¿Cómo responder en masa a varios o todos los correos electrónicos de una vez en Outlook?

Puedes configurar una regla para responder en masa a todos los correos electrónicos de una vez en una carpeta específica.

Parte 1: Crear un nuevo mensaje de correo electrónico y guardarlo como Plantilla de Outlook

1. Primero, necesitas crear una nueva carpeta y mover todos los correos electrónicos a los que deseas responder en masa con el mismo contenido.

2. Crea un nuevo correo electrónico con el contenido que deseas responder. (Nota: Necesitas escribir el asunto del correo electrónico pero dejar el campo "Para" en blanco). Ver captura de pantalla:

3. Después de redactar el nuevo correo electrónico, haz clic en "Archivo" > "Guardar como".

4. En el cuadro de diálogo "Guardar como", escribe el nombre del archivo en el campo "Nombre de archivo". Por defecto, el nombre del archivo se nombrará con el asunto del correo electrónico. Luego selecciona "Plantilla de Outlook" en el menú desplegable "Guardar como tipo". Finalmente, haz clic en el botón "Guardar".

Nota: Si eliges "Plantilla de Outlook" en el menú desplegable "Guardar como tipo", el archivo se guardará automáticamente en la carpeta "Plantillas". Por favor, no cambies la carpeta de destino.

5. Cuando regrese a la ventana "Mensaje", haz clic en el botón "Cerrar" para cerrarla.

6. Cuando aparezca un cuadro de diálogo emergente de Outlook, haz clic en el botón "No". Ver captura de pantalla:

Parte 2: Crear una nueva regla para la plantilla

Ahora necesitas crear una nueva regla para esta plantilla.

7. Accede al cuadro de diálogo "Reglas y alertas".
A. En Outlook 2007, haz clic en "Herramientas" > "Reglas y alertas".
B. En Outlook 2010 y 2013, haz clic en "Reglas" > "Administrar reglas y alertas" bajo la pestaña "Inicio". Ver captura de pantalla:

8. En el cuadro de diálogo "Reglas y alertas", haz clic en el botón "Nueva regla" bajo la pestaña "Reglas de correo electrónico".

9. Cuando aparezca el cuadro de diálogo "Asistente de reglas", ve a la sección "Comenzar desde una regla en blanco" y selecciona "Aplicar regla al correo que recibo". Luego haz clic en el botón "Siguiente".

10. En el siguiente cuadro de diálogo "Asistente de reglas", haz clic en "Siguiente" para pasar al siguiente paso. Cuando aparezca un cuadro de diálogo emergente, haz clic en el botón "Sí".

11. En el siguiente cuadro de diálogo, marca la casilla "responder usando una plantilla específica" en el Paso 1. Luego haz clic en el texto "una plantilla específica" en el Paso 2. Ver captura de pantalla:

12. En el cuadro de diálogo "Seleccionar una plantilla de respuesta", necesitas: (1) Seleccionar "Plantillas de usuario en el sistema de archivos" en la lista desplegable "Buscar en"; (2) Seleccionar la plantilla que guardaste antes; (3) Haz clic en el botón "Abrir". Ver captura de pantalla:

13. Cuando regrese al cuadro de diálogo anterior, haz clic en el botón "Siguiente".

14. Sigue haciendo clic en el botón "Siguiente" hasta que aparezca el último cuadro de diálogo "Asistente de reglas". En este cuadro, escribe un nombre para esta nueva regla en el Paso 1, desmarca la casilla "Activar esta regla" en el Paso 2, y luego haz clic en el botón "Finalizar". Ver captura de pantalla:

Nota: Puedes cambiar el nombre de la regla eliminando el nombre antiguo y escribiendo uno nuevo en el cuadro de texto "Especificar un nombre para esta regla".

15. Haz clic en el botón "Aceptar" en el siguiente cuadro de diálogo emergente.

16. Cuando regrese al cuadro de diálogo "Reglas y alertas", haz clic en el botón "Aceptar" para finalizar toda la configuración.

Parte 3: Ejecutar la regla para la carpeta específica

17. Reinicia la aplicación Outlook.

18. Accede nuevamente al cuadro de diálogo "Reglas y alertas". Selecciona la regla que creaste antes y luego haz clic en el botón "Ejecutar reglas ahora" bajo la pestaña "Reglas de correo electrónico". Ver captura de pantalla:

19. En el cuadro de diálogo "Ejecutar reglas ahora", necesitas (ver captura de pantalla derecha):
(1) Marcar la casilla de la regla que deseas ejecutar más tarde bajo "seleccionar reglas para ejecutar";
(2) Haz clic en el botón "Examinar" para seleccionar la carpeta en la que deseas responder en masa a todos los correos electrónicos dentro.
(3) Selecciona "Todos los mensajes" en la lista desplegable "Aplicar reglas a".
(4) Haz clic en el botón "Ejecutar ahora".

Nota: Si tienes subcarpetas en la carpeta seleccionada, marca la casilla "Incluir subcarpetas".

20. Cierra los cuadros de diálogo.

Ahora todos los correos electrónicos dentro de la carpeta específica han sido respondidos con el mismo contenido de una vez.

Como puedes ver, hay múltiples pasos que debes seguir en el método anterior. Pero con la utilidad "Respuesta masiva" de "Kutools para Outlook", puedes responder fácilmente en masa a varios correos electrónicos de una vez.

1. Ve a la carpeta de correo electrónico con los correos que deseas responder en masa y selecciónalos, luego haz clic en "Kutools" > "Procesamiento masivo" > "Responder a correos seleccionados con plantilla > Crear y gestionar plantilla de respuesta". Ver captura de pantalla:

2. En el cuadro de diálogo emergente "Crear y gestionar plantilla de respuesta", (1) haz clic en el botón "Agregar" para agregar una nueva plantilla de respuesta, (2) mantén la nueva plantilla seleccionada y escribe el contenido de la plantilla en el cuadro de edición de abajo, y luego (3) haz clic en el botón "Responder". Ver captura de pantalla:

Ahora todos los correos electrónicos seleccionados han sido respondidos con la nueva plantilla de respuesta.

Notas:
(1) Si deseas responder a todos los correos electrónicos recibidos en una carpeta específica, abre la carpeta y luego presiona las teclas "Ctrl" + "A" en el teclado para seleccionar todos los correos electrónicos de una vez.
(2) Si has agregado plantillas de respuesta, después de seleccionar los correos electrónicos, puedes responder a todos ellos haciendo clic directamente en la plantilla existente en la lista desplegable "Responder múltiples mensajes".