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¿Cómo agregar accesos directos a la plantilla en Ribbon en Outlook?

Autor: Kelly Última modificación: 2013-12-02

Es un truco que ahorra tiempo aplicar plantillas cuando envía mensajes de correo electrónico con el mismo texto, diseño o estilos de formato especial con frecuencia. Sin embargo, lo que le molesta es que no descubra dónde están las plantillas o que dedique mucho tiempo a encontrarlas. En realidad, existen algunos trucos para ahorrar tiempo para agregar accesos directos a las plantillas en Ribbon en Microsoft Outlook 2010 y 2013, y le permiten aplicar plantillas con un solo clic.

Agregue un acceso directo a la plantilla en la cinta creando pasos rápidos

Agregue un acceso directo a la plantilla en la cinta agregando Elegir formularios en QAT

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flecha azul burbuja derechaAgregue un acceso directo a la plantilla en la cinta creando pasos rápidos

Si normalmente envía mensajes de correo electrónico con algún texto especial, puede crear una plantilla con el texto especial y agregarlo al Pasos rápidos encajonar.

Paso 1: haga clic en Crear nuevo formulario existentes Pasos rápidos grupo bajo Inicio .

Paso 2: en el cuadro de diálogo Editar paso rápido,

  1. Introduzca un nombre para la nueva plantilla en el Nombre: caja;
  2. Haga clic en el en el Elige una acción cuadro y seleccione el Nuevo Mensaje en la lista desplegable.

Paso 3: haga clic en Mostrar opciones bajo el A… encajonar.

Paso 4: agregue información en la nueva plantilla de la siguiente manera:

  1. Introduzca las direcciones de correo electrónico de los destinatarios en el A… box
  2. Ingrese la información del asunto en el Título: box
  3. Preestablecer la bandera y la importancia
  4. Introduzca el texto especial en el Texto: encajonar.

Paso 5: haga clic en Acabado del botón.

Por ahora, la nueva plantilla se ha agregado al cuadro Pasos rápidos, que se muestra como el nombre que escribe en el Paso 2.

Nota: La tecla de acceso directo no se puede aplicar en esta operación de pasos rápidos.
  Como resultado de la interfaz principal de Microsoft Outlook 2007 que se muestra en un aspecto clásico, este método no es válido en Microsoft Outlook 2007.

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La mayoría de las veces, no solo texto especial, puede enviar mensajes de correo electrónico con diseños y estilos de formato especiales. Este método le ayudará a abrir la biblioteca de plantillas y le permitirá seleccionar y aplicar plantillas rápidamente.

Paso 1: Abra la biblioteca de plantillas haciendo clic en el Nuevos productos > Mas cosas > Elija formas;

Por cierto, en Outlook 2007 puede hacer clic en el Archive > Nuevo > Elija formas .

Paso 2: en el cuadro de diálogo Elegir formulario, seleccione el Modelos estándar existentes Pase a ver: cuadro, o haga clic en el Navegador . para averiguar las plantillas.

De hecho, puede agregar el Elija formulario en la barra de herramientas de acceso rápido en Microsoft Outlook 2010 y 2013. Y hay un par de formas de realizarlo.

Método A:

Paso 1: haga clic en Nuevos productos > Mas cosas.

Paso 2: haga clic derecho en el Elija formulario ít.

Paso 3: en el menú del botón derecho, seleccione el Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido ít.

Luego, el comando Elegir formulario se agrega a la barra de herramientas de acceso rápido inmediatamente.

Método B:

Paso 1: haga clic en Archive > Opciones.

Paso 2: en el cuadro de diálogo Opciones de Outlook, haga clic en el Acceso rapido a la barra de herramientas en la barra izquierda

Paso 3: en el Elija comandos de: cuadro, haga clic en el botón y seleccione el Todos los comandos de la lista desplegable.

Paso 5: seleccione y resalte el Elija formulario elemento en el cuadro de comandos.

Paso 6: Click Añada del botón.

Paso 7: Click OK del botón.

Ahora el comando Elegir formulario aparece en la barra de herramientas de acceso rápido a la vez.

Note: No hay cinta en la interfaz principal de Microsoft Outlook 2007, por lo tanto, estos métodos no son válidos en Microsoft Outlook 2007.


