Casillas de verificación en Excel: añada, seleccione, elimine y utilice casillas de verificación en Excel

Una casilla de verificación es una herramienta interactiva que permite seleccionar o deseleccionar una opción. Las encontrará frecuentemente en formularios web o al completar encuestas. En Excel, marcar o desmarcar una casilla de verificación abre numerosas posibilidades, haciendo su hoja más dinámica e interactiva. Por ejemplo, puede crear listas de comprobación, insertar gráficos dinámicos, etc.

En este tutorial te explicaré cómo insertar, seleccionar y eliminar casillas de verificación, junto con algunos ejemplos prácticos de su uso en Excel.

Dos tipos de casillas de verificación (Casilla de Verificación control de formulario frente a Casilla de Verificación control ActiveX)

Para insertar una casilla de verificación, asegúrese primero de que la pestaña Programador esté visible en la Cinta de opciones. Como esta pestaña no está activa de forma predeterminada, deberá habilitarla antes de usarla.

1. En el libro de Excel, haga clic en Archivo > Opciones. En el cuadro de diálogo Opciones de Excel, haga clic en Personalizar cinta de opciones, marque la opción Programador y haga clic en el botón Aceptar para cerrar este cuadro de diálogo.

2. Ahora, la pestaña Programador aparece en la Cinta de opciones de Excel, como se muestra en la siguiente captura de pantalla. Desde la pestaña Programador, puede acceder a una variedad de controles interactivos según sus necesidades.

Microsoft Excel ofrece dos tipos de casilla de verificación:control de formulario Casilla de Verificacióny control ActiveX Casilla de Verificación:

El control de formulario Casilla de Verificación es mucho más sencillo que su homólogo ActiveX, aunque este último ofrece mayor flexibilidad en el diseño y puede utilizarse como objeto en código. Para nuestro trabajo diario, los controles de formulario son suficientes, por lo que los emplearemos en la mayoría de los casos.

Control de formulario Casilla de Verificación frente a control ActiveX Casilla de Verificación:

• Los controles ActiveX ofrecen más opciones de formato y pueden utilizarse para diseños sofisticados y flexibles;
• Los controles de formulario están integrados en Excel, mientras que los controles ActiveX se cargan por separado, por lo que pueden bloquearse ocasionalmente;
• Algunos equipos no confían en los controles ActiveX de forma predeterminada, por lo que debe habilitarlos manualmente desde el Centro de confianza;
• Casilla de Verificación El control ActiveX se puede acceder mediante programación desde el editor de VBA;
• ActiveX solo está disponible con la opción para Windows, y no es compatible con Mac OS.

Nota: Todas las casillas de verificación que menciono en los siguientes tutoriales son controles de formulario Casilla de verificación.

Añadir una o varias casillas de verificación en Excel

Para insertar una o más casillas de verificación, esta sección le será de gran ayuda.

2,1 Insertar una casilla de verificación

Para insertar una casilla de verificación, siga estos pasos:

1. Haga clic en la pestaña Programador, luego en Insertar del grupo Controles y seleccione Casilla de verificación en Controles de formulario. A continuación, haga clic en la celda donde quiera insertar la casilla: aparecerá cerca de dicha celda, tal como muestran las capturas de pantalla:

2. A continuación, coloque el cursor sobre el borde del cuadro de selección de la casilla de verificación. Cuando el puntero se transforme en el icono de mover, podrá hacer clic y arrastrar la casilla a la celda deseada, tal como muestran las capturas de pantalla:

2,2 Insertar varias casillas de verificación

Si necesita varias casillas de verificación en su hoja de cálculo, aquí le mostramos algunas formas rápidas y sencillas.

Inserte varias casillas de verificación con la opción Controlador de relleno

Para insertar varias casillas de verificación rápidamente, añada una como se ha descrito anteriormente y, a continuación, use el controlador de relleno para copiarla en otras celdas.

