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Lista desplegable condicional con declaración IF (5 ejemplos)

Author: Siluvia Last Modified: 2025-06-04

Si necesita crear una lista desplegable que cambie según lo que seleccione en otra celda, agregar una condición a la lista desplegable puede ser una solución útil. Al crear una lista desplegable condicional, utilizar la declaración IF es un método intuitivo, ya que siempre se usa para probar condiciones en Excel. Este tutorial demuestra 5 métodos que lo ayudarán a crear una lista desplegable condicional en Excel paso a paso.

Conditional Drop-Down List with IF Statement

Obtener archivo de muestra:

excel icon Haga clic para descargar el archivo de muestra

Usar la declaración IF o IFS para crear una lista desplegable condicional

Esta sección proporciona dos funciones: la función IF y la función IFS para ayudarlo a crear una lista desplegable condicional basada en otras celdas en Excel con dos ejemplos.

Agregar una sola condición, como dos países y sus ciudades

Como se muestra en el gif a continuación, puede cambiar fácilmente entre las ciudades de los dos países “Estados Unidos y Francia” en la lista desplegable. Veamos cómo usar una función IF para lograrlo.

Paso 1: Crear la lista desplegable principal

Primero, debe crear una lista desplegable principal que servirá como base para su lista desplegable condicional.

1. Seleccione una celda (E2 en este caso) donde desea insertar la lista desplegable principal. Vaya a la pestaña Datos, seleccione Validación de datos.

Go to the Data tab, select Data Validation

2. En el cuadro de diálogo Validación de datos, siga estos pasos para configurar las opciones.

1) Manténgase en la pestaña Configuración;
2) Seleccione Lista en el cuadro Permitir;
3) En el cuadro Fuente, seleccione el rango de celdas que contiene los valores que desea mostrar en la lista desplegable (aquí selecciono los encabezados de la tabla)
4) Haga clic en el botón Aceptar. Ver captura de pantalla:

specify the options in the dialog box

Paso 2: Crear una lista desplegable condicional con una declaración IF

1. Seleccione el rango de celdas (en este caso, E3:E6) donde desea insertar la lista desplegable condicional.

2. Vaya a la pestaña Datos, seleccione Validación de datos.

3. En el cuadro de diálogo Validación de datos, necesita configurar lo siguiente.

1) Manténgase en la pestaña Configuración;
2) Seleccione Lista en el menú desplegable Permitir;
3) Ingrese la siguiente fórmula en el cuadro Fuente;
=IF($E$2=$B$2,$B$3:$B$6,$C$3:$C$6)
4) Haga clic en el botón Aceptar. Ver captura de pantalla:

specify the options in the dialog box with an IF statement

Nota: Esta fórmula le dice a Excel: Si el valor en E2 es igual al valor en B2, muestre todos los valores en el rango B3:B6. De lo contrario, muestre los valores en el rango C3:C6.
Donde
1) E2 es la celda de la lista desplegable que especificó en el paso 1 que contiene encabezados.
2) B2 es la primera celda de encabezado del rango original.
3) B3:B6 contiene las ciudades en Estados Unidos.
4) C3:C6 contiene las ciudades en Francia.
Resultado

La lista desplegable condicional está ahora completa.

Como se muestra en la imagen gif a continuación, si desea seleccionar una ciudad en Estados Unidos, haga clic en E2 para seleccionar Ciudades en Estados Unidos desde la lista desplegable. Luego seleccione cualquier ciudad perteneciente a Estados Unidos en las celdas debajo de E2. Para seleccionar una ciudad en Francia, realice la misma operación.

Nota:
1) El método anterior solo funciona para dos países y sus ciudades, porque se utiliza una función IF para probar una condición y devolver un valor si la condición se cumple, y otro valor si no se cumple.
2) Si se agregan más países y ciudades a este caso, las siguientes funciones IF anidadas y las funciones IFS pueden ayudar.

Agregar múltiples condiciones, como más de dos países y sus ciudades

Como se muestra en la imagen gif a continuación, hay dos tablas. La tabla de una columna contiene diferentes países, mientras que la tabla de varias columnas contiene ciudades en esos países. Aquí necesitamos crear una lista desplegable condicional que contenga ciudades que cambiarán según el país que elija en E10, siga los pasos a continuación para completar.

Paso 1: Crear una lista desplegable que contenga todos los países

1. Seleccione una celda (Aquí selecciono E10) donde desea mostrar el país, vaya a la pestaña Datos, haga clic en Validación de datos.

2. En el cuadro de diálogo Validación de datos, necesita:

1) Manténgase en la pestaña Configuración;
2) Seleccione Lista en el menú desplegable Permitir;
3) Seleccione el rango que contiene los países en el cuadro Fuente;
4) Haga clic en el botón Aceptar. Ver captura de pantalla:

specify the options in the dialog box

La lista desplegable que contiene todos los países está ahora completa.

Paso 2: Nombrar el rango de celdas para las ciudades bajo cada país

1. Seleccione todo el rango de la tabla de ciudades, vaya a la pestaña Fórmulas, haga clic en Crear desde selección.

Select the data range of the cities, go to the Formulas tab, click Create from Selection.

