM(COUNTIF($A$2:$A$12,«=»&C$1:C1)),0)),"")

Nota: En la fórmula, A2:A12 es el rango de datos del que desea extraer los valores únicos, y C1 es la celda situada justo encima de la fórmula que ha introducido. Adáptelos según sus necesidades.

2. A continuación, arrastre el controlador de relleno hasta que aparezcan celdas vacías; así se extraerán y ordenarán automáticamente todos los valores únicos en orden ascendente. Consulte la captura de pantalla:

3,7 Ordenar varias filas o columnas independientemente a la vez

Es fácil ordenar un rango de datos según una fila o columna, pero a veces querrá ordenar alfabéticamente cada fila o columna del rango de forma independiente. ¿Cómo puede hacerlo en Excel?

Ordenar varias filas individualmente

Supongamos que tiene un rango de datos que necesita reorganizar alfabéticamente en cada fila, tal como se muestra en la siguiente captura de pantalla. Para resolverlo, aquí tiene dos trucos rápidos.

Ordenar varias filas de forma independiente a la vez mediante fórmula

1. Copie las etiquetas de fila a otra ubicación para obtener el resultado ordenado.

2. A continuación, copie o introduzca la siguiente fórmula en una celda vacía —H2— y pulse simultáneamente las teclas Ctrl + Mayús + Intro para obtener el primer resultado. Consulte la captura de pantalla:

=INDEX($B2:$E2, MATCH(COLUMNS($B2:B2), COUNTIF($B2:$E2, «<=»&$B2:$E2), 0))

3. A continuación, seleccione la celda con la fórmula H2 y arrastre el controlador de relleno hacia la derecha para copiar la fórmula al resto de celdas de la primera fila; en este ejemplo, hasta la celda K2. Consulte la captura de pantalla:

4. Seleccione las celdas con fórmulas de la primera fila (H2:K2) y arrastre el controlador de relleno hacia abajo para copiar la fórmula al resto de filas. ¡Ahora verá cómo los valores de cada fila se ordenan individualmente en orden ascendente!

Ordenar varias filas de forma independiente a la vez mediante código VBA

El siguiente código VBA le permite ordenar fácilmente los datos de cada fila alfabéticamente. Siga estos pasos:

1. Seleccione los datos que quiera ordenar en cada fila.

2. Mantenga pulsadas las teclas ALT + F11 para abrir la ventana de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones.

3. A continuación, haga clic en Insertar > Módulo y pegue el siguiente código en la ventana del Módulo.

Código VBA: Ordenar varias filas de forma independiente a la vez

Sub SortIndividualR()
'Updateby Extendoffice
    Dim xRg As Range, yRg As Range
    If TypeName(Selection) <> "Range" Then Exit Sub
    Set xRg = Selection
    If xRg.Count = 1 Then
        MsgBox "Select multiple cells!", vbExclamation, "Kutools for Excel"
        Exit Sub
    End If
    With Application
        .ScreenUpdating = False
        .EnableEvents = False
        .Calculation = xlCalculationManual
    End With
    Application.ScreenUpdating = False
    For Each yRg In xRg.Rows
        yRg.Sort Key1:=yRg.Cells(1, 1), _
        Order1:=xlAscending, _
        Header:=xlNo, _
        Orientation:=xlSortRows
    Next yRg
    With Application
        .ScreenUpdating = True
        .EnableEvents = True
        .Calculation = xlCalculationAutomatic
    End With
    Application.ScreenUpdating = True
End Sub

A continuación, pulse la tecla F5 para ejecutar este código; los datos de cada fila se ordenarán inmediatamente en orden ascendente. Consulte la captura de pantalla:

Ordenar varias columnas individualmente

Para ordenar los datos de cada columna de forma independiente, le resultarán útiles los dos métodos siguientes.

Ordenar varias columnas de forma independiente a la vez mediante fórmula

1. Copie las etiquetas de columna a otra ubicación en la que quiera obtener el resultado ordenado.

2. A continuación, introduzca la siguiente fórmula en una celda vacía —F3— y pulse simultáneamente las teclas Ctrl + Mayús + Intro para obtener el primer resultado; luego, arrastre el controlador de relleno hacia abajo para aplicar la fórmula al resto de filas. Consulte la captura de pantalla:

=INDEX(A$3:A$6,MATCH(ROWS(A$3:A3),COUNTIF(A$3:A$6,«<=»&A$3:A$6),0))

3. Seleccione las celdas con fórmulas de la primera fila (F3:F6) y arrastre el controlador de relleno hacia la derecha para copiar la fórmula al resto de columnas. Así, los valores de cada columna quedarán ordenados individualmente en orden ascendente, tal como se muestra en la siguiente captura de pantalla:

Ordenar varias columnas de forma independiente a la vez mediante código VBA

Para ordenar los datos de varias columnas de forma independiente, el siguiente código VBA también le resultará útil. Siga estos pasos:

1. Mantenga pulsadas las teclas ALT + F11 para abrir la ventana de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones.

