Cómo usar el filtro avanzado de Excel: Guía completa con ejemplos

El Filtro Avanzado de Excel es una herramienta potente que ofrece una flexibilidad superior a la funcionalidad de filtrado estándar, permitiendo a los usuarios realizar tareas de filtrado complejas de manera eficiente. Esta guía analiza en profundidad la función de Filtros Avanzados de Excel, la compara con los filtros normales, proporciona ejemplos prácticos y ofrece recomendaciones para un uso óptimo. Te permitirá dominar el uso de los filtros avanzados con confianza.

• Extraer una lista única
• Filtrar en una columna con múltiples criterios (coincidir con cualquier criterio)
• Filtrar en varias columnas con múltiples criterios
  • Con lógica AND (coincidir con todos los criterios)
  • Con lógica OR (coincidir con cualquier criterio)
  • Con lógica AND y OR combinadas
• Filtro avanzado con comodines
• Extraer solo ciertas columnas

Filtro avanzado vs. filtro normal

La principal diferencia entre el filtro normal de Excel y el Filtro Avanzado radica en su complejidad y funcionalidad. Mientras que el filtro normal permite un filtrado sencillo basado en criterios de una sola columna dentro del conjunto de datos original, el Filtro Avanzado va más allá al:

• Permitir el uso de múltiples criterios en varias columnas.
• Ofrecer la capacidad de extraer valores únicos de un conjunto de datos.
• Permitir el uso de comodines para coincidencias parciales y más flexibles.
• Permitir extraer los datos filtrados a una ubicación diferente.

Ejemplos de uso del filtro avanzado

En esta sección se presentan diferentes ejemplos prácticos para mostrarte cómo utilizar los filtros avanzados en Excel y lograr distintos efectos de filtrado.

Extraer una lista única

El Filtro Avanzado de Excel puede generar rápidamente una lista de valores únicos a partir de un conjunto de datos, una tarea que puede resultar engorrosa con los filtros normales. Si tienes una lista de transacciones de ventas con filas duplicadas y deseas extraer una lista de filas únicas, la función de Filtro Avanzado en Excel simplifica este proceso. Sigue las instrucciones a continuación para lograrlo.

1. Ve a la pestaña "Datos" y selecciona "Avanzadas" en el grupo "Ordenar y filtrar".
   
2. En el cuadro de diálogo "Filtro avanzado", configura las opciones de la siguiente manera.
   1. En la sección "Acción", elige la opción que necesites. Como quiero ubicar la lista única en otro lugar, selecciono la opción "Copiar a otro lugar".
   2. Especifica la sección de Rango de lista:
      • Extraer valores únicos de una columna:
        Selecciona la columna que contiene los valores de los que deseas extraer entradas únicas. Por ejemplo, para extraer los nombres de clientes únicos en este caso, selecciona A1:A11.
      • Extraer filas únicas basadas en varias columnas:
        Selecciona el rango que incluya todas las columnas que quieras considerar. En este caso, como quiero extraer filas únicas basadas en los nombres de clientes, ventas y región, selecciono todo el rango A1:C11.
   3. En la sección "Copiar a", especifica dónde deseas pegar la lista única.
   4. Marca la casilla "Solo registros únicos".
   5. Haz clic en el botón "Aceptar". Consulta la captura de pantalla:
      

Resultado

Como se muestra en la captura de pantalla a continuación, se extraen las filas únicas del rango de datos original.

Filtrar en una columna con múltiples criterios (coincidir con cualquier criterio)

Filtrar datos en una columna con múltiples criterios te permite mostrar las filas que cumplen cualquiera de las condiciones especificadas. Esto es especialmente útil cuando trabajas con grandes conjuntos de datos y necesitas reducir la información según varias posibles coincidencias. Así puedes lograrlo usando la función Filtro Avanzado de Excel:

Paso1: Prepara los datos originales del rango de lista

Asegúrate de que tu conjunto de datos tenga encabezados de columna claros, ya que serán importantes para configurar el rango de criterios. Aquí utilizo la siguiente tabla de calificaciones de estudiantes como ejemplo.

