¿Cómo imprimir archivos adjuntos automáticamente cuando llegan correos electrónicos a Outlook?

Este tutorial demuestra un método para combinar una secuencia de comandos de VBA y una regla de Outlook para ayudarlo a imprimir automáticamente los archivos adjuntos de ciertos correos electrónicos cuando llegan a Outlook.

Imprima automáticamente archivos adjuntos cuando lleguen ciertos correos electrónicos

Supongamos que desea imprimir automáticamente los archivos adjuntos de los correos electrónicos entrantes de un determinado remitente. Puede hacer lo siguiente para hacerlo.

Paso 1: crea un script en Outlook

En primer lugar, debe crear un script VBA en Outlook.

1. Inicie su Outlook, presione el otro + F11 teclas simultáneamente para abrir el Microsoft Visual Basic para aplicaciones ventana.

2. En el Microsoft Visual Basic para aplicaciones ventana, haga doble clic en Proyecto1 > Objetos de Microsoft Outlook > Esta sesión de Outlook para abrir el ThisOutlookSession (Código) y luego copie el siguiente código en esta ventana de código.

Código VBA 1: imprima automáticamente los archivos adjuntos (todos los tipos de archivos adjuntos) cuando lleguen los correos electrónicos

Sub AttachementAutoPrint(Item As Outlook.MailItem)
'Updated by Extendoffice 20230223
  Dim xFS As FileSystemObject
  Dim xTempFolder As String
  Dim xAtt As Attachment
  Dim xShell As Object
  Dim xFolder As Object, xFolderItem As Object
  Dim xFileName As String
  On Error GoTo xError
  If Item.Attachments.Count = 0 Then Exit Sub
  Set xFS = New FileSystemObject
  xTempFolder = xFS.GetSpecialFolder(TemporaryFolder)
  xTempFolder = xTempFolder & "\ATMP" & Format(Item.ReceivedTime, "yyyymmddhhmmss")
  If Not xFS.FolderExists(xTempFolder) Then
    MkDir (xTempFolder)
  End If
  Set xShell = CreateObject("Shell.Application")
  Set xFolder = xShell.NameSpace(0)
  For Each xAtt In Item.Attachments
    If IsEmbeddedAttachment(xAtt) = False Then
      xFileName = xTempFolder & "\" & xAtt.FileName
      xAtt.SaveAsFile (xFileName)
      Set xFolderItem = xFolder.ParseName(xFileName)
      xFolderItem.InvokeVerbEx ("print")
    End If
  Next xAtt
  Set xFS = Nothing
  Set xFolder = Nothing
  Set xFolderItem = Nothing
  Set xShell = Nothing
xError:
  If Err <> 0 Then
    MsgBox Err.Number & " - " & Err.Description, , "Kutools for Outlook"
    Err.Clear
  End If
Exit Sub
End Sub

Function IsEmbeddedAttachment(Attach As Attachment)
Dim xItem As MailItem
Dim xCid As String
Dim xID As String
Dim xHtml As String
On Error Resume Next
IsEmbeddedAttachment = False
Set xItem = Attach.Parent
If xItem.BodyFormat <> olFormatHTML Then Exit Function
xCid = ""
xCid = Attach.PropertyAccessor.GetProperty("http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x3712001F")
If xCid <> "" Then
    xHtml = xItem.HTMLBody
    xID = "cid:" & xCid
    If InStr(xHtml, xID) > 0 Then
        IsEmbeddedAttachment = True
    End If
End If
End Function

Nota: Este código admite la impresión de todo tipo de archivos adjuntos recibidos en correos electrónicos. Si desea imprimir solo el tipo de archivo adjunto especificado, como archivos pdf, aplique el siguiente código VBA.

Código VBA 2: imprima automáticamente el tipo especificado de archivos adjuntos cuando lleguen los correos electrónicos

