Ya sea que esté preparando informes, resúmenes de datos o estados financieros, comprender cómo configurar, ajustar y administrar áreas de impresión de manera efectiva puede mejorar significativamente la presentación de su trabajo. En esta guía completa, profundizaremos en los conceptos básicos del área de impresión de Excel, cubriendo todo, desde definir su primera área de impresión hasta técnicas avanzadas como establecer áreas de impresión consistentes en varias hojas y emplear VBA para la personalización. Al dominar estas habilidades, se asegurará de que sus documentos de Excel se impriman exactamente como sea necesario, en todo momento.

• Método común para configurar el área de impresión
• Defina visualmente el área de impresión en el cuadro de diálogo Configurar página

• Imprime la misma selección en varias hojas.
• Configure fácilmente la misma área de impresión para varias hojas de trabajo con Kutools
• Establecer la misma área de impresión para varias hojas de trabajo con VBA

• Agregar celdas a un área de impresión existente
• Agregar o eliminar celdas adyacentes de un área de impresión existente
• Edite directamente el área de impresión actual
• Reemplace el área de impresión actual por una nueva

• Ignorar el área de impresión
• Bloquear/proteger el área de impresión
• Vista previa del área de impresión

¿Qué es el área de impresión en Excel?

El área de impresión en Excel es un rango designado de celdas que usted especifica para imprimir, en lugar de imprimir una hoja de trabajo completa. Esta característica es increíblemente útil para centrarse en datos o secciones específicas de su hoja de cálculo que desea compartir o presentar, asegurando que solo se imprima la información relevante y que los datos innecesarios se excluyan de la impresión.

Cuando especifica un área de impresión (marcada con un cuadro azul como se muestra en la siguiente captura de pantalla), Excel solo imprimirá el contenido dentro de esa área designada. Si no se establece ningún área de impresión, Excel imprime de forma predeterminada toda la hoja de trabajo.

Establecer una o más áreas de impresión en una hoja

Esta sección ilustrará dos métodos que le ayudarán a configurar una o más áreas de impresión en una hoja en Excel.

Método común para configurar el área de impresión

Excel ofrece una función incorporada "Establecer área de impresión”para configurar áreas de impresión, comúnmente utilizado por muchos usuarios. En esta sección, lo guiaremos sobre cómo aplicar esta función para configurar una o más áreas de impresión en una hoja de cálculo de Excel.

1. En una hoja de trabajo, seleccione el rango de celdas que desea establecer como área de impresión. En este caso, selecciono el rango A1:C7.
   Consejo: Para configurar múltiples rangos como áreas de impresión separadas simultáneamente, mantenga presionado el botón Ctrl y seleccione cada rango uno tras otro.
2. Visite la Diseño de página pestaña, clic Área de impresión > Establecer área de impresión. Ver captura de pantalla:
   
3. Ahora aparece un borde gris oscuro alrededor del área de impresión. Ver captura de pantalla:
   

Después de designar el rango seleccionado como área de impresión, solo esta área se imprimirá de forma predeterminada cuando imprima la hoja de trabajo.

Consejo: Al configurar varias áreas de impresión en una hoja de Excel, se imprimirán en páginas separadas.

Defina visualmente el área de impresión en el cuadro de diálogo Configurar página

También puede definir el área de impresión visualmente en el Configurar página cuadro de diálogo, que ofrece un enfoque más interactivo para configurar el rango deseado. Así es como puedes hacerlo:

1. Visite la Diseño de página pestaña, haga clic en el botón del iniciador del cuadro de diálogo en la Configurar página grupo.
   
2. En Configurar página cuadro de diálogo, debe configurarlo de la siguiente manera.
   1. Visite la hoja .
   2. Haga clic en el Área de impresión cuadro de dirección y luego seleccione el rango que desea establecer como área de impresión.
      Consejo: Para configurar varias áreas de impresión separadas a la vez, mantenga presionado el botón Ctrl y seleccione secuencialmente cada rango. Los rangos seleccionados aparecerán en el cuadro de dirección del área de impresión, separados por comas.
   3. Haga clic en el OK del botón.
      

