¿Cómo responder masivamente a varios o a todos los correos electrónicos en Outlook?

Puede configurar una regla para responder en masa a todos los correos electrónicos de una carpeta específica.

Parte 1: Crear un mensaje Nuevo Email y guardarlo como plantilla de Outlook

1. En primer lugar, cree una carpeta nueva y mueva a ella todos los correos electrónicos a los que desee responder masivamente con el mismo contenido.

2. Cree un nuevo correo electrónico con el contenido con el que desea responder. (Nota: debe rellenar el campo Asunto, pero dejar en blanco el campo «Para»). Véase la captura de pantalla:

3. Tras redactar el nuevo correo electrónico, haga clic en «Archivo» > «Guardar como».

4. En el cuadro de diálogo «Guardar como», introduzca el nombre del archivo en el campo «Nombre de archivo». Por defecto, el archivo recibirá el nombre del asunto del correo electrónico. A continuación, seleccione «Plantilla de Outlook» en el menú desplegable «Especificar formato de guardado» y, por último, haga clic en el botón «Guardar».

Nota: Si selecciona «Plantilla de Outlook» en el menú desplegable «Especificar formato de guardado», el archivo se guardará automáticamente en la carpeta «Plantillas». No cambie la carpeta de destino.

5. Al regresar a la ventana «Mensaje», haga clic en el botón «Cerrar» para cerrarla.

6. Cuando aparezca el cuadro de aviso de Outlook, haga clic en el botón «No». Véase la captura de pantalla:

Parte 2: Nueva regla para la plantilla

Ahora debe crear una nueva regla para esta plantilla.

7. Acceda al cuadro de diálogo «Reglas y alertas».
A. En Outlook 2007, haga clic en «Herramientas» > «Reglas y alertas».
B. En Outlook 2010 y 2013, haga clic en «Reglas» > «Administrar reglas y alertas» en la pestaña «Inicio». Véase la captura de pantalla:

8. En el cuadro de diálogo «Reglas y alertas», haga clic en el botón «Nueva regla» situado en la pestaña «Reglas de correo electrónico».

9. Cuando aparezca el cuadro de diálogo «Asistente de reglas», vaya a la sección «Empezar desde una regla en blanco» y seleccione «Aplicar regla a los mensajes que reciba». Luego, haga clic en el botón «Siguiente».

10. En el cuadro de diálogo siguiente, «Asistente de reglas», haga clic en «Siguiente» para omitir este paso. Si aparece un cuadro de aviso, haga clic en «Sí».

11. En el cuadro de diálogo siguiente, marque la casilla «Responder utilizando una plantilla específica» en el Paso 1. A continuación, haga clic en el texto «una plantilla específica» en el Paso 2. Véase la captura de pantalla:

12. En el cuadro de diálogo «Seleccionar una plantilla de respuesta», debe: (1) seleccionar «Plantillas de usuario en el sistema de archivos» en la lista desplegable «Buscar en»; (2) elegir la plantilla que guardó anteriormente; y (3) hacer clic en el botón «Abrir». Véase la captura de pantalla:

13. Al regresar al cuadro de diálogo anterior, haga clic en el botón «Siguiente».

14. Siga haciendo clic en el botón «Siguiente» hasta llegar al último cuadro de diálogo del «Asistente de reglas». Allí, en el Paso 1, escriba un nombre para la nueva regla; en el Paso 2, desactive la casilla «Activar esta regla» y, a continuación, haga clic en el botón «Finalizar». Véase la captura de pantalla:

Nota: Puede cambiar el nombre de la regla eliminando el anterior y escribiendo uno nuevo en el cuadro de texto «Especificar un nombre para esta regla».

15. Haga clic en el botón «Aceptar» del siguiente cuadro de diálogo de aviso.

16. Al regresar al cuadro de diálogo «Reglas y alertas», haga clic en el botón «Aceptar» para completar toda la configuración.

Parte 3: Ejecutar la regla para la carpeta específica

17. Reinicie la aplicación Outlook.

18. Vuelva a abrir el cuadro de diálogo «Reglas y alertas». Seleccione la regla que creó anteriormente y, a continuación, haga clic en el botón «Ejecutar reglas ahora» en la pestaña «Reglas de correo electrónico». Véase la captura de pantalla:

19. En el cuadro de diálogo «Ejecutar reglas ahora», debe (véase la captura de pantalla a la derecha):
(1) Marcar la casilla de la regla que desea ejecutar más tarde en «Seleccionar reglas para ejecutar»;
(2) Hacer clic en el botón «Examinar» para seleccionar la carpeta cuyos correos electrónicos desea procesar masivamente.
(3) Seleccionar «Todos los mensajes» en la lista desplegable «Aplicar reglas a».
(4) Hacer clic en el botón «Ejecutar ahora».

Nota: Si la carpeta seleccionada contiene subcarpetas, marque la casilla «Incluir subcarpetas».

20. Cierre los cuadros de diálogo.

Ahora, todos los correos electrónicos de la carpeta especificada se han respondido simultáneamente con el mismo contenido.

Como puede observar, el método anterior requiere varios pasos. Sin embargo, con la utilidad «Responder en masa» de Kutools para Outlook, puede responder a múltiples correos electrónicos a la vez de forma sencilla.

1. Vaya a la carpeta de correo que contiene los mensajes a los que desea responder masivamente, selecciónelos y haga clic en **Kutools** > **Procesamiento Masivo** > **Responder a uno o más correos seleccionados utilizando una plantilla** > **Crear y administrar plantilla de respuesta**. Véase la captura de pantalla:

2. En el cuadro de diálogo emergente «Crear y administrar Plantilla de respuesta», (1) haga clic en el botón «Agregar»para añadir una nueva plantilla de respuesta, (2) mantenga seleccionada la plantilla recién creada, escriba su contenido en el cuadro de edición inferior y, a continuación, (3) haga clic en el botón «Responder». Véase la captura de pantalla:

Ahora todos los correos electrónicos seleccionados se han respondido mediante la nueva plantilla de respuesta.

Notas:
(1) Si desea responder a todos los correos recibidos en una carpeta específica, abra dicha carpeta y pulse las teclas «Ctrl» + «A» del teclado para seleccionar todos los mensajes de forma simultánea.
(2) Si ya ha añadido plantillas de respuesta, tras seleccionar los correos electrónicos, podrá responderlos todos directamente haciendo clic en la plantilla correspondiente del menú desplegable «Responder a varios mensajes».