Domina el área de impresión en Excel: cómo establecerla, ajustarla, borrarla y más

Ya sea que estés preparando informes, resúmenes de datos o estados financieros, comprender cómo establecer, ajustar y gestionar eficazmente las áreas de impresión puede mejorar significativamente la presentación de tu trabajo. En esta guía completa, profundizaremos en los aspectos esenciales del área de impresión de Excel, abarcando desde cómo definir tu primera área de impresión hasta técnicas avanzadas como establecer áreas de impresión consistentes en varias hojas y utilizar VBA para personalizaciones. Al dominar estas habilidades, te asegurarás de que tus documentos de Excel se impriman exactamente como necesitas, en todo momento.

• Método común para establecer el área de impresión
• Definir visualmente el área de impresión en el cuadro de diálogo Configuración de Página

• Imprimir la misma selección en varias hojas
• Establece fácilmente la misma área de impresión en varias hojas de cálculo con Kutools
• Establecer la misma área de impresión en varias hojas de cálculo con VBA

• Agregar celdas a un área de impresión existente
• Agregar o eliminar celdas adyacentes de un área de impresión existente
• Editar directamente el área de impresión actual
• Reemplazar el área de impresión actual por una nueva

• Ignorar área de impresión
• Bloquear/proteger área de impresión
• Vista previa del área de impresión

¿Qué es el área de impresión en Excel?

El área de impresión en Excel es un rango específico de celdas que eliges para imprimir, en lugar de imprimir toda la hoja de cálculo. Esta función resulta especialmente útil para centrarte en datos o secciones concretas de tu hoja que deseas compartir o presentar, asegurando que solo la información relevante se imprima y se excluya cualquier dato innecesario.

Cuando defines un área de impresión (marcada por un cuadro azul como se muestra en la siguiente captura de pantalla), Excel solo imprimirá el contenido dentro de esa área designada. Si no se establece un área de impresión, Excel imprimirá toda la hoja de cálculo por defecto.

Establecer una o varias áreas de impresión en una hoja

En esta sección se ilustran dos métodos para ayudarte a establecer una o varias áreas de impresión en una hoja de Excel.

Método común para establecer el área de impresión

Excel ofrece la función integrada “Establecer área de impresión” para definir áreas de impresión, una opción muy utilizada por los usuarios. En esta sección, te mostraremos cómo aplicar esta función para establecer una o varias áreas de impresión en una hoja de cálculo de Excel.

1. En una hoja de cálculo, selecciona el rango de celdas que deseas establecer como área de impresión. En este caso, selecciono el rango A1:C7.
   Consejo: Para establecer varios rangos como áreas de impresión independientes al mismo tiempo, mantén presionada la tecla Ctrl y selecciona cada rango uno tras otro.
2. Ve a la pestaña Diseño de página, haz clic en Área de impresión > Establecer área de impresión. Consulta la captura de pantalla:
   
3. Ahora aparecerá un borde gris oscuro alrededor del área de impresión. Consulta la captura de pantalla:
   

Después de designar el rango seleccionado como área de impresión, solo esta área se imprimirá por defecto al imprimir la hoja de cálculo.

Consejo: Al establecer varias áreas de impresión en una hoja de Excel, cada una se imprimirá en páginas separadas.

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Definir visualmente el área de impresión en el cuadro de diálogo Configuración de Página

También puedes definir el área de impresión visualmente en el cuadro de diálogo Configuración de Página, lo que ofrece un enfoque más interactivo para establecer el rango deseado. Así es como puedes hacerlo:

1. Ve a la pestaña Diseño de página y haz clic en el botón de lanzador de cuadro de diálogo en el grupo Configuración de Página.
   
2. En el Configuración de Página cuadro de diálogo, debes configurar lo siguiente.
   1. Ve a la pestaña Hoja.
   2. Haz clic en el cuadro de dirección del área de impresión y luego selecciona el rango que deseas establecer como área de impresión.
      Consejo: Para establecer varias áreas de impresión separadas a la vez, mantén presionada la tecla Ctrl y selecciona cada rango de forma secuencial. Los rangos seleccionados aparecerán en el cuadro de dirección del área de impresión, separados por comas.
   3. Haz clic en el botón OK.
      

