Casillas de verificación en Excel: Agregar, seleccionar, eliminar y utilizar casillas de verificación en Excel

Una casilla de verificación es una herramienta interactiva que se utiliza para seleccionar o deseleccionar una opción. Es común encontrarlas en formularios web o encuestas. En Excel, puedes añadir múltiples posibilidades al marcar o desmarcar una casilla de verificación, haciendo que tu hoja sea más dinámica e interactiva. Por ejemplo, puedes crear listas de tareas, insertar gráficos dinámicos, etc.

En este tutorial, te explicaré cómo insertar, seleccionar y eliminar casillas de verificación, junto con algunos ejemplos de cómo utilizarlas en Excel.

Dos tipos de casillas de verificación (Control de formulario de casilla de verificación vs. Control ActiveX de casilla de verificación)

Para insertar una casilla de verificación, primero debes asegurarte de que la pestaña Desarrollador esté visible en la cinta de opciones. Esta pestaña no está activa por defecto, por lo que debes habilitarla primero.

1. En el libro de Excel, haz clic en File > Options. En el cuadro de diálogo Excel Options, haz clic en Customize Ribbon, luego marca la opción Developer y haz clic en el botón OK para cerrar este cuadro de diálogo.

2. Ahora, la pestaña Developer aparece en la cinta de Excel como se muestra en la siguiente captura. Desde la pestaña Developer puedes acceder a varios controles interactivos según lo necesites.

Microsoft Excel ofrece dos tipos de casillas de verificación: Check Box Form control y Check Box ActiveX control:

El Control de formulario de casilla de verificación es mucho más sencillo que el Control ActiveX de casilla de verificación, mientras que el Control ActiveX es más flexible en diseño y puede utilizarse como objetos en código. Para el trabajo diario, los controles de formulario son suficientes, por lo que en la mayoría de los casos usaremos estos.

Check Box Form control vs. Check Box ActiveX control:

• Los controles ActiveX ofrecen más opciones de formato, por lo que puedes usarlos para diseños sofisticados y flexibles;
• Los controles de formulario están integrados en Excel, mientras que los controles ActiveX se cargan por separado, por lo que pueden congelarse ocasionalmente;
• Algunos equipos no confían en los controles ActiveX por defecto, por lo que debes habilitarlos manualmente desde el Centro de confianza;
• El control ActiveX de casilla de verificación se puede acceder programáticamente a través del editor de VBA;
• ActiveX solo está disponible en Windows, y Mac OS no lo admite.

Nota: Todas las casillas de verificación que menciono en los siguientes tutoriales son Check Boxes Form Control.

Agregar una o varias casillas de verificación en Excel

Para insertar una o más casillas de verificación, esta sección puede serte de ayuda.

2.1 Insertar una casilla de verificación

Para insertar una casilla de verificación, sigue estos pasos:

1. Haz clic en la pestaña Developer, luego haz clic en Insert dentro del grupo Controls, y selecciona Check Box bajo Form Controls. Después, haz clic en la celda donde deseas insertar la casilla de verificación, y aparecerá cerca de esa celda, como se muestra en las capturas:

2. Luego, coloca el cursor sobre el borde del cuadro de selección de la casilla de verificación. Cuando cambie al puntero de movimiento, puedes hacer clic y arrastrar la casilla de verificación a la celda que necesites, como se muestra en las capturas:

2.2 Insertar varias casillas de verificación

Si necesitas varias casillas de verificación en tu hoja, aquí te mostramos algunos métodos rápidos.

Insertar varias casillas de verificación con la opción de controlador de relleno

Para insertar varias casillas de verificación rápidamente, agrega una casilla como se describió antes y luego utiliza la opción de controlador de relleno para copiar las casillas a otras celdas.

1. Haz clic para seleccionar la celda donde está ubicada la casilla de verificación.

2. Arrastra el controlador de relleno hacia abajo para copiar las casillas de verificación, como se muestra en la siguiente captura:

Insertar varias casillas de verificación con código VBA

El siguiente código VBA también puede ayudarte a insertar una lista de casillas de verificación de forma rápida y sencilla. Haz lo siguiente:

1. Mantén presionadas las teclas ALT + F11 para abrir la ventana de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones.