El rango especificado ahora está configurado como área de impresión. Después de eso, solo esta área se imprimirá de forma predeterminada cuando imprima la hoja de trabajo.

Consejo: Al configurar varias áreas de impresión en una hoja de Excel, se imprimirán en páginas separadas.

Establecer la misma área de impresión para varias hojas

Para algunas hojas de trabajo con la misma estructura de datos, es posible que necesite configurar la misma área de impresión para estas hojas. Esta sección proporcionará tres métodos que le ayudarán a realizar esta tarea.

Imprime la misma selección en varias hojas.

Para imprimir áreas idénticas en varias hojas, haga lo siguiente.

1. En la hoja de trabajo actual, seleccione el rango que desea imprimir en varias hojas.
2. Sosteniendo el Ctrl , haga clic en las pestañas de las hojas para seleccionar las hojas a las que desea aplicar la misma área de impresión que la hoja activa.
   
3. Haga Clic en Archive > Imprimir, cambiar la impresión Ajustes a Selección de impresión, y luego haga clic en Imprimir para comenzar a imprimir.
   

Configure fácilmente la misma área de impresión para varias hojas de trabajo con Kutools

El método anterior se puede utilizar para imprimir temporalmente la misma área en varias hojas de trabajo. Si necesita imprimir con frecuencia la misma área en varias hojas de trabajo, este método requiere más tiempo y Kutools for Excel's Copiar configuración de página La función le ayuda a copiar de forma rápida y precisa el área de impresión u otras configuraciones de configuración de página desde la hoja de trabajo activa a varias otras hojas de trabajo, lo que garantiza uniformidad y eficiencia con el mínimo esfuerzo.

Después instalando Kutools para Excel, Vaya a la Kutools Más seleccione Impresión > Copiar configuración de página para abrir el cuadro de diálogo. Luego configure de la siguiente manera.

1. En Copiar a En la sección, se enumeran todas las hojas de trabajo (excepto la activa). Simplemente necesita marcar las hojas a las que desea aplicar la misma área de impresión que la hoja de trabajo activa.
2. En Opciones sección, marque sólo la Área de impresión .
   Consejo: De forma predeterminada, todas las opciones están marcadas. Puedes desmarcar el Configuración de página casilla de verificación para desmarcar todas las opciones y luego marque solo la opción que necesita.
3. Haga Clic en OK. Ver captura de pantalla:
   

El área de impresión de la hoja de trabajo actual ahora se aplica a las hojas de trabajo especificadas. Al imprimir estas áreas de las hojas de trabajo, haga clic en Archive > Imprimir, En la Ajustes sección, seleccionar Imprimir libro de trabajo completoY, a continuación, haga clic Imprimir para comenzar a imprimir.

Establecer la misma área de impresión para varias hojas de trabajo con VBA

Para usuarios avanzados, las secuencias de comandos VBA pueden automatizar el proceso de configurar la misma área de impresión en varias hojas. Por favor haga lo siguiente.

1. En cualquiera de las hojas de trabajo, presione el botón otro + F11 teclas para abrir el Microsoft Visual Basic para aplicaciones ventana.
2. En Microsoft Visual Basic para aplicaciones ventana, haga clic recuadro > Móduloy luego inserte cualquiera de los siguientes códigos VBA que necesite en el Módulo ventana.
   
   Código VBA 1: establezca la misma área de impresión para todas las hojas de trabajo en el libro actual
   Este código establecerá un área de impresión específica (por ejemplo, "A1: C7") en cada hoja de trabajo del libro de trabajo.

   Sub SetPrintAreaAllSheets()
   'Updated by Extendoffice 20240205
       Dim ws As Worksheet
       Dim printArea As String
   
       ' Define the print area
       printArea = "A1:C7"
   
       For Each ws In ThisWorkbook.Worksheets
           ws.PageSetup.printArea = printArea
       Next ws
   End Sub
   

   Código VBA 2: establezca la misma área de impresión para hojas de trabajo específicas en el libro actual
   Este código establecerá la misma área de impresión en una lista específica de hojas de trabajo (por ejemplo, "Sheet1""Sheet3""Sheet5").

