Outlook: Cómo generar un enlace para añadir al calendario en un correo electrónico

Como sabemos, cuando desea invitar a personas a una reunión, lo habitual es enviar una solicitud de reunión en Outlook; si los destinatarios la aceptan, el evento se añade automáticamente a sus calendarios. Este tutorial presenta un método alternativo: crear un enlace que permita añadir la reunión directamente al calendario desde el cuerpo del mensaje.

Nota: Los métodos descritos en este tutorial se han realizado en Outlook 2021. Si utiliza otra versión, es posible que observe ligeras diferencias en los pasos.

Generar un enlace para añadir al calendario en un correo electrónico

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Generar un enlace para añadir al calendario en un correo electrónico

En primer lugar, cree una cita.

1. Cambie a la vista «Calendario»; en la pestaña «Inicio», haga clic en «Cita» dentro del grupo «Nuevo».

2. En la ventana «Cita», edite el título, la hora de inicio, la hora de finalización, la ubicación y cualquier otro detalle necesario. Luego, haga clic en «Guardar y cerrar».

A continuación, envíe un archivo adjunto iCalendar

3. En su calendario, localice la cita que ha creado, hágale clic y, en la pestaña «Adjuntar», seleccione «Reenviar» > «Reenviar como iCalendar».

Ahora aparecerá una ventana de mensaje con la cita insertada como archivo adjunto .ics.

Por último, guarde el archivo iCalendar en una ubicación compartida y añada un enlace en el cuerpo del mensaje

4. Haga clic con el botón derecho en el archivo adjunto iCalendar.ics y elija «Guardar como» en el menú contextual.

5. Elija una carpeta compartida a la que todos sus destinatarios tengan acceso y haga clic en «Guardar» para almacenar allí el archivo iCalendar.

6. Cree un Nuevo Email, edite los destinatarios, el asunto y el cuerpo del mensaje, seleccione el texto donde desee que aparezca el enlace al calendario, vaya a la pestaña «Insertar» y haga clic en «Vínculo» dentro del grupo Vínculos.

7. En la ventana «Insertar hipervínculo», seleccione la pestaña «Archivo o página web existente», busque el archivo .ics guardado en el cuadro de texto «Dirección» y haga clic en «Aceptar».

Ahora el enlace al calendario se ha añadido al texto seleccionado. Haga clic en «Enviar» para enviar el correo electrónico.

Consejo: Si desea añadir el enlace al calendario a una imagen, insértela primero haciendo clic en «Insertar» > «Imagen/Forma/Iconos» según sus necesidades y, a continuación, repita el paso 7 para convertir la imagen en un hipervínculo.

Cuando el destinatario haga clic en el texto con el enlace, aparecerá un cuadro de diálogo preguntando si desea abrir la carpeta. Haga clic en «Sí» para abrir la carpeta del archivo iCalendar.

A continuación, en la carpeta iCalendar, haga doble clic en el calendario que desee añadir. Cuando aparezca la ventana «Cita», haga clic en «Guardar y cerrar» para agregarlo a su calendario.