2. Luego, haz clic en Insert > Module, y pega el siguiente código en la ventana del módulo.

Código VBA: Insertar varias casillas de verificación en una lista de celdas

Sub InsertCheckBoxes()
'Update by Extendoffice
Dim Rng As Range
Dim WorkRng As Range
Dim Ws As Worksheet
On Error Resume Next
xTitleId = "KutoolsforExcel"
Set WorkRng = Application.Selection
Set WorkRng = Application.InputBox("Range", xTitleId, WorkRng.Address, Type:=8)
Set Ws = Application.ActiveSheet
Application.ScreenUpdating = False
For Each Rng In WorkRng
    With Ws.CheckBoxes.Add(Rng.Left, Rng.Top, Rng.Width, Rng.Height)
        .Characters.Text = Rng.Value
    End With
Next
WorkRng.ClearContents
WorkRng.Select
Application.ScreenUpdating = True
End Sub

3. Pulsa la tecla F5 para ejecutar este código. Aparecerá un cuadro de aviso para recordarte que selecciones un rango de celdas donde insertar las casillas de verificación. Consulta la captura:

4. Luego, haz clic en el botón OK, y las casillas de verificación se insertarán ordenadamente en las celdas de una vez. Consulta la captura:

Insertar varias casillas de verificación con una función práctica

Si tienes Kutools para Excel, con su función Batch Insert Check Boxes puedes insertar casillas de verificación en celdas vacías o con datos de inmediato.

1. Selecciona el rango de celdas donde deseas insertar las casillas de verificación.

2. Luego, haz clic en Kutools > Insert > Batch Insert Check Boxes, consulta la captura:

3. Después, las celdas seleccionadas se llenarán con casillas de verificación como se muestra en las siguientes capturas:

Insertar casillas de verificación en celdas vacías	Insertar casillas de verificación en celdas con datos

Cambiar el nombre de la casilla de verificación y el texto del título

Al utilizar una casilla de verificación en Excel, debes diferenciar entre el nombre de la casilla y el nombre del título. El nombre del título es el texto que aparece junto a la casilla, y el nombre de la casilla es el que ves en el cuadro de nombre cuando la casilla está seleccionada, como se muestra en las siguientes capturas:

Nombre de la casilla de verificación	Nombre del título

Para cambiar el nombre del título, haz clic derecho en la casilla de verificación, selecciona Edit Text en el menú contextual y escribe el nuevo nombre que desees, como se muestra en las capturas:

Para cambiar el nombre de la casilla de verificación, selecciona la casilla y luego escribe el nombre que necesites en el cuadro de nombre, como se muestra en la siguiente captura:

Vincular una o varias casillas de verificación a celdas

Al utilizar la casilla de verificación, a menudo necesitas vincularla a celdas. Si la casilla está marcada, la celda mostrará TRUE; si no está marcada, la celda mostrará FALSE o quedará vacía. En esta sección se explica cómo vincular una o varias casillas de verificación a celdas en Excel.

4.1 Vincular una casilla de verificación a una celda con la función Control de formato

Para asociar la casilla de verificación con una celda concreta, sigue estos pasos:

1. Haz clic derecho en la casilla de verificación y selecciona Format Control en el menú contextual, consulta la captura:

2. En el cuadro de diálogo Format Object, bajo la pestaña Control, haz clic para seleccionar una celda donde quieras vincular la casilla desde el cuadro Cell link, o escribe la referencia de la celda manualmente, consulta la captura:

3. Haz clic en OK para cerrar el cuadro de diálogo y ahora la casilla de verificación está vinculada a una celda específica. Si la marcas, se mostrará TRUE; si la desmarcas, aparecerá FALSE como se muestra en la siguiente demostración:

4.2 Vincular varias casillas de verificación a celdas con código VBA

Para vincular varias casillas de verificación a celdas usando la función Control de formato, debes repetir los pasos anteriores una y otra vez. Esto puede ser muy laborioso si necesitas vincular cientos o miles de casillas. Aquí te presento un código VBA para vincular varias casillas de verificación a celdas de una sola vez.

