¿Cómo añadir y crear papelería en Outlook?

Enviar mensajes de correo electrónico simples a veces puede hacer que los destinatarios pasen por alto o lean rápidamente su contenido, especialmente en bandejas de entrada saturadas. Utilizar papelería le permite personalizar tanto el aspecto como la sensación de sus mensajes, lo que los hace destacar y aumenta la probabilidad de que llamen la atención y se lean detenidamente. Tanto si necesita una plantilla profesional para su correspondencia diaria como un diseño festivo para una ocasión especial, Outlook ofrece varios métodos flexibles para crear y aplicar papelería. A continuación encontrará instrucciones prácticas paso a paso para crear papelería personalizada y orientación sobre cómo utilizarla en todos los mensajes de correo o solo en uno, según sus necesidades comunicativas.

Crear nueva papelería para mensajes de correo electrónico

Añadir y aplicar papelería a todos los mensajes de correo electrónico

Añadir y aplicar papelería a un único mensaje de correo electrónico

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Crear nueva papelería para mensajes de correo electrónico

Outlook incluye una biblioteca integrada de papelería, pero a veces ninguna de las opciones disponibles se ajusta al estilo o la imagen corporativa que desea para sus correos. Crear papelería personalizada le permite controlar por completo el diseño —incluyendo fuentes, color de fondo, imágenes y otro formato— para adaptarlo a sus preferencias personales o a los requisitos de su organización. Los pasos siguientes le muestran cómo crear y guardar su propia papelería en Microsoft Outlook.

1. Comience creando un nuevo mensaje de correo electrónico en Outlook. Aquí podrá diseñar su disposición ajustando fuentes, colores, insertando imágenes o logotipos y configurando otros atributos de formato. Este mensaje servirá como plantilla para su papelería, así que asegúrese de definir todas las propiedades deseadas antes de continuar.

2. Una vez que haya terminado de diseñar su correo, haga clic en el menú «Archivo» situado en la esquina superior izquierda y seleccione «Guardar como».

3. En el cuadro de diálogo Guardar como que aparece, deberá especificar la carpeta correcta para almacenar la papelería. Para ello, haga clic en la barra de direcciones, copie y pegue «%appdata%\microsoft\stationery»en el cuadro y pulse «Entrar» en su teclado. Así accederá directamente a la carpeta de papelería de Outlook, como se muestra a continuación:

4. A continuación, introduzca un nombre único y fácilmente reconocible para su nueva papelería en el campo «Nombre de archivo:». Optar por un nombre descriptivo le permitirá identificarla y seleccionarla sin dificultad en el futuro.

5. En el menú desplegable «Especificar formato de guardado:», seleccione HTML (*.htm; *.html). Elegir el formato HTML garantiza que el estilo y las imágenes añadidos se muestren correctamente siempre que se utilice la papelería.

6. Por último, haga clic en el botón «Guardar». Ahora puede cerrar la ventana del mensaje original: la plantilla de papelería que acaba de crear ya se ha guardado en la biblioteca de Outlook y estará lista para usarla en el futuro.

Consejos y recordatorios adicionales:

• Al diseñar papelería personalizada, evite imágenes excesivamente grandes o formatos complejos, ya que podrían afectar el rendimiento del correo o la visualización por parte de los destinatarios.
• Si desea que su papelería personalizada esté disponible en otros dispositivos o para otros perfiles de Outlook, asegúrese de copiar el archivo .htm en la carpeta correspondiente de papelería o de compartirlo con los usuarios destinatarios.
• Tenga en cuenta que la papelería funciona mejor en correos HTML; los correos en formato de texto no mostrarán ni color de fondo ni imágenes.

Guarde o exporte varios correos electrónicos a otros formatos de archivo (PDF/HTML/WORD/EXCEL) en Outlook

En ocasiones, es posible que necesite guardar o exportar correos electrónicos de Outlook a otro Tipo de archivo, como PDF, Word o Excel, ya sea para copia de seguridad, compartirlos o cumplir con requisitos normativos. Las funciones predeterminadas de Guardar como y Exportar de Outlook no admiten la exportación por lotes a varios formatos. Con la función "Save as file"" de Kutools para Outlook, puede exportar eficazmente varios correos electrónicos a la vez a la carpeta deseada en distintos formatos, simplificando considerablemente esta tarea repetitiva.

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Añadir y aplicar papelería a todos los mensajes de correo electrónico

Aplicar papelería a todos los mensajes salientes le ayuda a mantener una apariencia coherente, reforzar su imagen corporativa o simplemente añadir un toque personal. Outlook le permite establecer una papelería predeterminada para que todos los correos nuevos, respuestas y reenvíos incluyan automáticamente el diseño elegido.

