¿Cómo obtener e insertar el nombre del último usuario modificado en Excel?

En entornos colaborativos o al gestionar archivos que se actualizan con frecuencia, es importante identificar qué usuario modificó por última vez un archivo de Excel en particular. Rastrear el nombre del último usuario modificado puede ayudar con el control de versiones, los registros de auditoría y la comprensión de los flujos de trabajo del equipo. Este artículo presenta varios métodos efectivos para ver e insertar el nombre del último usuario modificado en Excel, tanto para una visualización simple como para colocar directamente esta información en celdas, encabezados o pies de página dentro de su hoja de cálculo.

Obtener el nombre del último usuario modificado del libro de trabajo actual en Excel
Insertar el nombre del último usuario modificado del libro de trabajo actual con una función definida por el usuario
Insertar fácilmente el nombre del usuario en una celda, encabezado o pie de página con Kutools para Excel

Obtener el nombre del último usuario modificado del libro de trabajo actual en Excel

Excel almacena automáticamente ciertas propiedades del documento, incluido el nombre del usuario que guardó por última vez el libro de trabajo actual. Puede acceder y ver esta información desde la interfaz de Excel, pero los pasos para hacerlo varían según la versión de Excel.

Este método le permite confirmar el último usuario modificado sin realizar cambios en el contenido del documento, lo cual es útil para auditorías rápidas o seguimiento del uso del archivo, especialmente cuando varias personas manejan el mismo archivo. Tenga en cuenta que el nombre de usuario mostrado depende del perfil de usuario de la computadora y de la configuración de Office; una configuración incorrecta del sistema puede dar lugar a valores inesperados.

Si está utilizando Excel 2007

Para averiguar quién modificó por última vez el libro de trabajo en Excel 2007, siga estos pasos:

Haga clic en el Botón de Office > Preparar > Propiedades.

Esta acción abre un panel de información del documento sobre su hoja de cálculo. En el nuevo panel de documentos, haga clic en Propiedades del Documento (generalmente a la derecha), luego seleccione Propiedades Avanzadas.

En el cuadro de diálogo Propiedades Avanzadas que aparece, cambie a la pestaña Estadísticas. Aquí, el campo Guardado por última vez por: muestra el nombre del usuario que guardó el archivo por última vez. Esto proporciona un punto de auditoría para la propiedad o los cambios del documento.

Si está utilizando Excel 2010, 2013 o una versión posterior

En Excel 2010 y versiones posteriores, el cuadro de diálogo de propiedades del documento ha cambiado de lugar. Para ver el último usuario modificado:

Haga clic en la pestaña Archivo para entrar en la vista Backstage, luego seleccione Información. En el lado derecho, en la sección Personas relacionadas, encontrará el nombre del último usuario modificado.

Este enfoque es sencillo y no requiere herramientas adicionales ni edición. Sin embargo, no puede insertar el resultado directamente en una celda, y la precisión depende de la configuración del perfil de Office de cada usuario al guardar el archivo. Para documentos colaborativos almacenados en una unidad compartida o en la nube, esté atento a posibles discrepancias si las copias se mueven o editan fuera de los flujos de trabajo estándar de Office.

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Insertar el nombre del usuario que modificó por última vez el libro de trabajo actual con una función definida por el usuario

Si desea insertar programáticamente el nombre del último usuario modificado en una celda de la hoja de cálculo para informes o documentación, o necesita que esta información se actualice automáticamente o sea referenciada por fórmulas, puede crear una función definida por el usuario usando VBA. Esto es útil en escenarios donde produce informes o registros que rastrean la propiedad del archivo o la actividad de edición directamente dentro de sus conjuntos de datos. Tenga en cuenta que este enfoque utiliza propiedades subyacentes del archivo y mostrará el usuario "último guardado por" según la configuración del sistema operativo y de la aplicación de Office.

Antes de comenzar, asegúrese de que la configuración de macros permita la ejecución de código VBA, y recuerde guardar su libro como un archivo habilitado para macros (*.xlsm) para preservar la funcionalidad. Tenga precaución al compartir archivos que contienen macros, ya que algunos entornos empresariales restringen su uso por razones de seguridad.