1. Haga clic para seleccionar la celda que contiene la casilla de verificación.

2. Arrastre el controlador de relleno hacia abajo para completar las casillas de verificación, tal como se muestra en la siguiente captura de pantalla:

Inserte varias casillas de verificación con código VBA

El siguiente código VBA también le permite insertar de forma rápida y sencilla una lista de casillas de verificación. Siga estos pasos:

1. Mantén pulsadas las teclas ALT + F11 para abrir la ventana Microsoft Visual Basic para Aplicaciones.

2. A continuación, haga clic en Insertar > Módulo y pegue el siguiente código en la ventana del Módulo.

Código VBA: Insertar varias casillas de verificación en una lista de celdas

Sub InsertCheckBoxes()
'Update by Extendoffice
Dim Rng As Range
Dim WorkRng As Range
Dim Ws As Worksheet
On Error Resume Next
xTitleId = "KutoolsforExcel"
Set WorkRng = Application.Selection
Set WorkRng = Application.InputBox("Range", xTitleId, WorkRng.Address, Type:=8)
Set Ws = Application.ActiveSheet
Application.ScreenUpdating = False
For Each Rng In WorkRng
    With Ws.CheckBoxes.Add(Rng.Left, Rng.Top, Rng.Width, Rng.Height)
        .Characters.Text = Rng.Value
    End With
Next
WorkRng.ClearContents
WorkRng.Select
Application.ScreenUpdating = True
End Sub

3. Pulse la tecla F5 para ejecutar este código. Aparecerá un cuadro de diálogo que le pedirá que seleccione un rango de celdas en el que insertar las casillas de verificación. Vea la captura de pantalla:

4. A continuación, haga clic en el botón Aceptar y las casillas de verificación se insertarán ordenadamente en las celdas de inmediato. Vea la captura de pantalla:

Inserte varias casillas de verificación con una función útil

Si dispone de Kutools para Excel, con su función Inserción masiva de casillas de verificación, podrá insertar casillas de verificación en celdas vacías o con datos ¡al instante!

1. Seleccione el rango de celdas en el que quiera insertar casillas de verificación.

2. A continuación, haga clic en Kutools > Insertar > Inserción masiva de casilla de verificación. Vea la captura de pantalla:

3. A continuación, las celdas seleccionadas se rellenarán con casillas de verificación, tal como se muestra en las siguientes capturas de pantalla:

Inserte casillas de verificación en celdas vacías	Inserte casillas de verificación en celdas con datos

Cambiar el nombre y el texto de la etiqueta de la casilla de verificación

Al utilizar una casilla de verificación en Excel, debe distinguir entre el nombre de la casilla y el nombre de la etiqueta. El nombre de la etiqueta es el texto que aparece junto a la casilla de verificación, mientras que el nombre de la casilla es el que aparece en el cuadro de nombres cuando la casilla está seleccionada, tal como se muestra en las siguientes capturas de pantalla:

Nombre de la casilla de verificación	Texto de la etiqueta

Para cambiar el nombre de la etiqueta, haz clic con el botón derecho en la casilla de verificación y selecciona Editar texto en el menú contextual; a continuación, escribe el nuevo nombre que desees. Consulta las capturas de pantalla:

Para cambiar el nombre de la casilla de verificación, seleccione la casilla y, a continuación, introduzca el nombre deseado en el cuadro de nombres, tal como se muestra en la siguiente captura de pantalla:

Vincular una o varias casillas de verificación a celdas

Al usar casillas de verificación, normalmente debe vincularlas a celdas: si la casilla está marcada, la celda muestra VERDADERO; si no lo está, muestra FALSO o permanece vacía. Esta sección explica cómo vincular una o varias casillas de verificación a celdas en Excel.

4,1 Vincular una casilla de verificación a una celda mediante la función Formato de control

Para asociar la casilla de verificación a una celda determinada, siga estos pasos:

1. Haga clic con el botón derecho en la casilla de verificación y seleccione Formato de control en el menú contextual. Vea la captura de pantalla:

2. En el cuadro de diálogo Formato de objeto, en la pestaña Control, haga clic para seleccionar la celda a la que desea vincular la casilla de verificación en el campo Vincular celda o bien escriba manualmente la referencia de la celda. Vea la captura de pantalla:

3. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo. Ahora, la casilla de verificación está vinculada a una celda específica: si la marca, aparecerá VERDADERO; si la desmarca, aparecerá FALSO, tal como se muestra en la siguiente demostración:

4,2 Vincular varias casillas de verificación a celdas mediante código VBA

Para vincular varias casillas de verificación a celdas mediante la función Formato de control, tendría que repetir los pasos anteriores una y otra vez. Esto resultaría muy lento si necesita vincular cientos o miles de casillas de verificación. Aquí le presentamos un código VBA que permite vincular varias casillas de verificación a celdas de forma simultánea.

