¿Cómo reducir el tamaño de un archivo de Excel?
Los archivos grandes de Excel pueden tardar mucho en abrirse o guardarse, causando retrasos innecesarios. Este tutorial ofrece pasos prácticos para reducir el tamaño del archivo eliminando formatos, fórmulas, imágenes y otros elementos innecesarios que puedan estar incrementándolo.
1 Eliminar Usar formato condicional
2 Eliminar fórmulas innecesarias
5 Eliminar vigilancias en la ventana de vigilancia
6 Borrar caracteres invisibles
El formato condicional es útil para resaltar datos según reglas específicas, pero también incrementa el tamaño del archivo de Excel. Para reducirlo, puede eliminar el formato condicional de las celdas que ya no lo necesiten.
Seleccione las celdas en las que ya no desee aplicar formato condicional.
Haga clic en la pestaña «Inicio» > «Formato condicional» > «Borrar reglas» > «Borrar reglas de las celdas seleccionadas».
Si ya no necesita usar formato condicional en la hoja, seleccione «Borrar reglas de toda la hoja».
A veces, tras usar fórmulas para combinar datos, extraer texto u otros fines, puedes olvidar eliminarlas, lo que ocupa espacio innecesario.
1. Seleccione las celdas con fórmulas que ya no necesite y pulse Ctrl + C para copiarlas.
2. A continuación, seleccione la posición original de esas celdas, haga clic con el botón derecho para abrir el menú contextual y elija «Pegado especial» > «Valores» en la sección correspondiente.
Ahora las fórmulas se han eliminado y solo permanecen los valores.
Consejo: Si tiene instalado Kutools para Excel, puede usar la función «A valor real» para convertir rápidamente todas las fórmulas seleccionadas en su valor actual.
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Más información sobre el uso de esta función en Kutools para Excel en nuestro tutorial detallado paso a paso.
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El formato de las celdas también aumenta el tamaño del archivo.
Seleccione las celdas sin datos y vaya a «Inicio» > «Borrar» (en el grupo «Edición») > «Borrar formatos».
Consejo: Si tiene instalado Kutools para Excel, puede usar la función «Borrar el formato de caracteres» para eliminar rápidamente todos los formatos de los caracteres en las celdas seleccionadas.
Tenga en cuenta que esta acción eliminará todo el formato de caracteres, incluidos los subíndices y superíndices.
Descubra cómo usar la función «Borrar el formato de caracteres» en nuestro tutorial completo.
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Las imágenes ocupan mucho espacio en los archivos de Excel. Si desea reducir el tamaño de su archivo, comprimir las imágenes es una excelente opción.
Nota: La nitidez de las imágenes cambiará si se comprimen.
1. Seleccione una imagen. A continuación, aparecerá la pestaña «Formato de imagen»; haga clic en ella y, después, en «Comprimir imágenes».
2. En el cuadro de diálogo «Comprimir imágenes»:
Desactive la casilla de verificación «Aplicar solo a esta imagen» para comprimir todas las imágenes del archivo. De forma predeterminada, esta opción está marcada y solo se comprime la imagen seleccionada.
A continuación, seleccione la resolución que mejor se adapte a sus necesidades y haga clic en Aceptar.
Si hay muchas fórmulas y hojas, compruebe en la ventana de vigilancia si se han añadido elementos de seguimiento, ya que también pueden aumentar el tamaño del archivo.
1. Haga clic en «Fórmulas» > «Ventana de vigilancia».
2. En la «Ventana de vigilancia», seleccione las vigilancias que ya no necesite y haga clic en «Eliminar vigilancia».
En un archivo de Excel puede haber caracteres invisibles, como saltos de línea, espacios no separables y espacios finales, que también ocupan espacio en el archivo.
Aquí podemos usar la función Buscar y reemplazar para eliminar rápidamente los caracteres invisibles.
Para reemplazar Espacio no separable por nada:
1. Seleccione las celdas o las hojas pertinentes y pulse «Ctrl + H» para abrir el cuadro de diálogo «Buscar y reemplazar».
2. Coloque el cursor en el cuadro «Buscar», mantenga pulsada la tecla Alt y, a continuación, presione 0160 en el teclado numérico.
3. Deje en blanco el cuadro «Reemplazar con» y haga clic en «Reemplazar todos».
Ahora se han eliminado todos los espacios no separables.
Para eliminar saltos de línea, mantenga pulsada la tecla Alt y escriba 010 en el cuadro de texto Buscar.
Para eliminar espacios al final o espacios adicionales, utilice la función «Eliminar espacios» de Kutools para Excel, que elimina los espacios iniciales, finales, sobrantes o todos ellos según sus necesidades.
Aprenda a usar la función Eliminar espacios en Kutools para Excel en nuestro tutorial detallado.
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