Analizar datos en Excel: Análisis de datos facilitado con IA

¡Bienvenido al mundo del Análisis de datos simplificado en Excel! Tanto si es un analista de datos experimentado como si acaba de empezar, la función Analizar datos de Excel (anteriormente llamada Ideas) supone un cambio radical. Gracias a sus capacidades impulsadas por inteligencia artificial, esta herramienta transforma datos complejos en información comprensible con facilidad. Han quedado atrás los días de fórmulas intimidantes y análisis de datos que consumían mucho tiempo.

Este tutorial está diseñado para guiarte paso a paso por la potente función Analizar datos, haciendo que la visualización y el análisis de información no solo sean accesibles, sino también una experiencia realmente agradable. Prepárate para desbloquear todo el potencial de tus datos con apenas unos clics y descubrir insights que nunca imaginaste tener al alcance de la mano. ¡Adéntrate y explora cómo Analizar datos de Excel puede revolucionar tu manera de trabajar con información!

Tenga en cuenta que la función Analizar datos de Excel utiliza servicios de inteligencia artificial para examinar sus datos, lo que podría generar inquietudes sobre su seguridad. Para resolver cualquier duda y ofrecerle claridad sobre cómo se gestionan sus datos, consulte la declaración de privacidad de Microsoft y obtenga información detallada.

• Guía sencilla para formular preguntas en Analizar datos de Excel
• No tener una pregunta en mente (Explorar posibilidades en sus datos)

• Realizar ajustes en los gráficos
• Realizar ajustes en las tablas dinámicas

Vídeo: Analizar datos en Excel

Qué es Analizar datos

Analizar datos de Excel, una herramienta impulsada por IA, revoluciona el análisis de datos al permitirle interactuar con su información mediante consultas sencillas en lenguaje natural. Esta función elimina la necesidad de escribir fórmulas complejas, facilitando el descubrimiento y la comprensión de patrones y tendencias complejas en sus conjuntos de datos. Procesa su información y ofrece insights en forma de resúmenes visuales, identificando tendencias y patrones clave, y simplificando así la complejidad del análisis de datos.

Analizar datos simplifica la complejidad del análisis de datos y ofrece ventajas significativas, como una mayor eficiencia en el procesamiento, una interacción intuitiva y la capacidad de generar rápidamente información útil. Estas ventajas convierten a Analizar datos en una herramienta invaluable tanto para usuarios novatos como experimentados de Excel, optimizando el proceso de análisis de forma potente e intuitiva.

Actualmente, la función admite cuatro tipos de análisis:

• 🥇Clasificación: Este análisis identifica y resalta los elementos que se diferencian significativamente del resto, poniendo en relieve los puntos de datos más relevantes.
• 📈Tendencia: detecta y resalta patrones constantes a lo largo de una serie temporal, revelando progresiones o cambios.
• 👤Valor atípico: Este tipo es ideal para identificar puntos de datos inusuales en una serie temporal, resaltando anomalías.
• 👨‍👩‍👧‍👧Mayoría: Este análisis es clave para identificar escenarios en los que la mayor parte del valor total proviene de un único factor, revelando impactos altamente concentrados.

Dónde encontrar Analizar datos

Para utilizar la función «Analizar datos», asegúrese de estar usando la última versión de Office como suscriptor de Microsoft 365. Está disponible en Excel para Microsoft 365 tanto en Windows como en Mac, así como en Excel para la web. La función «Analizar datos» está accesible para suscriptores de Microsoft 365 en varios idiomas, incluidos inglés, francés, español, alemán, chino simplificado y japonés.

Para localizar el comando Analizar datos:

1. Vaya a la pestaña «Inicio» de Excel.
2. Diríjase al extremo derecho de la Cinta de opciones, donde hallará el comando «Analizar datos».
3. 

Utilice Analizar datos para crear gráficos u obtener respuestas

Después de abrir la hoja de cálculo que contiene el conjunto de datos que desea analizar con la función «Analizar datos»:

1. Seleccione una celda dentro de su rango de datos.
2. En la pestaña «Inicio», haz clic en el botón «Analizar datos».

El panel «Analizar datos» aparecerá en el lado derecho de su espacio de trabajo de Excel. Este panel actúa como una potente puerta de entrada a información profunda, permitiéndole formular preguntas personalizadas, explorar distintas ideas y descubrir tendencias ocultas en sus datos, todo ello a través de una interfaz intuitiva y fácil de usar.

