¿Cómo importar y exportar categorías en Outlook?

Author: Kelly Last Modified: 2025-08-06

Outlook te permite crear muchas categorías de colores en Outlook para organizar tus correos electrónicos de manera eficiente. También puedes exportar estas categorías personalizadas para compartirlas con colegas o importarlas en una nueva computadora. Este artículo proporciona una guía paso a paso sobre cómo exportar e importar tus categorías en Microsoft Outlook, asegurando que puedas mantener tu sistema organizativo en diferentes plataformas o compartirlo con otros.

Exportar categorías desde Microsoft Outlook

Importar categorías a Microsoft Outlook

Exportar categorías desde Microsoft Outlook

Todas las categorías de colores, incluidas las categorías predeterminadas y las categorías personalizadas, se pueden exportar desde Microsoft Outlook. Puedes hacerlo de la siguiente manera:

Paso 1: Navega hasta Notas.

Haz clic en los tres puntos (...) en la parte inferior del panel de navegación en el lado izquierdo de tu ventana de Outlook para ver más opciones. En las opciones que aparecen, haz clic en Notas.

Paso 2: Crea una nueva nota.

En la pestaña Inicio, haz clic en Nueva Nota en el grupo Nuevo. En el cuadro de diálogo de la nueva nota, escribe algún texto en ella. En este caso, ingresamos el texto de Categorías.

Paso 3: Haz clic en el botón en la esquina superior izquierda de la ventana de la Nota, y luego haz clic en Guardar y cerrar en Outlook.

Paso 4: Cambia a la vista de Notas haciendo clic en el ícono de Notas en el Panel de Navegación.

Paso 5: Haz clic en la nota que creaste antes, y luego haz clic en Categorizar > Todas las categorías en el grupo Etiquetas en la pestaña Inicio .

Paso 6: En el cuadro de diálogo Categorías de color, marca las categorías de color que exportarás más tarde, y luego haz clic en el botón Aceptar .

Paso 7: Arrastra y mueve la nota a una carpeta de Windows para guardarla. Esta nota se guardará como un archivo .msg.

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Importar categorías a Microsoft Outlook

Antes de importar categorías de colores en tu Microsoft Outlook, se requiere un archivo .msg de nota con categorías de colores.

Paso 1: Cambia a la vista de Notas haciendo clic en Notas en el Panel de Navegación.

Paso 2: Arrastra el archivo .msg de nota con categorías de colores dentro de Microsoft Outlook.

Paso 3: Cambia a la vista de Correo haciendo clic en Correo en el Panel de Navegación.

Paso 3: Haz clic derecho en el nombre de una cuenta de correo en el Panel de Navegación, y selecciona Propiedades del archivo de datos en el menú contextual.

Paso 4: En el cuadro de diálogo Propiedades de la carpeta, haz clic en el botón Actualizar a Categorías de Color.

Paso 5: Aparece un cuadro de diálogo de advertencia, y simplemente haz clic en el botón Sí.

Luego, todas las categorías de colores agregadas en el archivo .msg de nota se copian e importan en Microsoft Outlook.

Paso 6: Haz clic en el botón Aceptar en el cuadro de diálogo Propiedades de la carpeta.

Notas:

Si tu tipo de cuenta de correo es SMTP, que no soporta las Notas, por ejemplo, Gmail, este truco no está disponible.
Solo puedes actualizar las categorías de colores si la nota pegada y tu carpeta de correo pertenecen al mismo archivo de datos PST u OST.