Sub AttachementAutoPrint(Item As Outlook.MailItem)
'Updated by Extendoffice 20230223
  Dim xFS As FileSystemObject
  Dim xTempFolder As String
  Dim xAtt As Attachment
  Dim xShell As Object
  Dim xFolder As Object, xFolderItem As Object
  Dim xFileType As String, xFileName As String
  On Error GoTo xError
  If Item.Attachments.Count = 0 Then Exit Sub
  Set xFS = New FileSystemObject
  xTempFolder = xFS.GetSpecialFolder(TemporaryFolder)
  xTempFolder = xTempFolder & "\ATMP" & Format(Item.ReceivedTime, "yyyymmddhhmmss")
  If Not xFS.FolderExists(xTempFolder) Then
    MkDir (xTempFolder)
  End If
  Set xShell = CreateObject("Shell.Application")
  Set xFolder = xShell.NameSpace(0)
  For Each xAtt In Item.Attachments
    If IsEmbeddedAttachment(xAtt) = False Then
      xFileName = xAtt.FileName
      xFileType = LCase$(Right$(xFileName, VBA.Len(xFileName) - VBA.InStrRev(xFileName, ".")))
      xFileName = xTempFolder & "\" & xFileName
      Select Case xFileType
        Case "pdf"   'change "pdf" to the file extension you want to print
          xAtt.SaveAsFile (xFileName)
          Set xFolderItem = xFolder.ParseName(xFileName)
          xFolderItem.InvokeVerbEx ("print")
      End Select
    End If
  Next xAtt
  Set xFS = Nothing
  Set xFolder = Nothing
  Set xFolderItem = Nothing
  Set xShell = Nothing
xError:
  If Err <> 0 Then
    MsgBox Err.Number & " - " & Err.Description, , "Kutools for Outlook"
    Err.Clear
  End If
  Exit Sub
End Sub

Function IsEmbeddedAttachment(Attach As Attachment)
Dim xItem As MailItem
Dim xCid As String
Dim xID As String
Dim xHtml As String
On Error Resume Next
IsEmbeddedAttachment = False
Set xItem = Attach.Parent
If xItem.BodyFormat <> olFormatHTML Then Exit Function
xCid = ""
xCid = Attach.PropertyAccessor.GetProperty("http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x3712001F")
If xCid <> "" Then
    xHtml = xItem.HTMLBody
    xID = "cid:" & xCid
    If InStr(xHtml, xID) > 0 Then
        IsEmbeddedAttachment = True
    End If
End If
End Function

Notas:

3. Continúe y haga clic Herramientas > Referencias. En el apareciendo Referencias – Proyecto1 cuadro de diálogo, verifique Tiempo de ejecución de secuencias de comandos de Microsoft cuadro, y luego haga clic en el OK del botón.

4. Guarde el código y presione la otro + Q llaves para cerrar el Microsoft Visual Basic para aplicaciones ventana.

Nota: Por favor, asegúrese de que Habilitar todas las macros La opción está habilitada en su Outlook. Puede marcar esta opción siguiendo los pasos que se muestran a continuación.

Paso 2: cree una regla para usar el script

Después de agregar la secuencia de comandos de VBA en Outlook, debe crear una regla para usar la secuencia de comandos según ciertas condiciones.

1. Vaya a la pestaña Inicio, haga clic en Reglas > Administrar reglas y alertas.

2. En el Reglas y Alertas cuadro de diálogo, haga clic en Nueva regla botón para crear una regla.

Consejos: Si ha agregado varias cuentas de correo electrónico a su Outlook, especifique una cuenta en el Aplicar cambios a esta carpeta lista desplegable donde desea aplicar la regla. De lo contrario, se aplicará a la bandeja de entrada de la cuenta de correo electrónico seleccionada actualmente.

3. En el primero Asistente de reglas cuadro de diálogo, seleccione Aplicar regla sobre los mensajes que recibo existentes Paso 1 cuadro, y luego haga clic Siguiente.

4. En el segundo Asistente de reglas cuadro de diálogo, debe:

5. En el tercero Asistente de reglas cuadro de diálogo, debe configurarlo de la siguiente manera.

Consejos: Si el "ejecutar un scriptfalta la opción ” en su Asistente de reglas, puede mostrarlo siguiendo el método mencionado en este artículo: restaurar la aplicación Ejecutar un script faltante en la regla de Outlook.

6. Luego otro Asistente de reglas aparece pidiendo excepciones. Puede seleccionar las excepciones si es necesario, de lo contrario, haga clic en el Siguiente botón sin ninguna selección。

7. En el último Asistente de reglas, debe especificar un nombre para la regla y luego hacer clic en el Acabado del botón.

8. Luego vuelve al Reglas y Alertas cuadro de diálogo, puede ver la regla que creó enumerada dentro, haga clic en el OK botón para finalizar toda la configuración.

A partir de ahora, cuando se reciba un correo electrónico de la persona especificada, los archivos adjuntos se imprimirán automáticamente.

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