Guía sencilla para formular preguntas en Analizar datos de Excel

Al interactuar con la función Analizar datos, aproveche el procesamiento del lenguaje natural para comunicarse directamente con sus datos. Esta potente capacidad le permite formular consultas en lenguaje sencillo, como si le preguntara a un colega. Gracias a sus algoritmos de inteligencia artificial, Excel interpreta sus preguntas, analiza su conjunto de datos y muestra visualmente la información relevante.

Pasos para formular preguntas y obtener respuestas:

1. Escriba su pregunta en el cuadro de «Consulta».
2. Pulse «Entrar» para obtener respuestas, que «Analizar datos» muestra en forma de representaciones visuales, como gráficos o tablas, en la sección Aquí está nuestra respuesta.
3. Seleccione una respuesta que se ajuste bien a su pregunta y haga clic en el botón «+ Insertar tabla dinámica» para añadir la tabla dinámica correspondiente a su libro.
   Consejo: El botón puede variar y aparecer como «+ Insertar gráfico» o «+ Insertar gráfico dinámico» según el tipo de respuesta.
   

Resultado

• Al insertar una tabla dinámica o un gráfico dinámico mediante la función «Analizar datos», Excel crea una hoja de cálculo nueva para alojarlo, tal como se muestra a continuación.

  

• Si inserta un gráfico normal, este se añadirá directamente a su hoja de cálculo original sin crear una hoja nueva.
  

No tener una pregunta en mente (Explorar posibilidades en sus datos)

Si se acerca a sus datos sin una consulta específica en mente o desea explorarlos y conocer qué es posible hacer, puede bien probar preguntas sugeridas personalizadaso descubrir resúmenes visuales, tendencias y patrones personalizados:

Pruebe preguntas sugeridas personalizadas

Excel sugiere automáticamente preguntas relevantes para sus datos, que aparecen justo debajo del cuadro de consulta. A medida que interactúe con el cuadro de entrada, se mostrarán más sugerencias, ofreciendo una variedad de consultas adaptadas a las características de su conjunto de datos.

1. Seleccione la pregunta que le interese de la lista que aparece bajo el cuadro de consulta o de las sugerencias adicionales que se muestran al interactuar con él.

   

2. Con las respuestas presentadas como representaciones visuales, como gráficos o tablas, en la sección «Aquí está nuestra respuesta», seleccione una respuesta que le guste y haga clic en el botón «+ Insertar tabla dinámica» para añadir la tabla correspondiente a su libro.
   Consejo: El botón puede variar y aparecer como «+ Insertar gráfico» o «+ Insertar gráfico dinámico» según el tipo de respuesta.

   

Descubra resúmenes visuales, tendencias y patrones personalizados

En la sección «Descubrir información», explore los análisis visuales generados automáticamente con Analizar datos de Excel. Esta función crea también, de forma inteligente, resúmenes visuales automatizados de sus datos, simplificando el proceso de explorarlos desde múltiples perspectivas y ofreciendo una manera accesible de descubrir información oculta. Seleccione el análisis que desee y haga clic en el botón «+ Insertar» para añadir la tabla o el gráfico correspondiente a su libro. Consejo: Haga clic en el icono de engranaje en la esquina superior derecha de la sección Descubrir informaciónpara elegir los campos en los que Excel debe centrarse durante el análisis.

Resultado

• Al insertar una tabla dinámica o un gráfico dinámico mediante la función Analizar datos, Excel crea automáticamente una hoja de cálculo nueva para alojarlo, tal como se muestra a continuación.

  

• Si inserta un gráfico normal, este se añadirá directamente a su hoja de cálculo original sin crear una hoja nueva.
  

Personalizar los gráficos o tablas dinámicas creados por Analizar datos

Excel le ofrece total flexibilidad para modificar las tablas dinámicas y los gráficos creados con la función Analizar datos. Puede darles formato, cambiar sus estilos, renombrar encabezados predeterminados e incluso añadir más campos. Así, personaliza las tablas dinámicas y los gráficos generados automáticamente según sus necesidades específicas de análisis, ya sea ajustando cómo se resumen los valores o cómo se presentan.

