¿Cómo imprimir automáticamente los archivos adjuntos al recibir correos en Outlook?

AutorSiluvia Fecha de modificación2024-09-18

Este tutorial presenta un método para combinar un script de VBA con una regla de Outlook que le permitirá imprimir automáticamente los archivos adjuntos de determinados correos electrónicos en cuanto los reciba.

Imprimir automáticamente los archivos adjuntos al recibir ciertos correos

Paso 1: Crear un script en Outlook

Paso 2: Crear una regla para usar el script

Imprimir automáticamente los archivos adjuntos al recibir ciertos correos

Supongamos que desea imprimir automáticamente los archivos adjuntos de los correos entrantes procedentes de un remitente específico. Siga los pasos que se indican a continuación para lograrlo.

Paso 1: Crear un script en Outlook

En primer lugar, debe crear un script de VBA en Outlook.

1. Inicie Outlook y pulse simultáneamente las teclas Alt + F11 para abrir la ventana de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones.

2. En la ventana de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones, haga doble clic en Project1 > Objetos de Microsoft Outlook > ThisOutlookSession para abrir la ventana de ThisOutlookSession (Código) y, a continuación, copie el siguiente código en dicha ventana.

pasos para imprimir automáticamente los archivos adjuntos al recibir correos electrónicos en Outlook

Código VBA 1: Imprimir automáticamente los archivos adjuntos (de cualquier tipo) al recibir correos

Sub AttachementAutoPrint(Item As Outlook.MailItem)
'Updated by Extendoffice 20230223
  Dim xFS As FileSystemObject
  Dim xTempFolder As String
  Dim xAtt As Attachment
  Dim xShell As Object
  Dim xFolder As Object, xFolderItem As Object
  Dim xFileName As String
  On Error GoTo xError
  If Item.Attachments.Count = 0 Then Exit Sub
  Set xFS = New FileSystemObject
  xTempFolder = xFS.GetSpecialFolder(TemporaryFolder)
  xTempFolder = xTempFolder & "\ATMP" & Format(Item.ReceivedTime, "yyyymmddhhmmss")
  If Not xFS.FolderExists(xTempFolder) Then
    MkDir (xTempFolder)
  End If
  Set xShell = CreateObject("Shell.Application")
  Set xFolder = xShell.NameSpace(0)
  For Each xAtt In Item.Attachments
    If IsEmbeddedAttachment(xAtt) = False Then
      xFileName = xTempFolder & "\" & xAtt.FileName
      xAtt.SaveAsFile (xFileName)
      Set xFolderItem = xFolder.ParseName(xFileName)
      xFolderItem.InvokeVerbEx ("print")
    End If
  Next xAtt
  Set xFS = Nothing
  Set xFolder = Nothing
  Set xFolderItem = Nothing
  Set xShell = Nothing
xError:
  If Err <> 0 Then
    MsgBox Err.Number & " - " & Err.Description, , "Kutools for Outlook"
    Err.Clear
  End If
Exit Sub
End Sub

Function IsEmbeddedAttachment(Attach As Attachment)
Dim xItem As MailItem
Dim xCid As String
Dim xID As String
Dim xHtml As String
On Error Resume Next
IsEmbeddedAttachment = False
Set xItem = Attach.Parent
If xItem.BodyFormat <> olFormatHTML Then Exit Function
xCid = ""
xCid = Attach.PropertyAccessor.GetProperty("http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x3712001F")
If xCid <> "" Then
    xHtml = xItem.HTMLBody
    xID = "cid:" & xCid
    If InStr(xHtml, xID) > 0 Then
        IsEmbeddedAttachment = True
    End If
End If
End Function

Nota: Este código permite imprimir cualquier tipo de archivo adjunto recibido en los correos. Si desea imprimir únicamente un tipo específico de archivo adjunto, como archivos PDF, aplique el siguiente código VBA.

Código VBA 2: Imprimir automáticamente un tipo específico de archivos adjuntos al recibir correos

Sub AttachementAutoPrint(Item As Outlook.MailItem)
'Updated by Extendoffice 20230223
  Dim xFS As FileSystemObject
  Dim xTempFolder As String
  Dim xAtt As Attachment
  Dim xShell As Object
  Dim xFolder As Object, xFolderItem As Object
  Dim xFileType As String, xFileName As String
  On Error GoTo xError
  If Item.Attachments.Count = 0 Then Exit Sub
  Set xFS = New FileSystemObject
  xTempFolder = xFS.GetSpecialFolder(TemporaryFolder)
  xTempFolder = xTempFolder & "\ATMP" & Format(Item.ReceivedTime, "yyyymmddhhmmss")
  If Not xFS.FolderExists(xTempFolder) Then
    MkDir (xTempFolder)
  End If
  Set xShell = CreateObject("Shell.Application")
  Set xFolder = xShell.NameSpace(0)
  For Each xAtt In Item.Attachments
    If IsEmbeddedAttachment(xAtt) = False Then
      xFileName = xAtt.FileName
      xFileType = LCase$(Right$(xFileName, VBA.Len(xFileName) - VBA.InStrRev(xFileName, ".")))
      xFileName = xTempFolder & "\" & xFileName
      Select Case xFileType
        Case "pdf"   'change "pdf" to the file extension you want to print
          xAtt.SaveAsFile (xFileName)
          Set xFolderItem = xFolder.ParseName(xFileName)
          xFolderItem.InvokeVerbEx ("print")
      End Select
    End If
  Next xAtt
  Set xFS = Nothing
  Set xFolder = Nothing
  Set xFolderItem = Nothing
  Set xShell = Nothing
xError:
  If Err <> 0 Then
    MsgBox Err.Number & " - " & Err.Description, , "Kutools for Outlook"
    Err.Clear
  End If
  Exit Sub
End Sub