1. Ve a la hoja que contiene las casillas de verificación.

2. Mantén presionadas las teclas ALT + F11 para abrir Microsoft Visual Basic for Applications window.

3. Luego, haz clic en Insert > Module, y pega el siguiente código en la ventana del módulo.

Código VBA: Vincular varias casillas de verificación a celdas a la vez

Sub LinkChecks()
'Update by Extendoffice
Dim xCB
Dim xCChar
i = 2
xCChar = "C"
For Each xCB In ActiveSheet.CheckBoxes
If xCB.Value = 1 Then
    Cells(i, xCChar).Value = True
Else
    Cells(i, xCChar).Value = False
End If
xCB.LinkedCell = Cells(i, xCChar).Address
i = i + 1
Next xCB
End Sub

Nota: En este código, i =2, el número2 es la fila inicial de tu casilla de verificación, y xCChar = "C", la letra C es la columna donde quieres vincular las casillas. Puedes cambiarlos según tus necesidades.

4. Pulsa la tecla F5 para ejecutar este código. Todas las casillas de verificación de la hoja activa se vincularán a las celdas especificadas de una vez. Al marcar una casilla, su celda relativa mostrará TRUE; al desmarcarla, la celda vinculada mostrará FALSE, consulta la captura:

Seleccionar una o varias casillas de verificación

Para copiar o eliminar casillas de verificación en una hoja, primero debes seleccionarlas. Para seleccionar una o varias casillas de verificación, sigue estos pasos:

Seleccionar una sola casilla de verificación: (dos formas)

• Haz clic derecho en la casilla de verificación y luego haz clic en cualquier parte de ella.
• O
• Mantén pulsada la tecla Ctrl y haz clic en la casilla de verificación.

Seleccionar varias casillas de verificación:

Mantén pulsada la tecla Ctrl y haz clic en las casillas de verificación que quieras seleccionar una por una.

Eliminar una o varias casillas de verificación

Eliminar una casilla de verificación es sencillo: solo tienes que seleccionarla y pulsar la tecla Eliminar en tu teclado. Pero, ¿cómo hacerlo con varias casillas en Excel?

6.1 Eliminar varias casillas de verificación con código VBA

Para eliminar todas las casillas de verificación de una hoja, puedes aplicar el siguiente código VBA.

1. Mantén presionadas las teclas ALT + F11 para abrir Microsoft Visual Basic for Applications window.

2. Luego, haz clic en Insert > Module, y pega el siguiente código en la ventana del módulo.

Código VBA: Eliminar todas las casillas de verificación en la hoja de trabajo actual

Sub RemoveCheckboxes()
'Update by Extendoffice
On Error Resume Next
ActiveSheet.CheckBoxes.Delete
Selection.FormatConditions.Delete
End Sub

3. Luego, pulsa la tecla F5 para ejecutar el código. Todas las casillas de verificación de la hoja específica se eliminarán de una vez.

6.2 Eliminar varias casillas de verificación con una función sencilla

Con la función Batch Delete Check Boxes de Kutools para Excel, puedes eliminar casillas de verificación de un rango seleccionado o de hojas completas con solo unos clics.

1. Selecciona el rango de celdas o la hoja completa que contiene las casillas de verificación que deseas eliminar.

2. Luego, haz clic en Kutools > Delete > Batch Delete Check Boxes, consulta la captura:

3. Después, todas las casillas de verificación se eliminan de una vez de la selección.

Agrupar casillas de verificación en Excel

Si deseas mover o cambiar el tamaño de varias casillas de verificación a la vez, agruparlas puede ayudarte a controlarlas todas juntas. Esta sección explica cómo agrupar varias casillas de verificación en una hoja de Excel.

