Cómo añadir y cambiar el autor del documento (propiedades del documento) en Excel

Si simplemente desea añadir nuevos autores al Libro de trabajo actual como referencia, Excel le permite realizar fácilmente esta acción siguiendo los pasos siguientes:

1. Abra su libro de Excel y haga clic en la pestaña Archivo, luego seleccione Información en el menú.

2. En el lado derecho, bajo la sección Personas relacionadas, verá un cuadro justo debajo del nombre del autor principal. Para añadir otro autor, haga clic en el cuadro, escriba su nombre y pulse Intro para confirmarlo.

Aunque esta solución es sencilla y perfecta para actualizar rápidamente la lista de autores con fines documentales, es posible que no permita una personalización amplia de otras propiedades del documento. Tenga en cuenta que estos cambios son principalmente para visualización y claridad organizativa, y podrían no modificar los permisos del autor ni el historial real de edición del libro.

Si, por alguna razón, el cuadro «Personas relacionadas» no aparece o experimenta problemas de acceso, asegúrese de que su libro esté guardado localmente (no en una ubicación restringida ni en red) y de que cuente con los permisos necesarios para editar las propiedades del documento.

Si necesita tanto añadir o modificar el autor como actualizar otras propiedades del documento —como el título, el asunto, las palabras clave o la categoría—, Excel ofrece varios métodos fiables para realizar estas tareas. Estos enfoques no solo le permiten editar el campo de autor, sino también documentar el libro de forma detallada, lo que resulta especialmente valioso en entornos administrativos, de auditoría y colaborativos. A continuación se presentan dos soluciones recomendadas:

Añadir o cambiar propiedades del documento y autor en el panel de documento

1. En Excel 2010 o 2013, haga clic en la pestaña Archivo, luego seleccione Información. A continuación, haga clic en el botón Propiedades y elija Mostrar panel de documento en el menú desplegable. Así se mostrarán los campos de propiedades del documento en la parte superior de su hoja activa, donde podrá introducir o modificar detalles.

2. El panel de propiedades del documento aparecerá ahora encima del área de la hoja. En este panel, podrá editar cómodamente el campo Autor para añadir o actualizar nombres según sea necesario. Otros metadatos, como el título, las categorías, el estado y el asunto, también pueden modificarse aquí. Al igual que con las ediciones del autor, pulse Intro tras actualizar cada campo para guardar los cambios.

Nota: Si utiliza una versión más reciente de Excel (como Office 365, Excel 2019 o posteriores), la opción «Mostrar panel de documento» no aparecerá en el menú desplegable Propiedades. Tras acceder a la sección Información, haga clic en «Mostrar todas las propiedades» para ver todos los campos del documento y, a continuación, añada los que desee.

Consejo: En escenarios con varios autores, considere utilizar una convención de nomenclatura coherente —por ejemplo, separar los nombres con punto y coma o coma— para mantener la claridad y el orden. Personalizar propiedades adicionales facilitará la búsqueda y clasificación de libros posteriormente, especialmente al gestionar documentos a gran escala.

Añadir o cambiar propiedades del documento y autor en el cuadro de diálogo Propiedades avanzadas

1. En Excel, vaya a Archivo > Información, haga clic en Propiedades y, a continuación, seleccione Propiedades avanzadas.

2. En el cuadro de diálogo Propiedades del documento, en la pestaña Resumen, encontrará campos para Autor, Responsable, Empresa y otros metadatos descriptivos. Introduzca la información actualizada según sea necesario y, a continuación, haga clic en Aceptar para guardar los cambios.

Precauciones: Al modificar las propiedades del archivo, asegúrese de que el libro no esté configurado como «solo lectura» y de que disponga de los permisos adecuados para realizar ediciones. Los cambios en las propiedades del documento no afectan al contenido del libro, pero mejoran la gestión documental y facilitan el cumplimiento de requisitos reglamentarios o de archivado.

Análisis de ventajas e inconvenientes:

• La solución del panel de documentos permite realizar ediciones inmediatas de forma rápida y ofrece una visibilidad excelente, aunque no todos los metadatos están accesibles desde esta vista.
• El cuadro de diálogo Propiedades avanzadas ofrece un control más exhaustivo y resulta especialmente útil para configurar varias propiedades del documento o propiedades personalizadas, aunque requiere algunos pasos adicionales para acceder a él.

Si tiene dificultades para guardar los cambios de autor u otras propiedades, asegúrese de que el tipo de archivo sea compatible (por ejemplo, .xlsx en lugar de formatos antiguos como .xls) y de que el documento no esté protegido con contraseña. En casos excepcionales, es posible que deba cerrar y volver a abrir el libro para ver los valores actualizados de las propiedades.

Solución alternativa: Actualice las propiedades del documento mediante el Explorador de archivos Windows

En lugar de editar directamente en Excel, a veces puede actualizar ciertas propiedades del documento desde fuera de la aplicación. En el Explorador de archivos de Windows, haga clic con el botón derecho en el archivo de Excel, elija Propiedades y, a continuación, vaya a la pestaña Detalles. Allí podrá modificar algunos campos de metadatos —como el autor o el título— sin necesidad de abrir el libro. No obstante, tenga en cuenta que este método ofrece acceso limitado a los campos del documento y es posible que no admita la edición por lotes de varios archivos. Resulta especialmente útil si no tiene Excel instalado o no puede acceder directamente al libro.

Solución alternativa: Use VBA de Excel para actualizar la propiedad de autor

Para necesidades avanzadas o para automatizar actualizaciones en varios archivos, puede utilizar VBA (Visual Basic para Aplicaciones) para modificar propiedades del documento, incluido el autor. Es especialmente útil si tiene numerosos libros que requieren una información de autor uniforme.
Para usar VBA:

• Abra Excel y vaya a Herramientas para desarrolladores > Visual Basic.
• En la ventana abierta de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones, haga clic en Insertar>Móduloe introduzca el siguiente código:

Sub SetAuthorProperty()
    On Error Resume Next
    ActiveWorkbook.BuiltinDocumentProperties("Author") = "Your Name"
    xTitleId = "KutoolsforExcel"
End Sub

Tras introducir el código, haga clic en el botón para ejecutarlo. El nombre de autor especificado se actualizará automáticamente en el libro de trabajo actual. Recuerde sustituir «Su nombre» por el nombre de autor deseado.

Consejo: Los cambios realizados con VBA son instantáneos y perfectos para el procesamiento por lotes, pero asegúrese siempre de que las macros estén habilitadas y guarde su trabajo antes de ejecutar cualquier script.

En resumen, Excel ofrece diversas herramientas flexibles para gestionar la autoría y los metadatos del documento. Elija el método que mejor se adapte a su situación: ya sea para archivos individuales, proyectos colaborativos, compartir por correo electrónico o auditar el historial documental. Actualizar periódicamente las propiedades contribuye a clarificar la titularidad del documento, favorece la transparencia en los flujos de trabajo y ayuda a evitar confusiones cuando los archivos cambian de manos.