El rango especificado ahora está definido como área de impresión. A partir de ese momento, solo esta área se imprimirá por defecto al imprimir la hoja de cálculo.

Consejo: Al establecer varias áreas de impresión en una hoja de Excel, cada una se imprimirá en páginas separadas.

Establecer la misma área de impresión para varias hojas

En algunas hojas de cálculo con la misma estructura de datos, puede que necesites establecer la misma área de impresión para todas ellas. Esta sección te ofrece tres métodos para lograrlo.

Imprimir la misma selección en varias hojas

Para imprimir áreas idénticas en varias hojas, sigue estos pasos.

1. En la hoja de cálculo actual, selecciona el rango que deseas imprimir en varias hojas.
2. Manteniendo presionada la tecla Ctrl, haz clic en las pestañas de las hojas para seleccionar aquellas a las que deseas aplicar la misma área de impresión que la hoja activa.
   
3. Haz clic en Archivo > Imprimir, cambia la opción de impresión a Imprimir selección y luego haz clic en el botón Imprimir para comenzar la impresión.
   

Establece fácilmente la misma área de impresión en varias hojas de cálculo con Kutools

El método anterior puede usarse para imprimir temporalmente la misma área en varias hojas de cálculo. Si necesitas imprimir frecuentemente la misma área en varias hojas, este método resulta más laborioso, y la función Copiar configuración de página de Kutools para Excel te ayuda a copiar rápida y precisamente el área de impresión u otras configuraciones de página de la hoja activa a otras hojas, garantizando uniformidad y eficiencia con el mínimo esfuerzo.

Después de instalar Kutools para Excel, ve a la pestaña Kutools Plus, selecciona Imprimir > Copiar configuración de página para abrir el cuadro de diálogo. Luego configura lo siguiente.

1. En la sección Copiar a, se muestran todas las hojas de cálculo (excepto la activa). Solo tienes que marcar las hojas a las que deseas aplicar la misma área de impresión que la hoja activa.
2. En la sección Opciones marca solo la opción Área de impresión que necesitas.
   Consejo: Por defecto, todas las opciones están marcadas. Puedes desmarcar la casilla Configuración de página para desmarcar todas las opciones y luego marcar solo la que necesites.
3. Haz clic en OK. Consulta la captura de pantalla:
   

El área de impresión de la hoja de cálculo actual se ha aplicado ahora a las hojas especificadas. Al imprimir estas áreas desde las hojas, haz clic en Archivo > Imprimir, en la sección Opciones selecciona Imprimir todo el libro y luego haz clic en el botón Imprimir para comenzar la impresión.

Establecer la misma área de impresión en varias hojas de cálculo con VBA

Para usuarios avanzados, el uso de VBA puede automatizar el proceso de establecer la misma área de impresión en varias hojas. Por favor, sigue estos pasos.

1. En cualquiera de las hojas de cálculo, pulsa las teclas Alt + F11 para abrir la ventana de Microsoft Visual Basic for Applications.
2. En la ventana de Microsoft Visual Basic for Applications haz clic en Insertar > Módulo, y luego inserta cualquiera de los siguientes códigos VBA que necesites en la ventana del Módulo .
   
   Código VBA1: Establecer la misma área de impresión para todas las hojas de cálculo en el libro de trabajo actual
   Este código establecerá un área de impresión específica (por ejemplo, "A1:C7") en cada hoja del libro de trabajo.

   Sub SetPrintAreaAllSheets()
   'Updated by Extendoffice 20240205
       Dim ws As Worksheet
       Dim printArea As String
   
       ' Define the print area
       printArea = "A1:C7"
   
       For Each ws In ThisWorkbook.Worksheets
           ws.PageSetup.printArea = printArea
       Next ws
   End Sub
   

   Código VBA2: Establecer la misma área de impresión para hojas de cálculo específicas en el libro de trabajo actual
   Este código establecerá la misma área de impresión en una lista específica de hojas de cálculo (por ejemplo, "Sheet1", "Sheet3", "Sheet5").

