Dominar Área de impresión en Excel: cómo establecerlo, ajustarlo, borrarlo y más

Tanto si prepara informes, resúmenes de datos o estados financieros, dominar cómo establecer, ajustar y gestionar eficazmente el área de impresión puede mejorar notablemente la presentación de su trabajo. En esta guía completa, exploraremos los aspectos esenciales del área de impresión en Excel: desde definir su primera área de impresión hasta técnicas avanzadas, como aplicar áreas de impresión coherentes en varias hojas o usar VBA para personalizarla. Al dominar estas habilidades, garantizará que sus documentos de Excel se impriman exactamente como los necesita, siempre.

• Método habitual para establecer Área de impresión
• Definir visualmente Área de impresión en el cuadro de diálogo Configuración de página

• Imprima la misma selección en varias hojas
• Establecer fácilmente el mismo Área de impresión en varias hojas con Kutools
• Establecer el mismo Área de impresión en varias hojas con VBA

• Añadir celdas a un Área de impresión existente
• Añadir o eliminar celdas adyacentes de un Área de impresión existente
• Editar directamente el Área de impresión actual
• Reemplazar el Área de impresión actual por uno nuevo

• Ignorar Área de impresión
• Bloquear/proteger Área de impresión
• Vista previa del Área de impresión

¿Qué es el área de impresión en Excel?

El área de impresión en Excel es un rango de celdas que usted define para imprimir, en lugar de imprimir toda la hoja de cálculo. Esta función resulta increíblemente útil para centrarse en los datos o secciones específicas que desea compartir o presentar, asegurando que solo se imprima la información relevante y excluyendo cualquier dato innecesario del resultado impreso.

Cuando especifique un área de impresión (marcada con un recuadro azul, como se muestra en la siguiente captura de pantalla), Excel imprimirá únicamente el contenido incluido en esa zona. Si no se define ninguna área de impresión, Excel imprimirá por defecto toda la hoja de cálculo.

Establecer una o varias Área de impresión en una hoja

Esta sección presenta dos métodos para ayudarle a definir una o varias áreas de impresión en una hoja de Excel.

Método habitual para establecer Área de impresión

Excel ofrece una función integrada llamada “Establecer área de impresión” para definir el área de impresión, muy utilizada por numerosos usuarios. En esta sección, le guiaremos paso a paso sobre cómo aplicar esta función para establecer una o varias áreas de impresión en una hoja de cálculo de Excel.

1. En una hoja de cálculo, seleccione el rango de celdas que desea establecer como área de impresión. En este caso, selecciono el rango A1:C7.
   Consejo: Para establecer varios rangos como áreas de impresión independientes simultáneamente, mantenga pulsada la tecla Ctrl y seleccione cada rango uno tras otro.
2. Vaya a la pestaña Diseño de página, haga clic en Área de impresión > Establecer área de impresión. Vea la captura de pantalla:
   
3. Ahora aparece un borde gris oscuro alrededor del área de impresión. Consulte la captura de pantalla:
   

Tras designar el rango seleccionado como área de impresión, únicamente se imprimirá dicha área de forma predeterminada al imprimir la hoja de cálculo.

Consejo: Al establecer varias áreas de impresión en una hoja de Excel, estas se imprimirán en páginas separadas.

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Definir visualmente la Área de impresión en el cuadro de diálogo Configuración de página

También puede definir el área de impresión visualmente en el cuadro de diálogo Configuración de página, lo que le ofrece un enfoque más interactivo para establecer el rango deseado. A continuación le explicamos cómo hacerlo:

1. Vaya a la pestaña Diseño de página, haga clic en el botón del iniciador del cuadro de diálogo del grupo Configuración de página.
   
2. En el cuadro de diálogo Configuración de página, debe configurarlo de la siguiente manera.
   1. Vaya a la pestaña Hoja.
   2. Haga clic en el cuadro de dirección Área de impresión y, a continuación, seleccione el rango que desea establecer como área de impresión.
      Consejo: Para definir varias áreas de impresión independientes a la vez, mantenga pulsada la tecla Ctrl y seleccione secuencialmente cada rango. Los rangos seleccionados aparecerán en el cuadro de dirección Área de impresión, separados por comas.
   3. Haga clic en el botón Aceptar.
      