2. A continuación, haga clic en Insertar > Módulo y pegue el siguiente código en la ventana del Módulo.

Código VBA: Ordenar varias columnas de forma independiente a la vez

Sub SortIndividualJR()
'Updateby Extendoffice
    Dim xRg As Range
    Dim yRg As Range
    Dim ws As Worksheet
    Set ws = ActiveSheet
    On Error Resume Next
    Set xRg = Application.InputBox(Prompt:="Range Selection:", _
                                    Title:="Kutools for excel", Type:=8)
    Application.ScreenUpdating = False
    For Each yRg In xRg
        With ws.Sort
            .SortFields.Clear
            .SortFields.Add Key:=yRg, Order:=xlAscending
            .SetRange ws.Range(yRg, yRg.End(xlDown))
            .Header = xlNo
            .MatchCase = False
            .Apply
        End With
    Next yRg
    Application.ScreenUpdating = True
End Sub

3. A continuación, pulse la tecla F5 para ejecutar este código. Aparecerá un cuadro de diálogo: por favor, seleccione el rango de datos que desee ordenar. Consulte la captura de pantalla:

4. A continuación, haga clic en Aceptar y cada columna se ordenará individualmente de forma rápida.

3,8 Ordenar datos aleatoriamente en Excel

Es habitual ordenar los datos alfabéticamente en orden ascendente o descendente, pero ¿ha probado alguna vez a ordenarlos de forma aleatoria? En esta sección le explicaré cómo mezclar un rango de celdas en un orden completamente aleatorio.

Ordenar una columna de datos aleatoriamente con una columna auxiliar

Normalmente, puede usar la función ALEATORIO para generar números aleatorios y luego ordenar los datos según esa lista aleatoria. Siga estos pasos:

1. Introduzca esta fórmula: =ALEATORIO() en una celda vacía junto a sus datos y arrastre el controlador de relleno hacia abajo para generar una lista de números aleatorios, tal como se muestra en la siguiente captura de pantalla:

2. Mantenga seleccionadas las celdas con fórmulas y, a continuación, haga clic en Datos > Ordenar de A a Z o Ordenar de Z a A, según lo necesite. En el cuadro de diálogo emergente Advertencia de ordenación, seleccione Expandir la selección. Consulte la captura de pantalla:

3. A continuación, haga clic en el botón Ordenar y la lista de datos se mezclará inmediatamente. Consulte la captura de pantalla:

Ordenar celdas, filas o columnas aleatoriamente con una función sorprendente

Kutools para Excel incluye una potente función denominada Reorganizar aleatoriamente, con la que puedes reorganizar datos de forma aleatoria dentro de un rango seleccionado: en cada columna, en cada fila o incluso filas y columnas completas a la vez.

1. Seleccione el rango de datos que desea ordenar aleatoriamente y, a continuación, haga clic en KUTOOLS PLUS > Ordenar > Reorganizar aleatoriamente. Consulte la captura de pantalla:

2. En el cuadro de diálogo Ordenar, Seleccionar o Aleatorizar, en la pestaña Ordenar, elija una de las siguientes opciones según sus necesidades:

• Fila completa: Mezcla aleatoriamente las filas completas en la opción Seleccionar aleatoriamente.
• Ordenar Columnas Completas: Mezcla aleatoriamente las columnas completas en la opción Seleccionar aleatoriamente.
• Ordenar en Cada Fila: Mezcla aleatoriamente cada fila de forma individual.
• Ordenar en Cada Columna: Mezcla aleatoriamente los datos de cada columna de forma individual.
• Ordenar Todas las Celdas: Aleatoriza todas las celdas del rango seleccionado.

3. A continuación, haga clic en el botón Aceptar y los datos se aleatorizarán inmediatamente.

3,9 Ordenar una lista de fechas según el mes, el día o el mes y el día

Al ordenar fechas en Excel, la función Ordenar clasificará la lista de fechas por año, mes y día de forma predeterminada, pero en ciertos casos puede necesitar organizar las fechas únicamente por mes o por día, o por mes y día ignorando el año. ¿Cómo resolver este problema en Excel?

Ordenar una lista de fechas por mes o día con una columna auxiliar

Para ordenar las fechas basándose únicamente en el mes o el día, puede extraer los números del mes o del día a partir de las fechas y, a continuación, ordenar las fechas según la columna de números del mes o del día extraídos.

1. Introduzca la siguiente fórmula en una celda vacía junto a sus datos y, a continuación, arrastre el controlador de relleno hacia abajo para aplicarla al resto de celdas; consulte la captura de pantalla:

=MONTH(B2)        (extract month number)
=DIA(B2)(extrae el número del día)

2. Tras obtener los números del mes o del día, mantenga seleccionadas las celdas con la fórmula y, a continuación, haga clic en Datos > Ascendente o Ordenar de Z a A, según necesite. En el cuadro emergente Advertencia de ordenación, seleccione Ampliar selección; consulte la captura de pantalla:

3. A continuación, haga clic en el botón Ordenar y las fechas se ordenarán por mes, ignorando los años y los días. Consulte la captura de pantalla:

Ordenar una lista de fechas por mes o día con unos pocos clics

Si dispone de Kutools para Excel, con su función Clasificación avanzada podrá ordenar una lista de fechas únicamente por mes o por día con solo unos pocos clics.

1. Seleccione el rango de datos que desea ordenar y, a continuación, haga clic en KUTOOLS PLUS > Ordenar > Clasificación avanzada.

2. En el cuadro de diálogo Clasificación avanzada, seleccione la columna que desea ordenar en la sección Columna y elija Mes o Día en la lista desplegable del campo Ordenar por. Por último, especifique el criterio de ordenación que necesite en la sección Orden.

Consejos: Si sus datos incluyen encabezados, asegúrese de marcar la opción Incluir títulos. Si sus datos no tienen encabezados, desmárquela.