1. Vaya a la hoja de cálculo que contiene las casillas de verificación.

2. Mantenga pulsadas las teclas ALT + F11 para abrir la ventana Microsoft Visual Basic para Aplicaciones.

3. A continuación, haga clic en Insertar > Módulo y pegue el siguiente código en la ventana del Módulo.

Código VBA: Vincular varias casillas de verificación a celdas de forma simultánea

Sub LinkChecks()
'Update by Extendoffice
Dim xCB
Dim xCChar
i = 2
xCChar = "C"
For Each xCB In ActiveSheet.CheckBoxes
If xCB.Value = 1 Then
    Cells(i, xCChar).Value = True
Else
    Cells(i, xCChar).Value = False
End If
xCB.LinkedCell = Cells(i, xCChar).Address
i = i + 1
Next xCB
End Sub

Nota: En este código, i = 2, el número 2 es la fila inicial de su casilla de verificación, y xCChar = «C», la letra C es la columna en la que desea vincular las casillas de verificación. Puede ajustar estos valores según sus necesidades.

4. Pulse F5 para ejecutar este código. Todas las casillas de verificación de la hoja activa se vinculan simultáneamente a las celdas especificadas. Al marcar una casilla de verificación, su celda asociada mostrará VERDADERO; al desmarcarla, la celda vinculada mostrará FALSO. Vea la captura de pantalla:

Seleccione una o varias casillas de verificación

Para copiar o eliminar casillas de verificación en una hoja de cálculo, primero debe seleccionarlas. Siga estos sencillos pasos para elegir una o varias casillas de verificación:

Seleccionar una única casilla de verificación: (dos métodos)

• Haga clic con el botón derecho en la casilla de verificación y luego haga clic en cualquier punto dentro de ella.
• O
• Pulse la tecla Ctrl y, a continuación, haga clic en la casilla de verificación.

Seleccionar varias casillas de verificación:

Mantenga pulsada la tecla Ctrl y, a continuación, haga clic una a una en las casillas de verificación que desee seleccionar.

Eliminar una o varias casillas de verificación

Eliminar una casilla de verificación es sencillo: basta con seleccionarla y pulsar la tecla Supr del teclado. Pero, ¿cómo puede eliminar varias casillas de verificación en Excel?

6,1 Eliminar varias casillas de verificación con código VBA

Para eliminar todas las casillas de verificación de una hoja, utilice el siguiente código VBA.

1. Mantenga pulsadas las teclas ALT + F11para abrir la ventana Microsoft Visual Basic para Aplicaciones.

2. A continuación, haga clic en Insertar > Módulo y pegue el siguiente código en la ventana Módulo.

Código VBA: Eliminar todas las casillas de verificación en Hoja de trabajo actual

Sub RemoveCheckboxes()
'Update by Extendoffice
On Error Resume Next
ActiveSheet.CheckBoxes.Delete
Selection.FormatConditions.Delete
End Sub

3. A continuación, pulse la tecla F5 para ejecutar el código. Todas las casillas de verificación de la hoja específica se eliminarán simultáneamente.

6,2 Eliminar varias casillas de verificación con una función sencilla

Con la función Kutools para Excel’s Eliminar casillas de verificación en lotes, puede eliminar casillas de verificación de un rango seleccionado o de hojas completas con solo unos pocos clics.

1. Seleccione el rango de celdas o la hoja completa que contenga las casillas de verificación que desea eliminar.

2. A continuación, haga clic en Kutools > Eliminar > Eliminar casillas de verificación en lotes. Vea la captura de pantalla:

3. A continuación, todas las casillas de verificación se deseleccionarán simultáneamente.

Agrupar casillas de verificación en Excel

Cuando desee mover o redimensionar varias casillas de verificación al mismo tiempo, agruparlas le permitirá controlarlas todas de forma conjunta. Esta sección explica cómo agrupar varias casillas de verificación en una hoja de Excel.

7,1 Agrupar casillas de verificación mediante la función Agrupar

En Excel, la función Agrupar permite agrupar varias casillas de verificación. Siga estos pasos:

1. Mantenga pulsada la tecla Ctrl y, a continuación, haga clic para seleccionar una a una las casillas de verificación que desee agrupar. Vea la captura de pantalla:

2. A continuación, haga clic con el botón derecho y elija Agrupar > Agrupar en el menú contextual. Vea la captura de pantalla:

3. Una vez agrupadas todas las casillas de verificación seleccionadas, podrá moverlas o copiarlas simultáneamente como un solo bloque.

