¿Cómo configurar una advertencia al enviar un correo electrónico a un dominio externo en Outlook?
Enviar correos electrónicos a dominios externos (por ejemplo, fuera de su organización) puede provocar accidentalmente filtraciones de datos o riesgos de seguridad. Para evitarlo, puede configurar una advertencia en Outlook que le notifique antes de enviar mensajes a destinatarios externos. En este tutorial, le guiaré paso a paso por dos métodos para lograrlo.
Uso de la función integrada MailTips de Outlook
Uso de la función integrada MailTips de Outlook
La advertencia "El siguiente destinatario está fuera de su organización" en Outlook es una función útil diseñada para alertarle cuando envía correos electrónicos a destinatarios externos. Esta característica, integrada en MailTips, se introdujo en Microsoft Outlook 2010 y está disponible para usuarios conectados a un servidor de Microsoft Exchange. A continuación, le ofrecemos una guía paso a paso sobre cómo funciona esta función y cómo gestionarla.
Cómo funciona
Al redactar un correo electrónico, Outlook verifica automáticamente si el dominio del destinatario es externo.
Si el destinatario está fuera de su organización, aparecerá un mensaje de advertencia («El siguiente destinatario está fuera de su organización») justo debajo del campo del destinatario.
Este recordatorio ayuda a los usuarios a verificarlo de nuevo antes de enviar información confidencial a terceros externos.
Cómo habilitar la función
La advertencia «Destinatario fuera de su organización» suele estar activada de forma predeterminada en las cuentas de Outlook conectadas a un servidor de Exchange. No obstante, si no funciona, siga estos pasos:
- Asegúrese de estar utilizando Outlook 2010 o una versión posterior.
- Confirme que su cuenta está conectada a un servidor de Microsoft Exchange.
- La función MailTips se configura en el servidor de Exchange. Si no ve la advertencia, pida a su administrador de TI que active MailTips para su organización.
Limitaciones
- Esta función solo está disponible para cuentas de Outlook conectadas a un servidor de Exchange y no es compatible con cuentas de correo personal, como Outlook.com, Gmail o aquellas configuradas mediante POP/IMAP.
- Los usuarios finales no pueden personalizar ni activar/desactivar esta función directamente en Outlook; debe gestionarla el administrador de TI.
Uso de código VBA
El siguiente código VBA le avisará cuando envíe un correo electrónico a un dominio externo en Outlook. Siga estos pasos:
1. Pulse las teclas Alt + F11 para abrir la ventana de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones.
2. En la ventana de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones, haga doble clic en ThisOutlookSession para abrir la ventana de ThisOutlookSession (Código) y, a continuación, copie el siguiente código VBA en dicha ventana. Vea la captura de pantalla:
Código VBA: Obtener advertencia al enviar correo electrónico a dominio externo
Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
'Update by Extendoffice 20180504
Dim xMailItem As Outlook.MailItem
Dim xRecipients As Outlook.Recipients
Dim i As Long
Dim xRecipientAddress As String
Dim xPrompt As String
Dim xYesNo As Integer
Dim xPos As Integer
On Error Resume Next
If Item.Class <> olMail Then Exit Sub
Set xMailItem = Item
Set xRecipients = xMailItem.Recipients
For i = xRecipients.Count To 1 Step -1
xRecipientAddress = xRecipients.Item(i).Address
xPos = InStrRev(LCase(xRecipientAddress), "@addin99.com")
If xPos <= 0 Then Exit For
Cancel = False
Next
If InStrRev(LCase(xRecipientAddress), "@addin99.com") > 0 Then Exit Sub
xPrompt = "Are you sure to send this email to outside your company? "
xYesNo = MsgBox(xPrompt, vbYesNo + vbQuestion, "Kutools for Outlook")
If xYesNo = vbNo Then Cancel = True
End SubNota: En el código, “@addin99.com” es el dominio de correo electrónico interno al que se enviarán los mensajes. Cámbielo según sus necesidades.
A partir de ahora, al hacer clic en el botón Enviar para enviar correos electrónicos a dominios de correo electrónico externos (distintos del dominio interno que especificó en el código VBA), aparecerá un cuadro de advertencia como el mostrado en la siguiente captura de pantalla.
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