   Sub SetPrintAreaOnSheets()
   'Updated by Extendoffice 20240205
       Dim ws As Worksheet
       Dim printArea As String
       Dim sheetNames As Variant
       Dim i As Long
   
       ' Define the print area
       printArea = "A1:C7"
   
       ' Array of specific worksheet names to change print area
       sheetNames = Array("Sheet1", "Sheet3", "Sheet5")
   
       ' Loop through all sheet names in the array
       For i = LBound(sheetNames) To UBound(sheetNames)
           ' Check if the sheet exists in the workbook
           If SheetExists(CStr(sheetNames(i))) Then
               ' Set print area on the specified sheet
               Set ws = ThisWorkbook.Worksheets(sheetNames(i))
               ws.PageSetup.printArea = printArea
           End If
       Next i
   End Sub
   
   ' Helper function to check if a sheet exists
   Function SheetExists(sheetName As String) As Boolean
       Dim sheet As Object
       On Error Resume Next
       Set sheet = ThisWorkbook.Sheets(sheetName)
       On Error GoTo 0
       SheetExists = Not sheet Is Nothing
   End Function

3. Pulsa la tecla F5 para ejecutar el código.
4. Al imprimir estas áreas desde las hojas especificadas, haz clic en Archivo > Imprimir, en la sección Opciones selecciona Imprimir todo el libro y luego haz clic en el botón Imprimir para comenzar la impresión.
   

Ajustar el área de impresión

Esta sección te mostrará cómo ajustar el área de impresión existente en un libro de trabajo de Excel.

Agregar celdas a un área de impresión existente

Puedes expandir el área de impresión agregando más celdas al área de impresión existente. Por ejemplo, para ampliar un área de impresión del rango A1:C5 a A1:C7, puedes hacer lo siguiente.

1. Selecciona el rango de celdas A6:C7 que deseas agregar al área de impresión existente A1:C5.
   
2. Ve a la pestaña Diseño de página, haz clic en Área de impresión > Agregar a área de impresión.
   

El área de impresión existente ahora se ha ampliado de A1:C5 a A1:C7.

Agregar o eliminar celdas adyacentes de un área de impresión existente

Puedes agregar o eliminar celdas adyacentes de un área de impresión existente moviendo la línea de salto de página en tu hoja de cálculo, adaptando la impresión a tus necesidades específicas.

1. Después de establecer el área de impresión, ve a la pestaña Vista y selecciona Vista previa de salto de página.
   
2. Verás líneas azules que indican los saltos de página. El rango dentro de los límites es el área de impresión. Para ajustarla, coloca el cursor del ratón sobre la línea de salto de página hasta que se convierta en una flecha de doble sentido. Haz clic y arrastra la línea para incluir o excluir celdas en el área de impresión.

Editar directamente el área de impresión actual

Puedes modificar directamente el área de impresión ajustando visualmente la referencia de celda en el cuadro de diálogo Configuración de Página.

1. Ve a la pestaña Diseño de página, haz clic en el botón de lanzador de cuadro de diálogo (la pequeña flecha en la esquina inferior derecha del grupo) para abrir el cuadro de diálogo Diseño de página.
   
2. En el cuadro de diálogo Configuración de Página, navega a la pestaña Hoja. Aquí, las referencias de celda de las áreas de impresión de la hoja de cálculo actual se muestran en el cuadro Área de impresión. Puedes editar directamente las referencias de celda en este cuadro. Finalmente, haz clic en OK para guardar los cambios.
   

Reemplazar el área de impresión actual por una nueva

Si necesitas actualizar el área de impresión en tu hoja de cálculo, sigue estos pasos para reemplazar rápidamente el área de impresión existente por una nueva.

1. Selecciona el rango de celdas que deseas establecer como nueva área de impresión.
2. Ve a la pestaña Diseño de página, haz clic en Área de impresión > Establecer área de impresión.
   

Esta acción reemplazará cualquier área de impresión existente por el nuevo rango seleccionado.

Borrar área de impresión

Para borrar el área de impresión establecida en la hoja de cálculo actual, sigue estos pasos.

