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Lista desplegable condicional con instrucción IF (5 ejemplos)

Si necesita crear una lista desplegable que cambie según lo que seleccione en otra celda, agregar una condición a la lista desplegable puede ser una solución de ayuda. Al crear una lista desplegable condicional, utilizar la declaración IF es un método intuitivo, ya que siempre se usa para probar condiciones en Excel. Este tutorial demuestra 5 métodos que lo ayudarán a crear una lista desplegable condicional en Excel paso a paso.

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Use la declaración IF o IFS para crear una lista desplegable condicional

Esta sección proporciona dos funciones: la Función IF y Función IFS para ayudarlo a crear una lista desplegable condicional basada en otras celdas en Excel con dos ejemplos.

Agregue una sola condición, como dos países y sus ciudades

Como se muestra en el gif a continuación, puede cambiar fácilmente entre ciudades en dos países "Estados Unidos y Francia” en la lista desplegable. Veamos cómo usar una función IF para hacerlo.

Paso 1: crea la lista desplegable principal

Primero, debe crear una lista desplegable principal que sirva como base para su lista desplegable condicional.

1. Seleccione una celda (E2 en este caso) donde desea insertar la lista desplegable principal. Ve a la Datos seleccione Validación de datos.

2. En el Validación de datos cuadro de diálogo, siga estos pasos para configurar los ajustes.

1) Permanecer en el Ajustes lengüeta;
2) Seleccionar Lista existentes Permitir caja;
3) En el cuadro Fuente, seleccione el rango de celdas que contiene los valores que desea mostrar en la lista desplegable (aquí selecciono los encabezados de la tabla)
4) Haga clic en OK botón. Ver captura de pantalla:

Paso 2: Cree una lista desplegable condicional con una instrucción IF

1. Seleccione el rango de celdas (en este caso, E3:E6) donde desea insertar la lista desplegable condicional.

2. Vaya a la Datos seleccione Validación de datos.

3. En el Validación de datos cuadro de diálogo, debe configurarlo de la siguiente manera.

1) Permanecer en el Ajustes lengüeta;
2) Seleccionar Lista existentes Permitir la lista desplegable;
3) Introduzca la siguiente fórmula en el Fuente caja;
=IF($E$2=$B$2,$B$3:$B$6,$C$3:$C$6)
4) Haga clic en OK botón. Ver captura de pantalla:

Note: Esta fórmula le dice a Excel: si el valor en E2 es igual al valor en B2, muestre todos los valores en el rango B3:B6. De lo contrario, muestre los valores en el rango C3:C6.
Dónde
1) E2 es la celda de la lista desplegable que especificó en el paso 1 que contiene encabezados.
2) B2 es la primera celda de encabezado del rango original.
3) B3: B6 contiene las ciudades de Estados Unidos.
4) C3: C6 contiene las ciudades de Francia.
Resultado

La lista desplegable condicional ahora está completa.

Como se muestra en la imagen gif a continuación, si desea seleccionar una ciudad en Estados Unidos, haga clic en E2 para seleccionar Ciudades en Estados Unidos de la lista desplegable. Luego seleccione cualquier ciudad que pertenezca a Estados Unidos en las celdas debajo de E2. Para seleccionar una ciudad en Francia, haga la misma operación.

Note:
1) El método anterior solo funciona para dos países y sus ciudades, porque se utiliza una función IF para probar una condición y devolver un valor si se cumple la condición y otro valor si no se cumple.
2) Si se agregan más países y ciudades a este caso, las siguientes funciones IF anidadas y las funciones IFS pueden ayudar.

Agregue múltiples condiciones, como más de dos países y sus ciudades

Como se muestra en la imagen gif a continuación, hay dos tablas. La tabla de una columna contiene diferentes países, mientras que la tabla de varias columnas contiene ciudades en esos países. Aquí debemos crear una lista desplegable condicional que contenga ciudades que cambiarán según el país que elija en E10, siga los pasos a continuación para completar.

Paso 1: cree una lista desplegable que contenga todos los países

1. Seleccione una celda (Aquí selecciono E10) donde desea mostrar el país, vaya a la Datos pestaña, clic Validación de datos.

2. En Validación de datos cuadro de diálogo, debe:

1) Permanecer en el Ajustes lengüeta;
2) Seleccionar Lista existentes Permitir la lista desplegable;
3) Seleccione el rango que contiene los países en el Fuente caja;
4) Haga clic en OK botón. Ver captura de pantalla:

La lista desplegable que contiene todos los países ahora está completa.

Paso 2: nombre el rango de celdas para las ciudades de cada país

1. Seleccione todo el rango de la tabla de ciudades, vaya a la Fórmulas pestaña, clic Crear a partir de la selección.

2. En el Crear nombres a partir de la selección cuadro de diálogo, sólo marque la Fila superior opción y haga clic en OK del botón.

Notas:
1) Este paso le permite crear múltiples rangos con nombre simultáneamente. Aquí los encabezados de fila se utilizan como nombres de rango.