7.1 Agrupar casillas de verificación utilizando la función Agrupar

En Excel, la función Group puede ayudarte a agrupar varias casillas de verificación. Haz lo siguiente:

1. Mantén pulsada la tecla Ctrl y haz clic para seleccionar una a una las casillas de verificación que quieras agrupar, consulta la captura:

2. Luego, haz clic derecho y elige Group > Group en el menú contextual, consulta la captura:

3. Una vez agrupadas todas las casillas seleccionadas, podrás moverlas o copiarlas juntas de una vez.

7.2 Agrupar casillas de verificación utilizando el comando Cuadro de grupo

Además, también puedes usar el Cuadro de grupo para agrupar varias casillas de verificación. Sigue estos pasos:

1. Ve a la pestaña Developer y haz clic en Insert > Group Box (Form Control), consulta la captura:

2. Luego, arrastra el ratón para dibujar un cuadro de grupo y cambia el nombre del título como desees:

3. Ahora puedes insertar casillas de verificación en el cuadro de grupo. Haz clic en Developer > Insert > Check Box (Form Control), consulta la captura:

4. Después, arrastra el ratón para dibujar una casilla de verificación y modifica el nombre del título según lo necesites, consulta las capturas

5. De forma similar, inserta otras casillas de verificación en el cuadro de grupo y obtendrás el resultado como se muestra en la siguiente captura:

Ejemplos: Cómo utilizar casillas de verificación en Excel

Con la información anterior, ya conocemos algunos conceptos básicos sobre las casillas de verificación. En esta sección, te mostraré cómo utilizarlas para operaciones interactivas y dinámicas en Excel.

Ejemplo1: Crear una lista de tareas con casillas de verificación

Una lista de tareas es útil para marcar las tareas completadas en nuestro trabajo diario. En una lista típica, las tareas completadas aparecen con formato de tachado, como se muestra en la siguiente captura. Con la ayuda de las casillas de verificación, puedes crear una lista de tareas interactiva rápidamente.

Para crear una lista de tareas con casillas de verificación, sigue estos pasos:

1. Inserta las casillas de verificación en la lista de celdas donde las necesites, consulta la captura: (Haz clic para saber cómo insertar varias casillas de verificación)

2. Después de insertar las casillas de verificación, debes vincular cada una a una celda diferente.

3. Tras vincular las casillas a las celdas, si la casilla está marcada, se muestra TRUE; si no, se muestra FALSE, consulta la captura:

4. A continuación, aplica la función de formato condicional siguiendo estos pasos. Selecciona el rango de celdas A2:C8 donde quieres crear la lista de tareas y haz clic en Home > Conditional Formatting > New Rule para abrir el cuadro de diálogo New Formatting Rule.

5. En el cuadro de diálogo New Formatting Rule, haz clic en Use a formula to determine which cells to format en la lista Select a Rule Type y luego introduce la fórmula =C2=TRUE en el cuadro Format values where this formula is true, consulta la captura:

Nota: C2 es la celda vinculada a la casilla de verificación.

6. Luego, haz clic en el botón Format para abrir el cuadro de diálogo Format Cells. En la pestaña Font, marca la opción Strikethrough en la sección Effects y especifica un color para el elemento completado de la lista de tareas, consulta la captura:

7. Haz clic en OK > OK para cerrar los cuadros de diálogo. Ahora, cuando marques la casilla, el elemento correspondiente se mostrará con formato de tachado como en la siguiente demostración:

Ejemplo2: Crear un gráfico dinámico con casillas de verificación

A veces, puedes necesitar mostrar muchos datos e información en un solo gráfico, lo que puede resultar confuso. En este caso, puedes usar casillas de verificación para crear un gráfico dinámico en tu hoja. Al marcar una casilla, se mostrará la línea de datos correspondiente; si la desmarcas, la línea se ocultará, como se muestra en la siguiente demostración.

Esta sección explica dos trucos rápidos para crear este tipo de gráfico en Excel.