Paso2: Configuración del rango de criterios

1. En el rango superior o separado del rango de lista, crea tu rango de criterios. Los encabezados que escribas en el rango de criterios deben coincidir exactamente con los del rango de lista para que funcione correctamente. En este caso, mi rango de criterios está ubicado encima del rango de lista.
2. Debajo del encabezado, enumera cada uno de los criterios que deseas coincidir. Cada criterio debe estar en su propia celda, directamente debajo del anterior. Esta configuración le indica a Excel que coincida con cualquiera de estos criterios.
   En este ejemplo, busco estudiantes con "calificaciones mayores a95 o menores a60" para poder filtrar eficazmente el rango de lista e incluir tanto a los estudiantes con altas como con bajas calificaciones. Por lo tanto, ingreso cada criterio en filas separadas bajo el encabezado de Calificación. El rango de criterios completo se muestra a continuación:
   

Paso3: Aplicar el Filtro Avanzado

Ahora puedes aplicar el filtro avanzado para realizar la tarea de la siguiente manera.

1. Ve a la pestaña "Datos" y selecciona "Avanzadas" en el grupo "Ordenar y filtrar".
   
2. En el cuadro de diálogo "Filtro avanzado", configura las opciones de la siguiente manera.
   1. En la sección "Acción", elige la opción que necesites. Aquí, como quiero ubicar el resultado filtrado en otro lugar, selecciono la opción "Copiar a otro lugar".
   2. En la sección "Rango de lista", selecciona todo el rango de lista A7:D17.
   3. En la sección "Rango de criterios", selecciona todo el rango de criterios A2:D4.
   4. En la sección "Copiar a", especifica dónde deseas pegar el resultado filtrado (aquí selecciono la celda F8).
   5. Haz clic en "Aceptar" para aplicar el filtro. Consulta la captura de pantalla:
      

Resultado

Entonces verás que solo se extraen las filas donde la columna "Calificación" coincide con cualquiera de los criterios (>95 o <60).

Filtrar en varias columnas con múltiples criterios

Después de ver cómo filtrar con múltiples criterios en una sola columna, ahora nos enfocamos en el filtrado en varias columnas. Esta sección te guiará para aplicar múltiples criterios en diferentes columnas utilizando lógica AND, OR y combinaciones de ambas.

• Para aplicar la lógica AND, coloca los criterios en la misma fila.
• Para aplicar la lógica OR, coloca los criterios en filas separadas.

Con lógica AND (coincidir con todos los criterios)

Filtrar datos en varias columnas con múltiples criterios utilizando la lógica AND significa que cada fila debe cumplir todos los criterios especificados en diferentes columnas para ser mostrada. Así puedes hacerlo con el Filtro Avanzado de Excel:

Paso1: Prepara los datos originales del rango de lista

Asegúrate de que tu conjunto de datos tenga encabezados de columna claros, ya que serán importantes para configurar el rango de criterios. Aquí utilizo la siguiente tabla de calificaciones de estudiantes como ejemplo.

Paso2: Configuración del rango de criterios

1. Crea tu rango de criterios encima o separado del rango de lista, escribiendo encabezados que coincidan exactamente con los del rango de lista. En este caso, mi rango de criterios está ubicado encima del rango de lista.
2. Para la lógica AND, enumera todos los criterios en la misma fila bajo sus respectivos encabezados. Por ejemplo, si quiero filtrar estudiantes de "Clase A" con calificaciones superiores a85, el rango de criterios debe configurarse así:
   

Paso3: Aplicar el Filtro Avanzado

Ahora puedes aplicar el filtro avanzado para realizar la tarea de la siguiente manera.

1. Ve a la pestaña "Datos" y selecciona "Avanzadas" en el grupo "Ordenar y filtrar".
   
2. En el cuadro de diálogo "Filtro avanzado", configura las opciones de la siguiente manera.
   1. En la sección "Acción", elige la opción que necesites. Aquí, como quiero ubicar el resultado filtrado en otro lugar, selecciono la opción "Copiar a otro lugar".
   2. En la sección "Rango de lista", selecciona todo el rango de lista A7:D16.
   3. En la sección "Rango de criterios", selecciona todo el rango de criterios A2:D3.
   4. En la sección "Copiar a", especifica dónde deseas pegar el resultado filtrado (aquí selecciono la celda F6).
   5. Haz clic en "Aceptar" para aplicar el filtro. Consulta la captura de pantalla:
      

Resultado

En el resultado, solo se mostrarán o copiarán las filas que cumplan todos los criterios en las columnas especificadas. En nuestro ejemplo, solo se extraen los estudiantes de la clase A con calificaciones superiores a85.

Con lógica OR (coincidir con cualquier criterio)

Para filtrar datos en varias columnas utilizando la lógica OR (coincidir con cualquiera de los criterios) en el Filtro Avanzado de Excel, sigue estos pasos:

Paso1: Prepara los datos originales del rango de lista

Asegúrate de que tu conjunto de datos tenga encabezados de columna claros, ya que serán importantes para configurar el rango de criterios. Aquí utilizo la siguiente tabla de calificaciones de estudiantes como ejemplo.

Paso2: Configuración del rango de criterios

1. Crea tu rango de criterios encima o separado del rango de lista, escribiendo encabezados que coincidan exactamente con los del rango de lista. En este caso, mi rango de criterios está ubicado encima del rango de lista.
2. Con la lógica OR, coloca cada conjunto de criterios para la misma columna en filas separadas, o enumera cada criterio en filas separadas bajo su encabezado correspondiente. Por ejemplo, si quiero filtrar estudiantes con calificaciones superiores a90 o con una nota F, el rango de criterios debe configurarse así:
   

Paso3: Aplicar el Filtro Avanzado

Ahora puedes aplicar el filtro avanzado para realizar la tarea de la siguiente manera.

1. Ve a la pestaña "Datos" y selecciona "Avanzadas" en el grupo "Ordenar y filtrar".
   
2. En el cuadro de diálogo "Filtro avanzado", configura las opciones de la siguiente manera.
   1. En la sección "Acción", elige la opción que necesites. Aquí, como quiero ubicar el resultado filtrado en otro lugar, selecciono la opción "Copiar a otro lugar".
   2. En la sección "Rango de lista", selecciona todo el rango de lista A7:D17.
   3. En la sección "Rango de criterios", selecciona todo el rango de criterios A2:D4.
   4. En la sección "Copiar a", especifica dónde deseas pegar el resultado filtrado (aquí selecciono la celda F8).
   5. Haz clic en "Aceptar" para aplicar el filtro. Consulta la captura de pantalla:
      

Resultado

Esto filtrará tus datos según los criterios especificados, coincidiendo con cualquiera de los criterios listados. Si una fila cumple con cualquiera de los criterios en las columnas especificadas, se incluirá en los resultados filtrados.

En este caso, el filtro solo devolverá a los estudiantes cuyas calificaciones sean superiores a90 o que tengan una nota F.

Con lógica AND y OR combinadas

Para filtrar datos en varias columnas combinando lógica AND y OR con el Filtro Avanzado de Excel, puedes seguir estos pasos.

Paso1: Prepara los datos originales del rango de lista

Asegúrate de que tu conjunto de datos tenga encabezados de columna claros, ya que serán importantes para configurar el rango de criterios. Aquí utilizo la siguiente tabla de calificaciones de estudiantes como ejemplo.

Paso2: Configuración del rango de criterios

1. Crea tu rango de criterios encima o al lado del rango de lista. Incluye los encabezados de columna que coincidan exactamente con los del rango de lista. En este caso, mi rango de criterios está ubicado encima del rango de lista.
2. Debajo de los encabezados, introduce los criterios utilizando una combinación de lógica AND y OR.
   • Para la lógica AND, los criterios de diferentes columnas deben estar en la misma fila.
   • Para la lógica OR, los criterios deben estar en filas separadas.
   • Para la lógica combinada AND-OR, organiza cada conjunto de condiciones OR en bloques de filas separados. Dentro de cada bloque, coloca los criterios AND en la misma fila.
     Por ejemplo, para filtrar estudiantes de la Clase A con calificaciones superiores a90, o de la Clase B con una nota B, configura el rango de criterios de la siguiente manera:
     

Paso3: Aplicar el Filtro Avanzado

Ahora puedes aplicar el filtro avanzado para realizar la tarea de la siguiente manera.

1. Ve a la pestaña "Datos" y selecciona "Avanzadas" en el grupo "Ordenar y filtrar".
   
2. En el cuadro de diálogo "Filtro avanzado", configura las opciones de la siguiente manera.
   1. En la sección "Acción", elige la opción que necesites. Aquí, como quiero ubicar el resultado filtrado en otro lugar, selecciono la opción "Copiar a otro lugar".
   2. En la sección "Rango de lista", selecciona todo el rango de lista A7:D17.
   3. En la sección "Rango de criterios", selecciona todo el rango de criterios A2:D4.
   4. En la sección "Copiar a", especifica dónde deseas pegar el resultado filtrado (aquí selecciono la celda F8).
   5. Haz clic en "Aceptar" para aplicar el filtro. Consulta la captura de pantalla:
      

Resultado

Excel solo mostrará las filas que cumplan con tu combinación compleja de criterios.