Function IsEmbeddedAttachment(Attach As Attachment)
Dim xItem As MailItem
Dim xCid As String
Dim xID As String
Dim xHtml As String
On Error Resume Next
IsEmbeddedAttachment = False
Set xItem = Attach.Parent
If xItem.BodyFormat <> olFormatHTML Then Exit Function
xCid = ""
xCid = Attach.PropertyAccessor.GetProperty("http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x3712001F")
If xCid <> "" Then
    xHtml = xItem.HTMLBody
    xID = "cid:" & xCid
    If InStr(xHtml, xID) > 0 Then
        IsEmbeddedAttachment = True
    End If
End If
End Function

Notas:

1. Antes de aplicar este código VBA para imprimir únicamente los Archivos PDF en los correos entrantes, primero debe descargar e instalar Adobe Acrobat Readery configurarlo como lector predeterminado de PDF en su equipo.

2. En la línea Case «pdf», cambie «pdf»por la extensión del archivo que desee imprimir.

3. Haga clic en Herramientas > Referencias. En el cuadro de diálogo emergente Referencias – Project1, active la casilla Microsoft Scripting Runtime y, a continuación, haga clic en el botón Aceptar.

4. Guarde el código y pulse las teclas Alt + Q para cerrar la ventana de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones.

Nota: Asegúrese de que la opción Habilitar todas las macros esté activada en su Outlook. Puede comprobar esta opción siguiendo los pasos que se muestran a continuación.

Paso 2: Crear una regla para usar el script

Después de añadir el script VBA en Outlook, deberá crear una regla que lo utilice según ciertas condiciones.

1. Vaya a la pestaña Inicio, haga clic en Reglas > Administrar reglas y alertas.

2. En el cuadro de diálogo Reglas y alertas, haga clic en el botón Nueva regla para crear una regla.

Consejos: Si ha añadido varias cuentas de correo a su Outlook, especifique una cuenta en la lista desplegable Aplicar cambios a esta carpeta donde desee aplicar la regla. De lo contrario, se aplicará a la bandeja de entrada de la cuenta actualmente especificada.

3. En el primer cuadro de diálogo Asistente de reglas, seleccione Aplicar regla a los mensajes que reciba en el recuadro Paso 1 y, a continuación, haga clic en Siguiente.

4. En el segundo cuadro de diálogo Asistente de reglas, debe:

4,1) Especifique una o varias condiciones en el recuadro Paso 1según sus necesidades;

En este caso, deseo imprimir únicamente los archivos adjuntos de los correos entrantes procedentes de un remitente específico. Por ello, marco la casilla de personas o grupo público.

4,2) Haga clic en el valor subrayado del recuadro Paso 2para editar la condición;

4,3) Haga clic en Siguiente. Vea la captura de pantalla:

5. En el tercer cuadro de diálogo Asistente de reglas, debe configurarlo de la siguiente manera.

5,1) En la sección Paso 1: Seleccione acción(es), marque la casilla de ejecutar un script:

5,2) En la sección Paso 2, haga clic en el texto subrayado «un script»;

5,3) En el cuadro de diálogo Seleccionar scriptque se abre, haga clic en el nombre del código VBA que añadió anteriormente y, a continuación, haga clic en Aceptar;

5,4) Haga clic en el botón Siguiente. Vea la captura de pantalla:

Consejos: Si la opción «ejecutar un script» no aparece en su Asistente de reglas, puede hacerla visible siguiendo el método descrito en este artículo: restaurar la opción Ejecutar un script ausente en la regla de Outlook.

6. A continuación, aparecerá otro cuadro de diálogo Asistente de reglas solicitando excepciones. Puede seleccionar excepciones si es necesario; de lo contrario, haga clic en el botón Siguiente sin realizar ninguna selección.

7. En el último cuadro de diálogo Asistente de reglas, debes asignar un nombre a la regla y, a continuación, hacer clic en el botón Finalizar.

8. A continuación, volverá al cuadro de diálogo Reglas y alertas, donde verá la regla que ha creado. Haga clic en el botón Aceptar para finalizar toda la configuración.

A partir de ahora, al recibir un correo del remitente especificado, el adjunto se imprimirá automáticamente.

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