Realizar ajustes en los gráficos

Personalizar gráficos en Excel es sencillo y ofrece un alto grado de flexibilidad para adaptarse perfectamente a sus necesidades de visualización de datos. A continuación, se presentan algunas formas clave de ajustar sus gráficos:

1. Para «añadir o quitar elementos del gráfico» (como títulos, etiquetas y otros detalles esenciales), seleccione el gráfico y luego haga clic en el botón con el signo más situado junto a la esquina superior derecha del gráfico.
2. Haga clic con el botón derecho en el gráfico y seleccione «Cambiar tipo de gráfico» para elegir el estilo (por ejemplo, líneas o circular) que mejor se adapte a sus datos.
3. Haga clic con el botón derecho en cualquier elemento del gráfico (como los ejes, la leyenda o las series de datos) y seleccione «Formato» (por ejemplo, Formato del área de trazado) para darle formato , ajustando colores , fuentes y más.
4. Haga clic con el botón derecho en el gráfico y seleccione «Seleccionar datos» para cambiar los datos en los que se basa el gráfico.
5. Utilice las opciones de «Estilos de gráfico» en la pestaña «Diseño de gráfico» (o en la pestaña «Diseño» si se trata de un gráfico dinámico) para cambiar rápidamente la apariencia de su gráfico.
   
   Consejo adicional: Para acceder a más opciones de formato, haga doble clic en cualquier elemento del gráfico. Al hacerlo, se abrirá el panel Formatoen el lado derecho de Excel, con numerosas opciones de personalización para cada componente de su gráfico.

Realizar ajustes en las tablas dinámicas

En las siguientes secciones, exploraremos dos áreas clave para personalizar tablas dinámicas: ajustes directos que puede realizar dentro de la propia tabla dinámica, como filtrar y ordenar datos o modificar columnas de cálculo, y personalizaciones avanzadas mediante el panel Campos de tabla dinámica, que le permiten realizar ajustes más detallados y específicos para potenciar su análisis de datos.

Filtre, ordene y personalice cálculos fácilmente directamente en su tabla dinámica

Al hacer clic en un elemento de su tabla dinámica, podrá acceder y modificar fácilmente diversas funciones.

1. Seleccione el icono de filtro en las cabeceras de la tabla dinámica para «filtrar elementos específicos o aplicar varios criterios».
2. Seleccione el icono de ordenación para «ordenar los datos» de la tabla dinámica según sus preferencias.
3. Haga doble clic en la cabecera de la columna de cálculo para abrir el cuadro de diálogo «Valor: Configuración de campos», donde podrá cambiar el nombre de la columna y elegir distintos tipos de cálculos.
   Consejo: Dentro del cuadro de diálogo también puede establecer un formato numérico específico. Al ir a la pestaña «Mostrar valor como», podrá presentar los valores de formas distintas, como porcentaje del total general.
4. Haga doble clic en cualquiera de los resultados del cálculo para extraer los datos subyacentes utilizados en ese cálculo concreto.

   

   Consejo adicional: Explore más opciones de ajuste haciendo clic con el botón derecho en una celda de su tabla dinámica o utilizando las funciones de la pestaña Analizar tabla dinámica en la Cinta de opciones.

Uso del panel de campos para personalizaciones detalladas de tablas y gráficos dinámicos

Al seleccionar una tabla o un gráfico dinámico, aparecerá en el lado derecho de la pantalla el panel «Campos de tabla / gráfico dinámico», que ofrece diversas opciones adicionales de personalización para un análisis más refinado y detallado de sus datos.

1. Active la casilla situada junto a cada Nombre de la condición en el cuadro «Elija los campos que desea agregar al informe» para añadir campos a su tabla dinámica. Consejo: Desmarcar la casilla elimina el campo correspondiente.

   

2. Arrastre el mismo campo más de una vez al área «Valores» y, a continuación, seleccione el campo recién añadido y elija «Configuración de campos de valor» para mostrar distintos cálculos.

   

3. En el cuadro de diálogo «Valor: Configuración de campos», vaya a la pestaña «Mostrar valores como» y seleccione una opción para presentar los valores en formatos distintos, como porcentaje del total general. La siguiente captura de pantalla ilustra este ajuste, mostrando el segundo campo de ventas como porcentaje.

