¿Cómo programar una cita periódica para el primer día laborable de cada mes en Outlook?

Por ejemplo, imagine que desea crear una cita periódica programada para el primer día laborable de cada mes, excluyendo fines de semana y festivos. ¿Cómo podría lograrlo en Outlook? Aunque no existe un método directo para configurar este tipo de cita recurrente en Outlook, a continuación le presento un truco mediante un procedimiento indirecto:

Programar una cita/reunión periódica el primer día laborable de cada mes

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Programar una cita/reunión periódica el primer día laborable de cada mes

Outlook solo permite programar citas periódicas que se repitan de forma regular, como el primer lunes de cada mes, los lunes de cada semana o todos los días laborables, entre otros. Sin embargo, el primer día laborable de cada mes no sigue un patrón de repetición regular. Por ello, este método le guiará para calcular esas fechas irregulares en Excel y, a continuación, importarlas al calendario de Outlook.

Parte 1: Introducir los datos de la cita periódica en Excel

1. Inicie Microsoft Excel e introduzca los encabezados de columna tal como se muestra en la siguiente captura de pantalla:

2. Introduzca los datos de los festivos en las columnas A:C, tal como se muestra en la siguiente captura de pantalla:

En mi ejemplo, escribo los nombres de los festivos en la columna «Festivo», notas sobre cuándo se celebran en la columna «Cuándo» y, a continuación, las fechas correspondientes de los festivos del año 2017 en su columna respectiva (2017 es el año específico en el que programaré la cita periódica).

Nota: Haga clic para descubrir cómo calcular todos los festivos con fórmulas en Excel.

3. Introduzca un valor del 1 al 12 en la columna Mes.

4. Vaya a la columna 1.er día laborable, escriba =WORKDAY(DATE($C$1,E2,1)-1,1,$C$2:$C$11) en la celda G2 y arrastre el controlador de autorrelleno de esta celda hacia abajo hasta el rango G2:G13.

Nota: En la fórmula, C1 es el año en el que se calculará el primer día laborable, E2 es el primer mes del año especificado y C2:C11 es el rango que contiene los festivos del año indicado.

5. Rellene Asunto, Hora de inicio y Hora de fin según sus necesidades.

Hasta ahora ya ha preparado los datos de la cita periódica en Excel tal como se muestra en la siguiente captura de pantalla:

Parte 2: Guardar los datos de la cita periódica como archivo CSV

6. Haga clic en Archivo > Guardar como para guardar el libro como archivo CSV.

7. En el cuadro de diálogo Guardar como que se abre, (1) especifique la carpeta de destino donde guardará el archivo CSV, (2) escriba un nombre para el archivo en el cuadro Nombre de archivo, (3) seleccione CSV (delimitado por comas) en la lista desplegable Especificar formato de guardado y, por último, (4) haga clic en el botón Guardar. Vea la captura de pantalla:

Nota: Si aparece un cuadro de diálogo advirtiéndole de que se perderán algunas características al guardar como archivo CSV, haga clic en el botón Sí. Hasta ahora, el libro ya se ha guardado como archivo CSV.

Parte 3: Importar el archivo CSV al calendario de Outlook

8. Inicie Outlook y haga clic en Archivo > Abrir y exportar(o)Abrir) > Importar/Exportar(o)Importar).

9. En el Asistente para importación y exportación que se abre, seleccione la opción Importar desde otro programa o archivo y haga clic en el botón Siguiente. Vea la captura de pantalla:

10. En el cuadro de diálogo «Importar un archivo» que aparece, haga clic en la opción Valores separados por comas y, a continuación, en el botón Siguiente.

11. En el segundo cuadro de diálogo de importación de archivos, marque la opción No importar elementos duplicados y, a continuación, haga clic en el botón Examinar.

12. Ahora se abre el cuadro de diálogo Examinar. (1) Abra la carpeta que contiene el archivo CSV creado en la Parte 2, (2) seleccione dicho archivo CSV y (3) haga clic en el botón Aceptar.

13. Ahora vuelve al cuadro de diálogo Importar un archivo y haz clic en el botón Siguiente.

14. Y en el nuevo cuadro de diálogo Importar un archivo, seleccione la carpeta Calendario en la que añadirá la cita periódica del primer día laborable y haga clic en el botón Siguiente.

15. Ahora, en el último cuadro de diálogo de importación de archivo, marque la opción «Importar el primer día laborable de cada mes».

16. En el cuadro de diálogo Asignar campos personalizados que aparece, haga clic primero en el botón Borrar asignación, arrastre después los valores del cuadro izquierdo a los campos correspondientes del cuadro derecho y haga clic en Aceptar > Finalizar.

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