7,2 Agrupar casillas de verificación mediante el comando Cuadro de grupo

Además, también puede utilizar el Cuadro de grupo para agrupar varias casillas de verificación. Siga estos pasos:

1. Vaya a la pestaña Programador y, a continuación, haga clic en Insertar > Cuadro de grupo (control de formulario). Vea la captura de pantalla:

2. A continuación, arrastre el puntero del ratón para dibujar un cuadro de grupo y personalice su título como desee:

3. Ahora puede insertar casillas de verificación dentro del cuadro de grupo. Haga clic en Programador > Insertar > Casilla de verificación (control de formulario). Vea la captura de pantalla:

4. A continuación, arrastre el puntero del ratón para dibujar una casilla de verificación y personalice el título según sus necesidades. Consulte las capturas de pantalla:

5. De forma similar, inserte otras casillas de verificación en el cuadro de grupo y obtendrá un resultado como el que se muestra en la siguiente captura de pantalla:

Ejemplos: Cómo usar casillas de verificación en Excel

A partir de la información anterior, ya conocemos algunos conceptos básicos sobre las casillas de verificación. En esta sección, te explicaré cómo usarlas para realizar operaciones interactivas y dinámicas en Excel.

Ejemplo 1: Crear una lista de tareas pendientes con casillas de verificación

Una lista de tareas pendientes resulta útil para marcar las tareas que ya se han completado en el trabajo diario. En una lista típica de este tipo, los elementos marcados con Tareas completadas presentan formato de tachado, tal como se muestra en la siguiente captura de pantalla. Con la ayuda de las casillas de verificación, puede crear rápidamente una lista de tareas interactiva.

Para crear una lista de tareas pendientes con casillas de verificación, siga estos pasos:

1. Inserte casillas de verificación en las celdas donde quiera usarlas. Vea la captura de pantalla: ()Haga clic para saber cómo insertar varias casillas de verificación)

2. Después de insertar las casillas de verificación, vincula cada una a una celda diferente.

3. Tras vincular las casillas de verificación a las celdas, aparecerá VERDADERO si la casilla está marcada y FALSO si no lo está. Vea la captura de pantalla:

4. A continuación, aplique la función Usar formato condicional y realice los siguientes pasos: seleccione el rango de celdas A2:C8 en el que desea crear la lista de tareas y, a continuación, haga clic en Inicio > Usar formato condicional > Nueva regla para abrir el cuadro de diálogo Nueva regla de formato.

5. En el cuadro de diálogo Nueva regla de formato, haga clic en Usar una fórmula para determinar qué celdas se deben dar formato en el cuadro de lista Seleccionar un tipo de regla y, a continuación, introduzca la fórmula =C2=VERDADERO en el cuadro de texto Dar formato a los valores donde esta fórmula sea verdadera. Vea la captura de pantalla:

Nota: C2 es una celda vinculada a la casilla de verificación.

6. A continuación, haga clic en el botón Formato para abrir el cuadro de diálogo Establecer formato de celda. En la pestaña Fuente, active la opción Tachado en la sección Efectos y elija el color que desee para los elementos completados de la lista de tareas; consulte la captura de pantalla:

7. A continuación, haga clic en Aceptar > Aceptar para cerrar los cuadros de diálogo. Ahora, al marcar la casilla de verificación, su elemento correspondiente aparecerá con formato de tachado, tal como se muestra en la siguiente demostración:

Ejemplo 2: Crear un gráfico dinámico con casillas de verificación

A veces, es posible que necesite mostrar una gran cantidad de datos e información en un solo gráfico, lo que puede hacer que este se vea desordenado. En estos casos, puede usar casillas de verificación para crear un gráfico dinámico en su hoja: al marcar una casilla, se mostrará la línea de datos correspondiente; al desmarcarla, dicha línea se ocultará, tal como se muestra en la siguiente demostración.

Esta sección presenta dos métodos rápidos para crear este tipo de gráfico en Excel.