3. A continuación, haga clic en el botón Aceptar y los datos se ordenarán según el mes o el día especificado, ignorando el año; consulte la captura de pantalla:

Ordenar una lista de fechas por mes y día con una columna auxiliar

Ahora bien, si necesita ordenar una lista de fechas únicamente por mes y día, sin tener en cuenta el año, la función TEXTO puede ayudarle a convertir una fecha en una cadena de texto con el formato especificado y, posteriormente, aplicar la función Ordenar según sus necesidades.

1. Introduzca la siguiente fórmula en una celda vacía junto a sus datos y, a continuación, cópiela hacia abajo hasta el final; así obtendrá el mes y el día como una cadena de texto, tal como se muestra en la captura de pantalla:

=TEXT(B2,«MMDD»)

2. Mantenga seleccionadas las celdas con la fórmula y, a continuación, haga clic en Datos > Ordenar de A a Z o Ordenar de Z a A, según sus necesidades. En el cuadro emergente Advertencia de ordenación, seleccione Ampliar selección; consulte la captura de pantalla:

3. A continuación, haga clic en el botón Ordenar y sus datos quedarán ordenados únicamente por mes y día.

3,10 Ordenar una lista de fechas según Estadísticas de días de la semana

Para ordenar una lista de fechas según Estadísticas de días de la semana, es decir, ordenar fechas de lunes a domingo o de domingo a sábado, en esta sección presentaré dos métodos para realizar esta tarea en Excel.

Ordenar una lista de fechas por Estadísticas de días de la semana con una columna auxiliar

Para ordenar fechas por Estadísticas de días de la semana, también necesitará una columna auxiliar que devuelva un número correspondiente al Semana y, a continuación, ordenar las fechas según dicha columna auxiliar.

1. Introduzca o copie la fórmula siguiente en una celda vacía y, a continuación, arrastre el controlador de relleno hacia abajo para aplicarla a otras celdas; consulte la captura de pantalla:

=WEEKDAY(B2)           (Start from Sunday (1) to Saturday(7))
=DIASEM(B2;2)(Empieza en lunes (1) y termina en domingo (7))

2. Mantenga seleccionadas las celdas con la fórmula y, a continuación, haga clic en Datos>Ascendenteo Ordenar de Z a A, según necesite. En el cuadro emergente Advertencia de ordenación, seleccione Ampliar selección; consulte la captura de pantalla:

3. A continuación, haga clic en el botón Ordenar para obtener el resultado de ordenación deseado; consulte la captura de pantalla:

Ordenar una lista de fechas por Estadísticas de días de la semana con una opción sencilla

Con la ayuda de la función Kutools para Excel de Clasificación avanzada, podrá resolver este problema en un abrir y cerrar de ojos, sin necesidad de ninguna fórmula auxiliar.

1. Seleccione el rango de datos que desea ordenar y, a continuación, haga clic en KUTOOLS PLUS > Ordenar > Clasificación avanzada.

2. En el cuadro de diálogo Clasificación avanzada, seleccione la columna que desea ordenar en la sección Columna y elija Semana en la lista desplegable del campo Ordenar por. Por último, especifique el criterio de ordenación que necesite en la sección Orden.

Consejos: Si sus datos incluyen encabezados, asegúrese de que la opción Incluir títulosesté marcada. Si sus datos no tienen encabezados, desmárquela.

3. A continuación, haga clic en el botón Aceptar y los datos se ordenarán automáticamente por Estadísticas de días de la semana según sus necesidades. Consulte la captura de pantalla:

3,11 Ordenar una lista de fechas según el trimestre

En esta sección se explica cómo ordenar una lista de fechas por trimestre, ignorando el año, y se ofrecen dos métodos prácticos.

Ordenar una lista de fechas por trimestre con una columna auxiliar

Al igual que en las soluciones anteriores, debe crear una columna Asistente de fórmulas para extraer el número del trimestre a partir de las fechas indicadas y, a continuación, ordenar las fechas según esta nueva columna auxiliar.

1. Introduzca o copie la fórmula siguiente en una celda vacía y, a continuación, arrastre el controlador de relleno hacia abajo para copiarla en otras celdas; consulte la captura de pantalla:

=ROUNDUP(MONTH(B2)/3,0)

2. Siga seleccionando las celdas con fórmulas y, a continuación, haga clic en Datos > Ascendente o Ordenar de Z a A, según necesite. En el cuadro emergente Advertencia de ordenación, seleccione Ampliar la selección. Consulte la captura de pantalla:

3. A continuación, haga clic en el botón Ordenar; los rangos de datos se han ordenado por trimestre, tal como se muestra en la siguiente captura de pantalla:

Ordenar una lista de fechas por trimestre con una función útil

Si tiene instalado Kutools para Excel, la función Clasificación avanzada puede ayudarle a realizar esta tarea con solo unos pocos clics.

1. Seleccione el rango de datos que desea ordenar y, a continuación, haga clic en KUTOOLS PLUS > Ordenar > Clasificación avanzada.

2. En el cuadro de diálogo Clasificación avanzada, seleccione la columna que desea ordenar en la sección Columna y elija Trimestre en el campo Ordenar por de la lista desplegable. Por último, especifique el criterio de ordenación que necesite en la sección Orden.

Consejos: Si sus datos incluyen encabezados, asegúrese de marcar la opción Incluir títulos. Si sus datos no tienen encabezados, desmárquela.

