¿Cómo evitar que Outlook recuerde en un momento demasiado pronto o demasiado tarde?

Por ejemplo, usted trabaja de 9:00 a. m. a 6:00 p. m. todos los días, pero ahora está creando una cita para las 10:00 a. m. y añade un recordatorio de 2 horas en Outlook. Esto haría que el recordatorio se activara a las 8:00 a. m., antes del inicio de su jornada laboral. En casos especiales, incluso podría sonar a medianoche, lo cual resulta bastante incómodo. Muchos usuarios de Outlook desean evitar que los recordatorios aparezcan demasiado pronto o demasiado tarde. A continuación, le presento una macro VBA para resolver este problema en Outlook.

Para evitar que Outlook recuerde demasiado pronto o demasiado tarde, puede seguir estos pasos:

Paso 1: Pulse simultáneamente las teclas Alt + F11 para abrir la ventana de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones.

Paso 2: Expanda Objetos de Microsoft Outlook en el panel izquierdo y pegue la siguiente macro VBA en ThisOutlookSession.

VBA: Evitar recordatorios demasiado pronto o demasiado tarde en Outlook

Public WithEvents g_CalendarItems As Outlook.Items
Public Sub Application_Startup()
Set g_CalendarItems = Outlook.Session.GetDefaultFolder(olFolderCalendar).Items
End Sub
Private Sub g_CalendarItems_ItemAdd(ByVal Item As Object)
CheckReminder Item
End Sub
Private Sub g_CalendarItems_ItemChange(ByVal Item As Object)
CheckReminder Item
End Sub
Sub CheckReminder(ByVal Item As Object)
On Error GoTo ProcError
Dim strProcName As String
strProcName = "CheckReminder"
reminderMaxHour = 20
reminderMinHour = 9
Dim aAptItem As Outlook.AppointmentItem
Set aAptItem = Item
If aAptItem.ReminderSet Then
Dim reminderDate As Date
reminderDate = aAptItem.Start - aAptItem.ReminderMinutesBeforeStart / (24 * 60)
reminderHour = (reminderDate - Int(reminderDate)) * 24
tolerance = 0.01 ' avoid floating point small diffs (little bit less than a min)
If reminderHour < reminderMinHour - tolerance Or reminderHour > reminderMaxHour + tolerance Then
' best guess, first try to advance to next minHour
reminderDateSuggestion = reminderDate + (reminderMinHour - reminderHour) / 24
' verify if first guess is valid
If reminderHour < reminderMinHour - tolerance And reminderDateSuggestion <= aAptItem.Start Then
' OK, first guess is valid, keep it
ElseIf reminderHour > reminderMaxHour Then
' go back to max hour (same day)
reminderDateSuggestion = reminderDate - (reminderHour - reminderMaxHour) / 24
Else
' go back to max hour (previous day)
reminderDateSuggestion = reminderDate - (reminderHour + 24 - reminderMaxHour) / 24
End If
rep = MsgBox("The Reminder time is out of specified working period. Would you like to change the Reminder time?" , vbQuestion + vbYesNoCancel)
If rep = vbCancel Then
aAptItem.Display
ElseIf rep = vbYes Then
aAptItem.ReminderMinutesBeforeStart = (aAptItem.Start - reminderDateSuggestion) * 24 * 60
aAptItem.Save
End If
End If
End If
ProcExit:
Exit Sub
ProcError:
MsgBox "Unanticipated error " & Err.Number & " " & Err.Description & vbCrLf & "In procedure: " & strProcName
End Sub

Nota: Puede especificar su horario laboral modificando los siguientes parámetros en el código VBA anterior:
reminderMaxHour = 20
reminderMinHour = 9

Paso 3: Guarde esta macro de VBA y reinicie Microsoft Outlook.

A partir de ahora, al crear una cita con una hora de recordatorio fuera del horario laboral que haya especificado, aparecerá un cuadro de diálogo para avisarle tras hacer clic en el botón Guardar y cerrar.

Si la hora de recordatorio es anterior a la hora mínima especificada (reminderMinHour), haga clic en Sí en el cuadro de diálogo; esto modificará la hora de recordatorio y hará que suene a la hora mínima especificada (reminderMinHour).

Si la hora de recordatorio es posterior a la hora máxima especificada (reminderMaxHour), haga clic en Sí en el cuadro de diálogo; esto modificará la hora de recordatorio y le avisará a la hora máxima especificada (reminderMaxHour).

Nota: Este código VBA funciona correctamente con Outlook 2013, pero no es compatible con Outlook 2010 ni con Outlook 2007.

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