Crear gráfico interactivo con casillas de verificación en Excel

Normalmente, en Excel puedes crear un gráfico dinámico usando casillas de verificación con los siguientes pasos:

1. Inserta algunas casillas de verificación y cámbiales el nombre. En este caso, insertaré tres casillas y las nombraré como Apple, Orange y Peach, como se muestra en la captura:

2. Luego, debes vincular estas casillas a celdas. Haz clic para seleccionar la primera casilla, haz clic derecho y elige Format Control. En el cuadro de diálogo Format Object, bajo la pestaña Control, selecciona una celda en Cell link para vincular la casilla, consulta la captura:

3. Repite el paso anterior para vincular las otras dos casillas a celdas diferentes. Ahora, si marcas la casilla, se mostrará TRUE; de lo contrario, aparecerá FALSE como en la siguiente demostración:

4. Tras insertar y vincular las casillas, prepara los datos. Copia los encabezados de fila y columna originales a otro lugar, consulta la captura:

5. Luego, aplica las siguientes fórmulas:

• En la celda B13: =IF($B$6,B2,NA()), y arrastra el controlador de relleno para completar la fila de B13 a G13;
• En la celda B14: =IF($B$7,B3,NA()), y arrastra el controlador de relleno para completar la fila de B14 a G14;
• En la celda B15: =IF($B$8,B4,NA()), y arrastra el controlador de relleno para completar la fila de B15 a G15.
• Estas fórmulas devuelven los valores de los datos originales si la casilla correspondiente está marcada, y #N/D si no lo está. Consulta la captura:

6. Luego, selecciona el nuevo rango de datos de A12 a G15 y haz clic en Insert > Insert Line or Area Chart > Line para insertar un gráfico de líneas.

7. Ahora, cuando marques la casilla del producto, aparecerá su línea de datos; al desmarcarla, desaparecerá como en la siguiente demostración:

8. Tras crear el gráfico, puedes colocar las casillas sobre el gráfico para que se vean ordenadas. Haz clic para seleccionar el área de trazado y arrástrala para reducir su tamaño, consulta la captura:

9. Pulsa la tecla Ctrl para seleccionar las tres casillas, arrástralas sobre el gráfico, luego haz clic derecho y elige Bring to Front > Bring to Front, consulta la captura:

10. Las casillas se muestran sobre el gráfico; sigue pulsando Ctrl para seleccionar las casillas y el gráfico uno a uno, haz clic derecho y selecciona Group > Group, consulta la captura:

11. Ahora, las casillas están vinculadas al gráfico de líneas. Cuando muevas el gráfico, las casillas también se moverán.

Crear gráfico interactivo con casillas de verificación con una función sencilla

El método anterior puede resultar algo complicado, así que aquí te presento una forma fácil de resolver esta tarea. Con la función Check Box Line Chart de Kutools para Excel, puedes crear un gráfico dinámico con casillas de verificación fácilmente.

1. Selecciona el rango de datos para crear el gráfico y haz clic en Kutools > Charts > Category Comparison > Check Box Line Chart, consulta la captura:

2. Aparecerá un cuadro de diálogo Check Box Line Chart donde los datos seleccionados se rellenan automáticamente en cuadros de texto separados. Consulta la captura:

3. Haz clic en el botón OK y aparecerá un cuadro de aviso indicando que se creará una hoja oculta con datos intermedios. Haz clic en Yes, consulta la captura:

4. Se creará correctamente un gráfico de líneas con casillas de verificación, consulta la captura:

Ejemplo3: Crear una lista desplegable con casillas de verificación

Seleccionar varios elementos de una lista desplegable es una tarea común para muchos usuarios. Algunos intentan crear una lista desplegable con casillas de verificación para permitir selecciones múltiples, como se muestra en la siguiente demostración. Lamentablemente, Excel no admite de forma nativa listas desplegables con casillas de verificación. Sin embargo, aquí te presento dos formas de selección múltiple en Excel: una es un cuadro de lista con casillas de verificación y otra es una lista desplegable con casillas de verificación.