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Comments (22)
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Easy, select the template file in Windows Explorer and drag and drop it in the task bar, you'll be indicated that it has been pinned in Outlook, then, to use it, just right click Outlook in the task bar and you'll be able to select the template directly. Let me know if you need any screen shots for that.

Thanks,

JL
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could you please share screenshots? I'm not sure what you mean by drag into the task bar
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This method is amazing thanks!
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I've got an alternative 'outside of the box' suggestion - Use signature process for your templates instead.

Construct your email with the necessary formatting. Copy the full email. Create a new signature - template 1 for example and then paste the full email in.

Then when you want to use the template open a blank email and select Insert - Signature - Template 1


The only disadvantage this has over the traditional template is you can't preload the To: CC: and subject field etc. but it is quite easy to select your templates
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@DavidJackson
Thank you...Thank you. After trying a little bit of everything, this worked for me :). I'll can use the quick steps above to create a preloaded email w/ To:, CC:, & Subject, and then use your suggestion to complete the body of the email. It's a 2 step process, but it works for me......beats the alternative :).
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I'd like to add several template emails in the Quick Step area from which several other employees can access as well. Is this possible?
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On my laptop, I can go into the choose form which opens the dialogue box to pick my template. I then push the end button which takes me to location of where my templates are stored. Works great for me, but on my desktop, I can't get this option to work. All the file locations for the templates have been setup, but the end button keeps taking me to a different location. It takes me to looking inside one of my mailboxes. Any help with this would be greatly appreciated.
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Wim, you saved me tons of time! Thanks!
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Very creative solution! I have templates that always have attachments and this solution works great!
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I think I may have found a doable workaround. I agree with Daniel that the solutions above don't really give what we need: a direct link to a template that we want to use time and time again. This is what I did, and it makes it good enough for me: 1. Create the template and save it. The template will be stored in a directory on your hard disk, depending on your operating system: 1a. Windows 7 and Windows Vista saves the template in c:\users\username\appdata\roaming\microsoft\templates 1b. Windows XP saves the template in c:\documents and settings\username\application data\microsoft\templates 2. Browse to that directory, and now right-click the template file (keep holding the right mouse button!), and drag the template file onto your start bar, and then release the right mouse button 3. The template is now "pinned" on outlook in your startbar 4. To use the template, simply right-click on outlook in your startbar, and your template will show up in the "pinned" items, ready for you to use.
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Thank you so much for this simple fix! I've been Googling macros, adding new tab in Outlook etc but this works perfectly! We'll be adding Outlook templates to all our computers in the office and have been trying to figure this out, you have no idea how happy you have made us!
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Amazing!! i have to send 40+ emails with almost the same text, so each one needs slightly customising. This has saved me from sure repetitive strain injury, many thanks.
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That is a great solution! I used to have placed the "Templates" folder in the task bar (created by right click Task bar | Toolbars | New Toolbar...). This way works better if you have many templates as clicking the double 'greater than' sign besides "Templates" pops up all contents including any new .oft files inside the folder. The downside is that the "Template" folder now takes some space away from my taskbar and its not part of Outlook 'group'. However if just adding 2 or 3 .oft file links, this is the best logical place to tied it with the Outlook icon in the task bar. Thanks WIM
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Awesome, Thank for posting the first real solution to this issue.
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Awesome, thanks for posting this!
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Thank you, Wim! I've been trying to figure out an easy way since I have been upgraded to 2013. So happy to have found this!
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Thanks for sharing Wim Chalmet. :-)
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None of these steps are actually helpful. 1st method will create template, but unfortunately only in plain text - you cannot save template with colors or any modification. Using 2nd method will only allow you to access choose form, where you will still need to look for right template.
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You can change it from plain text to HTML. In the template, click on the FORMAT TEXT tab. In the FORMAT section, there is an HTML option. Then save it again.
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Just save what you often use in a signature and open your email standard with this signature...
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I have Outlook 2013. I have an email template that I will use thousands of times. Q: How do I keep it there after each send so I don’t have to retrieve it and open it up every time?
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Just save your template as a signature and open your email standard with this signature.
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