En este ejemplo, el filtro avanzado solo devolverá a los estudiantes con calificaciones superiores a90 en la Clase A o estudiantes con una nota B en la Clase B.

Filtro avanzado con comodines

El uso de comodines con el filtro avanzado de Excel permite búsquedas de datos más flexibles y potentes. Los comodines son caracteres especiales que representan uno o más caracteres en una cadena, facilitando el filtrado por patrones de texto. Aquí tienes instrucciones detalladas sobre cómo usar el filtro avanzado con comodines en Excel.

Paso1: Prepara los datos originales del rango de lista

Asegúrate de que tu conjunto de datos tenga encabezados de columna claros, ya que serán importantes para configurar el rango de criterios. En este ejemplo, supongamos que tienes una lista de nombres y algunos de los nombres que buscas siguen un patrón específico.

Paso2: Configuración del rango de criterios

1. Crea tu rango de criterios encima o al lado del rango de lista. Incluye los encabezados de columna que coincidan exactamente con los del rango de lista. En este caso, mi rango de criterios está ubicado encima del rango de lista.
2. Debajo del encabezado, introduce los criterios utilizando comodines.
   • *: Representa cualquier cantidad de caracteres y puede usarse antes, después o dentro de una cadena.
   • ?: Representa un solo carácter en una posición específica.
   En este ejemplo, quiero filtrar los nombres que comienzan con el carácter “J”, así que escribo J* bajo el encabezado Nombre del rango de criterios. Consulta la captura de pantalla:
   

Paso3: Aplicar el Filtro Avanzado

Ahora puedes aplicar el filtro avanzado para filtrar todos los nombres que comiencen con la letra J.

1. Ve a la pestaña "Datos" y selecciona "Avanzadas" en el grupo "Ordenar y filtrar".
   
2. En el cuadro de diálogo "Filtro avanzado", configura las opciones de la siguiente manera.
   1. En la sección "Acción", elige la opción que necesites. Aquí, como quiero ubicar el resultado filtrado en otro lugar, selecciono la opción "Copiar a otro lugar".
   2. En la sección "Rango de lista", selecciona todo el rango de lista A6:B11.
   3. En la sección "Rango de criterios", selecciona todo el rango de criterios A2:B3.
   4. En la sección "Copiar a", especifica dónde deseas pegar el resultado filtrado (aquí selecciono la celda D7).
   5. Haz clic en "Aceptar" para aplicar el filtro. Consulta la captura de pantalla:
      

Resultado

El filtro avanzado solo mostrará aquellas filas de la columna Nombre donde los nombres comiencen con la letra "J", siguiendo el patrón especificado por el comodín en el rango de criterios.

Extraer solo ciertas columnas

Utilizar el filtro avanzado de Excel para extraer solo ciertas columnas es especialmente útil para analizar grandes conjuntos de datos cuando solo necesitas centrarte en información específica.

Supón que tu conjunto de datos está en el rango A7:D17 y quieres filtrar estos datos según los criterios especificados en B2:D4 y extraer solo las columnas Nombre, Calificación y Nota. Así es como puedes hacerlo.

Paso1: Especifica las columnas a extraer

Debajo o al lado de tu conjunto de datos, escribe los encabezados de las columnas que deseas extraer. Esto define el rango "Copiar a" donde aparecerán los datos filtrados. En este ejemplo, escribo los encabezados Nombre, Calificación y Nota en el rango F7:H7.

Paso2: Aplicar el Filtro Avanzado

Ahora puedes aplicar el filtro avanzado para filtrar solo ciertas columnas según los criterios especificados.

1. Ve a la pestaña "Datos" y selecciona "Avanzadas" en el grupo "Ordenar y filtrar".
   
2. En el cuadro de diálogo "Filtro avanzado", configura las opciones de la siguiente manera.
   1. En la sección "Acción", selecciona la opción "Copiar a otro lugar".
   2. En la sección "Rango de lista", selecciona todo el rango de lista A7:D17.
   3. En la sección "Rango de criterios", selecciona todo el rango de criterios A2:D4.
   4. En la sección "Copiar a", selecciona el rango (F7:H7 en este caso) donde escribiste los encabezados de las columnas que deseas extraer.
   5. Haz clic en "Aceptar" para aplicar el filtro. Consulta la captura de pantalla:
      

Resultado

Puedes ver que el resultado de la extracción incluye solo las columnas especificadas.

Notas sobre el filtro avanzado

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