¿Cómo configurar la respuesta automática «Fuera de la oficina» en Outlook?

A veces, usted está Fuera de la oficina y no puede gestionar los correos electrónicos a tiempo. En este caso, es posible que quiera informar a las personas por qué no responde a sus mensajes aunque haya recibido los correos. Puede configurar Fuera de la oficina (regla Respuesta automática) en Outlook mediante las siguientes soluciones alternativas:

• Configure Fuera de la oficina (respuesta automática) con el Asistente Fuera de la oficina para cuentas Exchange(4 pasos)
• Configure Fuera de la oficina (respuesta automática) con Kutools para Outlook(3 pasos)
• Configure Fuera de la oficina (respuesta automática) con la función Administrar reglas y alertas(11 pasos)

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Configure Fuera de la oficina (respuesta automática) con el Asistente Fuera de la oficina para cuentas Exchange

Si utiliza una cuenta de Exchange, puede configurar una Respuesta automática con un mensaje específico para los correos recibidos mientras esté ausente mediante el Asistente Fuera de la oficina. Siga estos pasos:

1. En la vista de Correo, seleccione la cuenta de Exchange en la navegación y haga clic en «Archivo» > «Información» > «Respuestas automáticas».
Nota: si su Outlook no está conectado a un servidor Exchange, no verá la opción «Respuestas automáticas».

2. En el cuadro de diálogo «Respuestas automáticas»: (1) seleccione la opción «Enviar respuestas automáticas»; (2) marque la opción «Enviar únicamente durante este rango de tiempo» e indique la «hora de inicio» y la «hora de finalización» según sus necesidades; (3) escriba el «mensaje de respuesta» en el cuadro inferior. Vea la captura de pantalla:

3. Si también necesita activar la respuesta automática para remitentes externos: (1) haga clic en la pestaña «Fuera de mi organización (activado)»; (2) active la opción «Responder automáticamente a personas fuera de mi organización»; (3) escriba su mensaje de respuesta automática en el cuadro inferior. Vea la captura de pantalla:

4. Haga clic en «Aceptar» para activar el mensaje de ausencia Fuera de la oficina.

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Configure Fuera de la oficina (respuesta automática) con Kutools para Outlook

La regla integrada de Outlook no permite personalizaciones avanzadas, como configurar respuestas distintas según el remitente o el asunto, ni adjuntar imágenes en la respuesta. En cambio, la función «Respuesta automática» de Kutools para Outlook ofrece una interfaz intuitiva para crear respuestas automáticas profesionales y totalmente personalizadas, con opciones para incluir imágenes y guardar múltiples plantillas. Para una solución de respuesta automática más flexible e integral, Kutools se consolida como la mejor opción.

Paso 1. Descargue e instale Kutools para Outlook, inicie Outlook y haga clic en «KUTOOLS PLUS» > «Responder».

Paso 2. Configure la respuesta automática para las distintas cuentas y, a continuación, haga clic en «Aceptar».

1. En el panel izquierdo, seleccione la cuenta.

2. En la sección derecha, edite primero el prefijo «Eliminar» del asunto y, a continuación, el contenido de la respuesta automática.

   

Paso 3. Haga clic en «Sí» para activar la respuesta automática.

Cada mensaje entrante recibirá automáticamente una respuesta basada en la plantilla de respuesta automática que hayas configurado.

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Configure Fuera de la oficina (respuesta automática) con la función Administrar reglas y alertas

Si su Outlook no está conectado a un servidor Exchange, el método anterior no funcionará. En ese caso, la función **Administrar reglas y alertas** de Outlook le permitirá configurar una respuesta automática de **Fuera de la oficina** siguiendo los pasos que se indican a continuación:

1. Haga clic en «Inicio» > «Correo electrónico» para crear un nuevo mensaje y escriba el asunto y el cuerpo del mensaje según sus necesidades. Vea la captura de pantalla:

2. A continuación, haga clic en «Archivo» > «Guardar como» en la ventana del nuevo mensaje.

3. Ahora, en el cuadro de diálogo Guardar como, seleccione «Plantilla de Outlook (*.oft)» en la lista desplegable «Especificar formato de guardado» y haga clic en el botón «Guardar»Vea la captura de pantalla:

Nota: tras especificar «Especificar formato de guardado» como «Plantilla de Outlook (*.oft)», el correo se guardará automáticamente en la carpeta predeterminada de plantillas. Ya no necesitas elegir una carpeta de guardado.

4. A continuación, haga clic en «Inicio» > «Reglas» > «Administrar reglas y alertas». Consulte la captura de pantalla:

5. En el cuadro de diálogo «Reglas y alertas», (1) haga clic en la pestaña «Reglas de correo electrónico»; (2) seleccione la «cuenta de correo electrónico» a la que desea aplicar la configuración Fuera de la oficina en la lista desplegable «Aplicar cambios a esta carpeta»; (3) y luego haga clic en «Nueva regla». Vea la captura de pantalla:

6. En el cuadro «Asistente de reglas», en la sección «Empezar desde una regla en blanco», haga clic en «Aplicar regla a los mensajes que reciba» y, a continuación, pulse el botón «Siguiente».

7. En el paso «Asistente de reglas» (¿qué condiciones desea comprobar?), seleccione la opción «enviado solo a mí» y haga clic en «Siguiente». Consulte la captura de pantalla:

8. Ahora, en el paso del Asistente de reglas (¿qué desea hacer con el mensaje?), siga estos pasos tal como se muestra en la siguiente captura de pantalla: (1) marque la opción «responder usando una plantilla específica»; (2) haga clic en el texto vinculado «una plantilla específica»; (3) en el cuadro de diálogo emergente «Seleccionar una Plantilla de respuesta», seleccione «Plantillas de usuario en el sistema de archivos» en la lista desplegable «Buscar en», elija la «plantilla de mensaje» que acaba de crear y pulse el botón «Abrir»; (4) a continuación, volverá al Asistente de reglas; haga clic en el botón «Siguiente».

9. Haga doble clic en el botón «Siguiente» hasta llegar al paso Asistente de reglas (Finalizar configuración de regla). A continuación, (1) escriba un nombre para la nueva regla en el cuadro del paso 1; (2) active las opciones que necesite en la sección del paso 2; y (3) haga clic en el botón «Finalizar».

10. Cierre el cuadro de diálogo Reglas y alertas.

A partir de ahora, cuando lleguen Nuevo Email a su Outlook, se responderán automáticamente de inmediato con la plantilla de mensaje especificada.