¿Cómo evitar que Outlook te recuerde demasiado temprano o demasiado tarde?

Por ejemplo, trabajas de 9:00 am a 6:00 pm todos los días, pero ahora estás programando una cita a las 10:00 am y agregas un recordatorio de 2 horas para esta en Outlook. Esto significa que el recordatorio se activará a las 8:00 am, antes de que comience tu jornada laboral. Por otro lado, el recordatorio podría sonar a medianoche en casos especiales. Esto es bastante incómodo, y algunos usuarios de Outlook pueden querer evitar que Outlook les recuerde demasiado temprano o demasiado tarde. Aquí te presentaré una macro VBA para resolver este problema en Outlook.

Para evitar que Outlook te recuerde demasiado temprano o demasiado tarde, puedes hacer lo siguiente:

Paso 1: Presiona simultáneamente las teclas Alt + F11 para abrir la ventana de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones.

Paso 2: Expande los Objetos de Microsoft Outlook en el panel izquierdo y pega la siguiente macro VBA en ThisOutlookSession.

VBA: Evitar recordatorios demasiado temprano o demasiado tarde en Outlook

Public WithEvents g_CalendarItems As Outlook.Items
Public Sub Application_Startup()
Set g_CalendarItems = Outlook.Session.GetDefaultFolder(olFolderCalendar).Items
End Sub
Private Sub g_CalendarItems_ItemAdd(ByVal Item As Object)
CheckReminder Item
End Sub
Private Sub g_CalendarItems_ItemChange(ByVal Item As Object)
CheckReminder Item
End Sub
Sub CheckReminder(ByVal Item As Object)
On Error GoTo ProcError
Dim strProcName As String
strProcName = "CheckReminder"
reminderMaxHour = 20
reminderMinHour = 9
Dim aAptItem As Outlook.AppointmentItem
Set aAptItem = Item
If aAptItem.ReminderSet Then
Dim reminderDate As Date
reminderDate = aAptItem.Start - aAptItem.ReminderMinutesBeforeStart / (24 * 60)
reminderHour = (reminderDate - Int(reminderDate)) * 24
tolerance = 0.01 ' avoid floating point small diffs (little bit less than a min)
If reminderHour < reminderMinHour - tolerance Or reminderHour > reminderMaxHour + tolerance Then
' best guess, first try to advance to next minHour
reminderDateSuggestion = reminderDate + (reminderMinHour - reminderHour) / 24
' verify if first guess is valid
If reminderHour < reminderMinHour - tolerance And reminderDateSuggestion <= aAptItem.Start Then
' OK, first guess is valid, keep it
ElseIf reminderHour > reminderMaxHour Then
' go back to max hour (same day)
reminderDateSuggestion = reminderDate - (reminderHour - reminderMaxHour) / 24
Else
' go back to max hour (previous day)
reminderDateSuggestion = reminderDate - (reminderHour + 24 - reminderMaxHour) / 24
End If
rep = MsgBox("The Reminder time is out of specified working period. Would you like to change the Reminder time?" , vbQuestion + vbYesNoCancel)
If rep = vbCancel Then
aAptItem.Display
ElseIf rep = vbYes Then
aAptItem.ReminderMinutesBeforeStart = (aAptItem.Start - reminderDateSuggestion) * 24 * 60
aAptItem.Save
End If
End If
End If
ProcExit:
Exit Sub
ProcError:
MsgBox "Unanticipated error " & Err.Number & " " & Err.Description & vbCrLf & "In procedure: " & strProcName
End Sub

Nota: Puedes especificar tu período de trabajo cambiando los siguientes parámetros en el código VBA anterior:
reminderMaxHour = 20
reminderMinHour = 9

Paso 3: Guarda esta VBA y reinicia tu Microsoft Outlook.

A partir de ahora, cuando crees una cita con una hora de recordatorio fuera del período laboral especificado, aparecerá un cuadro de diálogo para recordarte después de hacer clic en el botón Guardar y cerrar.

Si la hora del recordatorio es anterior a la hora mínima especificada (reminderMinHour), haz clic en Sí en el cuadro de diálogo, cambiará la hora del recordatorio y hará sonar el recordatorio a la hora mínima especificada (reminderMinHour).

Si la hora del recordatorio es posterior a la hora máxima especificada (reminderMaxHour), haz clic en Sí en el cuadro de diálogo, cambiará la hora del recordatorio y te recordará a la hora máxima especificada (reminderMaxHour).

Nota: Este código VBA funciona bien con Outlook 2013, pero no funciona con Outlook 2010 y 2007.

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