El rango limitado se ha establecido ahora como área de impresión. A partir de este momento, solo se imprimirá dicha área de forma predeterminada al imprimir la hoja de cálculo.

Consejo: Al establecer varias áreas de impresión en una hoja de Excel, estas se imprimirán en páginas separadas.

Establecer la misma Área de impresión en varias hojas

Si tiene varias hojas de cálculo con la misma estructura de datos, es posible que necesite definir un área de impresión idéntica en todas ellas. A continuación, le presentamos tres métodos para facilitarle esta tarea.

Imprima la misma selección en varias hojas

Para imprimir áreas idénticas en varias hojas, siga estos sencillos pasos.

1. En la hoja de trabajo actual, seleccione el rango que desea imprimir en varias hojas.
2. Manteniendo pulsada la tecla Ctrl, haga clic en las Pestañas de hoja para seleccionar las hojas a las que desea aplicar el mismo Área de impresión que en la Hoja de Cálculo Actual.
   
3. Haga clic en Archivo>Imprimir, cambie la configuración de impresión Configuracióna Imprimir Seleccióny, a continuación, haga clic en el botón Imprimirpara iniciar la impresión.
   

Establecer fácilmente la misma Área de impresión en varias hojas de cálculo con Kutools

El método anterior puede utilizarse para imprimir temporalmente la misma área en varias hojas de cálculo. Sin embargo, si con frecuencia necesita imprimir esa misma área en múltiples hojas, este enfoque resulta lento. Aquí es donde la función Kutools para Excel de Copiar configuración de página entra en acción: le permite copiar rápida y precisamente el área de impresión u otras configuraciones de página desde la hoja activa a varias hojas adicionales, garantizando uniformidad y eficiencia con un esfuerzo mínimo.

Después de instalar Kutools para Excel, vaya a la pestaña KUTOOLS PLUS, seleccione Impresión > Copiar configuración de página para abrir el cuadro de diálogo. A continuación, configure como se indica a continuación.

1. En la sección Copiar en aparecen todas las hojas (excepto la activa). Solo tiene que marcar aquellas a las que desee aplicar el mismo área de impresión que en la hoja activa.
2. En la sección Opciones, marque únicamente la opción Área de impresión.
   Consejo: De forma predeterminada, todas las opciones están marcadas. Puede desmarcar la casilla Configuración de página para desmarcar todas las opciones y luego seleccionar solo la que necesite.
3. Haga clic en Aceptar. Vea la captura de pantalla:
   

El área de impresión de la hoja de trabajo actual ya se ha aplicado a las hojas de cálculo especificadas. Para imprimir estas áreas desde las hojas, haga clic en Archivo > Imprimir, en la sección Configuración, seleccione Imprimir libro completo y, a continuación, haga clic en el botón Imprimir para iniciar la impresión.

Establecer la misma Área de impresión en varias hojas de cálculo mediante VBA

Para usuarios avanzados, los scripts de VBA pueden automatizar la configuración de la misma área de impresión en varias hojas. Siga estos pasos:

1. En cualquiera de las hojas, pulse las teclas Alt + F11 para abrir la ventana de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones.
2. En la ventana de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones, haga clic en Insertar>Móduloy, a continuación, inserte cualquiera de los siguientes códigos VBA que necesite en la ventana del Módulo.
   
   Código VBA 1: Establecer el mismo Área de impresión en todas las hojas del Libro de trabajo actual
   Este código establecerá un Área de impresión especificado (por ejemplo, ")A1:C7") en cada hoja del libro.

   Sub SetPrintAreaAllSheets()
   'Updated by Extendoffice 20240205
       Dim ws As Worksheet
       Dim printArea As String
   
       ' Define the print area
       printArea = "A1:C7"
   
       For Each ws In ThisWorkbook.Worksheets
           ws.PageSetup.printArea = printArea
       Next ws
   End Sub
   

   Código VBA 2: Establecer el mismo Área de impresión en hojas especificadas del Libro de trabajo actual
   Este código establecerá el mismo Área de impresión en una lista específica de hojas (por ejemplo, ")Hoja1", "Hoja3", "Hoja5").

