¿Cómo obtener e insertar el nombre del último usuario que modificó en Excel?

En entornos colaborativos o al gestionar archivos que se actualizan con frecuencia, a menudo es importante identificar qué usuario modificó por última vez un archivo de Excel en particular. Rastrear el nombre del último usuario modificado puede ayudar con el control de versiones, las auditorías y la comprensión de los flujos de trabajo del equipo. Este artículo introduce varios métodos efectivos para ver e insertar el nombre del último usuario modificado en Excel, tanto para una visualización simple como para colocar directamente esta información en celdas, encabezados o pies de página dentro de la hoja de cálculo.

Obtener el nombre del último usuario que modificó el libro de trabajo actual en Excel
Insertar el nombre del último usuario que modificó el libro de trabajo actual con una función definida por el usuario
Insertar fácilmente el nombre del usuario en una celda, encabezado o pie de página con Kutools para Excel

Obtener el nombre del último usuario que modificó el libro de trabajo actual en Excel

Excel almacena automáticamente ciertas propiedades del documento, incluido el nombre del usuario que guardó por última vez el libro de trabajo actual. Puedes acceder y ver esta información desde la interfaz de Excel, pero los pasos para hacerlo varían según tu versión de Excel.

Este método te permite confirmar el último usuario modificado sin realizar cambios en el contenido del documento, lo cual es útil para auditorías rápidas o seguimiento del uso del archivo, especialmente cuando varias personas manejan el mismo archivo. Ten en cuenta que el nombre de usuario mostrado depende del perfil de usuario de la computadora y de la configuración de Office; una configuración incorrecta del sistema puede resultar en valores inesperados.

Si estás usando Excel 2007

Para averiguar quién modificó por última vez el libro de trabajo en Excel 2007, sigue estos pasos:

Haz clic en el Botón de Office > Preparar > Propiedades.

Esta acción abre un panel de información del documento sobre tu hoja de cálculo. En el nuevo panel de documento, haz clic en Propiedades del Documento (normalmente a la derecha), luego selecciona Propiedades Avanzadas.

En el cuadro de diálogo Propiedades Avanzadas que aparece, cambia a la pestaña Estadísticas. Aquí, el campo Guardado por última vez por: muestra el nombre del usuario que guardó el archivo por última vez. Esto proporciona un punto de auditoría para la propiedad del documento o cambios.

Si estás utilizando Excel 2010, 2013 o una versión posterior

En Excel 2010 y versiones posteriores, el cuadro de diálogo de propiedades del documento ha cambiado de lugar. Para ver el último usuario modificado:

Haz clic en la pestaña Archivo para entrar en la vista Backstage, luego selecciona Información. En el lado derecho, en la sección Personas relacionadas, encontrarás el nombre del usuario Modificado por última vez.

Este enfoque es sencillo y no requiere herramientas adicionales ni edición. Sin embargo, no puedes insertar el resultado directamente en una celda, y la precisión depende de la configuración del perfil de Office de cada usuario al guardar el archivo. Para documentos colaborativos almacenados en una unidad compartida o en la nube, ten cuidado con posibles discrepancias si se mueven o editan copias fuera de los flujos de trabajo estándar de Office.

Descubre la Magia de Excel con Kutools AI

• Ejecución Inteligente: Realiza operaciones en celdas, analiza datos y crea gráficos, todo impulsado por comandos simples.
• Fórmulas Personalizadas: Genera fórmulas adaptadas para optimizar tus flujos de trabajo.
• Codificación VBA: Escribe e implementa código VBA sin esfuerzo.
• Interpretación de Fórmulas: Comprende fórmulas complejas con facilidad.
• Traducción de Texto: Supera las barreras del idioma dentro de tus hojas de cálculo.

Potencia tus capacidades de Excel con herramientas impulsadas por IA. ¡Descarga Ahora y experimenta una eficiencia como nunca antes!

Insertar el nombre del usuario que modificó por última vez el libro de trabajo actual con una función definida por el usuario

Si quieres insertar programáticamente el nombre del último usuario modificado en una celda de la hoja de cálculo para reportes o documentación — o necesitas que esta información se actualice automáticamente o sea referenciada por fórmulas — puedes crear una función definida por el usuario usando VBA. Esto es útil en escenarios donde produces informes o registros que trazan la propiedad del archivo o la actividad de edición directamente dentro de tus conjuntos de datos. Ten en cuenta que este enfoque utiliza propiedades subyacentes del archivo y mostrará el usuario "guardado por última vez" según la configuración del sistema operativo y la aplicación de Office.