1. En la pestaña Diseño de página, haz clic en Área de impresión > Borrar área de impresión.
   

A continuación, todas las áreas de impresión de la hoja de cálculo actual se borrarán de inmediato.

Más consejos sobre el área de impresión

Esta sección enumera algunos consejos y trucos que pueden resultarte útiles al trabajar con áreas de impresión en Excel.

Ignorar área de impresión

Si has establecido un área de impresión en una hoja de cálculo pero ocasionalmente necesitas imprimir la hoja completa, puedes habilitar la opción Ignorar área de impresión en la configuración de impresión. Esta función anula el área de impresión establecida y permite imprimir toda la hoja según sea necesario.

1. Haz clic en Archivo > Imprimir para abrir la sección Imprimir.
2. En la sección Imprimir, haz clic para abrir la lista desplegable de Opciones y selecciona la opción Ignorar área de impresión en el menú. Aparecerá una marca de verificación junto a la opción una vez habilitada.
   

Después de hacer clic en el botón Imprimir, se imprimirá toda la hoja de cálculo, ignorando el área de impresión establecida.

Bloquear/proteger área de impresión

Por defecto, en Excel, proteger una hoja de cálculo no protege directamente la configuración del área de impresión. Esto significa que, aunque la hoja esté protegida, cualquier usuario con acceso al libro puede cambiar o borrar el área de impresión. Si sueles compartir libros y quieres proteger el área de impresión designada, el código VBA de esta sección puede ayudarte.

1. En el libro de trabajo donde deseas proteger el área de impresión de una hoja concreta, pulsa las teclas Alt + F11 para abrir la ventana de Microsoft Visual Basic for Applications.
2. En esta ventana, haz doble clic en ThisWorkbook en el panel izquierdo y luego introduce el siguiente código VBA en la ventana de Código .
   
   Código VBA: Bloquear o proteger el área de impresión

   Private Sub Workbook_Open()
   'Updated by Extendoffice 20210206
       SetPrintArea "commission  IFS", "A1:C7" ' Specify the sheet name and the print area
   End Sub
   Sub SetPrintArea(sheetName As String, printArea As String)
       Dim ws As Worksheet
       Set ws = ThisWorkbook.Worksheets(sheetName)
       ws.PageSetup.printArea = printArea
   End Sub
   

   Nota: En este código VBA, reemplaza “commission IFS” por el nombre de tu hoja de cálculo y "A1:C7" por el área de impresión que deseas establecer.
3. Guarda el código y pulsa las teclas Alt + Q para volver a la hoja de cálculo, luego haz clic en Archivo > Guardar como > Examinar.
4. En el cuadro de diálogo Guardar como, elige una carpeta de destino, cambia el nombre del archivo si lo deseas, selecciona Libro de Excel habilitado para macros en la lista desplegable Especificar formato de guardado y finalmente haz clic en el botón Guardar.
   

Cada vez que se abra el libro de trabajo, este código garantizará que el área de impresión se establezca en la zona especificada. No es una solución perfecta, ya que no puede evitar que los usuarios cambien el área de impresión durante una sesión, pero sí asegura que se utilice el área correcta cada vez que se abra el libro.

Vista previa del área de impresión

En esta sección, te mostraré cómo previsualizar el área de impresión una vez configurada, asegurando que tu documento esté listo para imprimirse exactamente como lo deseas.

Después de configurar el área de impresión, ve a la pestaña Vista y haz clic en Vista previa de salto de página en el grupo Vistas de libro.

Resultado

La hoja de cálculo cambiará a la vista Vista previa de salto de página, donde podrás ver el área de impresión delimitada por los bordes azules de salto de página. Consulta la captura de pantalla a continuación para una representación visual.

En conclusión, dominar el área de impresión en Excel es una habilidad fundamental para gestionar eficazmente cómo se presenta tu información en formato impreso. Con las habilidades adquiridas en esta guía completa, podrás asegurarte de que tus hojas de Excel estén siempre listas para imprimir, exactamente como lo deseas. Si quieres profundizar aún más en las capacidades de Excel, en nuestro sitio web encontrarás una gran variedad de tutoriales. Descubre más consejos y trucos de Excel aquí.

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