Cree un gráfico interactivo con casillas de verificación en Excel

Normalmente, en Excel, puede crear un gráfico dinámico mediante casillas de verificación siguiendo estos pasos:

1. Inserte algunas casillas de verificación y cámbieles el nombre. En este caso, insertaré tres casillas y las renombraré como Manzana, Naranja y Melocotón, tal como se muestra en la captura de pantalla:

2. A continuación, vincula estas casillas a celdas. Haz clic para seleccionar la primera casilla, pulsa con el botón derecho y elige Formato de control. En el cuadro de diálogo Formato de objeto, ve a la pestaña Control y, en el campo Vincular con celda, selecciona la celda a la que deseas vincular la casilla; consulta la captura de pantalla:

3. Repita el paso anterior para vincular las otras dos casillas a celdas diferentes. Ahora, al marcar una casilla, aparecerá VERDADERO; en caso contrario, se mostrará FALSO, tal como se ilustra en la siguiente demostración:

4. Tras insertar y vincular las casillas, prepare ahora los datos. Copie los encabezados de fila y columna originales a otro lugar; consulte la captura de pantalla:

5. A continuación, aplique las siguientes fórmulas:

• En la celda B13:=SI($B$6;B2;ND()), y arrastre el controlador de relleno para rellenar la fila desde B13 hasta G13;
• En la celda B14:=SI($B$7;B3;ND()),y arrastre el controlador de relleno para rellenar la fila desde B14 hasta G14;
• En la celda B15: =SI($B$8;B4;ND()), y arrastre el controlador de relleno para completar la fila desde B15 hasta G15.
• Estas fórmulas devuelven los datos originales si la casilla de verificación correspondiente al producto está marcada, y #N/A si no lo está. Vea la captura de pantalla:

6. A continuación, selecciona el nuevo rango de datos, desde A12 hasta G15, y haz clic en Insertar > Insertar gráfico de líneas o de áreas > Líneas para insertar un gráfico de líneas.

7. Ahora, al marcar la casilla del producto, su línea de datos aparecerá; y al desmarcarla, desaparecerá, tal como se muestra en la siguiente demostración:

8. Tras crear el gráfico, puede colocar las casillas directamente sobre él para mantenerlo todo perfectamente organizado. Haga clic para seleccionar el área del gráfico y arrástrela para reducirla; consulte la captura de pantalla:

9. Pulse la tecla Ctrl para seleccionar las tres casillas, arrástrelas sobre el gráfico y, a continuación, haga clic con el botón derecho y elija Traer al frente > Traer al frente; consulte la captura de pantalla:

10. Las casillas ya aparecen sobre el gráfico. Siga pulsando la tecla Ctrl para seleccionar las casillas y el gráfico uno por uno, haga clic con el botón derecho y elija Agrupar > Agrupar; consulte la captura de pantalla:

11. Ahora, las casillas están vinculadas al gráfico de líneas: al mover el gráfico, ¡las casillas se desplazan automáticamente con él!

Cree un gráfico interactivo con casillas de verificación mediante una función sencilla

El método anterior puede resultarle algo complicado. A continuación, le presentamos una forma sencilla de realizar esta tarea: con la función Kutools para Excel de Gráfico de Líneas con Casillas de Verificación, podrá crear fácilmente un gráfico dinámico con casillas de verificación.

1. Seleccione el rango de datos con el que desea crear el gráfico y, a continuación, haga clic en Kutools > Gráficos > Comparación de categorías > Gráfico de líneas con casillas de verificación; consulte la captura de pantalla:

2. A continuación, aparecerá el cuadro de diálogo Gráfico de Líneas con Casillas de Verificación, y el contenido de «Seleccionar datos» se rellenará automáticamente en los distintos cuadros de texto. Consulte la captura de pantalla:

3. A continuación, haga clic en el botón Aceptar. Aparecerá un cuadro de aviso recordándole que se creará una hoja oculta con datos intermedios; haga clic en el botón Sí. Consulte la captura de pantalla:

4. Se creará correctamente un gráfico de líneas con casillas de verificación; consulta la captura de pantalla:

Ejemplo 3: Crear Lista desplegable con casillas de verificación

Seleccionar varios elementos de una lista desplegable es una tarea habitual para muchos usuarios. Algunos intentan crear una lista desplegable con casillas de verificación para permitir selecciones múltiples, tal como se muestra en la siguiente demostración. Por desgracia, Excel no admite de forma nativa listas desplegables con casillas de verificación. No obstante, a continuación le presentamos dos alternativas para lograr selección múltiple con casillas en Excel: un cuadro de lista con casillas y una lista desplegable con casillas de verificación.