3. Por último, haga clic en el botón Aceptar y los rangos seleccionados se ordenarán por trimestre según sus necesidades.

3,12 Ordenar datos según nombres de mes o de día de la semana

Si dispone de una lista de nombres de meses en formato texto, al ordenarlos se organizarán alfabéticamente en lugar de seguir el orden cronológico de enero a diciembre. Si necesita ordenar los meses de enero a diciembre, una ordenación personalizada dentro de la función Ordenar puede serle de gran ayuda.

1. Seleccione los Rangos de datos que desea ordenar según los nombres de mes y, a continuación, haga clic en Datos > Ordenar para abrir el cuadro de diálogo Ordenar.

2. En el cuadro de diálogo Ordenar, en la sección Columna, seleccione el nombre de la columna que contiene los nombres de mes; en la sección Ordenar por, elija Valores de celda. Por último, en la sección Orden, seleccione Listas personalizadas. Consulte la captura de pantalla:

Consejos: Si sus datos incluyen encabezados, asegúrese de marcar la opción Incluir títulos. Si sus datos no tienen encabezados, desmárquela.

3. A continuación, en el cuadro de diálogo emergente Listas personalizadas, seleccione los nombres completos de los meses (enero, febrero, marzo…) o sus abreviaturas (ene, feb, mar…), según cómo aparezcan en su hoja de cálculo. Consulte la captura de pantalla:

4. A continuación, haga clic en Aceptar > Aceptar para cerrar los cuadros de diálogo. Ahora, sus datos ya están ordenados por nombre de mes en orden cronológico, tal como se muestra en la siguiente captura de pantalla:

Consejos: Para ordenar por nombres de día de la semana, seleccione en el cuadro de diálogo Lista personalizada los nombres completos (por ejemplo: domingo, lunes, martes…) o las abreviaturas (dom., lun., mar.…) según sus necesidades.

3,13 Ordenar datos según números impares o pares

En Excel es sencillo ordenar números en orden ascendente o descendente, pero ¿ha intentado alguna vez ordenar una lista de números separando los impares de los pares o viceversa? En esta sección le presentaré algunos métodos para realizar esta tarea.

Ordenar datos por números impares o pares con una columna auxiliar

Para ordenar una lista de números según si son impares o pares, debe crear una fórmula que identifique dichos números y, posteriormente, aplicar la función Ordenar.

1. Junto a la lista de números, introduce la fórmula =ESIMPAR(A2) en una celda vacía y arrástrala para copiarla en las demás celdas. Verás valores VERDADERO y FALSO: VERDADERO indica números impares y FALSO, números pares.

2. Siga seleccionando las celdas con la fórmula y, a continuación, haga clic en Datos > Ascendente o Ordenar de Z a A, según necesite. En el cuadro emergente Advertencia de ordenación, seleccione Ampliar la selección. Consulte la captura de pantalla:

3. A continuación, haga clic en el botón Ordenar; todos los números pares se agruparán juntos, seguidos de los impares, o viceversa. Consulte la captura de pantalla:

Ordenar datos por números impares o pares con una función útil

Con la ayuda de la función Kutools para Excel de Clasificación avanzada, ¡podrás ordenar rápidamente los números de impares a pares o viceversa!

1. Seleccione los rangos de datos que desea ordenar y, a continuación, haga clic en KUTOOLS PLUS>Ordenar>Clasificación avanzada.

2. En el cuadro de diálogo Clasificación avanzada, haga clic en la columna que desea ordenar en la sección Columna y, a continuación, elija Números pares e impares en la sección Ordenar por. Luego especifique el criterio de ordenación ()A a Z ordena de pares a impares y Z a A ordena de impares a pares). Consulte la captura de pantalla:

Consejos: Si sus datos incluyen encabezados, asegúrese de marcar la opción Incluir títulos. Si sus datos no tienen encabezados, desmárquela.

3. A continuación, haga clic en el botón Aceptar y obtendrá los siguientes resultados:

3,14 Ordenar datos según Valor absoluto

Si en la columna existen tanto números positivos como negativos, al ordenarlos Excel los organizará automáticamente en orden ascendente o descendente. Sin embargo, en determinadas situaciones puede que desee ignorar el signo negativo al ordenar los datos, es decir, ordenar los números según su Valor absoluto. ¿Cómo lograr esta tarea en Excel?

Ordenar datos por Valor absoluto con una columna auxiliar

Para ordenar números por Valor absoluto, normalmente debe crear primero una fórmula que convierta todos los valores en Valor absoluto y, a continuación, aplicar la función Ordenar.

1. En una celda adyacente vacía, por ejemplo B2, introduzca esta fórmula =ABS(A2) y, a continuación, arrastre el controlador de relleno para aplicarla al resto de celdas. ¡Verá cómo todos los valores se convierten automáticamente en su valor absoluto!

2. Mantenga seleccionadas las celdas con fórmulas y, a continuación, haga clic en Datos > Ascendente o en Ordenar de Z a A, según necesite. En el cuadro emergente Advertencia de ordenación, seleccione Expandir la selección. Consulte la captura de pantalla:

3. A continuación, haga clic en el botón Ordenar y todos los números se ordenarán por valor absoluto, tal como se muestra en la siguiente captura de pantalla:

Ordenar datos por Valor absoluto con una opción práctica

¿Cansado de crear columnas auxiliares? Le recomendamos Kutools para Excel: con su función Clasificación avanzada, podrá ordenar números por valor absoluto de forma directa y sencilla.