Crear lista desplegable con casillas de verificación utilizando un cuadro de lista

En lugar de una lista desplegable, puedes usar un cuadro de lista para agregar casillas de verificación y permitir selecciones múltiples. El proceso es algo complejo, así que sigue los pasos uno a uno:

1. Primero, inserta un List Box haciendo clic en Developer > Insert > List Box (ActiveX Control). Consulta la captura:

2. Arrastra el ratón para dibujar un cuadro de lista y haz clic derecho sobre él, elige Properties en el menú contextual, consulta la captura:

3. En el panel Properties, configura las siguientes opciones:

• En el cuadro ListFillRange, introduce el rango de datos que deseas mostrar en el cuadro de lista;
• En el cuadro ListStyle, selecciona1 - fmList StyleOption del desplegable;
• En el cuadro MultiSelect, selecciona 1 – fmMultiSelectMulti del desplegable;
• Por último, haz clic en el botón de cerrar para salir.

4. Haz clic en una celda donde quieras mostrar los elementos seleccionados y asígnale un nombre de rango. Escribe el nombre "Outputitem" en el Name box y pulsa Enter, consulta la captura:

5. Luego, haz clic en Insert > Shapes > Rectangle y arrastra el ratón para dibujar un rectángulo sobre el cuadro de lista. Consulta la captura:

6. Haz clic derecho en el rectángulo y selecciona Assign Macro en el menú contextual. Consulta la captura:

7. En el cuadro de diálogo Assign Macro, haz clic en el botón New, consulta la captura:

8. En la ventana de Microsoft Visual Basic for Applications que se abre, reemplaza el código original del módulo por el siguiente código VBA:

Sub Rectangle1_Click()
'Updated by Extendoffice
Dim xSelShp As Shape, xSelLst As Variant, I, J As Integer
Dim xV As String
Set xSelShp = ActiveSheet.Shapes(Application.Caller)
Set xLstBox = ActiveSheet.ListBox1
If xLstBox.Visible = False Then
    xLstBox.Visible = True
    xSelShp.TextFrame2.TextRange.Characters.Text = "Pickup Options"
    xStr = ""
    xStr = Range("Outputitem").Value
    
    If xStr <> "" Then
         xArr = Split(xStr, ";")
    For I = xLstBox.ListCount - 1 To 0 Step -1
        xV = xLstBox.List(I)
        For J = 0 To UBound(xArr)
            If xArr(J) = xV Then
              xLstBox.Selected(I) = True
              Exit For
            End If
        Next
    Next I
    End If
Else
    xLstBox.Visible = False
    xSelShp.TextFrame2.TextRange.Characters.Text = "Select Options"
    For I = xLstBox.ListCount - 1 To 0 Step -1
        If xLstBox.Selected(I) = True Then
        xSelLst = xLstBox.List(I) & ";" & xSelLst
        End If
    Next I
    If xSelLst <> "" Then
        Range("Outputitem") = Mid(xSelLst, 1, Len(xSelLst) - 1)
    Else
        Range("Outputitem") = ""
    End If
End If
End Sub

Nota: En el código anterior, Rectangle1 es el nombre de la forma, ListBox1 es el nombre del cuadro de lista y Outputitem es el nombre de rango de la celda de salida. Puedes cambiarlos según tus necesidades.

9. Luego, cierra la ventana de código. Ahora, al hacer clic en el botón del rectángulo, el cuadro de lista se mostrará u ocultará. Cuando el cuadro de lista esté visible, selecciona los elementos y haz clic de nuevo en el rectángulo para mostrar los elementos seleccionados en la celda especificada, consulta la siguiente demostración:

Crear lista desplegable con casillas de verificación con una función avanzada

Puedes utilizar la potente herramienta Kutools para Excel para insertar fácilmente casillas de verificación en una lista desplegable real. Con su función Drop-down List with Check Boxes, Kutools te permite crear rápidamente menús desplegables que admiten selecciones múltiples con casillas de verificación, algo que Excel no soporta de forma nativa. Esto no solo mejora la funcionalidad de tus listas, sino que también incrementa notablemente la eficiencia y la experiencia del usuario.

1. Primero, inserta la lista desplegable normal en las celdas seleccionadas, consulta la captura:

2. Haz clic en Kutools > Drop-down List > Enable Advanced Drop-down List. Luego, haz clic en Drop-down List with Check Boxes en el menú Drop-down List nuevamente. Consulta la captura:

3. En el cuadro de diálogo Add CheckBoxes to the Dropdown List, configura lo siguiente:

• 2.1) Selecciona las celdas que contienen la lista desplegable;
• 2.2) En el cuadro Separator, introduce el delimitador que usarás para separar los elementos múltiples;
• 2.4) Haz clic en el botón OK.
  