Crear Lista desplegable con casillas de verificación mediante un cuadro de lista

En lugar de una lista desplegable, puede utilizar un cuadro de lista para añadir casillas de verificación y permitir selecciones múltiples. El proceso es algo complicado; siga atentamente los pasos siguientes:

1. En primer lugar, inserte un cuadro de lista. Haga clic en Desarrollador > Insertar > Cuadro de lista (Control ActiveX). Consulte la captura de pantalla:

2. Arrastre el cursor para dibujar un cuadro de lista, pulse con el botón derecho y seleccione Propiedades en el menú contextual; consulte la captura de pantalla:

3. En el panel Propiedades, realice las siguientes configuraciones:

• En el cuadro ListFillRangeintroduzca el Rango de datos que desea mostrar en el cuadro de lista;
• En el cuadro ListStyleseleccione 1 - fmListStyleOptionen el menú desplegable;
• En el cuadro MultiSelectseleccione 1 – fmMultiSelectMultien el menú desplegable;
• Por último, haga clic en el botón Cerrar para finalizar.

4. A continuación, haga clic en una celda donde desee mostrar el número de elementos seleccionados múltiples y asígnele un nombre. Escriba el nombre “Outputitem” en el Cuadro Nombre y pulse la tecla Entrar; consulte la captura de pantalla:

5. A continuación, haga clic en Insertar > Formas > Rectángulo y arrastre el cursor para dibujar un rectángulo encima del cuadro de lista. Consulte la captura de pantalla:

6. Pulse con el botón derecho en el rectángulo y seleccione Asignar macro en el menú contextual. Consulte la captura de pantalla:

7. En el cuadro de diálogo Asignar macro, haga clic en el botón Nuevo; consulte la captura de pantalla:

8.En la ventana abierta de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones, sustituya el código original de la ventana Módulo por el siguiente código VBA:

Sub Rectangle1_Click()
'Updated by Extendoffice
Dim xSelShp As Shape, xSelLst As Variant, I, J As Integer
Dim xV As String
Set xSelShp = ActiveSheet.Shapes(Application.Caller)
Set xLstBox = ActiveSheet.ListBox1
If xLstBox.Visible = False Then
    xLstBox.Visible = True
    xSelShp.TextFrame2.TextRange.Characters.Text = "Pickup Options"
    xStr = ""
    xStr = Range("Outputitem").Value
    
    If xStr <> "" Then
         xArr = Split(xStr, ";")
    For I = xLstBox.ListCount - 1 To 0 Step -1
        xV = xLstBox.List(I)
        For J = 0 To UBound(xArr)
            If xArr(J) = xV Then
              xLstBox.Selected(I) = True
              Exit For
            End If
        Next
    Next I
    End If
Else
    xLstBox.Visible = False
    xSelShp.TextFrame2.TextRange.Characters.Text = "Select Options"
    For I = xLstBox.ListCount - 1 To 0 Step -1
        If xLstBox.Selected(I) = True Then
        xSelLst = xLstBox.List(I) & ";" & xSelLst
        End If
    Next I
    If xSelLst <> "" Then
        Range("Outputitem") = Mid(xSelLst, 1, Len(xSelLst) - 1)
    Else
        Range("Outputitem") = ""
    End If
End If
End Sub

Nota: En el código anterior, Rectangle1 es el nombre de la forma, ListBox1 es el nombre del cuadro de lista y Outputitem es el nombre de la celda de salida. Puede cambiarlos según sus necesidades.

9. A continuación, cierre la ventana de código. Ahora, al hacer clic en el botón rectangular, se mostrará u ocultará el cuadro de lista. Cuando el cuadro de lista esté visible, seleccione los elementos que desee y, a continuación, haga clic de nuevo en el botón rectangular para enviar el número de elementos seleccionados a la celda indicada; consulte la siguiente demostración:

Crear Lista desplegable con casillas de verificación mediante una función sorprendente

Puede aprovechar la potente herramienta Kutools para Excel para insertar fácilmente casillas de verificación en una auténtica lista desplegable. Gracias a su función *Agregar casillas de verificación a la lista desplegable*, Kutools le permite crear rápidamente menús desplegables con selección múltiple mediante casillas de verificación, una funcionalidad que Excel no ofrece de forma nativa. Esto no solo potencia la utilidad de sus listas, sino que también mejora significativamente la eficiencia y la experiencia del usuario.

1. En primer lugar, inserte una lista desplegable normal en las celdas seleccionadas; consulte la captura de pantalla:

2. Haga clic en Kutools > Lista desplegable > Habilitar lista desplegable avanzada. A continuación, vuelva a hacer clic en Agregar casillas de verificación a la lista desplegable desde el menú Lista desplegable. Consulte la captura de pantalla:

3. En el cuadro de diálogo Agregar casillas de verificación a la lista desplegable, configura lo siguiente:

• 2,1) Seleccione las celdas que contienen la lista desplegable;
• 2,2) En el cuadro Separador, introduzca un delimitador que utilizará para separar los elementos múltiples;
• 2,4) Haga clic en el botón Aceptar.
  

