¿Cómo descargar/guardar automáticamente los adjuntos de Outlook en una carpeta específica?

Aunque guardar todos los adjuntos de un solo correo electrónico en Outlook es sencillo utilizando la opción "Adjuntos" > "Guardar todos los adjuntos", gestionar adjuntos de varios correos electrónicos, especialmente en grandes cantidades, puede ser más complicado. Este artículo presenta dos soluciones efectivas para descargar automáticamente los adjuntos de los correos electrónicos de Outlook en una carpeta específica. Estos métodos son particularmente útiles cuando se manejan numerosos correos electrónicos y adjuntos, simplificando el proceso y ahorrando tiempo.

• Descargar automáticamente los adjuntos de Outlook en una carpeta con VBA y regla (11 pasos)
• Descargar automáticamente los adjuntos de Outlook en una carpeta con Kutools para Outlook (2 pasos)

Descargar automáticamente los adjuntos de Outlook en una carpeta con VBA y regla

Este enfoque implica el uso de un script VBA, que, al ejecutarse con una regla específica, descargará y guardará automáticamente los adjuntos de los correos electrónicos de Outlook en una carpeta designada. Por favor, proceda con los siguientes pasos:

1. Presione "Alt + F11" para abrir la ventana de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones.
2. Haga clic en "Insertar" > "Módulo", y luego pegue el siguiente script VBA en la ventana del Módulo recién abierta.

"VBA: Auto Guardar Adjuntos de Outlook en una carpeta específica"

Public Sub SaveAttachmentsToDisk(MItem As Outlook.MailItem)
Dim oAttachment As Outlook.Attachment
Dim sSaveFolder As String
sSaveFolder = "C:\Users\DT168\Documents\outlook-attachments\"
For Each oAttachment In MItem.Attachments
oAttachment.SaveAsFile sSaveFolder & oAttachment.DisplayName
Next
End Sub

Nota: Localice la línea sSaveFolder = "C:\Users\DT168\Documents\outlook-attachments\", y reemplácela con la ruta de la carpeta de destino deseada.

3. Guarde el script VBA y cierre la ventana de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones.
4. Vaya a la vista Correo, y haga clic en "Inicio" > "Reglas" > "Administrar Reglas y Alertas".
   
5. En el cuadro de diálogo Reglas y Alertas que se abre, haga clic en el botón "Nueva Regla" en la pestaña Reglas de Correo Electrónico.
   
6. En el cuadro de diálogo Asistente de Reglas que aparece, seleccione la opción "Aplicar regla a los mensajes que recibo" y haga clic en el botón "Siguiente".
   
7. En el cuadro de diálogo Asistente de Reglas (¿Qué condición(es) desea verificar?), haga clic en el botón "Siguiente" sin seleccionar ninguna opción. Luego haga clic en el botón "Sí" en el cuadro de diálogo emergente de Microsoft Outlook.
   
8. En el cuadro de diálogo Asistente de Reglas (¿Qué desea hacer con el mensaje?) :
   1. Marque la opción "ejecutar un script". Consejo: Si no ve la opción, por favor, consulte este tutorial sobre cómo habilitar la opción "ejecutar un script" en Outlook.
   2. Haga clic en el texto subrayado en azul "un script" para abrir el cuadro de diálogo Seleccionar Script. Elija el script agregado en el Paso 2 y haga clic en "Aceptar".
   3. Haga clic en el botón "Siguiente" para continuar.
      
9. En el cuadro de diálogo Asistente de Reglas (¿Hay alguna excepción?), haga clic en el botón "Siguiente".
10. En el cuadro de diálogo final del Asistente de Reglas, asigne un nombre a la regla en el Paso 1, marque las opciones necesarias en el Paso 2 y haga clic en el botón "Finalizar".
    
11. Cierre el cuadro de diálogo Reglas y Alertas.

Resultado

Ahora, si selecciona la opción "Ejecutar esta regla ahora en los mensajes ya en la bandeja de entrada", todos los adjuntos de su cuenta de correo electrónico se descargarán y almacenarán en la carpeta de destino especificada. Además, si marcó la opción "Activar esta regla", todos los adjuntos de los correos entrantes se descargarán y guardarán automáticamente en la carpeta designada.

Descargar automáticamente los adjuntos de Outlook en una carpeta con Kutools para Outlook

Con "Kutools para Outlook" instalado en su computadora, su función "Desvincular automáticamente" le permite descargar automáticamente todos o ciertos adjuntos de Outlook según sus condiciones establecidas, dirigiéndolos convenientemente a una carpeta elegida. Además, esta característica ofrece la flexibilidad de crear subcarpetas. Proporciona dos alternativas para nombrar estas subcarpetas: puede seleccionar uno de los formatos, como [carpeta de mensaje]-[asunto del mensaje], u optar por agregar una cadena de texto personalizada como sufijo a su formato elegido. Esta capacidad mejora enormemente la organización y accesibilidad de sus adjuntos.

1. Haga clic en "Kutools" > "Desvincular automáticamente" para abrir el cuadro de diálogo de la función.
   
2. En el cuadro de diálogo "Desvincular automáticamente los adjuntos", seleccione la opción "Desvincular automáticamente todos los adjuntos recibidos" y configure lo siguiente:
   1. Haga clic en el botón Examinar para especificar la carpeta de destino donde se guardarán automáticamente los adjuntos desvinculados.
   2. (Opcional) Marque la opción "Desvincular adjuntos en el siguiente estilo" si desea crear subcarpetas para almacenar los adjuntos.
      • "Crear subcarpetas en el siguiente estilo": Nombre las subcarpetas en uno de los formatos predefinidos, como [carpeta de mensaje]-[asunto del mensaje].
      • "Cambiar el nombre de los adjuntos guardados en el siguiente estilo": Nombre las subcarpetas usando uno de los formatos predefinidos y agregue una cadena de texto personalizada como sufijo.
   3. (Opcional) Marque la opción "El icono de adjunto aún permanece en los correos electrónicos" para mantener un indicador visual en los correos que tenían adjuntos.
   4. Haga clic en "Aceptar".
      

Resultado

A partir de ahora, todos los adjuntos se guardarán automáticamente en la carpeta especificada al recibir correos electrónicos.

Consejo: Si desea configurar la separación automática de adjuntos basada en reglas específicas, habilite la opción "Desvincular adjuntos automáticamente según reglas" en el cuadro de diálogo "Desvincular automáticamente los adjuntos". Después de eso, haga clic en el botón "Nuevo" para definir sus condiciones de filtro y configuraciones de guardado deseadas.

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