¿Cómo eliminar o fusionar contactos duplicados en Outlook?
Gestionar los contactos en Outlook puede resultar complicado, especialmente cuando hay entradas duplicadas que saturan su Libreta de Direcciones. Estos contactos duplicados pueden desordenar su lista y dificultar la navegación. Afortunadamente, existen varios métodos eficaces para eliminar contactos duplicados en Outlook. Esta guía le mostrará distintas técnicas para ayudarle a limpiar sus contactos de forma rápida y sencilla.
Eliminar contactos duplicados con la función Ordenar
Eliminar o Fusionar datos de contacto duplicados con Kutools para Outlook
Eliminar y Fusionar datos de contacto duplicados con la función Importar/Exportar
Eliminar contactos duplicados con la función Ordenar
Con la función Ordenar, puede organizar los contactos por Nombre completo o Dirección de correo electrónico y, a continuación, seleccionar todos los duplicados que desee eliminar.
1. Vaya al elemento «Contactos» y seleccione la carpeta que contiene los contactos duplicados.
2. Haga clic en «Vista» > «Cambiar vista» > «Teléfono» para mostrar sus contactos y revisarlos fácilmente, identificando así los duplicados.
3. A continuación, haga clic en la columna «Nombre completo» para ordenar los contactos alfabéticamente; así, los contactos duplicados quedarán agrupados. Vea la captura de pantalla:
4. A continuación, mantenga pulsada la tecla «Ctrl» y seleccione cada contacto duplicado. Una vez resaltados los contactos que desea eliminar, haga clic con el botón derecho y elija «Eliminar» en el menú contextual (o bien pulse la tecla «Supr» del teclado para borrar los contactos seleccionados). Vea la captura de pantalla:
5. Entonces, se eliminarán todos los contactos duplicados seleccionados.
Eliminar o Fusionar datos de contacto duplicados con Kutools para Outlook
Con el primer método, debe seleccionar los contactos duplicados uno por uno, y es probable que se le escapen algunos si no presta la debida atención durante la búsqueda. Sin embargo, si cuenta con «Kutools para Outlook», su función «Eliminar contactos duplicados» le permitirá eliminarlos o combinarlos fácilmente.
Paso 1. Tras instalar Kutools para Outlook, inicie Outlook, haga clic en la pestaña «Kutools Plus» y seleccione «Contactos duplicados».
Paso 2. A continuación, seleccione el archivo de datos del que desea eliminar o fusionar contactos duplicados y haga clic en «Siguiente».
Paso 3. Marque las carpetas en las que desea buscar Contactos duplicados en el panel izquierdo. Luego, en el panel derecho, puede utilizar las flechas arriba y abajo para ajustar el orden de búsqueda. Haga clic en «Siguiente» para continuar.
Paso 4. Seleccione los criterios que desea usar para marcar duplicados y, a continuación, haga clic en «Siguiente».
Paso 5. Seleccione la información que desea mostrar en los resultados, como la ruta del archivo o la dirección, y luego haga clic en «Comenzar filtrado».
Ahora, todos los contactos duplicados aparecerán agrupados. Puede expandir cada grupo y hacer clic en los elementos para ver más detalles.
Paso 6. Haga clic en el menú desplegable situado junto a «Cómo tratar los Contactos duplicados» para elegir la acción que desea aplicar a los duplicados. Puede eliminarlos, combinarlos o moverlos; en este caso, elijo «Eliminar». A continuación, haga clic en «Aplicar ahora».
Así podrá comprobar que los contactos duplicados de cada grupo se han eliminado, conservando únicamente el primero.
Demostración: Eliminar contactos duplicados en Outlook
Eliminar y Fusionar datos de contacto duplicados con la función Importar/Exportar
Si tiene cientos de contactos y necesita identificar los duplicados, puede aprovechar la función Importar/Exportar de Outlook.
1. Vaya a la sección «Personas».
2. Haga clic con el botón derecho en su carpeta actual de «Contactos», seleccione «Nueva carpeta» y asígnele un nombre.
3. Vuelva a su carpeta principal de contactos, aquella en la que desea eliminar duplicados, y pulse «Ctrl» + «A» para seleccionar todos sus contactos.
4. Luego, arrastre y suelte los contactos seleccionados en su carpeta nueva (Elementos duplicados) o use Ctrl + Mayús + V para abrir el cuadro de diálogo Mover a carpeta y seleccione su carpeta nueva (Elementos duplicados).
Ahora todos los contactos se han trasladado a la Nueva carpeta, dejando su carpeta principal de contactos vacía.
5. Seleccione «Archivo» > «Abrir y exportar» > «Importar/Exportar».
6. Seleccione «Exportar a un archivo» y haga clic en «Siguiente».
7. Seleccione «Valores separados por comas» y haga clic en «Siguiente».
8. Seleccione la nueva carpeta que creó en el paso 2 y haga clic en «Siguiente».
9. Haga clic en «Examinar» para seleccionar la carpeta donde desea guardar el elemento exportado y, a continuación, haga clic en «Siguiente» > «Finalizar».
Ahora empezamos a importar los contactos.
10. Haga clic en «Archivo» > «Abrir y exportar» > «Importar/Exportar».
11. Seleccione «Importar desde otro programa o archivo» y haga clic en «Siguiente».
12. Seleccione «Valores separados por comas» y haga clic en «Siguiente».
13. Haga clic en el botón «Examinar» para seleccionar el archivo que acaba de exportar, marque la opción «No importar elementos duplicados» y, a continuación, haga clic en «Siguiente».
14. Seleccione su carpeta principal de contactos como carpeta de destino (la carpeta vacía) y haga clic en «Siguiente» > «Finalizar».
Ya no verá contactos duplicados en su carpeta principal de contactos.
15. Si desea combinar los elementos duplicados para actualizar la información, vaya a la carpeta Elementos duplicados y pulse Ctrl + A para seleccionar todos los contactos.
16. A continuación, arrástrelos y suéltelos en su carpeta principal de contactos; aparecerá un cuadro de diálogo. Seleccione la opción «Actualizar la información del contacto seleccionado» y, luego, haga clic en el botón «Actualizar todo».
Una vez finalizado el proceso de mover a carpeta, podrá eliminar la carpeta Duplicados, que ahora está vacía.
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