¿Cómo copiar varias selecciones o rangos en Excel?

El Portapapeles integrado de Excel a menudo pasa desapercibido, pero te permite agregar varios fragmentos de contenido a lo largo de tu hoja de cálculo. Con el Panel del Portapapeles, puedes copiar contenido de diferentes ubicaciones uno por uno, recopilarlos y luego pegarlo todo junto en el área elegida de la hoja de destino. Este método es ideal para escenarios donde se necesita reunir contenido visual, formas u otras pequeñas selecciones, pero ten en cuenta que Excel trata estas como acciones de copia individuales, por lo que el formato y la estructura podrían no mantenerse consistentes al pegar. Aquí están los pasos detallados y los puntos importantes a recordar:

1. Haz clic en Inicio > en el grupo Portapapeles para mostrar el Panel del Portapapeles (Por lo general, se encuentra en la parte inferior derecha del grupo Portapapeles en la cinta de Excel.) Ver captura de pantalla:

2. Copia cada rango que necesites, uno por uno. Después de cada copia, el contenido seleccionado aparecerá como un elemento único en el Panel del Portapapeles a la izquierda. Repite este proceso para todos los rangos que deseas combinar. Puedes revisar la lista del Portapapeles para asegurarte de que todos los rangos necesarios se hayan capturado y eliminar cualquier copia no deseada antes de pegar.

3. Ve a la hoja de cálculo y selecciona la celda de destino donde deseas agregar los rangos copiados. En el Panel del Portapapeles, haz clic en Pegar Todo para pegar todos los elementos recopilados a la vez.

Al pegar mediante el Portapapeles, el contenido se apilará verticalmente de forma predeterminada; así que, si los datos deben alinearse en una estructura específica, es posible que necesites ajustar los resultados pegados, especialmente para tablas o listas. Además, el Portapapeles retiene hasta 24 elementos; si superas este límite, los elementos más antiguos serán reemplazados. Siempre verifica que el área de pegado esté libre para evitar sobrescribir datos importantes accidentalmente.

Combinar fácilmente múltiples selecciones de muchas hojas de cálculo/libros en una sola hoja de cálculo/libro

Si necesitas recopilar o fusionar contenido de numerosas hojas o libros, repetir el proceso manual de copiar y pegar entre libros puede ser tedioso, propenso a errores y consumir mucho tiempo, especialmente para grandes volúmenes de datos. Con Kutools para Excel’s Combinar (hojas de cálculo y libros) utilidad, puedes integrar múltiples hojas y libros en un solo destino de manera eficiente, minimizando el esfuerzo manual y manteniendo la estructura de datos durante todo el proceso. Esto es ideal para informes mensuales, resúmenes de datos entre departamentos o consolidación de datos históricos.

Si tu flujo de trabajo regularmente implica copiar múltiples rangos separados, automatizar el proceso mediante VBA (Visual Basic for Applications) puede ahorrarte mucho tiempo y reducir errores humanos. Esta solución es mejor para usuarios avanzados o cuando se requieren tareas repetitivas y estructuradas, como copiar las mismas secciones cada semana o reformatear datos para informes. Este método ofrece mayor flexibilidad, pero requiere una operación cuidadosa paso a paso y atención en las ubicaciones de pegado para evitar la sobreescritura accidental de datos.

1. Mantén presionada la tecla Ctrl y usa el mouse para seleccionar cada rango no adyacente que deseas recopilar.

2. Presiona Alt + F11 juntos para abrir la ventana del editor de Microsoft Visual Basic for Applications (VBA), luego haz clic en Insertar > Módulo. Pega el siguiente código directamente en la ventana del módulo:

Option Explicit
Sub CopyMultipleSelection()
Dim SelAreas() As Range
Dim PasteRange As Range
Dim UpperLeft As Range
Dim NumAreas As Integer, i As Integer
Dim TopRow As Long, LeftCol As Integer
Dim RowOffset As Long, ColOffset As Integer
Dim NonEmptyCellCount As Integer
' Exit if a range is not selected
If TypeName(Selection) < > "Range" Then
MsgBox "Select the range to be copied. A multiple selection is allowed."
Exit Sub
End If
' Store the areas as separate Range objects
NumAreas = Selection.Areas.Count
ReDim SelAreas(1 To NumAreas)
For i = 1 To NumAreas
Set SelAreas(i) = Selection.Areas(i)
Next
' Determine the upper left cell in the multiple selection
TopRow = ActiveSheet.Rows.Count
LeftCol = ActiveSheet.Columns.Count
For i = 1 To NumAreas
If SelAreas(i).Row < TopRow Then TopRow = SelAreas(i).Row
If SelAreas(i).Column < LeftCol Then LeftCol = SelAreas(i).Column
Next
Set UpperLeft = Cells(TopRow, LeftCol)
' Get the paste address
On Error Resume Next
Set PasteRange = Application.InputBox _
(Prompt:="Specify the upper left cell for the paste range:", _
Title:="Copy Mutliple Selection", _
Type:=8)
On Error GoTo 0
' Exit if canceled
If TypeName(PasteRange) < > "Range" Then Exit Sub
' Make sure only the upper left cell is used
Set PasteRange = PasteRange.Range("A1")
' Check paste range for existing data
NonEmptyCellCount = 0
For i = 1 To NumAreas
RowOffset = SelAreas(i).Row - TopRow
ColOffset = SelAreas(i).Column - LeftCol
NonEmptyCellCount = NonEmptyCellCount + _
Application.CountA(Range(PasteRange.Offset(RowOffset, ColOffset), _
PasteRange.Offset(RowOffset + SelAreas(i).Rows.Count - 1, _
ColOffset + SelAreas(i).Columns.Count - 1)))
Next i
' If paste range is not empty, warn user
If NonEmptyCellCount < > 0 Then _
If MsgBox("Overwrite existing data?", vbQuestion + vbYesNo, _
"Copy Multiple Selection") < > vbYes Then Exit Sub
' Copy and paste each area
For i = 1 To NumAreas
RowOffset = SelAreas(i).Row - TopRow
ColOffset = SelAreas(i).Column - LeftCol
SelAreas(i).Copy PasteRange.Offset(RowOffset, ColOffset)
Next i
End Sub

3. En la ventana de VBA, haz clic en el botón Ejecutar (o presiona F5) para ejecutar el código.

4. Aparecerá un cuadro de entrada solicitándote especificar la celda superior izquierda donde deseas pegar tus rangos combinados. Haz clic en Aceptar después de confirmar.

Precauciones y solución de problemas: Este código de VBA organiza las selecciones copiadas comenzando desde la parte superior izquierda de tu destino designado. Ten cuidado con la posible sobreescritura de datos: si el área de destino no está vacía, se mostrará una advertencia. Si encuentras mensajes de error como 'Subíndice fuera de rango', verifica que tu selección consista completamente de rangos de celdas. Este enfoque no admite la copia de elementos no celulares, como formas o gráficos, y solo copiará valores y formato de celda, no objetos.

Kutools para Excel proporciona una solución más eficiente con su herramienta Copiar Rangos: te permite seleccionar todos los rangos que necesitas en una hoja de cálculo y luego copiarlos en un solo paso. En una interfaz única y fácil de usar, puedes elegir exactamente cómo se debe pegar el contenido copiado, ya sea pegar todo el contenido, solo fórmulas, solo valores, solo formatos, etc. También puedes optar por conservar alturas de fila y anchos de columna, ahorrando tiempo y asegurando un formato consistente.

1. Selecciona los rangos uno por uno manteniendo presionada la tecla Ctrl y luego ve a Kutools > Copiar Rangos. Ver captura de pantalla:

2. En el Copiar Múltiples Rangos cuadro de diálogo, elige Todo de las opciones Pegado especial y confirma haciendo clic en Aceptar. Aquí puedes personalizar aún más la configuración de pegado, como incluir solo valores o todo el formato.