2. En el cuadro de diálogo Crear nombres desde selección, marque solo la opción Fila superior y haga clic en el botón Aceptar.

check the Top row option in the dialog box

Notas:
1) Este paso le permite crear varios rangos con nombre simultáneamente. Aquí los encabezados de fila se utilizan como nombres de rango.

create multiple named ranges by this step

2) Por defecto, el Administrador de nombres no permite espacios al definir nuevos nombres. Si hay espacios en el encabezado, Excel los convertirá en un (_). Por ejemplo, Estados Unidos se nombrará Estados_Unidos. Estos nombres de rango se utilizarán en la siguiente fórmula.
Paso 3: Crear una lista desplegable condicional

1. Seleccione una celda (aquí selecciono E11) para generar la lista desplegable condicional, vaya a la pestaña Datos, seleccione Validación de datos.

2. En el cuadro de diálogo Validación de datos, necesita:

1) Manténgase en la pestaña Configuración;
2) Seleccione Lista en el menú desplegable Permitir;
3) Ingrese la siguiente fórmula en el cuadro Fuente;
=IF($E$10="Japan",Japan,IF(E10="Tunisia",Tunisia,IF(E10="United States",United_States, France)))
4) Haga clic en el botón Aceptar.

specify the options in the dialog box to create a conditional drop-down list

Nota:
Si está utilizando Excel 2019 o versiones posteriores, puede aplicar la función IFS para evaluar múltiples condiciones, lo que hace lo mismo que IF anidados, pero de una manera más clara. En este caso, puede intentar la siguiente fórmula IFS para lograr el mismo resultado.
=IFS(E10="Japan",Japan,E10="Tunisia",Tunisia,E10="United States",United_States,E10="France", France)
En las dos fórmulas anteriores,
1) E10 es la celda de la lista desplegable que contiene los países que especificó en el paso 1;
2) Los textos entre comillas dobles representan los valores que seleccionará en E10, y los textos sin comillas dobles son los nombres de rango que especificó en el Paso 2;
3) La primera declaración IF IF($E$10="Japón",Japón) le dice a Excel:
Si E10 es igual a “Japón”, entonces solo se muestran los valores en el rango con nombre “Japón” en esta lista desplegable. Las declaraciones IF segunda y tercera significan lo mismo.
4) La última declaración IF IF(E10="Estados Unidos",Estados_Unidos, Francia) le dice a Excel:
Si E10 es igual a “Estados Unidos”, entonces solo se muestran los valores en el rango con nombre “Estados_Unidos” en esta lista desplegable. De lo contrario, muestra los valores en el rango con nombre “Francia”.
5) Puede agregar más declaraciones IF a la fórmula si es necesario.
6) Haga clic para obtener más información sobre la función IF de Excel y la función IFS.
Resultado

Solo unos pocos clics para crear una lista desplegable condicional con Kutools para Excel

Los métodos anteriores podrían ser complicados para la mayoría de los usuarios de Excel. Si desea una solución más eficiente y sencilla, se recomienda encarecidamente la función Lista desplegable dinámica  de Kutools para Excel para ayudarlo a crear una lista desplegable condicional con solo unos pocos clics.

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Como puede ver, toda la operación se puede realizar en solo unos pocos clics. Solo necesita:

1. En el cuadro de diálogo, elija Modo A: 2 Niveles en la sección Modo;
2. Seleccione las columnas que necesita para crear la lista desplegable condicional basada en ellas;
3. Seleccione un rango de salida.
4. Haga clic en Aceptar.
Nota:
1) Kutools para Excel ofrece una prueba gratuita de 30 días sin limitaciones, vaya a descargar.
2) Además de crear una lista desplegable de 2 niveles, también puede crear fácilmente una lista desplegable de 3 a 5 niveles con esta función. Eche un vistazo a este tutorial: Crear rápidamente una lista desplegable de múltiples niveles en Excel.

Una mejor alternativa a la función IF: la función INDIRECT

Como alternativa a las funciones IF e IFS, puede usar una combinación de las funciones INDIRECT y SUBSTITUTE para crear una lista desplegable condicional, lo cual es más simple que las fórmulas que proporcionamos anteriormente.

Tomemos el mismo ejemplo utilizado en las múltiples condiciones anteriores (como se muestra en la imagen gif a continuación). Aquí le mostraré cómo usar la combinación de las funciones INDIRECT y SUBSTITUTE para crear una lista desplegable condicional en Excel.

1. En la celda E10, cree la lista desplegable principal que contiene todos los países. Siga el paso 1 anterior.

2. Nombre el rango de celdas para las ciudades bajo cada país. Siga el paso 2 anterior.

3. Use las funciones INDIRECT y SUBSTITUTE para crear una lista desplegable condicional.

Seleccione una celda (E11 en este caso) para generar la lista desplegable condicional, vaya a la pestaña Datos, seleccione Validación de datos. En el cuadro de diálogo Validación de datos, necesita:

1) Manténgase en la pestaña Configuración;
2) Seleccione Lista en el menú desplegable Permitir;
3) Ingrese la siguiente fórmula en el cuadro Fuente;
=INDIRECT(SUBSTITUTE(E10," ","_"))
4) Haga clic en el botón Aceptar.

specify the options in the dialog box by INDIRECT function

Ahora ha creado exitosamente una lista desplegable condicional usando las funciones INDIRECT y SUBSTITUTE.

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