¿Cómo insertar o reemplazar archivos adjuntos como hipervínculos en Outlook?

Normalmente, la mayoría de los usuarios de Outlook envían archivos adjuntos haciendo clic en Insertar > Archivo adjunto en las ventanas de mensaje. Sin embargo, los archivos adjuntos ocupan mucho espacio y ralentizan Outlook. Como alternativa, puede enviarlos como hipervínculos en Microsoft Outlook, siempre que tanto usted como los destinatarios del mensaje tengan acceso a una carpeta compartida.

• Insertar adjunto como hipervínculos en un Nuevo Email
• Reemplace los archivos adjuntos por hipervínculos en varios correos electrónicos recibidos
• Reemplace automáticamente los archivos adjuntos por hipervínculos en todos los correos electrónicos entrantes

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Para insertar y enviar archivos adjuntos como hipervínculos en la ventana de mensaje de Microsoft Outlook, siga estos pasos:

Insertar adjunto como hipervínculos en un Nuevo Email

1. En la vista de correo, cree un nuevo correo haciendo clic en Inicio > Nuevo correo.

2. Haga clic en el botón Hipervínculo de la pestaña Insertar. ()Nota: El botón Hipervínculo no estará disponible hasta que coloque el cursor en el cuerpo del mensaje.)

3. En el cuadro de diálogo Crear hipervínculo, haga clic en el botón Examinar situado junto al cuadro Vincular a.

4. En el cuadro de diálogo Vincular a archivo, (1) abra la carpeta compartida a la que tanto usted como los destinatarios del mensaje puedan acceder; (2) haga clic para resaltar el archivo que enviará como hipervínculo en la carpeta compartida abierta; (3) haga clic en el botón Aceptar.
Nota: Si el archivo adjunto no está guardado en la carpeta compartida, cópielo y péguelo en dicha carpeta antes de este paso.

Ahora volverá a la ventana del mensaje, donde el archivo adjunto ya aparecerá como hipervínculo. Consulte la siguiente captura de pantalla:

5. Redacte el mensaje de correo electrónico y, a continuación, haga clic en el botón Enviar para enviarlo.

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Reemplace los archivos adjuntos por hipervínculos en varios correos electrónicos recibidos

A veces, es posible que quieras reemplazar los archivos adjuntos por hipervínculos en los correos electrónicos recibidos para reducir el tamaño de Outlook u otros fines. En ese caso, puedes usar la función de Kutools para Outlook Desprender todos (archivos adjuntos).

1. En la vista Correo, abra la carpeta de correo y seleccione varios mensajes cuyos archivos adjuntos desea reemplazar por hipervínculos. Vea la siguiente captura de pantalla:
Nota: Manteniendo pulsada la tecla Ctrl, puede seleccionar varios correos no adyacentes haciendo clic en ellos uno a uno.

2. Haga clic en Kutools > Herramientas de archivos adjuntos > Desprender todos.

3. En el cuadro de diálogo Examinar carpeta que se abre, especifique la carpeta de destino en la que guardará los archivos adjuntos y haga clic en el botón Aceptar. Consulte la siguiente captura de pantalla:

Ahora, todos los archivos adjuntos de los correos electrónicos seleccionados han sido reemplazados por hipervínculos, tal como se muestra en la siguiente captura de pantalla. Al hacer clic en el hipervínculo correspondiente, se abrirá el archivo adjunto.

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Reemplace automáticamente todos los archivos adjuntos por hipervínculos en todos los correos electrónicos entrantes

Para reemplazar automáticamente todos los archivos adjuntos por hipervínculos en todos los nuevos correos electrónicos entrantes en Outlook, puede configurar las Opciones de Kutools para Outlook para lograrlo.

1. Haga clic en el icono de inicio situado en la esquina inferior derecha del grupo Archivos adjuntos de la pestaña Kutools.

2. Ahora, en el cuadro de diálogo emergente Opciones de adjuntos, vaya a la pestaña Desprender y guardar, active la opción Desconectar automáticamente todos los archivos adjuntos entrantes, especifique la carpeta de destino en el cuadro Carpeta de guardado y haga clic en el botón Aceptar. Vea la siguiente captura de pantalla:

A partir de ahora, todos los archivos adjuntos de los correos electrónicos entrantes se reemplazarán automáticamente por hipervínculos.

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Demostración: reemplazar (automáticamente) archivos adjuntos como hipervínculos en Outlook