Antes de comenzar, asegúrate de que la configuración de macros permita la ejecución de código VBA, y recuerda guardar tu libro como un archivo habilitado para macros (*.xlsm) para preservar la funcionalidad. Ten precaución al compartir archivos que contienen macros, ya que algunos entornos empresariales restringen su uso por razones de seguridad.

1: Mantén presionadas las teclas ALT + F11 para abrir la ventana del editor de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones.

2: Dentro del editor de VBA, haz clic en Insertar > Módulo. Luego pega el siguiente código macro en la ventana del Módulo:

Código VBA: Insertar el nombre del último usuario modificado en Excel

Function LastAuthor()
LastAuthor = ActiveWorkbook.BuiltinDocumentProperties("Last Author")
End Function

3: Después de agregar el código, presiona Alt + Q para cerrar el editor de VBA y regresar a Excel.

4: Selecciona la celda donde deseas mostrar el nombre del último usuario modificado, y escribe la siguiente fórmula:

=ÚltimoAutor()

Luego presiona Enter. El nombre del usuario que guardó el libro por última vez aparecerá instantáneamente en la celda elegida. Para demostración, consulta esta captura de pantalla:

Si deseas usar la función en otras hojas u otras celdas, simplemente ingresa =ÚltimoAutor() donde sea necesario. Si deseas actualizar automáticamente este campo después de cada cambio, considera combinarlo con eventos de cambio de la hoja de cálculo, pero ten en cuenta que las actualizaciones de las propiedades del archivo solo ocurren después de guardar.

Consejo: Si encuentras problemas con la función que no devuelve un valor, asegúrate de que el proyecto VBA esté guardado correctamente y que la ejecución de macros esté permitida en la configuración de seguridad de Excel. En casos raros, la corrupción del documento o políticas de seguridad personalizadas pueden bloquear el acceso a las propiedades del archivo.

Insertar fácilmente el nombre del usuario en una celda, encabezado o pie de página con Kutools para Excel

Para usuarios que buscan un enfoque más amigable y flexible, sin escribir código, Kutools para Excel ofrece una forma conveniente de insertar el nombre del usuario directamente en cualquier celda o como parte de un encabezado o pie de página personalizado. Esto es especialmente útil para estandarizar plantillas de documentos, marcaje automático de informes o asegurar que cada impresión muestre quién preparó o revisó el archivo.

Aquí te explicamos cómo usar la función Insertar información del libro en Kutools para Excel:

1. Ve a Kutools Plus > Libro > Insertar información del libro.

2. En el cuadro de diálogo Insertar información del libro, configura de la siguiente manera:

1). Selecciona Nombre de usuario bajo la sección Información.

2). Si deseas mostrar el nombre del usuario dentro de una celda específica de la hoja de cálculo, especifica la celda deseada en el cuadro de Rango. Para encabezados o pies de página, selecciona la opción Encabezado o Pie de página según corresponda.

3). Haz clic en OK para confirmar y aplicar tus ajustes.

El nombre del usuario se colocará exactamente como se especificó. Insertar el nombre en el encabezado o pie de página asegura que cada versión impresa o en PDF de tu informe muestre automáticamente la información del usuario, mejorando la trazabilidad y responsabilidad.

Este método es sencillo y reduce considerablemente los errores de edición manual. Kutools para Excel funciona perfectamente con versiones recientes de Excel y proporciona un atajo eficiente para tareas cotidianas de administración de libros.

Si experimentas inconsistencias al usar los métodos anteriores, verifica la configuración del usuario del sistema, las políticas de guardado de documentos y los permisos del libro. Al solucionar problemas, asegúrate de que todos los usuarios utilicen perfiles únicos de Office y que los archivos habilitados para macros sean confiables. Para trabajos colaborativos en entornos como SharePoint o OneDrive, la sincronización de propiedades puede retrasarse ocasionalmente.

En resumen, ya sea que necesites una simple visualización de los nombres de los últimos usuarios modificados para fines de auditoría o una inserción automatizada y fluida en informes, Excel proporciona múltiples rutas para lograrlo: desde propiedades integradas, VBA, complementos de terceros como Kutools para Excel, y soluciones parciales con fórmulas. Siempre elige el método que mejor se adapte a tus requisitos de flujo de trabajo y política organizacional.