Nota: Para mantener las alturas de fila y anchos de columna originales para todos los rangos, marca también las opciones Incluir altura de fila e Incluir ancho de columna antes de hacer clic en Aceptar. Esto es útil cuando importa la apariencia estructural, como para crear plantillas o informes limpios.

3. En el cuadro de selección de destino que aparece, especifica la celda superior izquierda de tu rango de pegado objetivo, luego haz clic en Aceptar.

Todos los rangos elegidos se pegarán consecutivamente en la ubicación de destino, conservando las dimensiones originales si se desea. Este método es rápido, evita repeticiones manuales de copiar-pegar y ofrece flexibilidad para adaptar el resultado pegado según tu flujo de trabajo.

Haz clic aquí para obtener más información sobre la utilidad Copiar Múltiples Rangos       

Recopilar fragmentos de datos de numerosas hojas de cálculo o a través de diferentes libros es comúnmente necesario para informes resumidos o análisis de datos. Hacer esto manualmente es muy lento y puede ser propenso a errores, especialmente cuando se trabaja con archivos grandes. Kutools para Excel proporciona una utilidad Combinar Hojas de Cálculo que facilita copiar rangos especificados de múltiples hojas o incluso libros en un proceso simple y guiado. Esta herramienta es perfecta para consolidaciones mensuales, fusionar resultados de encuestas, datos de facturación y otras tareas donde los datos están distribuidos en varias fuentes.

1. Comienza haciendo clic en Kutools Plus > Combinar en la cinta de Excel.

2. En el cuadro de diálogo Combinar Hojas de Cálculo – Paso 1 de 3, elige Combinar múltiples hojas de cálculo de un libro en una sola hoja de cálculo y haz clic en Siguiente.

3. En el Paso 2 de 3, realiza lo siguiente:

  (1) En la Lista de libros, selecciona el libro y luego haz clic en el botón Examinar siguiente a cada hoja para elegir el rango exacto que deseas.
  (2) Para incluir libros adicionales, haz clic en Agregar, luego repite (1) para especificar rangos de los archivos adicionales.
  (3) Haz clic en Finalizar después de confirmar todas las selecciones.

4. Aparecerá un mensaje preguntando si deseas guardar tus configuraciones como un escenario para uso futuro. Haz clic en Sí para guardar o No para continuar sin guardar.

Una vez completado, todos los rangos especificados de varias hojas o libros se recopilarán automáticamente y se colocarán en una nueva hoja de cálculo o libro sin necesidad de realizar copias manuales repetidas. Esto preserva la estructura de tus datos y acelera drásticamente la compilación de información distribuida.

Para los usuarios que desean agregar el contenido de rangos no contiguos en una sola lista o resumen sin usar VBA o el Portapapeles, las fórmulas de Excel pueden ser muy útiles. Esto es especialmente adecuado cuando trabajas con conjuntos de datos estructurados, como recopilar todos los datos de varias columnas o listas en un área de resumen. Aquí tienes un ejemplo práctico utilizando las siguientes fórmulas:

1. Supongamos que quieres combinar datos de los rangos A1:A5 y C1:C5 en una sola columna comenzando desde la celda E1. Ingresa la siguiente fórmula en E1:

=VSTACK(A1:A5, C1:C5)

2. Presiona Enter para confirmar. Todos los valores de ambos rangos aparecerán apilados en E1 y hacia abajo. Si necesitas organizar todos los datos de varios rangos no adyacentes en un rango de resumen en otro lugar, simplemente modifica los rangos dentro de VSTACK.

Precauciones y notas: Estas fórmulas son ideales para resúmenes de datos estáticos, pero no conservarán el formato, fórmulas, gráficos o celdas combinadas de los rangos de origen. Son mejores para consolidar listas o tablas simples. Si encuentras errores como #¡REF!, verifica nuevamente los límites de los rangos.