A partir de ahora, al hacer clic en una celda con una Lista desplegable, aparecerá una lista con Casilla de Verificación; seleccione los elementos marcando las casillas de verificación para enviarlos a la celda, tal como se muestra en la siguiente demostración:

Consejos: Si marca la opción Habilitar función de búsqueda en el cuadro de diálogo, podrá realizar una búsqueda en la lista desplegable, tal como se muestra en la siguiente captura de pantalla:

Ejemplo 4: Marcar casilla de verificación para cambiar el color de la fila

¿Ha intentado alguna vez cambiar el color de una fila en función de si la casilla de verificación está marcada? Es decir, que el color de la fila correspondiente cambie al marcar una casilla de verificación, tal como se muestra en la siguiente captura de pantalla. Esta sección explica algunos trucos para realizar esta tarea en Excel.

Marcar casilla de verificación para cambiar el color de la celda mediante Usar formato condicional

Para cambiar el color de la fila al marcar o desmarcar la casilla de verificación, puede utilizar la función Usar formato condicional de Excel. Siga estos sencillos pasos:

1. En primer lugar, inserte las casillas de verificación en la lista de celdas según sus necesidades; consulte la captura de pantalla:

2. A continuación, vincula cada una de estas casillas de verificación a las celdas situadas justo a su lado; consulta la captura de pantalla:

3. A continuación, seleccione el rango de datos cuyo color de fila desea cambiar y haga clic en Inicio > Usar formato condicional > Nueva regla; consulte la captura de pantalla:

4. En el cuadro de diálogo Nueva regla de formato, realice las siguientes operaciones:

• Seleccione la opción Utilice una fórmula para determinar qué celdas aplicar formatoen el cuadro Seleccione un tipo de regla;
• Introduzca esta fórmula =SI($F2=VERDADERO;VERDADERO;FALSO)en el cuadro Aplicar formato a los valores donde esta fórmula sea verdadera;
• Haga clic en el botón Formato para especificar un color que le guste para las filas.

Nota: En la fórmula, $F2 es la primera celda vinculada a la casilla de verificación.

5. Tras elegir el color, haga clic en Aceptar > Aceptar para cerrar los cuadros de diálogo. A partir de ahora, al marcar una casilla de verificación, la fila correspondiente se resaltará automáticamente, tal como se muestra en la siguiente demostración:

Marque la casilla de verificación para cambiar el color de la fila mediante código VBA

El siguiente código VBA también puede ayudarle a cambiar el color de la fila en función de si la casilla de verificación está marcada. Utilice el siguiente código:

1. En la hoja de cálculo en la que desea resaltar el rango de filas mediante casillas de verificación, haga clic con el botón derecho en la pestaña de la hoja y seleccione Ver código en el menú contextual. Consulte la captura de pantalla:

2. Copia y pega el siguiente código en la ventana abierta de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones:

Código VBA: Rango de fila resaltada al marcar una casilla de verificación

Sub AddCheckBox()
Dim xCell As Range
Dim xRng As Range
Dim I As Integer
Dim xChk As CheckBox
On Error Resume Next
InputC:
    Set xRng = Application.InputBox("Please select the column range to insert checkboxes:", "Kutools for Excel", Selection.Address, , , , , 8)
If xRng Is Nothing Then Exit Sub
If xRng.Columns.Count > 1 Then
    MsgBox "The selected range should be a single column", vbInformation, "Kutools fro Excel"
    GoTo InputC
Else
    If xRng.Columns.Count = 1 Then
        For Each xCell In xRng
            With ActiveSheet.CheckBoxes.Add(xCell.Left, _
               xCell.Top, xCell.Width = 15, xCell.Height = 12)
               .LinkedCell = xCell.Offset(, 1).Address(External:=False)
               .Interior.ColorIndex = xlNone
               .Caption = ""
               .Name = "Check Box " & xCell.Row
            End With
            xRng.Rows(xCell.Row).Interior.ColorIndex = xlNone
        Next
    End If
    With xRng
     .Rows.RowHeight = 16
    End With
    xRng.ColumnWidth = 5#
    xRng.Cells(1, 1).Offset(0, 1).Select
    For Each xChk In ActiveSheet.CheckBoxes
      xChk.OnAction = "Sheet2.InsertBgColor"
    Next
End If
End Sub