2) Por defecto, el Administrador de nombre no permite espacios al definir nuevos nombres. Si hay espacios en el encabezado, Excel los convertirá en un (_) en cambio. Por ejemplo, Estados Unidos será nombrado Estados Unidos. Estos nombres de rango se utilizarán en la siguiente fórmula.
Paso 3: crea una lista desplegable condicional

1. Seleccione una celda (aquí selecciono E11) para generar la lista desplegable condicional, vaya a la Datos seleccione Validación de datos.

2. En el Validación de datos cuadro de diálogo, debe:

1) Permanecer en el Ajustes lengüeta;
2) Seleccionar Lista existentes Permitir la lista desplegable;
3) Introduzca la siguiente fórmula en el Fuente caja;
=IF($E$10="Japan",Japan,IF(E10="Tunisia",Tunisia,IF(E10="United States",United_States, France)))
4) Haga clic en OK del botón.

Note:
Si está utilizando Excel 2019 o versiones posteriores, puede aplicar la función IFS para evaluar múltiples condiciones, lo que hace lo mismo que IF anidado, pero de una manera más clara. En este caso, puede probar la siguiente fórmula IFS para lograr el mismo resultado.
=IFS(E10="Japan",Japan,E10="Tunisia",Tunisia,E10="United States",United_States,E10="France", France)
En las dos fórmulas anteriores,
1) E10 es la celda de la lista desplegable que contiene los países que especificó en el paso 1;
2) Los textos entre comillas dobles representan los valores que seleccionará en E10, y los textos sin comillas dobles son los nombres de rango que especificó en el Paso 2;
3) La primera instrucción IF SI ($ E $ 10 = "Japón", Japón) le dice a Excel:
If E10 es igual a "Japón”, entonces solo los valores en el rango nombrado “Japón” se muestran en esta lista desplegable. Las declaraciones IF segunda y tercera significan lo mismo.
4) La última instrucción IF IF(E10="Estados Unidos",Estados_Unidos, Francia) le dice a Excel:
If E10 es igual a "Estados Unidos”, entonces solo los valores en el rango nombrado “Estados Unidos” se muestran en esta lista desplegable. De lo contrario, muestra los valores en el rango nombrado "Francia.
5) Puede agregar más declaraciones IF a la fórmula si lo necesita.
6) Haga clic para saber más sobre el Función SI de Excel y Función IFS.
Resultado

Solo unos pocos clics para crear una lista desplegable condicional con Kutools para Excel

Los métodos anteriores pueden ser engorrosos para la mayoría de los usuarios de Excel. Si desea una solución más eficaz y sencilla, la Lista desplegable dinámica característica de Kutools for Excel es muy recomendable para ayudarlo a crear una lista desplegable condicional con solo unos pocos clics.

Como puede ver, toda la operación se puede hacer con solo unos pocos clics. Solo necesitas:

1. En el cuadro de diálogo, elija Modo A: 2 niveles existentes Moda sección;
2. Seleccione las columnas que necesita para crear una lista desplegable condicional basada en;
3. Seleccione un rango de salida.
4. Hacer clic en OK.
Note:
1) Kutools for Excel ofrece un prueba gratuita de 30 días. sin limitaciones, ir a descargar.
2) Además de crear una lista desplegable de 2 niveles, puede crear fácilmente una lista desplegable de 3 a 5 niveles con esta función. Echa un vistazo a este tutorial: Cree rápidamente una lista desplegable de múltiples niveles en Excel.

Una mejor alternativa a la función SI: la función INDIRECTO

Como alternativa a las funciones IF e IFS, puede utilizar una combinación de las INDIRECT y SUSTITUIR funciones para crear una lista desplegable condicional, que es más simple que las fórmulas que proporcionamos anteriormente.

Tome el mismo ejemplo utilizado en las múltiples condiciones anteriores (como se muestra en la imagen gif a continuación). Aquí le mostraré cómo usar la combinación de las funciones INDIRECTO y SUSTITUTO para crear una lista desplegable condicional en Excel.

1. En la celda E10, cree la lista desplegable principal que contiene todos los países. Siga el paso 1 anterior.

2. Nombre el rango de celdas para las ciudades de cada país. Siga el paso 2 anterior.

3. Use las funciones INDIRECTO y SUSTITUTO para crear una lista desplegable condicional.

Seleccione una celda (E11 en este caso) para generar la lista desplegable condicional, vaya a la Datos seleccione Validación de datos. En la Validación de datos cuadro de diálogo, debe:

1) Permanecer en el Ajustes lengüeta;
2) Seleccionar Lista existentes Permitir la lista desplegable;
3) Introduzca la siguiente fórmula en el Fuente caja;
=INDIRECT(SUBSTITUTE(E10," ","_"))
4) Haga clic en OK del botón.

Ahora ha creado con éxito una lista desplegable condicional usando las funciones INDIRECTO y SUSTITUTO.

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