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Lista desplegable condicional con instrucción SI (5 ejemplos)

AutoraSiluvia Fecha de modificación

Si necesita crear una lista desplegable que cambie según lo que seleccione en otra celda, agregar una condición a la lista desplegable puede ser una solución muy útil. Al crear una lista desplegable condicional, utilizar la función SI es un método intuitivo, ya que se emplea habitualmente para evaluar condiciones en Excel. Este tutorial le muestra cinco métodos para crear una lista desplegable condicional en Excel, paso a paso.

Lista desplegable condicional con la función SI

Obtener archivo de ejemplo:

icono de Excel Haga clic para descargar el archivo de ejemplo

Use la función SI o SIS para crear un Lista desplegable condicional

Esta sección ofrece dos funciones: la función SI y la función SI.CONJUNTO, para ayudarte a crear una lista desplegable condicional basada en otras celdas de Excel, con dos ejemplos prácticos.

Añadir una única condición, como dos países y sus ciudades

Como se muestra en el GIF siguiente, puede cambiar fácilmente entre ciudades de dos países —Estados Unidos y Francia— en la lista desplegable. Veamos cómo usar la función SI para lograrlo.

Paso 1: Crear la Lista desplegable principal

En primer lugar, debe crear una lista desplegable principal que servirá como base para su lista desplegable condicional.

1. Seleccione una celda (en este caso, E2) donde quiera insertar la lista desplegable principal. Vaya a la pestaña Datos y haga clic en Validación de datos.

Vaya a la pestaña Datos y seleccione Validación de datos

2. En el cuadro de diálogo Validación de datos, siga estos pasos para configurar la configuración.

1) Permanezca en la pestaña Configuración;
2) Seleccione Listaen el cuadro Permitir;
3) En el cuadro Origen, seleccione el rango de celdas que contiene los valores que desea mostrar en la Lista desplegable (aquí selecciono las cabeceras de la tabla)
4) Haga clic en el botón Aceptar. Vea la captura de pantalla:

especifique las opciones en el cuadro de diálogo

Paso 2: Crear una Lista desplegable condicional con una instrucción SI

1. Seleccione el rango de celdas (en este caso, E3:E6) en el que desea insertar la lista desplegable condicional.

2. Vaya a la pestaña Datos y seleccione Validación de datos.

3. En el cuadro de diálogo Validación de datos, debe configurarlo de la siguiente manera.

1) Permanezca en la pestaña Configuración;
2) Seleccione Listaen el cuadro PermitirLista desplegable;
3) Introduzca la siguiente fórmula en el cuadro Origen;
=IF($E$2=$B$2,$B$3:$B$6,$C$3:$C$6)
4) Haga clic en el botón Aceptar. Vea la captura de pantalla:

especifique las opciones en el cuadro de diálogo con una función SI

Nota: Esta fórmula indica a Excel: Si el valor de E2 es igual al valor de B2, muestre todos los valores del rango B3:B6. De lo contrario, muestre los valores del rango C3:C6.
Donde
1)E2es la celda Lista desplegable que especificó en el paso 1 y que contiene los encabezados.
2)B2es la primera celda de encabezado del rango original.
3)B3:B6contiene las ciudades de Estados Unidos.
4)C3:C6contiene las ciudades de Francia.
Resultado

La lista desplegable condicional ya está completa.

Como se muestra en la siguiente imagen GIF, si desea seleccionar una ciudad de Estados Unidos, haga clic en E2 y elija «Ciudades en Estados Unidos» en la lista desplegable. A continuación, seleccione cualquier ciudad estadounidense en las celdas situadas bajo E2. Para elegir una ciudad en Francia, siga el mismo procedimiento.

Nota:
1) El método anterior solo funciona para dos países y sus ciudades, ya que se utiliza una función SI para evaluar una condición y devolver un valor si se cumple y otro valor si no se cumple.
2) Si se añaden más países y ciudades a este caso, las siguientes funciones SI anidadas y la función SI.CONJUNTO pueden ayudarle.

Añadir varias condiciones, como más de dos países y sus ciudades

Como se muestra en la siguiente imagen GIF, hay dos tablas: una de una sola columna con distintos países y otra de varias columnas con ciudades de esos países. Aquí debemos crear una lista desplegable condicional cuyas ciudades cambien según el país que seleccione en E10. Siga los pasos a continuación para completarla.

Paso 1: Crear una Lista desplegable que contenga todos los países

1. Seleccione una celda (aquí he seleccionado E10) donde desee mostrar el país, vaya a la pestaña Datos y haga clic en Validación de datos.

2.En el cuadro de diálogo Validación de datos, debe:

1) Permanezca en la pestaña Configuración;
2) Seleccione Listaen el cuadro PermitirLista desplegable;
3) Seleccione el rango que contiene los países en el cuadro Origen;
4) Haga clic en el botón Aceptar. Vea la captura de pantalla:

especifique las opciones en el cuadro de diálogo

La lista desplegable con todos los países ya está completa.

Paso 2: Asignar un nombre al rango de celdas de las ciudades de cada país

1. Seleccione todo el rango de la tabla de ciudades, vaya a la pestaña Fórmulas y haga clic en Crear desde selección.

Seleccione el rango de datos de las ciudades, vaya a la pestaña Fórmulas y haga clic en Crear desde selección.