   Sub SetPrintAreaOnSheets()
   'Updated by Extendoffice 20240205
       Dim ws As Worksheet
       Dim printArea As String
       Dim sheetNames As Variant
       Dim i As Long
   
       ' Define the print area
       printArea = "A1:C7"
   
       ' Array of specific worksheet names to change print area
       sheetNames = Array("Sheet1", "Sheet3", "Sheet5")
   
       ' Loop through all sheet names in the array
       For i = LBound(sheetNames) To UBound(sheetNames)
           ' Check if the sheet exists in the workbook
           If SheetExists(CStr(sheetNames(i))) Then
               ' Set print area on the specified sheet
               Set ws = ThisWorkbook.Worksheets(sheetNames(i))
               ws.PageSetup.printArea = printArea
           End If
       Next i
   End Sub
   
   ' Helper function to check if a sheet exists
   Function SheetExists(sheetName As String) As Boolean
       Dim sheet As Object
       On Error Resume Next
       Set sheet = ThisWorkbook.Sheets(sheetName)
       On Error GoTo 0
       SheetExists = Not sheet Is Nothing
   End Function

3. Pulse la tecla F5 para ejecutar el código.
4. Al imprimir estas áreas desde las hojas especificadas, haga clic en Archivo>Imprimir, en la sección Configuración, seleccione Imprimir todo el libroy, a continuación, haga clic en el botón Imprimirpara iniciar la impresión.
   

Ajustar la Área de impresión

Esta sección le mostrará cómo ajustar el área de impresión existente en un libro de Excel.

Añadir celdas a una Área de impresión existente

Puede ampliar el área de impresión añadiendo más celdas al rango ya definido. Por ejemplo, para extender el área de impresión desde A1:C5 hasta A1:C7, siga estos pasos:

1. Seleccione el rango de celdas A6:C7 que desea agregar al área de impresión existente A1:C5.
   
2. Vaya a la pestaña Diseño de página, haga clic en Área de impresión>Añadir a Área de impresión.
   

El área de impresión existente se ha ampliado ahora de A1:C5 a A1:C7.

Añadir o eliminar celdas adyacentes de una Área de impresión existente

Puede añadir o eliminar celdas adyacentes de un área de impresión existente moviendo la línea de salto de página en su hoja de cálculo, adaptando así la impresión a sus necesidades específicas.

1. Después de establecer el área de impresión, vaya a la pestaña Vista y seleccione Vista previa de salto de página.
   
2. Verá líneas azules que indican el Salto de página. El rango dentro del límite es el Área de impresión. Para ajustar el Área de impresión, sitúe el cursor del ratón sobre la línea Salto de página hasta que se convierta en una flecha de doble punta. Haga clic y arrastre la línea Salto de página para incluir o excluir celdas del Área de impresión.

Editar directamente la Área de impresión actual

Puede modificar directamente el área de impresión ajustando visualmente la referencia de celda en el cuadro de diálogo Configuración de página.

1. Vaya a la pestaña Diseño de página, haga clic en el botón del iniciador del cuadro de diálogo (la pequeña flecha en la esquina inferior derecha del grupo) para abrir el cuadro de diálogo Diseño de página.
   
2. En el cuadro de diálogo Configuración de página, vaya a la pestaña Hoja. Allí, las referencias de celda del área de impresión de la hoja de trabajo actual aparecen en el cuadro Área de impresión. Puede editar directamente esas referencias en este cuadro. Por último, haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
   

Sustituir la Área de impresión actual por una nueva

Si necesita actualizar el área de impresión en su hoja de cálculo, siga estos sencillos pasos para reemplazar rápidamente la existente por una nueva.

1. Seleccione el rango de celdas que desea definir como la nueva área de impresión.
2. Vaya a la pestaña Diseño de página, haga clic en Área de impresión>Establecer Área de impresión.
   

Esta acción reemplazará cualquier área de impresión existente por el nuevo rango seleccionado.

Borrar Área de impresión

Para eliminar el área de impresión establecida en la hoja de trabajo actual, siga los pasos que se indican a continuación.