Sub InsertBgColor()
Dim xName As Integer
Dim xChk As CheckBox
For Each xChk In ActiveSheet.CheckBoxes
  xName = Right(xChk.Name, Len(xChk.Name) - 10)
  If (xName = Range(xChk.LinkedCell).Row) Then
   If (Range(xChk.LinkedCell) = "True") Then
    Range("A" & xName, Range(xChk.LinkedCell).Offset(0, -2)).Interior.ColorIndex = 6
   Else
    Range("A" & xName, Range(xChk.LinkedCell).Offset(0, -2)).Interior.ColorIndex = xlNone
   End If
  End If
Next
End Sub

Nota: En el código anterior, en este script xChk.OnAction = "Sheet2.InsertBgColor", debe cambiar el nombre de la hoja Sheet2por el suyo propio ()Sheet2 es el nombre real de la hoja de cálculo; puede encontrarlo en el panel izquierdo de la ventana de código). Consulte la captura de pantalla:

3. A continuación, coloque el cursor en la primera parte del código y pulse la tecla F5 para ejecutar el código. En el cuadro de diálogo Kutools para Excel que aparece, seleccione el rango en el que desea insertar las casillas de verificación; consulte la captura de pantalla:

4. A continuación, haga clic en el botón Aceptar y las casillas de verificación se insertarán en las celdas seleccionadas, tal como se muestra en la siguiente captura de pantalla:

5. A partir de ahora, al marcar una casilla de verificación, la fila correspondiente se coloreará automáticamente, tal como se muestra en la siguiente captura de pantalla:

Ejemplo 5: Contar o sumar valores de celdas si la casilla de verificación está marcada

Si dispone de un rango de datos con una lista de casillas de verificación y desea contar el número de casillas marcadas o sumar los valores correspondientes en función de las casillas marcadas, tal como se muestra en la siguiente captura de pantalla, ¿cómo podría realizar esta tarea en Excel?

Para resolver esta tarea, el paso fundamental consiste en vincular las casillas de verificación a las celdas correspondientes situadas junto a los datos. Al marcar una casilla de verificación, se mostrará VERDADERO en la celda vinculada; en caso contrario, se mostrará FALSO. A continuación, podrá utilizar funciones de recuento o suma para obtener el resultado en función del valor VERDADERO o FALSO.

1. En primer lugar, vincule cada casilla de verificación a una celda independiente: si está marcada, mostrará VERDADERO; si no lo está, mostrará FALSO. Consulte la captura de pantalla:

2. A continuación, aplique las siguientes fórmulas para contar o sumar los valores según las casillas de verificación marcadas:

Contar valores mediante casillas de verificación marcadas:

=CONTAR.SI(D2:D10;VERDADERO)

Nota: En esta fórmula, D2:D10 es el rango de celdas vinculadas que ha establecido para las casillas de verificación.

Sumar valores mediante casillas de verificación marcadas:

=SUMAPRODUCTO(($D$2:$D$10=VERDADERO)*$C$2:$C$10)

Nota: En esta fórmula, D2:D10 es el rango de celdas vinculadas que ha establecido para las casillas de verificación y C2:C10 es la lista de celdas cuyos valores desea sumar.

Ejemplo 6: Si la casilla de verificación está marcada, devolver un valor específico

Si dispone de una casilla de verificación que, al marcarla, debe mostrar un valor específico en una celda y, al desmarcarla, debe dejar la celda en blanco, tal como se muestra en la siguiente demostración:

Para realizar esta tarea, proceda de la siguiente manera:

1. En primer lugar, vincule esta casilla de verificación a una celda. Haga clic con el botón derecho en la casilla y seleccione Formato del control. En el cuadro de diálogo Formato de objeto que aparece, vaya a la pestaña Control y haga clic para elegir la celda a la que desea vincular la casilla en el campo Vincular con celda; consulte la captura de pantalla:

2. A continuación, haga clic en el botón Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo. Ahora, escriba esta fórmula: =IF(A5=TRUE,«[[PH_1]]»,«») en la celda donde desee mostrar el resultado y pulse la tecla Entrar.

Nota: En esta fórmula, A5 es la celda vinculada a la casilla de verificación y «Extendoffice» es el texto específico. Puede modificarlos según sus necesidades.

3. Ahora, al marcar la casilla de verificación aparecerá el texto específico; al desmarcarla, la celda quedará en blanco. Consulte la siguiente demostración:

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