A partir de ahora, cuando hagas clic en una celda con lista desplegable, aparecerá una lista con casillas de verificación. Selecciona los elementos marcando las casillas para que se muestren en la celda, como en la siguiente demostración:

Consejos: Si marcas la opción Enable search en el cuadro de diálogo, podrás buscar en la lista desplegable como se muestra en la siguiente captura:

Ejemplo4: Marcar una casilla de verificación para cambiar el color de la fila

¿Alguna vez has intentado cambiar el color de una fila según si la casilla de verificación está marcada? Es decir, el color de la fila relacionada cambiará si marcas una casilla, como se muestra en la siguiente captura. En esta sección se explican algunos trucos para resolver esta tarea en Excel.

Cambiar el color de la celda marcando la casilla de verificación utilizando formato condicional

Para cambiar el color de la fila al marcar o desmarcar la casilla, la función de formato condicional de Excel puede ayudarte. Haz lo siguiente:

1. Primero, inserta las casillas de verificación en la lista de celdas según lo necesites, consulta la captura:

2. Después, vincula estas casillas a las celdas junto a cada casilla por separado, consulta la captura:

3. Luego, selecciona el rango de datos donde quieres cambiar el color de la fila y haz clic en Home > Conditional Formatting > New Rule, consulta la captura:

4. En el cuadro de diálogo New Formatting Rule, realiza las siguientes operaciones:

• Selecciona la opción Use a formula to determine which cells to format en el cuadro Select a Rule Type;
• Introduce la fórmula =IF($F2=TRUE,TRUE,FALSE) en el cuadro Format values where this formula is true;
• Haz clic en el botón Format para especificar el color que desees para las filas.

Nota: En la fórmula, $F2 es la primera celda vinculada a la casilla de verificación.

5. Tras elegir el color, haz clic en OK > OK para cerrar los cuadros de diálogo. Ahora, cuando marques una casilla, la fila correspondiente se resaltará automáticamente como en la siguiente demostración:

Cambiar el color de la fila marcando la casilla de verificación utilizando código VBA

El siguiente código VBA también puede ayudarte a cambiar el color de la fila según si la casilla está marcada. Utiliza el siguiente código:

1. En la hoja donde quieras resaltar filas mediante casillas de verificación, haz clic derecho en la pestaña de la hoja y selecciona View Code en el menú contextual. Consulta la captura:

2. Copia y pega el siguiente código en la ventana de Microsoft Visual Basic for Applications que se abre:

Código VBA: Resaltar filas al marcar la casilla de verificación

Sub AddCheckBox()
Dim xCell As Range
Dim xRng As Range
Dim I As Integer
Dim xChk As CheckBox
On Error Resume Next
InputC:
    Set xRng = Application.InputBox("Please select the column range to insert checkboxes:", "Kutools for Excel", Selection.Address, , , , , 8)
If xRng Is Nothing Then Exit Sub
If xRng.Columns.Count > 1 Then
    MsgBox "The selected range should be a single column", vbInformation, "Kutools fro Excel"
    GoTo InputC
Else
    If xRng.Columns.Count = 1 Then
        For Each xCell In xRng
            With ActiveSheet.CheckBoxes.Add(xCell.Left, _
               xCell.Top, xCell.Width = 15, xCell.Height = 12)
               .LinkedCell = xCell.Offset(, 1).Address(External:=False)
               .Interior.ColorIndex = xlNone
               .Caption = ""
               .Name = "Check Box " & xCell.Row
            End With
            xRng.Rows(xCell.Row).Interior.ColorIndex = xlNone
        Next
    End If
    With xRng
     .Rows.RowHeight = 16
    End With
    xRng.ColumnWidth = 5#
    xRng.Cells(1, 1).Offset(0, 1).Select
    For Each xChk In ActiveSheet.CheckBoxes
      xChk.OnAction = "Sheet2.InsertBgColor"
    Next
End If
End Sub