1. En la pestaña Diseño de página, haga clic en Área de impresión>Borrar Área de impresión.
   

Entonces, todas las áreas de impresión de la hoja de trabajo actual se borrarán inmediatamente.

Más consejos para Área de impresión

Esta sección presenta algunos consejos y trucos útiles que puede necesitar al trabajar con el área de impresión en Excel.

Ignorar Área de impresión

Si ha definido un área de impresión en una hoja de cálculo pero, ocasionalmente, necesita imprimir toda la hoja, puede activar la opción **Ignorar área de impresión** en la configuración de impresión. Esta función anula el área de impresión establecida, permitiéndole imprimir toda la hoja cuando lo necesite.

1. Haga clic en Archivo > Imprimir para abrir la sección Imprimir.
2. En la sección Imprimir, haga clic para abrir el menú desplegable Configuración y, a continuación, seleccione la opción Ignorar área de impresión en el menú. Aparecerá una marca de verificación delante de la opción cuando esté activada.
   

Después de hacer clic en el botón Imprimir, se imprimirá toda la hoja de cálculo, ignorando el área de impresión establecida.

Bloquear/proteger Área de impresión

De forma predeterminada en Excel, proteger una hoja de cálculo no protege directamente la configuración del área de impresión. Esto significa que, aunque la hoja esté protegida, el usuario del libro de trabajo aún puede modificar o eliminar el área de impresión. Si comparte habitualmente libros de trabajo y desea proteger el área de impresión designada, el código VBA de esta sección le será de gran ayuda.

1. En el libro en el que desee proteger el área de impresión de una hoja determinada, pulse las teclas Alt+F11 para abrir la ventana de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones.
2. En esta ventana inicial, haga doble clic en el proyecto ThisWorkbookdel panel izquierdo y, a continuación, introduzca el siguiente código VBA en la ventana Code.
   
   Código VBA: Bloquear o proteger la Área de impresión

   Private Sub Workbook_Open()
   'Updated by Extendoffice 20210206
       SetPrintArea "commission  IFS", "A1:C7" ' Specify the sheet name and the print area
   End Sub
   Sub SetPrintArea(sheetName As String, printArea As String)
       Dim ws As Worksheet
       Set ws = ThisWorkbook.Worksheets(sheetName)
       ws.PageSetup.printArea = printArea
   End Sub
   

   Nota: En este código VBA, sustituya “commission IFS” por el nombre de su hoja de cálculo y "A1:C7" por la Área de impresión que desee establecer.
3. Guarde el código y pulse las teclas Alt + Q para volver a la hoja de cálculo. A continuación, haga clic en Archivo > Guardar como > Examinar.
4. En el cuadro de diálogo Guardar comoque se abre, elija una carpeta de destino, cambie el nombre del archivo según lo necesite, seleccione Libro de Excel habilitado para macrosen el Especificar formato de guardadoLista desplegable y, por último, haga clic en el botón Guardar.
   

Cada vez que se abra el libro de trabajo, este código garantizará que el área de impresión esté configurada exactamente como usted la haya especificado. No es una solución perfecta, ya que no impide que los usuarios modifiquen el área de impresión durante una sesión, pero sí asegura que siempre se utilice la configuración correcta al abrir el archivo.

Vista previa del Área de impresión

En esta sección le mostraré cómo obtener una vista previa del área de impresión una vez configurada, asegurando que su documento esté listo para imprimirse exactamente como lo ha previsto.

Tras configurar el área de impresión, vaya a la pestaña Vista, haga clic en Vista previa de salto de página en el grupo Vistas del libro.

Resultado

La hoja de cálculo cambiará a la Vista previa de salto de página, donde podrá ver el área de impresión delimitada por los bordes azules de salto de página. Consulte la siguiente captura de pantalla para una representación visual.

En conclusión, dominar el área de impresión en Excel es una habilidad fundamental para gestionar con precisión cómo se presenta su información impresa. Con las técnicas descritas en esta guía completa, podrá asegurarse de que sus hojas de Excel estén siempre listas para imprimirse exactamente como desee. Si quiere profundizar aún más en las capacidades de Excel, nuestra web ofrece una amplia variedad de tutoriales.Descubra aquí más consejos y trucos de Excel.

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