1. Para empezar, ajuste la configuración de Outlook accediendo al cuadro de diálogo Opciones. El método varía según la versión de Outlook:

• En Outlook 2010 o 2013, haga clic en «Archivo» en la barra de herramientas y, a continuación, seleccione «Opciones» en el panel izquierdo.
• Si utiliza Outlook 2007, vaya a «Herramientas» en la barra de menú y seleccione «Opciones».

2. Ahora, en la ventana Opciones de Outlook, busque y haga clic en el botón «Papelería y fuentes»:

• Outlook 2010 / 2013: haga clic en «Correo» en el menú de la izquierda y, a continuación, busque «Papelería y fuentes» en la sección «Redactar mensajes».
• Outlook 2007: en la pestaña «Formato de correo», busque «Papelería y fuentes» en su sección correspondiente.

3. En el cuadro de diálogo «Firmas y papelería», explore los temas disponibles haciendo clic en «Tema» y personalice las fuentes con los botones «Fuente» para definir un estilo distintivo tanto para mensajes nuevos como para respuestas y reenvíos.

Nota: si selecciona un tema para sus nuevos correos HTML en la sección «Tema o papelería para nuevos mensajes de correo HTML» y elige «Usar fuente del tema», los botones «Fuente» para mensajes nuevos y para respuestas o reenvíos se desactivarán y no podrán personalizarse. En ese caso, solo se aplicarán las configuraciones de fuente proporcionadas por el tema seleccionado.

4. Haga clic en «Aceptar» para confirmar sus selecciones y cerrar los cuadros de diálogo. A partir de ahora, todos los correos recién redactados, respuestas y mensajes reenviados usarán automáticamente la papelería seleccionada, garantizando una coherencia visual inmediata sin necesidad de aplicar formato manualmente cada vez.

Consejos útiles y recordatorios:

• Si cambia de opinión o desea modificar la papelería más adelante, simplemente repita estos pasos: podrá elegir otro tema o volver a «Sin tema» en cualquier momento.
• La papelería solo se aplica a los correos redactados en formato HTML. Si utiliza texto sin formato o texto enriquecido, algunas características visuales no se mostrarán.
• Si algunos elementos de la papelería, como imágenes o colores, no se muestran para los destinatarios, revise la configuración de su cliente de correo electrónico: algunos bloquean las imágenes externas de forma predeterminada.

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Añadir y aplicar papelería a un único mensaje de correo electrónico

Puede haber ocasiones en las que un mensaje específico requiera un formato especial, como felicitaciones navideñas, invitaciones a eventos u otra correspondencia puntual. Outlook le permite seleccionar y aplicar papelería únicamente a un correo concreto, adaptando así su presentación sin afectar a sus mensajes predeterminados.

1. Antes de comenzar, asegúrese de que la interfaz principal de Outlook esté en la vista Correo. Para acceder rápidamente a las carpetas de correo y a las opciones de redacción, cambie a esta vista haciendo clic en el icono «Correo» situado en la parte inferior de la barra de navegación.

En Outlook 2010/2013, vaya a la pestaña **Inicio**, haga clic en **Nuevos elementos**, seleccione **Mensaje de correo electrónico usando** y luego elija **Más papelería**. Así se abrirá el cuadro de diálogo de selección de papelería.

Si utiliza Outlook 2007, seleccione «Acciones» en el menú superior, elija «Nuevo mensaje de correo usando» y, a continuación, «Más papelería».

2. En el cuadro de diálogo «Tema o papelería», explore las opciones de la lista «Elija un tema:», previsualice los diseños para encontrar el que mejor se adapte al contexto de su mensaje y, a continuación, haga clic en «Aceptar» tras seleccionar la papelería deseada.

3. Se abrirá una ventana de nuevo correo electrónico con la papelería seleccionada ya aplicada. Redacte su mensaje como siempre y, a continuación, envíelo al destinatario.

Si desea utilizar aquí alguna de las plantillas de papelería personalizadas que ha creado, selecciónela directamente desde la lista de este cuadro de diálogo.

Recordatorios adicionales:

• Puede utilizar distintas papelerías para diferentes mensajes, asegurando que cada comunicación cuente con un diseño adecuado.
• Si una opción de papelería no se muestra como esperaba, asegúrese de haber seleccionado el formato correcto y previsualícela antes de redactar.
• La opción de utilizar papelería para mensajes individuales no está disponible al responder o reenviar; solo se aplica a Correo nuevo.