   Sub SetPrintAreaOnSheets()
   'Updated by Extendoffice 20240205
       Dim ws As Worksheet
       Dim printArea As String
       Dim sheetNames As Variant
       Dim i As Long
   
       ' Define the print area
       printArea = "A1:C7"
   
       ' Array of specific worksheet names to change print area
       sheetNames = Array("Sheet1", "Sheet3", "Sheet5")
   
       ' Loop through all sheet names in the array
       For i = LBound(sheetNames) To UBound(sheetNames)
           ' Check if the sheet exists in the workbook
           If SheetExists(CStr(sheetNames(i))) Then
               ' Set print area on the specified sheet
               Set ws = ThisWorkbook.Worksheets(sheetNames(i))
               ws.PageSetup.printArea = printArea
           End If
       Next i
   End Sub
   
   ' Helper function to check if a sheet exists
   Function SheetExists(sheetName As String) As Boolean
       Dim sheet As Object
       On Error Resume Next
       Set sheet = ThisWorkbook.Sheets(sheetName)
       On Error GoTo 0
       SheetExists = Not sheet Is Nothing
   End Function

3. Pulse el botón F5 clave para ejecutar el código.
4. Al imprimir estas áreas desde las hojas especificadas, haga clic en Archive > Imprimir, En la Ajustes sección, seleccionar Imprimir libro de trabajo completoY, a continuación, haga clic Imprimir para comenzar a imprimir.
   

Ajustar el área de impresión

Esta sección le mostrará cómo ajustar el área de impresión existente en un libro de Excel.

Agregar celdas a un área de impresión existente

Puede expandir el área de impresión agregando más celdas al área de impresión existente. Por ejemplo, para expandir un área de impresión desde el rango A1:C5 a A1:C7, puede hacer lo siguiente.

1. Seleccione el rango de celdas A6:C7 que desea agregar al área de impresión existente A1:C5.
   
2. Visite la Diseño de página pestaña, clic Área de impresión > Agregar al área de impresión.
   

El área de impresión existente ahora se amplía de A1:C5 a A1:C7.

Agregar o eliminar celdas adyacentes de un área de impresión existente

Puede agregar o eliminar celdas adyacentes de un área de impresión existente moviendo la línea de salto de página en su hoja de trabajo, adaptando la impresión a sus necesidades específicas.

1. Después de configurar el área de impresión, vaya a la pestaña Ver, seleccione Vista previa de salto de página.
   
2. Verá líneas azules que indican los saltos de página. El rango dentro del límite es el área de impresión. Para ajustar el área de impresión, coloque el cursor del mouse sobre la línea de salto de página hasta que se convierta en una flecha de dos lados. Haga clic y arrastre la línea de salto de página para incluir o excluir celdas en el área de impresión.
   

Edite directamente el área de impresión actual

Puede modificar directamente el área de impresión ajustando visualmente la referencia de celda en el cuadro de diálogo Configurar página.

1. Visite la Diseño de página pestaña, haga clic en el botón del iniciador del cuadro de diálogo (la flecha pequeña en la esquina inferior derecha del grupo) para abrir el Diseño de página caja de diálogo.
   
2. En Configurar página cuadro de diálogo, navegue hasta el hoja pestaña. Aquí, las referencias de celda de las áreas de impresión de la hoja de trabajo actual se muestran en el Área de impresión caja. Puede editar directamente las referencias de celda del área de impresión en este cuadro. Y finalmente haga clic OK Para guardar los cambios.
   

Reemplace el área de impresión actual por una nueva

Si necesita actualizar el área de impresión en su hoja de trabajo, siga estos pasos para reemplazar rápidamente el área de impresión existente por una nueva.

1. Seleccione el rango de celdas que desea establecer como nueva área de impresión.
2. Visite la Diseño de página pestaña, haga clic en Área de impresión > Establecer área de impresión.
   

Esta acción reemplazará cualquier área de impresión existente con el rango recién seleccionado.

Borrar área de impresión

Para borrar el área de impresión configurada en la hoja de trabajo actual, haga lo siguiente.