   

4. Reordene un campo haciendo clic en él y usando comandos como «Subir», «Bajar», «Mover al principio», «Mover al final» y otros.

   

5. Personalice cómo se muestran los errores y las celdas vacías seleccionando cualquier parte de su tabla dinámica, accediendo a la pestaña «Analizar tabla dinámica» y haciendo clic en «Opciones» dentro del grupo «Tabla dinámica». En el cuadro de diálogo que aparece, vaya a la pestaña «Diseño y formato», active la casilla de verificación «Mostrar para valores de error / Celdas vacías» y escriba el valor que desee mostrar.
   Consejo adicional: Para ajustes más avanzados, seleccione cualquier campo en la sección «Arrastre campos entre las áreas siguientes» o explore la pestaña «Analizar tabla dinámica» en la Cinta de opciones.

Actualizar los resultados de Analizar datos cuando cambien los datos

Al utilizar la función «Analizar datos» en Excel, el comportamiento de los gráficos y las tablas dinámicas ante cambios en los datos varía:

• «Gráficos»: Si ha insertado un gráfico mediante Analizar datos, este se actualizará automáticamente al modificarse los datos subyacentes, ya que los gráficos en Excel están vinculados dinámicamente a su rango de origen.
• «Tablas dinámicas»: A diferencia de otros elementos, las tablas dinámicas no se actualizan automáticamente cuando cambian los datos de origen. Para que reflejen la información más reciente, debe actualizarlas manualmente. Para ello, haga clic con el botón derecho dentro de la tabla dinámica y seleccione «Actualizar», o use el botón «Actualizar» ubicado en el grupo «Datos» de la pestaña «Analizar tabla dinámica».

  

Limitaciones de Analizar datos

Aunque Analizar datos es potente, tiene sus límites:

• Límite en conjuntos de datos grandes: Analizar datos no puede procesar conjuntos que superen las 1,5 millones de celdas. Actualmente, no hay una solución directa; sin embargo, puede filtrar sus datos y copiarlos a una nueva ubicación para analizarlos.
• Consideraciones sobre la estructura de los datos: Para obtener los mejores resultados, Analizar datos funciona óptimamente con datos estructurados y tabulares. Los datos complejos o no estructurados podrían necesitar un procesamiento adicional, posiblemente mediante herramientas como Power Query, para organizarlos y analizarlos de forma más eficaz.
• Tratamiento de fechas en formato de cadena: Las fechas con formato de cadena, como «2024-01-01», se tratan como texto. Para convertirlas en fechas, cree una nueva columna utilizando las funciones FECHA o VALOR.FECHA y asígnele el formato adecuado.
• Modo de compatibilidad Problema: La función Analizar datos no es compatible con Excel en formato Modo de compatibilidad (.xls). Para usarla, guarde su archivo en formato .xlsx, .xlsm o .xlsb.
• Problema con celdas combinadas: Las celdas combinadas dificultan el análisis de datos, ya que pueden confundir a la IA. Para tareas como centrar el encabezado de un informe, desagrupe las celdas y utilice la opción «Centrar» que necesite en el grupo «Alineación» de la pestaña Inicio.
• Imposibilidad de realizar operaciones aritméticas entre columnas: Analizar datos no permite efectuar operaciones aritméticas entre datos de dos columnas distintas. Aunque sí admite cálculos dentro de una misma columna, como sumas o promedios, no puede realizar directamente operaciones que involucren dos columnas. Para este tipo de cálculos, deberá utilizar fórmulas estándar de Excel en su hoja de cálculo.
• Limitaciones de la IA: El componente de inteligencia artificial de Analizar datos podría tener dificultades para interpretar determinados campos o incluir datos innecesarios.

Analizar datos en Excel supone un avance significativo en el análisis de datos, ya que combina sencillez y profundidad a la perfección. Al comprender sus capacidades y limitaciones, y al aprender a formular las preguntas adecuadas, podrá aprovechar todo el potencial de la inteligencia artificial para tomar decisiones informadas basadas en sus datos. Espero que este tutorial le resulte útil. Si desea descubrir más consejos y trucos de Excel,haga clic aquípara acceder a nuestra extensa colección con miles de tutoriales.

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