1: Mantenga presionadas las teclas ALT + F11 para abrir la ventana del editor de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones.

2: Dentro del editor de VBA, haga clic en Insertar > Módulo. Luego pegue el siguiente código macro en la ventana del Módulo:

Código VBA: Insertar el nombre del último usuario modificado en Excel

Function LastAuthor()
LastAuthor = ActiveWorkbook.BuiltinDocumentProperties("Last Author")
End Function

3: Después de agregar el código, presione Alt + Q para cerrar el editor de VBA y regresar a Excel.

4: Seleccione la celda donde desea mostrar el nombre del último usuario modificado, e ingrese la siguiente fórmula:

=LastAuthor()

Luego presione Enter. El nombre del usuario que guardó el libro de trabajo por última vez aparecerá instantáneamente en la celda elegida. Para demostración, consulte esta captura de pantalla:

Si desea usar la función en otras hojas o en celdas adicionales, simplemente ingrese =LastAuthor() donde sea necesario. Si desea actualizar automáticamente este campo después de cada cambio, considere combinarlo con eventos de cambio de hoja, pero tenga en cuenta que las actualizaciones de las propiedades del archivo solo ocurren después de guardar.

Consejo: Si encuentra problemas con la función que no devuelve un valor, asegúrese de que el proyecto VBA esté guardado correctamente y que se permita la ejecución de macros en la configuración de seguridad de Excel. En casos raros, la corrupción del documento o políticas de seguridad personalizadas pueden bloquear el acceso a las propiedades del archivo.

Insertar fácilmente el nombre del usuario en una celda, encabezado o pie de página con Kutools para Excel

Para usuarios que buscan un enfoque más amigable y flexible —sin escribir código—, Kutools para Excel ofrece una forma conveniente de insertar el nombre del usuario directamente en cualquier celda, o como parte de un encabezado o pie de página personalizado. Esto es especialmente útil para estandarizar plantillas de documentos, marcar automáticamente informes o asegurarse de que cada impresión muestre quién preparó o revisó el archivo.

Aquí le mostramos cómo usar la función Insertar información del libro de trabajo en Kutools para Excel:

1. Vaya a Kutools Plus > Libro de trabajo > Insertar información del libro de trabajo.

2. En el cuadro de diálogo Insertar información del libro de trabajo, configure de la siguiente manera:

1). Elija Nombre de usuario en la sección Información.

2). Si desea mostrar el nombre del usuario dentro de una celda específica de la hoja de trabajo, especifique la celda deseada en el cuadro Rango. Para encabezados o pies de página, seleccione la opción Encabezado o Pie de página según corresponda.

3). Haga clic en Aceptar para confirmar y aplicar la configuración.

El nombre del usuario se colocará exactamente como se especificó. Insertar el nombre en el encabezado o pie de página asegura que cada versión impresa o en PDF de su informe muestre automáticamente la información del usuario, mejorando la trazabilidad y la responsabilidad.

Este método es sencillo y reduce considerablemente los errores de edición manual. Kutools para Excel funciona perfectamente con versiones recientes de Excel y proporciona un acceso directo eficiente para tareas cotidianas de administración de libros de trabajo.

Si experimenta alguna inconsistencia al usar los métodos anteriores, revise la configuración del usuario del sistema, las políticas de guardado de documentos y los permisos del libro de trabajo. Al solucionar problemas, asegúrese de que todos los usuarios utilicen perfiles únicos de Office y que los archivos habilitados para macros sean confiables. Para trabajos colaborativos en entornos como SharePoint o OneDrive, la sincronización de propiedades puede retrasarse ocasionalmente.

En resumen, ya sea que necesite una simple visualización de los nombres de los últimos usuarios modificados para fines de auditoría o necesite una inserción automática y fluida en informes, Excel ofrece múltiples formas de lograr esto: desde propiedades integradas, hasta VBA, complementos de terceros como Kutools para Excel, y soluciones parciales con fórmulas. Siempre elija el método que mejor se adapte a sus requisitos de flujo de trabajo y políticas organizacionales.