1. Seleccione el rango de datos que desee ordenar y, a continuación, haga clic en KUTOOLS PLUS > Ordenar > Clasificación avanzada.

2. En el cuadro de diálogo Clasificación avanzada, haga clic en la columna que desee ordenar en la sección Columna, elija el valor Absoluto en la sección Ordenar por y, a continuación, especifique el criterio de ordenación; consulte la captura de pantalla:

Consejos: Si sus datos incluyen encabezados, asegúrese de marcar la opción «Incluir títulos». Si no los tienen, desmárquela.

3. A continuación, haga clic en Aceptar y todos los números se ordenarán de menor a mayor o de mayor a menor, ignorando el signo negativo.

Ordenar datos automáticamente al introducirlos o modificarlos

La función Ordenar de Excel no es dinámica; tendrá que volver a ordenar los datos tras cada modificación o cuando se añadan nuevos datos. En esta sección explicaré cómo ordenar sus datos automáticamente cada vez que se agregue un nuevo valor en su Rango de datos.

4,1 Ordenar automáticamente valores numéricos en una columna mediante fórmulas

Para ordenar una lista de números en orden ascendente o descendente de forma automática, puede utilizar fórmulas basadas en las funciones K.ESIMO.MAYOR, K.ESIMO.MENOR y FILA.

1. Introduzca o copie la siguiente fórmula en una celda vacía junto a sus datos de origen y, a continuación, arrastre el controlador de relleno hacia abajo hasta las celdas en las que desee aplicarla. Así, los números se ordenarán de menor a mayor. Consulte la captura de pantalla:

=IFERROR(SMALL($A$2:$A$100,ROWS(B$2:B2)),«»)

Nota: En esta fórmula, A2:A100 es el rango de números que desea ordenar automáticamente, incluyendo algunas celdas vacías para futuras entradas; B2 es la celda donde introduce la fórmula.

2. Ahora, al modificar los datos de origen o añadir nuevos datos, la lista ordenada se actualizará automáticamente, tal como se muestra en la siguiente demostración:

4,2 Ordenar automáticamente valores de texto en una columna mediante fórmulas

Si desea ordenar automáticamente los valores de texto en una columna, la fórmula anterior no funcionará. En este caso, otra fórmula puede ayudarle; proceda de la siguiente manera:

1. Introduzca o copie la siguiente fórmula en una celda vacía junto a su columna de datos y, a continuación, pulse simultáneamente las teclas Ctrl + Mayús + Intro para obtener el primer texto. Luego, seleccione la celda con la fórmula y arrastre el controlador de relleno hacia abajo hasta las celdas que desee ordenar; consulte la captura de pantalla:

=IFERROR(INDEX($A$2:$A$100,MATCH(ROWS($A$2:A2),COUNTIF($A$2:$A$100,«>=»&$A$2:$A$100),0)),"")

2. A partir de ahora, cada vez que introduzcas un valor o modifiques los datos originales en la columna A, las cadenas de texto de la columna B se ordenarán automáticamente en orden ascendente. ¡Mira la siguiente demostración:

4,3 Ordenar automáticamente una mezcla de valores numéricos y de texto en una columna mediante código VBA

Si hay valores tanto numéricos como de texto en una columna, para ordenar la lista de datos automáticamente, el siguiente código VBA puede resultarle útil.

1. Haga clic con el botón derecho en la pestaña de la hoja donde desea ordenar los datos automáticamente y seleccione Ver código en el menú contextual. En la ventana emergente de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones, copie y pegue el siguiente código en la ventana en blanco del Módulo; consulte la captura de pantalla:

Código VBA: ordenación automática al introducir o modificar datos en orden ascendente:

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
'Updateby Extendoffice
    On Error Resume Next
    If Application.Intersect(Target, Application.Columns(1)) Is Nothing Then Exit Sub
    If Target.Count > 1 Then Exit Sub
    Range("A1").Sort Key1:=Range("A2"), Order1:=xlAscending, Header:=xlYes, _
                                        OrderCustom:=1, MatchCase:=False, Orientation:=xlTopToBottom
End Sub

Nota: En el código anterior, los datos introducidos se ordenarán automáticamente en la columna A. A1 es el encabezado y A2 es la primera celda de la lista de datos.

2. A continuación, guarde y cierre la ventana del código. A partir de ahora, al introducir nuevos datos o modificar los existentes en la columna A, estos se ordenarán automáticamente en orden ascendente. Consulte la siguiente demostración:

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
'Updateby Extendoffice
    On Error Resume Next
    If Application.Intersect(Target, Application.Columns(1)) Is Nothing Then Exit Sub
    If Target.Count > 1 Then Exit Sub
    Range("A1").Sort Key1:=Range("A2"), Order1:=xlDescending, Header:=xlYes, _
                                        OrderCustom:=1, MatchCase:=False, Orientation:=xlTopToBottom
End Sub

Otros casos de ordenación

Es posible que enfrente diversas necesidades de ordenación en su trabajo diario. En esta sección presentaré otros tipos de ordenamiento, como ordenar datos dentro de una celda o disponer los datos de una columna o fila en orden inverso, entre otros.