1. En la pestaña Diseño de página, haga clic en Área de impresión > Borrar área de impresión.
   

Luego, todas las áreas de impresión de la hoja de trabajo actual se borran inmediatamente.

Más consejos para el área de impresión

Esta sección enumera algunos consejos y trucos que puede necesitar al trabajar con áreas de impresión en Excel.

Ignorar el área de impresión

Si ha configurado un área de impresión en una hoja de trabajo pero ocasionalmente necesita imprimir la hoja completa, puede habilitar la opción Ignorar área de impresión en la configuración de impresión. Esta función anula el área de impresión establecida, lo que permite imprimir toda la hoja según sea necesario.

1. Haga Clic en Archive > Imprimir para abrir el Imprimir .
2. En Imprimir sección, haga clic para abrir la Ajustes lista desplegable y luego seleccione la Ignorar área de impresión opción en el menú. Aparecerá una marca de verificación antes de la opción una vez que esté habilitada.
   

Después de hacer clic en el Imprimir , se imprimirá toda la hoja de trabajo, ignorando el área de impresión configurada.

Bloquear/proteger el área de impresión

De forma predeterminada en Excel, proteger una hoja de cálculo no protege directamente la configuración del área de impresión. Esto significa que aunque la hoja de trabajo esté protegida, el usuario que tenga el libro aún puede cambiar o borrar el área de impresión. Si comparte libros con frecuencia y desea proteger el área de impresión designada, el código VBA en esta sección puede ayudarlo.

1. En el libro que desea proteger el área de impresión en una hoja determinada, presione el botón otro + F11 teclas para abrir el Microsoft Visual Basic para aplicaciones ventana.
2. En esta ventana que se abre, haga doble clic en ThisWorkbook proyecto en el panel izquierdo y luego ingrese el siguiente código VBA en el Código ventana.
   
   Código VBA: bloquea o protege el área de impresión

   Private Sub Workbook_Open()
   'Updated by Extendoffice 20210206
       SetPrintArea "commission  IFS", "A1:C7" ' Specify the sheet name and the print area
   End Sub
   Sub SetPrintArea(sheetName As String, printArea As String)
       Dim ws As Worksheet
       Set ws = ThisWorkbook.Worksheets(sheetName)
       ws.PageSetup.printArea = printArea
   End Sub
   

   Note: En este código VBA, reemplace "comisión IFS" con el nombre de su hoja de trabajo y "A1: C7" con el área de impresión que desea configurar.
3. Guarde el código y presione el otro + Q teclas para regresar a la hoja de trabajo y luego haga clic en Archive > Guardar como > Explorar.
4. En la apertura Guardar como cuadro de diálogo, elija una carpeta de destino, cambie el nombre del archivo según sea necesario, seleccione Libro de Excel habilitado para macros del desplegable Guardar como tipo lista desplegable, y finalmente haga clic en el Guardar del botón.
   

Cada vez que se abre el libro, este código garantizará que el área de impresión esté configurada en el área especificada. No es una solución perfecta, ya que no puede impedir que los usuarios cambien el área de impresión durante una sesión, pero sí garantiza que se utilice el área de impresión correcta cada vez que se abre el libro.

Vista previa del área de impresión

En esta sección, le mostraré cómo obtener una vista previa del área de impresión una vez que se haya configurado, asegurando que su documento esté listo para imprimir exactamente como se esperaba.

Después de configurar el área de impresión, vaya a la Ver pestaña, clic La previsualización del salto de página existentes Vistas del libro de trabajo grupo.

Resultado

La hoja de trabajo cambiará al La previsualización del salto de página vista, donde puede ver el área de impresión delimitada por los límites de salto de página azules. Consulte la captura de pantalla a continuación para obtener una representación visual.

En conclusión, dominar el área de impresión en Excel es una habilidad crucial para gestionar eficazmente cómo se presentan sus datos en forma impresa. Con las habilidades de esta guía completa, puede asegurarse de que sus hojas de Excel estén siempre listas para imprimir, exactamente como lo desea. Para aquellos deseosos de profundizar en las capacidades de Excel, nuestro sitio web cuenta con una gran cantidad de tutoriales. Descubra más consejos y trucos de Excel aquí.

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