2. En el cuadro de diálogo Crear desde selección, active únicamente la opción Fila Superior y haga clic en el botón Aceptar.

marque la opción Fila superior en el cuadro de diálogo

Notas:
1) Este paso le permite crear varios rangos con nombre simultáneamente. Aquí se utilizan los encabezados de fila como Nombre de celda.

crear varios rangos con nombre mediante este paso

2) De forma predeterminada,Administrador de nombresExcel no permite espacios al definir Nuevo nombre. Si hay espacios en el encabezado, Excel los convertirá en ()_) en su lugar. Por ejemplo,Estados Unidosse denominará Estados_Unidos. Estos Nombre de celda se utilizarán en la fórmula siguiente.
Paso 3: Crear una Lista desplegable condicional

1. Seleccione una celda (aquí he seleccionado E11) para crear la lista desplegable condicional, vaya a la pestaña Datos y haga clic en Validación de datos.

2. En el cuadro de diálogo Validación de datos, debe:

1) Permanezca en la pestaña Configuración;
2) Seleccione Listaen el cuadro PermitirLista desplegable;
3) Introduzca la siguiente fórmula en el cuadro Origen;
=IF($E$10="Japan",Japan,IF(E10="Tunisia",Tunisia,IF(E10="United States",United_States, France)))
4) Haga clic en el botón Aceptar.

especifique las opciones en el cuadro de diálogo para crear una lista desplegable condicional

Nota:
Si utiliza Excel 2019 o versiones posteriores, puede aplicar la función SI.CONJUNTO para evaluar varias condiciones, lo que realiza la misma tarea que las funciones SI anidadas, pero de forma más clara. En este caso, puede probar la siguiente fórmula SI.CONJUNTO para obtener el mismo resultado.
=IFS(E10="Japan",Japan,E10="Tunisia",Tunisia,E10="United States",United_States,E10="France", France)
En las dos fórmulas anteriores,
1)E10es la celda Lista desplegable que contiene los países que especificó en el paso 1;
2) Los textos entre comillas dobles representan los valores que seleccionará en E10, y los textos sin comillas dobles son los Nombre de celda que especificó en el paso 2;
3) La primera instrucción SI SI($E$10=«Japón»,Japón)indica a Excel:
Si E10es igual a “Japón”, solo se muestran los valores del rango con nombre “Japón” en este Lista desplegable. La segunda y la tercera instrucciones SI significan lo mismo.
4) La última instrucción SI SI(E10=«Estados Unidos»,Estados_Unidos, Francia)indica a Excel:
Si E10es igual a “Estados Unidos”, solo se muestran los valores del rango con nombre “Estados_Unidos” en este Lista desplegable. De lo contrario, muestra los valores del rango con nombre “Francia”.
5) Puede añadir más instrucciones SI a la fórmula si lo necesita.
6) Haga clic para obtener más información sobre la función SI de Excely la función SISI.
Resultado

Solo unos pocos clics para crear una Lista desplegable condicional con Kutools para Excel

Los métodos anteriores pueden resultar engorrosos para la mayoría de los usuarios de Excel. Si busca una solución más eficaz y sencilla, le recomendamos encarecidamente la función Lista desplegable dinámica de Kutools para Excel, que le permite crear una lista desplegable condicional con solo unos pocos clics.

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Como puede ver, toda la operación se realiza en solo unos pocos clics. Solo necesita:

1. En el cuadro de diálogo, elija Modo A: 2 Nivelesen la sección Modo;
2. Seleccione las columnas en las que desea basar la creación de Lista desplegable condicionales;
3. Seleccione un Área de ubicación de la lista.
4. Haga clic en Aceptar.
Nota:
1)Kutools para Excelofrece una prueba gratuita de 30 díassin limitaciones,vaya a descargar.
2) Además de crear una Lista desplegable de 2 niveles, puede crear fácilmente una 3 hasta de 5 niveles Lista desplegable con esta función. Consulte este tutorial:Cree rápidamente listas desplegables de varios niveles en Excel.

Una alternativa mejor a la función SI: la función INDIRECTO

Como alternativa a las funciones SI y SI.CONJUNTO, puedes combinar las funciones INDIRECTO y SUSTITUIR para crear una lista desplegable condicional, ¡una solución mucho más sencilla que las fórmulas que te hemos mostrado anteriormente!

Tomemos el mismo ejemplo que utilizamos en las condiciones múltiples anteriores (como se muestra en el siguiente GIF). A continuación, le mostraré cómo combinar las funciones INDIRECTO y SUSTITUIR para crear una lista desplegable condicional en Excel.

1. En la celda E10, cree la lista desplegable principal con todos los países.Siga el paso anterior 1.

2. Asigne un nombre al rango de celdas que contiene las ciudades de cada país.Siga el paso anterior 2.

3. Utilice las funciones INDIRECTO y SUSTITUIR para crear una lista desplegable condicional.

Seleccione una celda (en este caso, E11) para crear la lista desplegable condicional, vaya a la pestaña Datos y haga clic en Validación de datos. En el cuadro de diálogo Validación de datos, debe:

1) Permanezca en la pestaña Configuración;
2) Seleccione Listaen el cuadro PermitirLista desplegable;
3) Introduzca la siguiente fórmula en el cuadro Origen;
=INDIRECT(SUBSTITUTE(E10," ","_"))
4) Haga clic en el botón Aceptar.

especifique las opciones en el cuadro de diálogo mediante la función INDIRECTO

Ahora ha creado correctamente una lista desplegable condicional utilizando las funciones INDIRECTO y SUSTITUIR.

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