5,1 Ordenar datos dentro de una celda

Para ordenar alfabéticamente una cadena de texto dentro de una única celda —por ejemplo, transformar “HDAW” en “ADHW”— o para ordenar varias palabras separadas por comas en una celda —como convertir “word, outlook, excel, access” en “access, excel, outlook, word”—, esta sección explica cómo realizar este tipo de ordenación en Excel.

Ordenar valores de cadena dentro de una celda en orden alfabético

Para ordenar alfabéticamente los caracteres de una cadena dentro de una celda, debe crear una función definida por el usuario. Siga estos pasos:

1. Mantenga pulsadas las teclas ALT + F11para abrir la ventana de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones.

2. Haga clic en Insertar > Módulo y pegue el siguiente código en la ventana del Módulo.

Código VBA: ordenar valor de texto dentro de una celda

Function SortCellContents(xRange As Range)
'Updateby Extendoffice
Dim xArr
Dim xF1, xF2 As Integer
Dim xStrValue As String
Dim xStrT As String
If xRange.Count <> 1 Then
    Exit Function
End If
xStrValue = xRange.Value
ReDim xArr(1 To Len(xStrValue))
For xF1 = 1 To UBound(xArr)
    xArr(xF1) = Mid(xStrValue, xF1, 1)
Next
For xF1 = 1 To UBound(xArr)
    For xF2 = xF1 To UBound(xArr)
        If Asc(xArr(xF2)) < Asc(xArr(xF1)) Then
            xStrT = xArr(xF2)
            xArr(xF2) = xArr(xF1)
            xArr(xF1) = xStrT
        End If
    Next xF2
Next xF1
SortCellContents = Join(xArr, "")
End Function

3. A continuación, guarde y cierre este código y regrese a su hoja de cálculo. Luego, introduzca la fórmula =SortCellContents(A2) en una celda vacía donde desee mostrar el resultado y arrastre el controlador de relleno hacia abajo para copiar la fórmula en otras celdas. Así, todos los valores de texto se ordenarán alfabéticamente. Consulte la captura de pantalla:

Ordenar cadenas de texto separadas por un delimitador dentro de una celda en orden alfabético

Si en una celda hay varias palabras separadas por delimitadores específicos y desea ordenarlas alfabéticamente dentro de esa misma celda, la siguiente función definida por el usuario le será de gran ayuda.

1. Mantenga pulsadas las teclas ALT + F11para abrir la ventana de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones.

2. Haga clic en Insertar > Módulo y pegue el siguiente código en la ventana del Módulo.

Código VBA: ordenar cadenas de texto separadas por comas dentro de una celda

Function SortCellWithSeparator(CellAddress As Range, DelimiterChar As String, IncludeSpaces As Boolean) As String
'Updateby Extendoffice
Dim xRg As Range
Dim xString As String
Dim xF1, xF2 As Integer
Dim xSArr
Dim xStrT As String
Dim xStrValue As String
Set xRg = CellAddress
xStrValue = WorksheetFunction.Substitute(xRg.Value, " ", "")
xSArr = Split(xStrValue, DelimiterChar)
    For xF1 = 0 To UBound(xSArr)
        For xF2 = xF1 + 1 To UBound(xSArr)
                If xSArr(xF2) < xSArr(xF1) Then
                    xStrT = xSArr(xF2)
                    xSArr(xF2) = xSArr(xF1)
                    xSArr(xF1) = xStrT
                End If
        Next xF2
    Next xF1
xStrValue = ""
For xF1 = 0 To UBound(xSArr)
    xStrValue = xStrValue & xSArr(xF1) & DelimiterChar
Next xF1
SortCellWithSeparator = xStrValue
SortCellWithSeparator = Left(SortCellWithSeparator, Len(SortCellWithSeparator) - 1)
If IncludeSpaces = True Then SortCellWithSeparator = WorksheetFunction.Substitute(SortCellWithSeparator, ",", ", ")
End Function

3. A continuación, guarde y cierre este código, regrese a su hoja de cálculo e introduzca la fórmula =SortCellWithSeparator(A2,",",TRUE) en una celda vacía donde desee mostrar el resultado. Luego, arrastre el controlador de relleno hacia abajo para aplicar la fórmula al resto de celdas y ¡ordene alfabéticamente todas sus cadenas de texto! Consulte la captura de pantalla:

Nota: Si sus cadenas de texto están separadas por otros delimitadores, basta con que sustituya la coma en esta fórmula por su propio separador.

5,2 Invertir / cambiar el orden de los datos en una columna o fila

A veces, es posible que necesite invertir el orden de los datos de arriba abajo en una Rango de datos vertical o de izquierda a derecha en una Rango de datos horizontal. Esta sección le presentará tres métodos para realizar esta tarea en Excel.

Invertir / cambiar el orden de los datos en una columna o fila con fórmulas

Las siguientes fórmulas pueden ayudarle a invertir el orden de los datos en una columna o fila; proceda de la siguiente manera:

Invertir el orden de los datos en una columna

Introduzca o copie la siguiente fórmula en una celda vacía donde desee colocar el resultado y, a continuación, arrastre el controlador de relleno hacia abajo hasta las celdas para obtener los valores en orden inverso; consulte la captura de pantalla:

=OFFSET($A$10,-(ROW(A1)-1),0)

Nota: En la fórmula anterior, A1 es la primera celda y A10 es la última celda de la columna.

