¿Cómo crear recordatorios en Outlook desde una hoja de cálculo de Excel?

Este artículo explica cómo crear recordatorios de Outlook a partir de los datos de una hoja de cálculo de Excel.

Crear recordatorios de Outlook desde una hoja de cálculo de Excel con código VBA

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Crear recordatorios de Outlook desde una hoja de cálculo de Excel con código VBA

Si desea crear recordatorios de Outlook desde Excel, siga estos sencillos pasos.

1. Cree una hoja de cálculo con los encabezados de columna y los campos de recordatorio correspondientes, tal como se muestra en la siguiente captura de pantalla.

Nota: En la columna «Estado de ocupación», el número «2» indica que el recordatorio aparecerá como «Ocupado» en su calendario de Outlook. Puede cambiarlo por «1 (Provisional)», «3 (Fuera de la oficina)», «4 (Trabajando en otro lugar)» o «5 (Libre)» según sus necesidades.

2. Pulse las teclas «Alt» + "F11" para abrir la ventana de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones.

3. En la ventana «Microsoft Visual Basic para Aplicaciones», haga clic en «Insertar» > «Módulo» y, a continuación, copie el siguiente código VBA en la ventana de código.

Código VBA: Crear recordatorios de Outlook desde una hoja de cálculo de Excel

Sub AddAppointments()
'Update by Extendoffice 20180608
    Dim I As Long
    Dim xRg As Range
    Dim xOutApp As Object
    Dim xOutItem As Object
    Set xOutApp = CreateObject("Outlook.Application")
    Set xRg = Range("A2:G2")
    For I = 1 To xRg.Rows.Count
        Set xOutItem = xOutApp.CreateItem(1)
        Debug.Print xRg.Cells(I, 1).Value
        xOutItem.Subject = xRg.Cells(I, 1).Value
        xOutItem.Location = xRg.Cells(I, 2).Value
        xOutItem.Start = xRg.Cells(I, 3).Value
        xOutItem.Duration = xRg.Cells(I, 4).Value
        If Trim(xRg.Cells(I, 5).Value) = "" Then
            xOutItem.BusyStatus = 2
        Else
            xOutItem.BusyStatus = xRg.Cells(I, 5).Value
        End If
        If xRg.Cells(I, 6).Value > 0 Then
            xOutItem.ReminderSet = True
            xOutItem.ReminderMinutesBeforeStart = xRg.Cells(I, 6).Value
        Else
            xOutItem.ReminderSet = False
        End If
        xOutItem.Body = xRg.Cells(I, 7).Value
        xOutItem.Save
        Set xOutItem = Nothing
    Next
    Set xOutApp = Nothing
End Sub

Nota: En el código anterior, «A2:G2» es el rango de datos a partir del cual desea crear las citas.

4. Pulse "F5" o haga clic en el botón «Ejecutar» para ejecutar el código y, de inmediato, todas las citas con los campos especificados se insertarán en su calendario de Outlook.

A continuación, puede dirigirse al calendario de su Outlook para consultar los resultados. Vea la captura de pantalla: