Tres tipos de listas desplegables de varias columnas: Guía paso a paso

Al buscar “lista desplegable de Excel con varias columnas” en Google, es posible que necesite realizar alguna de las siguientes tareas:

En este tutorial, te explicaremos paso a paso cómo realizar estas tres tareas.

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Crear una Lista dinámica basada en varias columnas

Como se muestra en el siguiente GIF, desea crear una lista desplegable principal para los continentes, una lista desplegable secundaria con los países correspondientes al continente seleccionado en la primera lista y, a continuación, una tercera lista desplegable con las ciudades del país elegido en la lista secundaria. El método de esta sección le ayudará a lograrlo.

Usar fórmulas para crear una Lista dinámica basada en varias columnas

Paso 1: Crear la Lista desplegable principal

1. Seleccione las celdas (en este caso, G9:G13) donde desea insertar la lista desplegable, vaya a la pestaña Datos y haga clic en Validación de datos > Validación de datos.

2. En el cuadro de diálogo Validación de datos, configura lo siguiente.

1) Haga clic en la pestaña Configuración;

2) Seleccione Listaen el campo PermitirLista desplegable;

3) Haga clic en el cuadro Origen, seleccione las celdas que contienen los continentes que desea mostrar en el Lista desplegable;

4) Haga clic en el botón Aceptar. Vea la captura de pantalla:

Paso 2: Crear la Lista desplegable secundaria

1. Seleccione todo el rango que contiene los elementos que desea mostrar en la lista desplegable secundaria. Vaya a la pestaña Fórmulas y, a continuación, haga clic en Crear desde selección.

2. En el cuadro de diálogo Crear desde selección, marca únicamente la casilla Fila superior y, a continuación, haz clic en el botón Aceptar.

3. Seleccione una celda en la que quiera insertar la lista desplegable secundaria, vaya a la pestaña Datos y haga clic en Validación de datos > Validación de datos.

4. En el cuadro de diálogo Validación de datos, debe:

1) Permanezca en la pestaña Configuración;

2) Seleccione Listaen el campo PermitirLista desplegable;

3) Introduzca la siguiente fórmula en el cuadro Origen.

=INDIRECT(SUBSTITUTE(G9," ","_"))

Donde G9es la primera celda de las celdas principales Lista desplegable.

4) Haga clic en el botón Aceptar.

5. Seleccione esta celda con la lista desplegable y arrastre su controlador de autorrelleno hacia abajo para aplicarlo al resto de celdas de la misma columna.

La lista desplegable secundaria ya está completa: al seleccionar un continente en la lista desplegable principal, solo se muestran los países correspondientes a ese continente.

Paso 3: Crear la tercera Lista desplegable

1. Seleccione todo el rango que contiene los valores que desea mostrar en la tercera lista desplegable. Vaya a la pestaña Fórmulas y, a continuación, haga clic en Crear desde selección.

2. En el cuadro de diálogo Crear desde selección, active únicamente la casilla Fila Superiory, después, haga clic en el botón Aceptar.

3. Seleccione una celda en la que quiera insertar la tercera lista desplegable, vaya a la pestaña Datos y haga clic en Validación de datos > Validación de datos.

4. En el cuadro de diálogo Validación de datos, debe:

1) Permanezca en la pestaña Configuración;

2) Seleccione Listaen el campo PermitirLista desplegable;

3) Introduzca la siguiente fórmula en el cuadro Origen.

=INDIRECT(SUBSTITUTE(H9," ","_"))

Donde H9es la primera celda de las celdas secundarias Lista desplegable.

4) Haga clic en el botón Aceptar.

5. Seleccione esta celda Lista desplegable y arrastre su controlador de autorrellenohacia abajo para aplicarlo a otras celdas de la misma columna.

La tercera lista desplegable con ciudades ya está completa: al seleccionar un país en la lista desplegable secundaria, solo se muestran las ciudades correspondientes a ese país.

El método anterior puede resultar engorroso para algunos usuarios. Si prefiere una solución más eficaz y directa, el siguiente método lo logra con solo unos pocos clics.

Crear una Lista dinámica basada en varias columnas con Kutools para Excel en pocos clics

La siguiente imagen GIF muestra los pasos de la función Lista desplegable dinámica de Kutools para Excel.

Como puede ver, toda la operación se realiza en tan solo unos pocos clics. Solo tiene que:

La imagen GIF anterior solo muestra los pasos para crear una lista desplegable de 2 niveles. Si desea crear una lista desplegable con más de 2 niveles, haga clic aquí para obtener más información. ¡O incluso mejor! descargue la prueba gratuita de 30 días.

Realizar selecciones múltiples en una Lista desplegable en Excel

Esta sección le ofrece dos métodos para realizar selecciones múltiples en una lista desplegable de Excel.

Usar código VBA para realizar selecciones múltiples en una Lista desplegable de Excel

El siguiente script de VBA le permite realizar selecciones múltiples en una lista desplegable de Excel sin duplicados. Siga estos pasos.

Paso 1: Abrir el editor de código VBA y copiar el código

1. Vaya a la pestaña de la hoja, haga clic con el botón derecho sobre ella y seleccione Ver código en el menú contextual.

2. A continuación, se abrirá la ventana de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones; copie el siguiente código VBA en el editor de Hoja (Código).

Código VBA: Permitir selecciones múltiples en una Lista desplegable sin duplicados

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
    'Updated by Extendoffice 2019/11/13
    Dim xRng As Range
    Dim xValue1 As String
    Dim xValue2 As String
    If Target.Count > 1 Then Exit Sub
    On Error Resume Next
    Set xRng = Cells.SpecialCells(xlCellTypeAllValidation)
    If xRng Is Nothing Then Exit Sub
    Application.EnableEvents = False
    If Not Application.Intersect(Target, xRng) Is Nothing Then
        xValue2 = Target.Value
        Application.Undo
        xValue1 = Target.Value
        Target.Value = xValue2
        If xValue1 <> "" Then
            If xValue2 <> "" Then
                If xValue1 = xValue2 Or _
                   InStr(1, xValue1, ", " & xValue2) Or _
                   InStr(1, xValue1, xValue2 & ",") Then
                    Target.Value = xValue1
                Else
                    Target.Value = xValue1 & ", " & xValue2
                End If
            End If
        End If
    End If
    Application.EnableEvents = True
End Sub

Paso 2: Probar el código

Después de pegar el código, pulse las teclas Alt + Q para cerrar el Editor de Visual Basic y volver a la hoja de cálculo.

Consejos: Este código funciona para todas las listas desplegables de la hoja de trabajo actual. Haz clic en una celda que contenga una lista desplegable y selecciona los elementos uno a uno desde el menú desplegable para comprobar si funciona.

Realizar selecciones múltiples en una Lista desplegable de Excel con Kutools para Excel en pocos clics

El código VBA tiene muchas limitaciones. Si no está familiarizado con los scripts de VBA, resulta difícil adaptar el código a sus necesidades. Por eso, le recomendamos una función potente: Selección múltiple en lista desplegable, que le permite seleccionar fácilmente varios elementos en una lista desplegable.

Después de instalar Kutools para Excel, vaya a la pestaña Kutools, seleccione Lista desplegable > Hacer lista desplegable con selecciones múltiples y configure lo siguiente.

1. Especifique el rango que contiene las listas desplegantes de las que necesita seleccionar varios elementos.
2. Especifique el separador para los números de elementos seleccionados en la celda de la lista desplegable.
3. Haga clic en Aceptarpara completar la configuración.
   

Resultado

Ahora, al hacer clic en una celda con una lista desplegable dentro de un rango limitado, aparecerá junto a ella un cuadro de lista. Simplemente haga clic en el botón «+» situado junto a los elementos para añadirlos a la celda desplegable o pulse el botón «–» para eliminar los que ya no desee. Vea la siguiente demostración:

Mostrar varias columnas en una Lista desplegable

Como se muestra en la siguiente captura de pantalla, esta sección le mostrará cómo mostrar varias columnas en una lista desplegable.

De forma predeterminada, una lista desplegable de validación de datos muestra solo una columna de elementos. Para mostrar varias columnas en una lista desplegable, recomendamos utilizar un cuadro combinado (control ActiveX) en lugar de una lista desplegable de validación de datos.

Paso 1: Insertar un Cuadro combinado (Control ActiveX)

1. Vaya a la pestaña Desarrollador, haga clic en Insertar > Cuadro combinado (Control ActiveX).

Consejos: Si la pestaña Desarrollador no aparece en la Cinta de opciones, puede seguir los pasos de este tutorial «Mostrar la pestaña Desarrollador» para mostrarla.

2. A continuación, dibuje un Cuadro combinado en la celda donde desee mostrar el menú desplegable.

Paso 2: Cambiar las propiedades del Cuadro combinado

1. Haga clic con el botón derecho en el cuadro combinado y seleccione Propiedades en el menú contextual.

2. En el cuadro de diálogo Propiedades, configure lo siguiente.

1) En el campo ColumnCount, introduzca un número que represente la cantidad de columnas que desea mostrar en el Lista desplegable;

2) En el campo ColumnWidths, defina el ancho de cada columna. Aquí establezco el ancho de cada columna como 80 pt;100 pt;80 pt;80 pt;80 pt;

3) En el campo LinkedCell, especifique una celda para que muestre el mismo valor que seleccione en el menú desplegable. Esta celda se utilizará en los pasos siguientes;

4) En el campo ListFillRange, introduzca el Rango de datos que desea mostrar en el Lista desplegable.

5) En el campo ListWidth, especifique un ancho para todo el Lista desplegable.

6) Cierre el cuadro de diálogo Propiedades.

Paso 3: Mostrar las columnas especificadas en el Lista desplegable

1. En la pestaña Desarrollador, desactive el Modo diseño simplemente haciendo clic en el icono de Modo diseño.

2. Haga clic en la flecha del cuadro combinado: la lista se expandirá y podrá ver el número especificado de columnas en el menú desplegable.

Paso 4: Mostrar elementos de otras columnas en determinadas celdas

1. Seleccione una celda debajo del cuadro combinado, introduzca la fórmula siguiente y pulse la tecla Entrar para obtener el valor de la segunda columna en la misma fila.

=IFERROR(VLOOKUP(B1,B3:F6,2,FALSE),"")

2. Para obtener los valores de la tercera, cuarta y quinta columnas, aplique las siguientes fórmulas, una a una.

=IFERROR(VLOOKUP(B1,B3:F6,3,FALSE),"")

=IFERROR(VLOOKUP(B1,B3:F6,4,FALSE),"")

=IFERROR(VLOOKUP(B1,B3:F6,5,FALSE),"")

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