Invertir el orden de los datos en una fila

Aplique la siguiente fórmula para invertir el orden de los datos horizontalmente en una fila:

=OFFSET($A$1,,COUNTA(1:1)-COLUMN(A1),)

Nota: En la fórmula anterior, A1 es la primera celda de la fila y 1:1 es el número de fila en el que se encuentran sus datos. Si los datos están en la fila 10, debe cambiarlo a 10:10.

A continuación, arrastre el controlador de relleno hacia la derecha hasta que se extraigan todos los valores y obtendrá todos los datos invertidos horizontalmente; consulte la captura de pantalla:

Invertir / cambiar el orden de los datos en varias columnas o filas con código VBA

Las fórmulas anteriores solo funcionan correctamente para una única columna o fila. Si hay varias columnas o filas con datos que deben invertirse, los siguientes códigos VBA pueden ayudarle.

Invertir el orden del Datos dentro de la selección de celdas verticalmente

1. Primero, haz una copia de seguridad de tus datos originales y, a continuación, mantén pulsadas las teclas ALT + F11 para abrir la ventana de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones.

2Haga clic en Insertar>Móduloy pegue el siguiente código en la ventana del Módulo.

Código VBA: Invertir un rango de celdas en orden inverso verticalmente

Sub Flipvertically()
'updateby Extendoffice
Dim Rng As Range
Dim WorkRng As Range
Dim Arr As Variant
Dim i As Integer, j As Integer, k As Integer
On Error Resume Next
xTitleId = "KutoolsforExcel"
Set WorkRng = Application.Selection
Set WorkRng = Application.InputBox("Range", xTitleId, WorkRng.Address, Type:=8)
Arr = WorkRng.Formula
For j = 1 To UBound(Arr, 2)
    k = UBound(Arr, 1)
    For i = 1 To UBound(Arr, 1) / 2
        xTemp = Arr(i, j)
        Arr(i, j) = Arr(k, j)
        Arr(k, j) = xTemp
        k = k - 1
    Next
Next
WorkRng.Formula = Arr
End Sub

3. A continuación, pulse la tecla F5 para ejecutar este código y aparecerá un cuadro de diálogo que le pedirá que seleccione el rango de datos que desea invertir verticalmente; consulte la captura de pantalla:

4. A continuación, haga clic en el botón Aceptar y el rango de datos se invertirá verticalmente, tal como se muestra en las siguientes capturas de pantalla:

Invertir el orden del Datos dentro de la selección de celdas horizontalmente

Para invertir el Rango de datos en orden horizontal, aplique el siguiente código VBA:

Código VBA: Invertir un rango de celdas en orden inverso verticalmente

Sub Fliphorizontally()
'updateby Extendoffice
Dim Rng As Range
Dim WorkRng As Range
Dim Arr As Variant
Dim i As Integer, j As Integer, k As Integer
On Error Resume Next
xTitleId = "KutoolsforExcel"
Set WorkRng = Application.Selection
Set WorkRng = Application.InputBox("Range", xTitleId, WorkRng.Address, Type:=8)
Arr = WorkRng.Formula
For i = 1 To UBound(Arr, 1)
    k = UBound(Arr, 2)
    For j = 1 To UBound(Arr, 2) / 2
        xTemp = Arr(i, j)
        Arr(i, j) = Arr(i, k)
        Arr(i, k) = xTemp
        k = k - 1
    Next
Next
WorkRng.Formula = Arr
End Sub

Tras ejecutar este código, los datos en las filas se han invertido horizontalmente; consulte las capturas de pantalla:

Invertir / cambiar el orden de los datos en columnas o filas con tan solo un clic

Si dispone de Kutools para Excel, con sus funciones de Voltear rango verticalmente y Voltear rango horizontalmente, podrá invertir rangos de celdas tanto en vertical como en horizontal con un solo clic.

Invertir el orden del Datos dentro de la selección de celdas verticalmente

1. Seleccione el rango de datos que desea invertir y, a continuación, haga clic en Kutools > Rango > Voltear rango verticalmente > Todo / Voltear solo contenido; consulte la captura de pantalla:

Consejos: Si elige la opción Todo, se invertirá simultáneamente todo el formato de las celdas; si selecciona Voltear solo contenido, únicamente se invertirán los valores de las celdas.

2. A continuación, el rango de datos se invertirá verticalmente de inmediato.

Invertir el orden del Datos dentro de la selección de celdas horizontalmente

1. Seleccione el rango de datos y, a continuación, haga clic en Kutools > Rango > Voltear rango horizontalmente > Todo / Voltear solo contenido; consulte la captura de pantalla:

Consejos: Si elige la opción Todo, todo el formato de celda se invertirá al mismo tiempo; si elige Voltear solo contenido, solo se invertirán los valores de las celdas.

2. Entonces, todos los valores de las celdas seleccionadas se invertirán horizontalmente al instante, tal como se muestra en las siguientes capturas de pantalla:

5,3 Ordenar las pestañas de hojas en orden alfabético o por color de pestaña en Excel

Supongamos que tiene un gran número de hojas de trabajo en su libro. Si necesita ordenar las Pestañas de hoja alfabéticamente o clasificar las Pestañas de hoja según el color de la pestaña, el método habitual —arrastrar y soltar las Pestañas de hoja— le hará perder mucho tiempo. En esta sección explicaré algunos trucos para organizar las Pestañas de hoja en orden ascendente o descendente.