Sub InsertBgColor()
Dim xName As Integer
Dim xChk As CheckBox
For Each xChk In ActiveSheet.CheckBoxes
  xName = Right(xChk.Name, Len(xChk.Name) - 10)
  If (xName = Range(xChk.LinkedCell).Row) Then
   If (Range(xChk.LinkedCell) = "True") Then
    Range("A" & xName, Range(xChk.LinkedCell).Offset(0, -2)).Interior.ColorIndex = 6
   Else
    Range("A" & xName, Range(xChk.LinkedCell).Offset(0, -2)).Interior.ColorIndex = xlNone
   End If
  End If
Next
End Sub

Nota: En el código anterior, en la línea xChk.OnAction = "Sheet2.InsertBgColor", debes cambiar el nombre de la hoja Sheet2 por el tuyo propio (Sheet2 es el nombre real de la hoja, puedes verlo en el panel izquierdo de la ventana de código). Consulta la captura:

3. Luego, coloca el cursor en la primera parte del código y pulsa F5 para ejecutarlo. En el cuadro de diálogo de Kutools para Excel que aparece, selecciona el rango donde deseas insertar las casillas, consulta la captura:

4. Haz clic en OK y las casillas de verificación se insertarán en las celdas seleccionadas como se muestra en la siguiente captura:

5. A partir de ahora, si marcas una casilla, la fila correspondiente se coloreará automáticamente como se muestra en la siguiente captura:

Ejemplo5: Contar o sumar valores de celda si la casilla de verificación está marcada

Si tienes un rango de datos con una lista de casillas de verificación, quizá quieras contar cuántas están marcadas o sumar los valores correspondientes según las casillas marcadas, como se muestra en la siguiente captura. ¿Cómo puedes resolver esta tarea en Excel?

Para resolver esta tarea, el paso clave es vincular las casillas a las celdas junto a los datos. La casilla marcada mostrará TRUE en la celda vinculada; si no está marcada, mostrará FALSE. Luego, puedes usar las funciones de contar o sumar para obtener el resultado según el valor TRUE o FALSE.

1. Primero, vincula las casillas de verificación a las celdas por separado. Si la casilla está marcada, se muestra TRUE; si no, se muestra FALSE, consulta la captura:

2. Luego, aplica las siguientes fórmulas para contar o sumar los valores según las casillas marcadas:

Contar valores por casillas de verificación marcadas:

=COUNTIF(D2:D10,TRUE)

Nota: En esta fórmula, D2:D10 es el rango de celdas vinculadas a las casillas de verificación.

Sumar valores por casillas de verificación marcadas:

=SUMPRODUCT(($D$2:$D$10=TRUE)*$C$2:$C$10)

Nota: En esta fórmula, D2:D10 es el rango de celdas vinculadas a las casillas de verificación y C2:C10 es la lista de celdas que deseas sumar.

Ejemplo6: Si la casilla de verificación está marcada, devolver un valor específico

Si tienes una casilla de verificación, al marcarla debería aparecer un valor específico en una celda, y al desmarcarla, la celda quedará en blanco, como se muestra en la siguiente demostración:

Para realizar este trabajo, haz lo siguiente:

1. Primero, vincula la casilla de verificación a una celda. Haz clic derecho en la casilla, elige Format Control y en el cuadro de diálogo Format Object que aparece, bajo la pestaña Control, selecciona una celda en Cell link para vincular la casilla, consulta la captura:

2. Haz clic en OK para cerrar el cuadro de diálogo. Ahora, escribe esta fórmula: =IF(A5=TRUE,"Extendoffice","") en la celda donde quieras mostrar el resultado y pulsa Enter.

Nota: En esta fórmula, A5 es la celda vinculada a la casilla de verificación y “Extendoffice” es el texto específico; puedes cambiarlos según tus necesidades.

3. Ahora, cuando marques la casilla, se mostrará el texto específico; al desmarcarla, la celda quedará en blanco, como se muestra en la siguiente demostración: