Cómo usar el filtro avanzado de Excel: una guía completa con ejemplos

El filtro avanzado de Excel es una herramienta potente que ofrece una flexibilidad superior a la del filtrado estándar, permitiendo a los usuarios realizar tareas complejas de forma eficiente. Esta guía explora en profundidad la función de filtros avanzados de Excel, la compara con los filtros convencionales, incluye ejemplos prácticos y brinda recomendaciones para un uso óptimo, ayudándole a dominar esta funcionalidad con total confianza.

• Extraer una lista única
• Filtrar en una columna con varios criterios (coincidir con cualquiera de los criterios)
• Filtrar en varias columnas con varios criterios
  • Con lógica Y (coincidir con todos los criterios)
  • Con lógica O (coincidir con cualquier criterio)
  • Con lógica Y así como O
• Filtro avanzado con comodines
• Extraer únicamente ciertas columnas

Filtro avanzado frente a filtro normal

La principal diferencia entre el filtro normal y el filtro avanzado de Excel radica en su complejidad y funcionalidad. Mientras que el filtro normal permite un filtrado sencillo basado en criterios de una sola columna dentro del conjunto original de datos, el filtro avanzado supera estas limitaciones:

• Permite aplicar varios criterios en diferentes columnas.
• Ofrece la posibilidad de extraer valores únicos de un conjunto de datos.
• Permite el uso de comodines para lograr coincidencias parciales más flexibles.
• Permite extraer los datos filtrados a una ubicación diferente.

Ejemplos de uso del filtro avanzado

Esta sección ofrece diversos ejemplos prácticos para mostrarle cómo usar los filtros avanzados en Excel y conseguir distintos efectos de filtrado.

Extraer una lista única

El filtro avanzado de Excel permite generar rápidamente una lista de valores únicos a partir de un conjunto de datos, algo que resulta engorroso con los filtros normales. Si tiene una lista de transacciones de ventas con filas duplicadas y desea extraer solo las filas únicas, la función de filtro avanzado de Excel simplifica esta tarea. Siga las instrucciones que se indican a continuación para realizarla.

1. Vaya a la pestaña «Datos» y, en el grupo «Ordenar y filtrar», seleccione «Avanzado».
   
2. En el cuadro de diálogo «Filtro avanzado», configúrelo tal como se indica a continuación.
   1. En la sección «Acción», elija la opción que necesite. Como quiero ubicar la lista única en otro lugar, selecciono «Copiar a otra ubicación».
   2. Especifique la sección «Rango de la lista»:
      • Extraer valores únicos de una columna:
        Seleccione la columna que contiene los valores de los que desea obtener entradas únicas. Por ejemplo, para extraer los nombres únicos de clientes en este caso, seleccione A1:A11.
      • Extraer filas únicas basadas en varias columnas:
        Seleccione el rango que incluya todas las columnas que desea considerar. En este caso, como quiero extraer filas únicas según el nombre del cliente, las ventas y la región, selecciono el rango completo A1:C11.
   3. En la sección «Copiar a», especifique dónde desea pegar la lista única.
   4. Active la casilla de verificación «Solo registros únicos».
   5. Haga clic en el botón «Aceptar». Consulte la captura de pantalla:
      

Resultado

Como se muestra en la siguiente captura de pantalla, se han extraído las filas únicas del Rango de Datos Original.

Filtrar en una columna con varios criterios (coincidir con cualquiera de los criterios)

Filtrar datos en una columna con varios criterios le permite mostrar las filas que cumplan al menos una de las condiciones especificadas. Esta funcionalidad resulta especialmente útil al trabajar con grandes volúmenes de datos, ya que le ayuda a reducir la información según distintos valores posibles. A continuación, se explica cómo lograrlo mediante la función de filtro avanzado de Excel:

Paso 1: Prepare los datos del rango de lista original

Asegúrese de que su conjunto de datos del rango de lista incluya encabezados de columna claros, ya que serán esenciales para configurar el rango de criterios. En este ejemplo, utilizo la siguiente tabla de calificaciones de estudiantes.

Paso 2: Configuración del rango de criterios

1. Cree su rango de criterios por encima o separado del rango de la lista. Los encabezados que introduzca en el rango de criterios deben coincidir exactamente con los del rango de la lista para que todo funcione correctamente. En este caso, mi rango de criterios se encuentra situado por encima del rango de la lista.
2. Bajo el encabezado, incluya cada uno de los criterios que desee aplicar. Cada criterio debe situarse en su propia celda, justo debajo del registro anterior. Esta configuración indica a Excel que coincida con cualquiera de estos criterios.
   Puntuación
   

Paso 3: Aplique el filtro avanzado

Ahora puede aplicar el filtro avanzado para completar la tarea tal como se indica a continuación.

1. Vaya a la pestaña «Datos» y, en el grupo «Ordenar y filtrar», seleccione «Avanzado».
   
2. En el cuadro de diálogo «Filtro avanzado», configúrelo tal como se indica a continuación.
   1. En la sección «Acción», elija la opción que necesite. Como deseo ubicar el resultado filtrado en otro lugar, selecciono «Copiar a otra ubicación».
   2. En la sección «Rango de la lista», seleccione todo el rango de la lista A7:D17.
   3. En la sección «Rango de criterios», selecciona todo el rango de criterios A2:D4.
   4. En la sección «Copiar a», indique dónde desea pegar el resultado filtrado (aquí he seleccionado la celda)F8).
   5. Haga clic en «Aceptar» para aplicar el filtro. Consulte la captura de pantalla:
      

Resultado

A continuación, observará que solo se extraen las filas cuya columna «Puntuación» cumple alguno de los criterios (>95 o <60).

Filtrar en varias columnas con varios criterios

Tras abordar el filtrado con múltiples criterios en una sola columna, pasamos ahora al filtrado en varias columnas. Esta sección le guiará para aplicar múltiples criterios en distintas columnas mediante lógica Y, O y combinaciones de ambas.

• Para aplicar la lógica Y, coloque los criterios en la misma fila.
• Para aplicar la lógica O, coloque los criterios en filas distintas.

Con lógica Y (coincidir con todos los criterios)

Filtrar datos en varias columnas con múltiples criterios mediante lógica Y significa que cada fila debe cumplir **todos** los criterios especificados en las distintas columnas para aparecer en los resultados. A continuación, te explicamos cómo lograrlo con el filtro avanzado de Excel:

Paso 1: Prepare los datos del rango de lista original

Asegúrese de que su conjunto de datos del rango de lista incluya encabezados de columna claros, ya que serán esenciales para configurar el rango de criterios. En este ejemplo, utilizo la siguiente tabla de calificaciones de estudiantes.

Paso 2: Configuración del rango de criterios

1. Cree su rango de criterios por encima o separado del rango de la lista, escribiendo encabezados que coincidan exactamente con los del rango de la lista. En este caso, el rango de criterios se encuentra situado por encima del rango de la lista.
2. Para aplicar la lógica Y, incluya todos los criterios en la misma fila bajo sus encabezados correspondientes. Por ejemplo, si desea filtrar estudiantes de la «Clase A» con puntuaciones superiores a 85, configure el rango de criterios de la siguiente manera:
   

Paso 3: Aplique el filtro avanzado

Ahora puede aplicar el filtro avanzado para completar la tarea tal como se indica a continuación.

1. Vaya a la pestaña «Datos» y, en el grupo «Ordenar y filtrar», seleccione «Avanzado».
   
2. En el cuadro de diálogo «Filtro avanzado», configúrelo tal como se indica a continuación.
   1. En la sección «Acción», elija la opción que necesite. Como quiero ubicar el resultado filtrado en otro lugar, selecciono «Copiar a otra ubicación».
   2. En la sección «Rango de la lista», seleccione todo el rango de la lista A7:D16.
   3. En la sección «Rango de criterios», selecciona todo el rango de criterios A2:D3.
   4. En la sección «Copiar a», indique dónde desea pegar el resultado filtrado (aquí selecciono la celda)F6).
   5. Haga clic en «Aceptar» para aplicar el filtro. Consulte la captura de pantalla:
      

Resultado

En el resultado, solo se mostrarán o copiarán las filas que cumplan todos los criterios establecidos en las columnas especificadas. En nuestro ejemplo, únicamente se extraen los estudiantes de la clase A con puntuaciones superiores a 85.

Con lógica O (coincidir con cualquier criterio)

Para filtrar datos en varias columnas mediante lógica O (coincidencia con cualquiera de los criterios) en el filtro avanzado de Excel, siga estos pasos:

Paso 1: Prepare los datos del rango de lista original

Asegúrese de que su conjunto de datos del rango de lista incluya encabezados de columna claros, ya que serán esenciales para configurar el rango de criterios. En este ejemplo, utilizo la siguiente tabla de calificaciones de estudiantes.

Paso 2: Configuración del rango de criterios

1. Cree su rango de criterios por encima o separado del rango de la lista, utilizando encabezados que coincidan exactamente con los del rango de la lista. En este caso, el rango de criterios se encuentra situado por encima del rango de la lista.
2. Con la lógica O, coloque cada conjunto de criterios para la misma columna en filas separadas o liste cada criterio en filas distintas bajo su encabezado correspondiente. Por ejemplo, si desea filtrar estudiantes con puntuaciones superiores a 90 o calificaciones de Suspenso (F), el rango de criterios debería configurarse así:
   

Paso 3: Aplique el filtro avanzado

Ahora puede aplicar el filtro avanzado para completar la tarea tal como se indica a continuación.

1. Vaya a la pestaña «Datos» y, en el grupo «Ordenar y filtrar», seleccione «Avanzado».
   
2. En el cuadro de diálogo «Filtro avanzado», configúrelo tal como se indica a continuación.
   1. En la sección «Acción», elija la opción que necesite. Como deseo ubicar el resultado filtrado en otro lugar, selecciono «Copiar a otra ubicación».
   2. En la sección «Rango de la lista», seleccione todo el rango de la lista A7:D17.
   3. En la sección «Rango de criterios», selecciona todo el rango de criterios A2:D4.
   4. En la sección «Copiar a», indique dónde desea pegar el resultado filtrado (aquí he seleccionado la celda)F8).
   5. Haga clic en «Aceptar» para aplicar el filtro. Consulte la captura de pantalla:
      

Resultado

Esto filtrará sus datos según los criterios especificados, incluyendo cualquier fila que coincida con al menos uno de ellos en las columnas indicadas.

En este caso, el filtro mostrará únicamente a los estudiantes cuyas puntuaciones sean superiores a 90 o que tengan una calificación de F.

Con lógica Y así como O

Para filtrar datos en varias columnas combinando lógica Y y O con el filtro avanzado de Excel, siga estos sencillos pasos.

Paso 1: Prepare los datos del rango de lista original

Asegúrese de que su conjunto de datos del rango de lista incluya encabezados de columna claros, ya que serán esenciales para configurar el rango de criterios. En este ejemplo, utilizo la siguiente tabla de calificaciones de estudiantes.

Paso 2: Configuración del rango de criterios

1. Cree su rango de criterios por encima o junto a su rango de lista, incluyendo los encabezados de columna que coincidan exactamente con los del rango de la lista. En este caso, el rango de criterios se sitúa por encima del rango de la lista.
2. Bajo los encabezados, introduzca los criterios combinando lógica Y y O.
   • Para la lógica Y, los criterios de distintas columnas deben situarse en la misma fila.
   • Para la lógica O, los criterios deben introducirse en filas distintas.
   • Para combinar lógica Y-O, organice cada conjunto de condiciones O en bloques separados de filas. Dentro de cada bloque, coloque los criterios Y en la misma fila.
     Por ejemplo, para filtrar a los estudiantes de la clase A con puntuaciones superiores a 90 o de la clase B con una calificación de B, configure el rango de criterios como se muestra a continuación:
     

Paso 3: Aplique el filtro avanzado

Ahora puede aplicar el filtro avanzado para completar la tarea tal como se indica a continuación.

1. Vaya a la pestaña «Datos» y seleccione «Avanzado» en el grupo «Ordenar y filtrar».
   
2. En el cuadro de diálogo «Filtro avanzado», configúrelo tal como se indica a continuación.
   1. En la sección «Acción», elija la opción que necesite. Como deseo ubicar el resultado filtrado en otro lugar, selecciono «Copiar a otra ubicación».
   2. En la sección «Rango de la lista», seleccione todo el rango de la lista A7:D17.
   3. En la sección «Rango de criterios», seleccione todo el rango de criterios A2:D4.
   4. En la sección «Copiar a», indique dónde desea pegar el resultado filtrado (aquí he seleccionado la celda)F8).
   5. Haga clic en «Aceptar» para aplicar el filtro. Consulte la captura de pantalla:
      

Resultado

Excel mostrará únicamente las filas que cumplan con su combinación compleja de criterios.

En este ejemplo, el filtro avanzado mostrará únicamente a los estudiantes con puntuaciones superiores a 90 en la clase A o a aquellos con calificación B en la clase B.