Ordenar las pestañas de hojas en orden alfabético con código VBA

El siguiente código VBA puede ayudarle a ordenar las Pestañas de hoja alfabéticamente en orden ascendente o descendente; proceda de la siguiente manera:

1. Mantenga pulsadas las teclas ALT + F11 para abrir la ventana de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones.

2. Haga clic en Insertar > Módulo y, a continuación, pegue la siguiente macro en la ventana del Módulo.

VBA: Ordenar todas las hojas en orden alfabético

Sub SortWorkBook()
'Updateby Extendoffice
Dim xResult As VbMsgBoxResult
xTitleId = "KutoolsforExcel"
xResult = MsgBox("Click Yes to sort sheets in ascending order;" & Chr(10) & "Click No will sort in descending order", vbYesNoCancel + vbQuestion + vbDefaultButton1, xTitleId)
For i = 1 To Application.Sheets.Count
    For j = 1 To Application.Sheets.Count - 1
        If xResult = vbYes Then
            If UCase$(Application.Sheets(j).Name) > UCase$(Application.Sheets(j + 1).Name) Then
                Sheets(j).Move after:=Sheets(j + 1)
            End If
            ElseIf xResult = vbNo Then
                If UCase$(Application.Sheets(j).Name) < UCase$(Application.Sheets(j + 1).Name) Then
                    Application.Sheets(j).Move after:=Application.Sheets(j + 1)
            End If
        End If
    Next
Next
End Sub

3. A continuación, pulse la tecla F5 para ejecutar esta macro. En el cuadro de diálogo que aparece, haga clic en Sí y todas las hojas se ordenarán en orden alfabético ascendente; haga clic en No y todas las hojas se ordenarán en orden alfabético descendente según sus necesidades.

Ordenar las pestañas de hojas en orden alfabético / alfanumérico con una función potente

Kutools para Excel ofrece una potente función: Ordenar todas las hojas, con la que puedes ordenar las hojas de trabajo alfabética o alfanuméricamente, clasificarlas según el color de la pestaña o invertir el orden de las pestañas de hoja según tus necesidades.

1. Abra el libro en el que desea ordenar las pestañas de hoja y, a continuación, haga clic en KUTOOLS PLUS > Hoja de trabajo > Ordenar todas las hojas; consulte la captura de pantalla:

2. En el cuadro de diálogo Ordenar todas las hojas, seleccione en el panel derecho una de las opciones que necesite, por ejemplo, Orden alfabético o Orden exacto. Consulte la captura de pantalla:

3. A continuación, haga clic en el botón Aceptar y todas las hojas se ordenarán según el criterio de tipo de ordenamiento que haya especificado. Consulte las capturas de pantalla:

Ordenar las pestañas de hojas según el color de la pestaña con código VBA

Es habitual ordenar las hojas de trabajo alfabéticamente en Excel, pero ¿ha probado alguna vez a ordenar las pestañas según el color de la pestaña? El siguiente código VBA le ayudará a resolver este problema; siga estos pasos:

1. Mantenga pulsadas las teclas ALT + F11para abrir la Microsoft Visual Basic para Aplicacionesventana.

2. Haga clic en Insertar > Módulo y, a continuación, pegue la siguiente macro en la ventana del Módulo.

VBA: Ordenar todas las hojas según el color de la pestaña

Sub SortWorkBookByColor()
'Updateby20140624
Dim xArray1() As Long
Dim xArray2() As String
Dim n As Integer
Application.ScreenUpdating = False
If Val(Application.Version) >= 10 Then
    For i = 1 To Application.ActiveWorkbook.Worksheets.Count
        If Application.ActiveWorkbook.Worksheets(i).Visible = -1 Then
            n = n + 1
            ReDim Preserve xArray1(1 To n)
            ReDim Preserve xArray2(1 To n)
            xArray1(n) = Application.ActiveWorkbook.Worksheets(i).Tab.Color
            xArray2(n) = Application.ActiveWorkbook.Worksheets(i).Name
        End If
    Next
    For i = 1 To n
        For j = i To n
            If xArray1(j) < xArray1(i) Then
                temp = xArray2(i)
                xArray2(i) = xArray2(j)
                xArray2(j) = temp
                temp = xArray1(i)
                xArray1(i) = xArray1(j)
                xArray1(j) = temp
            End If
        Next
    Next
    For i = n To 1 Step -1
        Application.ActiveWorkbook.Worksheets(CStr(xArray2(i))).Move after:=Application.ActiveWorkbook.Worksheets(Application.ActiveWorkbook.Worksheets.Count)
    Next
End If
Application.ScreenUpdating = True
End Sub

3. A continuación, pulse la tecla F5 para ejecutar este código; las hojas con el mismo color de pestaña se agruparán automáticamente. Consulte las capturas de pantalla:

Ordenar las pestañas de hojas según el color de la pestaña con una función sorprendente

Con la función Kutools para Excel de Ordenar todas las hojas, también puede ordenar las pestañas de la hoja de cálculo por color de forma rápida y sencilla.

1. Haga clic en Kutools Plus > Hoja de cálculo > Ordenar todas las hojas para abrir el cuadro de diálogo Ordenar todas las hojas. En el cuadro de diálogo Ordenar todas las hojas, haga clic en el botón Orden por color del panel derecho (véase la captura de pantalla):

2. A continuación, haga clic en el botón Aceptar y las hojas con el mismo color de pestaña se agruparán, como se muestra en las siguientes capturas de pantalla:

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