¿Cómo importar y exportar categorías en Outlook?

Outlook le permite crear muchas categorías de color en Outlook para organizar sus correos electrónicos de forma eficiente. Además, puede exportar estas categorías personalizadas para compartirlas con compañeros o importarlas en un equipo nuevo. Este artículo le ofrece una guía paso a paso sobre cómo exportar e importar sus categorías en Microsoft Outlook, garantizando que pueda mantener su sistema de organización en distintas plataformas o compartirlo con otras personas.

Exportar categorías desde Microsoft Outlook

Importar categorías en Microsoft Outlook

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Exportar categorías desde Microsoft Outlook

Todas las categorías de color, tanto las predeterminadas como las personalizadas, se pueden exportar desde Microsoft Outlook. Puede hacerlo de la siguiente manera:

Paso 1: Vaya a Notas.

Haga clic en los tres puntos (...) situados en la parte inferior de la barra de navegación, en el lado izquierdo de la ventana de Outlook, para acceder a más opciones. En el menú desplegable, seleccione Notas.

Paso 2: Cree una nota nueva.

En la pestaña Inicio, haga clic en Nueva nota en el grupo Nuevo. En el cuadro de diálogo de la nueva nota, escriba algún texto. En este caso, introducimos el texto Categorías.

Paso 3: Haga clic en el botón situado en la esquina superior izquierda de la ventana de la nota y, a continuación, haga clic en Guardar y cerrar en Outlook.

Paso 4: Cambie a la vista Notas haciendo clic en el icono Nota en la navegación.

Paso 5: Haga clic en la nota que creó anteriormente y, a continuación, haga clic en Clasificar > Todas las categorías en el grupo Etiquetas de la pestaña Inicio.

Paso 6: En el cuadro de diálogo Categoría de color, active las categorías de color que desee exportar y, a continuación, haga clic en el botón Aceptar.

Paso 7: Arrastre y suelte la nota en una carpeta de Windows para guardarla. La nota se guardará como un archivo .msg.

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Importar categorías en Microsoft Outlook

Antes de importar una categoría de color en Microsoft Outlook, necesitará un archivo .msg de nota que contenga dicha categoría de color.

Paso 1: Cambie a la vista Notas haciendo clic en Nota en la Navegación.

Paso 2: Arrastre el archivo .msg de la nota con categoría de color a Microsoft Outlook.

Paso 3: Cambie a la vista Correo haciendo clic en Correo en la Navegación.

Paso 3: Haga clic con el botón derecho en el nombre de usuario de un correo electrónico en la Navegación y seleccione Propiedades del archivo de datos en el menú contextual.

Paso 4: En el cuadro de diálogo Propiedades de la carpeta, haz clic en el botón Actualizar a Categoría de color.

Paso 5: Aparecerá un cuadro de diálogo de advertencia; simplemente haga clic en el botón Sí.

A continuación, todas las Categoría de color añadidas en el archivo .msg de la nota se copian e importan en Microsoft Outlook.

Paso 6: Haga clic en el botón Aceptar en el cuadro de diálogo Propiedades de la carpeta.