Filtro avanzado con comodines

El uso de comodines con el filtro avanzado de Excel permite realizar búsquedas de datos más flexibles y potentes. Los comodines son caracteres especiales que representan uno o varios caracteres dentro de una cadena, lo que facilita filtrar según patrones de texto. A continuación, encontrará instrucciones detalladas sobre cómo utilizar el filtro avanzado con comodines en Excel.

Paso 1: Prepare los datos del rango de lista original

Asegúrese de que su conjunto de datos del rango de lista incluya encabezados de columna claros, ya que serán esenciales para configurar el rango de criterios. En este ejemplo, supongamos que dispone de una lista de nombres y que algunos de los nombres que busca siguen un patrón específico.

Paso 2: Configuración del rango de criterios

1. Cree su rango de criterios por encima o junto a su rango de lista, incluyendo encabezados de columna que coincidan exactamente con los del rango de la lista. En este caso, el rango de criterios se sitúa por encima del rango de la lista.
2. Bajo el encabezado, introduzca los criterios utilizando comodines.
   • *: Representa cualquier número de caracteres y puede utilizarse al principio, al final o en medio de una cadena.
   • ?: Representa un único carácter en una posición específica.
   En este ejemplo, quiero filtrar los nombres que empiecen por la letra “J”, así que escribo J* bajo el encabezado Nombre del rango de criterios. Consulte la captura de pantalla:
   

Paso 3: Aplique el filtro avanzado

Ahora puede aplicar el filtro avanzado para mostrar únicamente los nombres que comiencen por la letra J.

1. Vaya a la pestaña «Datos» y, en el grupo «Ordenar y filtrar», seleccione «Avanzado».
   
2. En el cuadro de diálogo «Filtro avanzado», configure lo siguiente.
   1. En la sección «Acción», elija la opción que necesite. Como deseo ubicar el resultado filtrado en otro lugar, selecciono «Copiar a otra ubicación».
   2. En la sección «Rango de la lista», seleccione todo el rango de la lista A6:B11.
   3. En la sección «Rango de criterios», selecciona todo el rango de criterios A2:B3.
   4. En la sección «Copiar a», especifique dónde desea pegar el resultado filtrado (aquí selecciono la celda)D7).
   5. Haga clic en «Aceptar» para aplicar el filtro. Consulte la captura de pantalla:
      

Resultado

El filtro avanzado mostrará únicamente las filas de la columna Nombre cuyos valores comiencen por la letra «J», según el patrón definido mediante el comodín en el rango de criterios.

Extraer únicamente ciertas columnas

Utilizar el filtro avanzado de Excel para extraer únicamente determinadas columnas resulta especialmente útil al analizar grandes conjuntos de datos en los que solo necesita centrarse en información específica.

Supongamos que sus datos se encuentran en el rango A7:D17 y desea filtrarlos según los criterios indicados en B2:D4, extrayendo únicamente las columnas Nombre, Puntuación y Calificación. A continuación, le explicamos cómo hacerlo.

Paso 1: Especifique las columnas que desea extraer

Debajo o junto a su conjunto de datos, escriba los encabezados de las columnas que desea extraer. Esto define el rango «Copiar en», donde aparecerán los datos filtrados. En este ejemplo, los encabezados Nombre, Puntuación y Calificación se escriben en el rango F7:H7.

Paso 2: Aplique el filtro avanzado

Ahora puede aplicar el filtro avanzado para mostrar únicamente las columnas que cumplan con los criterios especificados.

1. Vaya a la pestaña «Datos» y, en el grupo «Ordenar y filtrar», seleccione «Avanzado».
   
2. En el cuadro de diálogo «Filtro avanzado», configure lo siguiente.
   1. En la sección «Acción», seleccione la opción «Copiar a otra ubicación».
   2. En la sección «Rango de la lista», seleccione todo el rango de la lista A7:D17.
   3. En la sección «Rango de criterios», seleccione todo el rango de criterios A2:D4.
   4. En la sección «Copiar a», seleccione el rango ()F7:H7 en este caso) donde haya introducido las cabeceras de las columnas que desea extraer.
   5. Haga clic en «Aceptar» para aplicar el filtro. Consulte la captura de pantalla:
      

Resultado

Podrá comprobar que el resultado de la extracción incluye únicamente las columnas especificadas.

Notas sobre el filtro avanzado

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